Einstellungen für die Auftragsverwaltung

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1 Einstellungen für die Auftragsverwaltung Auftragsverwaltung einrichten - die ersten Schritte Nachdem Sie Ihr Logopapier hinterlegt haben und einige weitere Einstellungen vorgenommen haben, geht es nun darum, einige wichtige Einstellungen für die Auftragsverwaltung zu definieren. Diese Einstellungen finden Sie alle unter "Auftragsverwaltung" und "Weitere". Anschließend klicken Sie auf "Einstellungen anzeigen" Sie benötigen "Admin Rechte" damit Sie diese Einstellungen sehen. Dokumenteinstellungen bearbeiten Unter diesem Punkt finden Sie alle Einstellungen, die mit den verschiedenen Dokumenten der Auftragsverwaltung zusammenhängen. Hier definieren Sie alle Standardeinstellungen für das entsprechende Dokument wie Nummernkreise, Logopapier, Währung, Sprache, Kopf- und Fußtexte sowie weitere Einstellungen. Auch die verschiedenen Mahnstufen werden hier definiert.

2 Bankkonten verwalten Hier hinterlegen Sie Ihre Bankkonten. Zahlungsvorlagen bearbeiten Bei den Zahlungsvorlagen definieren Sie die Konditionen für Rechnungen, Zahlungsfristen und Skonti, welche Ihnen anschließend bei der Rechnungsstellung zur Verfügung stehen. Sprachen verwalten Hier nehmen Sie alle sprachlichen Anpassungen für die Dokumente der Auftragsverwaltung vor. Auch definieren Sie hier die gewünschten Begriffe für weitere Sprachen. Dokumenteinstellungen bearbeiten - Setzen Sie Standards Unter "Dokumenteinstellungen bearbeiten" verwalten Sie alle Einstellungen, die für die verschiedenen Dokumente aus der Auftragsverwaltung gelten. Auch die unterschiedlichen Mahnstufen und dazugehörenden Fristen verwalten Sie hier. Einstellungen Auftragsverwaltung Zunächst wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus, die jeweiligen Einstellungsseiten sind dann für jeden Dokumenttyp gleich aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie für jeden Dokumenttyp eigene Standards definieren können, zum Beispiel ein Logopapier für Angebote sowie ein weiteres, welches nur bei Rechungen verwendet wird. Standardeinstellungen, Mehrwertsteuer, Runden Die hier gesetzten Einstellungen werden nun standardmäßig geladen, wenn Sie ein Dokument in der Auftragsverwaltung erstellen. Über den Tab "Einstellungen" können Sie beim entsprechenden Dokument die Werte für Standardeinstellungen, Mehrwertsteueroptionen und Rundungsfaktoren erneut anpassen.

3 Zahlungskonditionen Hier definieren Sie, welche Zahlungsvorlage standardmäßig verwendet werden soll. Die Zahlungskonditionen können Sie über den Tab "Konditionen" auf dem entsprechenden Dokument auch nachträglich anpassen. Nummernkreise festlegen Um einen individuellen Nummernkreis anzulegen, können Sie verschiedene Platzhalter verwenden, welche zwischen zwei Prozentzeichen dargestellt werden. Sie können folgende Platzhalter verwenden: %nummer% : fortlaufende Nummer %kunde% %jahr% %monat% %tag% : Kundennummer : aktuelles Jahr : aktueller Monat : aktueller Tag Weitere Optionen für die Nummernkreise sind die Startnummer, Mindestlänge der Nummer, jährlich neu beginnender Nummernkreis oder aber die komplett manuelle Eingabe der Dokumentnummern beim Erstellen eines neuen Dokuments. Kopf- und Fußtexte anpassen Um die Kopf- und Fußtexte für eine bestimmte Sprache anzupassen, klicken sie einfach auf die gewünschte Sprache, damit sich die Eingabefelder öffnen. Nachdem Sie den Text angepasst haben, brauchen Sie Ihre Eingabe nur noch zu Speichern. Sie können Kopf- und Fußtexte über den Tab "Texte" auf dem entsprechenden Dokument auch nachträglich anpassen.

4 Einstellungen Mahnstufe Wenn Sie auf eine Mahnstufe klicken, können Sie die Einstellungen der gewünschten Mahnstufe bearbeiten. Mit "Neue Mahnstufe" können Sie eine weitere Mahnstufe hinzufügen. Mit den grünen Pfeilen können Sie die Reihenfolge der Mahnstufen verändern.

