DATALINE Lohnsoftware. Handbuch. Unfallversicherung 2017 Stammdatenabruf und elektronischer Lohnnachweis

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1 DATALINE Lohnsoftware Handbuch Unfallversicherung 2017 Stammdatenabruf und elektronischer Lohnnachweis

2 Vorwort Zum Jahreswechsel 2016/2017 hat die gesetzliche Unfallversicherung ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren begonnen. Dieses elektronische Lohnnachweisverfahren muss von den Betrieben rückwirkend für das Jahr 2016 durchgeführt werden. Aufgrund der Erfahrung der vergangenen Jahre hat der Gesetzgeber jedoch keine komplette Umstellung des Lohnnachweisverfahrens veranlasst. Vielmehr sind die Papier- Lohnnachweises für die Jahre 2016 und 2017 weiterhin zu erstatten und diese sind auch ausschlaggebend für die Beitragsberechnung. Parallel dazu müssen Sie in den Betrieben auch schon den elektronischen Lohnachweis quasi zu Testzwecken versenden. Hierfür müssen Sie zunächst die UV-Stammdaten elektronisch aus Lohnabzug anfordern, die bereitgestellten UV-Daten von den Unfallversicherungsträgern abholen, die empfangenen UV-Daten den Mitarbeitern zuordnen und daraus dann den elektronischen Lohnnachweis erzeugen und versenden. Wie dieses neue elektronische Lohnachweisverfahren in Lohnabzug umgesetzt ist, finden Sie in dieser Informationsbroschüre. 2

3 Inhaltsverzeichnis Neuerungen Unfallversicherung UV-Stammdatenabruf 5 Neue Dialoge Karteikarte Berufsgenossenschaft 7 Erstmaliger UV-Stammdatenabruf 12 Lieferung der UV-Daten (durch UV) 14 Übernahme der gelieferten Daten - Firmendaten - Personaldaten Karteikarte UV-Protokoll 24 Karteikarte Gefahren GTST 27 Elektronischer Lohnnachweis 30 3

4 Neuerungen Unfallversicherung 2017 In Lohnabzug steht Ihnen der elektronische Stammdaten-Abruf der Unfallversicherung (UV- Stammdatenabruf) und der elektronische Lohnnachweis zur Verfügung. Sie können über Lohnabzug Ihre UV-Stammdaten direkt bei der Annahmestelle der Unfallversicherung abrufen. Die Annahmestelle der Unfallversicherung finden Sie in der Übersicht der Datenannahmestellen unter Stammdaten (Onlineversand) in Lohnabzug (Adressdaten). Diese neue Datenannahmestelle der Unfallversicherung (Betriebsnummer ) erhält auch die elektronischen (digitalen) Lohnnachweise der Betriebe. Daneben liefert diese UV- DAV auch die UV-Stammdaten, damit der elektronische Lohnnachweis erstellt werden kann. In diesem Dialog finden Sie auch die Anzeige der zuletzt verwendeten Dateifolgenummern für den UV-Stammdatenabruf und den elektronischen Lohnnachweis. Bitte beachten Sie, dass Sie diese grundsätzlich nicht ändern. Bei Fragen hinsichtlich Ihrer Unfallversicherungsdaten, können Sie sich mittels eines Kontaktformulars an die Unfallversicherung wenden: twuz! ?anfragegrundid=1 Alternativ können Sie sich auch direkt an die Datenannahmestelle der Unfallversicherung per wenden, wenn Sie Fragen zu einzelnen Datensendungen haben. 4

5 UV-Stammdatendienst der Unfallversicherung Über den Stammdatendienst werden Ihnen die zu verwendenden Unfallversicherungsdaten (u.a. Ihre Gefahrtarifstellen) von der Unfallversicherung geliefert. Anhand der jährlich gelieferten Stammdaten können Sie dann den elektronischen Lohnnachweis (digitalen Lohnnachweis) zur Unfallversicherung für das Jahr 2016 und die Folgejahre versenden. Für die Meldejahre 2016 und 2017 verlangen die Unfallversicherungsträger übrigens sowohl den Papier-Lohnnachweis als auch den elektronischen Lohnnachweis von Ihnen. UV-Stammdatenabruf Schritt für Schritt Sie haben grundsätzlich folgende Schritte für den neuen UV-Stammdatendienst in Lohnabzug vorzunehmen: 1. PIN eintragen 2. UV-Stammdaten online anfordern 3. UV-Stammdaten-Lieferung der UV abwarten (ca. einen Tag) 4. Übernahme der UV-Stammdaten in die Firmendaten 5. Übernahme/Zuordnung der neuen UV-Stammdaten in die Personaldaten Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Schritte in Lohnabzug und Erläuterungen zu den neuen Karteikarten für den UV-Stammdatenabruf finden Sie auf den folgenden Seiten. Einen allgemeinen Informationsfilm zum neuen UV-Meldeverfahren der Deutschen Unfallversicherung finden Sie hier: Erklärfilm ( Der Abruf der UV-Stammdaten ist eine zwingende Voraussetzung für dieses elektronische Verfahren. Daher haben die Unfallversicherungsträger ab November 2016 sukzessive die erforderlichen Zugangsdaten (Mitgliedsnummer und PIN) mittels eines Anschreibens an die Betriebe versendet. Eine Übersicht der Versandtermine der Zugangsdaten zum UV-Meldeverfahren von den Unfallversicherungsträgern finden Sie unter Wichtig: Die Landwirtschaftlichen Unfallversicherungsträger (LBGen) und die Feuerwehrunfallkassen nehmen an dem elektronischen Verfahren nicht teil. Hier ist weiterhin die manuelle Eingabe erforderlich. Auch wird für diese Unfallversicherungsträger kein elektronischer Lohnnachweis erzeugt. Die UV-Jahresmeldungen zu den Landwirtschaftlichen BGen sind jedoch weiterhin zu erstellen und zu versenden. Diese erhalten Sie mit der Januarabrechnung

6 Fragen zur Unfallversicherung direkt an BG stellen Wenn Sie Fragen zu Ihren Unfallversicherungsdaten haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger. Das gilt insbesondere für die Lieferungen der UV-Stammdaten, wenn in den gelieferten UV-Daten Abweichungen oder komplett andere Daten durch die Unfallversicherung gemeldet werden als Sie bislang verwendet haben. Wichtig: Kontrollieren Sie daher unbedingt die UV-Daten, die Ihnen Ihre Berufsgenossenschaft/Unfallkasse mitteilt. Bei Abweichungen wenden Sie sich stets direkt an die Unfallversicherung, da unsere Hotline keinen Zugriff auf diese Daten hat. Ihren Ansprechpartner finden Sie hier: Liste der Ansprechpartner Bitte beachten Sie auch, dass Sie die seitens der UV gelieferten Daten zwingend für die Erstellung des Lohnnachweises verwenden, da die UV nur elektronische Lohnnachweise verarbeitet, die mit den zuvor gelieferten UV-Stammdaten (GTST) erstellt worden sind. Eigene Angaben der Betriebe zu (anderen) Gefahrtarifstellen sollen nicht verarbeitet werden können. Stellen Sie also in den gelieferten UV-Stammdaten Fehler oder Abweichungen fest, so setzen Sie sich umgehend mit Ihrem Unfallversicherungsträger in Verbindung. Gleiches gilt natürlich auch, wenn Sie die Zugangsdaten (Mitgliedsnummer und PIN) der Unfallversicherung nicht im Betrieb vorliegen haben. Denn ohne diese ist der Stammdatenabruf nicht möglich. 6

7 Neue Dialoge Unfallversicherung in Lohnabzug Mit den Neuerungen in der Unfallversicherung ändern sich in Lohnabzug auch einige Dialoge. Der UV-Stammdatenabruf wird ab sofort in den Firmendaten organisiert. Hier finden Sie die entsprechenden Eingabemöglichkeiten, um Ihre betrieblichen UV-Stammdaten abzurufen. Der Menüeintrag zur Berufsgenossenschaft in den Adressdaten entfällt. Dafür sind die Angaben zur Unfallversicherung in den Firmendaten erweitert worden. Hier finden Sie unter den Firmendaten Betriebliche Grunddaten die erweiterten und neuen Dialoge, um den UV- Stammdatenabruf vorzunehmen. Der Stammdatenabruf und die damit verbundenen weiteren Informationen befinden sich nunmehr auf drei Karteikarten. Den elektronischen Lohnnachweisfinden Sie unter Berichte Berufsgenossenschaft. 7