5 Beim Bearbeiten einer Mahnstufe können Sie den Titel sowie die Zahlungsfrist der entsprechenden Stufe definieren. Mit dem Häkchen "Positionen anzeigen" legen Sie fest, ob auf der Mahnung alle Positionen wie auf der vorhergehenden Rechnung angezeigt werden sollen oder nicht. Selbstverständlich können Sie, analog zu den anderen Dokumenten der Auftragsverwaltung, eigene Kopf- und Fußtexte für eine Mahnstufe definieren. Dies funktioniert genau gleich wie oben beschrieben. Bankkonten verwalten Unter diesem Punkt können Sie ein oder mehrere Bankkonten verwalten, die Sie mit der easysys Auftragsverwaltung verwenden können. Nachdem Sie das Bankkonto eingerichtet haben, können Sie es anschließend bei den Dokumenteinstellungen als Standardkonto auswählen. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie ein bestehendes Bankkonto bearbeiten oder ein neues Konto hinterlegen möchten. Anschließend füllen Sie die Pflichtfelder "Bezeichnung", "Inhaber", "Bankname" sowie "Währung" aus. Alle weiteren Felder dienen nur zu Ihrer Information und haben keinen Einfluss auf das Arbeiten mit der Auftragsverwaltung.

6 Zahlungsvorlagen bearbeiten - Individuelle Zahlungskonditionen Unter diesem Punkt definieren Sie Ihre individuellen oder branchenüblichen Zahlungskonditionen, welche Sie für Ihre easysys-rechnungen verwenden wollen. Wie immer haben Sie die Möglichkeit, bestehende Konditionen zu bearbeiten oder neue Zahlungsvorlagen zu erfassen.

7 Die hier definierten Zahlungsvorlagen können Sie anschließend bei den Dokumenteinstellungen als Standardauswahl festlegen. Unabhängig von den gewählten Standardsettings können Sie für eine Rechnung auch individuelle Konditionen über den Tab "Konditionen" definieren. Vergeben Sie zunächst eine Bezeichnung für die neue Zahlungsvorlage und definieren Sie anschließend die weiteren Einstellungen. Standardfrist Diese Frist definiert die Anzahl Tage, bis die Rechnung ab dem Erstellungsdatum auf "Überfällig" gesetzt wird. Zahlungsart und Zusatztext Bei der Zahlungsart definieren Sie zunächst, wie die Zahlung erfolgt. Zur Auswahl stehen "Vorauszahlung", "Barzahlung", "EC Karte", "Rechnung", "Nachname" oder "Kreditkarte". Im Feld "Zusatztext" können Sie die Zahlungsbedingungen nochmals in Worte fassen. Zum Beispiel: "Zahlbar innert 30 Tagen nach Erhalt der Lieferung". Nur wenn Sie das Feld Zusatztext ausgefüllt haben, werden die Zahlungsbedingungen auch unten an einer Rechnung ausgegeben. Optionen für Skonto Belohnen Sie Kunden, die Ihre Rechnungen pünktlich begleichen. Dazu können Sie einen Skonto gewähren, wenn der Kunde innerhalb einer festgelegten Frist bezahlt. Definieren Sie hier einfach die entsprechende Frist sowie den Skonto in Prozent, den Sie gewähren möchten. Sprachen verwalten - Anpassungen und Fremdsprachen Unter "Sprachen verwalten" können Sie einerseits sämtliche Begriffe, welche auf den Dokumenten der Auftragsverwaltung verwendet werden, sprachlich anpassen und andererseits die Sprachbegriffe für weitere Sprachen definieren.

8 Sie können eine Standardsprache für jedes Dokument der Auftragsverwaltung verwenden. Die Anpassung der Sprache unabhängig von den Voreinstellungen ist für jedes Dokument jeweils über den Tab "Einstellungen" möglich. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Sprache, die Sie bearbeiten möchten. Sollte eine Sprache fehlen, können Sie diese über die Einstellungen neu einrichten. Nun sehen Sie eine Auflistung aller verwendeten Begriffe, die in der Auftragsverwaltung vorkommen können. Tragen Sie einfach den gewünschten Begriff ein und speichern Sie die Einstellungen. Weitere Sprachen einrichten Für die Sprache "Deutsch" sind bereits alle Begriffe ausgefüllt, jedoch nicht für die weiteren Sprachen. Hier müssen Sie das komplette Formular ausfüllen, damit Sie die gewünschte Sprache verwenden können. Aufgrund sprachregionaler Unterschiede haben wir daher bewusst auf das Eintragen von Standardbegriffen verzichtet.