8 Karteikarte Berufsgenossenschaft neue Felder Die Karteikarte Berufsgenossenschaft ist um einige neue Felder erweitert worden, damit für die Abfrage und Übermittlung der UV-Daten die geforderten Betriebsangaben in den Datensätzen zur UV mitgeliefert werden können. Auf dieser Karte finden Sie voreingestellt Ihre verwendete Berufsgenossenschaft (Unfallversicherungsträger) den Lohnverantwortlichen Beschäftigungsbetrieb (Firma/Mandant) durchführende Abrechnungsstelle (meldenden Stelle Daten aus Absender (Onlineversand)) Ihre Mitgliedsnummer des Unfallversicherungsträgers. Diese Daten sind bereits voreingestellt hinterlegt. Sofern Sie eine andere (neue) Berufsgenossenschaft auswählen müssen, können Sie die neue Berufsgenossenschaft über die Lasche Neu anlegen. Als Lohnverantwortlicher Beschäftigungsbetrieb ist stets die ausgewählte Firma (Mandant) eingetragen. Das gilt grundsätzlich auch für die durchführende Abrechnungsstelle, wenn Sie die Lohnabrechnung im eigenen Betrieb durchführen. 8

9 Sofern Sie als externer Lohndienstleister für Ihre Mandanten die Lohnabrechnung durchführen, sind Ihre Daten im Feld Durchführende Abrechnungsstelle (Meldende Stelle) zu erfassen. Die Voreinstellung verwendet hier die Daten aus Adressdaten - Stammdaten (Onlineversand). Sie können die Daten des Ansprechpartners (bei Bedarf) aber auch durch Klick auf die neben dem Feld befindliche Schaltfläche noch weiter editieren. Dies ist aber nicht zwingend nötig. 9

10 Daneben finden Sie das Eingabefeld für Ihre PIN und ein Feld Lfd. Nr. sowie neue Felder für die Gültigkeit der Mitgliedsnummer und ein Checkfeld Kein elektronisches Verfahren. Letzteres ist dann eingestellt, wenn nicht am neuen digitalen Lohnnachweisverfahren teilgenommen wird, beispielsweise bei Landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften. PIN eintragen Die PIN erhalten Sie von Ihrer Berufsgenossenschaft in einem Schreiben. Bitte tragen Sie die mitgeteilte PIN für das jeweilige Kalenderjahr in dem Feld ein. Es handelt sich stets um eine 5-stellige (nummerische) PIN. Das Feld Lfd Nr. wird erst gefüllt, wenn Sie eine Rückmeldung der Unfallversicherung erhalten haben. Standardmäßig sollte hier bei nahezu allen Kunden die laufende Nummer 1 zurückgemeldet werden. Nur wenn es innerhalb eines Betriebes mehrere Lohnabrechnungsstellen gibt, meldet die Unfallversicherung hier weitere laufende Nummern zurück (2,3 etc.). Ebenfalls neu sind die Felder für die Gültigkeit der Mitgliedsnummer. Diese werden grundsätzlich mit der Datenlieferung durch die Unfallversicherung gefüllt. Änderungen nehmen Sie hier nur vor, wenn sich Ihre UV-Mitgliedsnummer unterjährig ändern sollte, also die Mitgliedsnummer nicht das volle Kalenderjahr gültig sein sollte. 10

11 UV-Stammdaten anfordern In der unteren Liste finden Sie die gespeicherte Berufsgenossenschaft mit Jahresangaben. Daneben finden Sie eine Lasche zum Anfordern der Unfallversicherungs-Stammdaten. Über diese Lasche fordern Sie die UV-Stammdaten erstmalig (für 2016) und künftig kalenderjährlich an. Wählen Sie dazu bitte den entsprechenden Eintrag (Meldejahr 2016) in der unteren Liste aus. Der UV-Stammdatenabruf soll erstmalig für das Jahr 2016 erfolgen. Die Anforderung erfolgt für das ausgewählte Meldejahr in der unteren Liste. In der unteren Liste finden Sie die Angaben zur Berufsgenossenschaft. Hinweis: Mit der aktuellen Version von Lohnabzug ( ) entfällt die rote Markierung für noch nicht abgerufene Kalenderjahre. 11

12 Erstmaliger UV-Stammdatenabruf Beim erstmaligen Abruf der UV-Stammdaten ist zunächst eine Initialmeldung (Anmeldung des Betriebs zum elektronischen UV-Verfahren) erforderlich. Diese Initialmeldung nimmt Lohnabzug im Hintergrund automatisch vor, wenn Sie die erstmalige (initiale) UV- Stammdatenanforderung starten. Ein separater Antrag bzw. eigenständige Anmeldung ist hier nicht erforderlich, da Lohnabzug diese Initialmeldung erstellt. Betriebe, die Ihre UV-Stammdaten von der BG Bau oder der BG Nahrungs- und Genussmittel anfordern, haben verschiedene (unterschiedliche) Mitgliedsnummern für die Kalenderjahre 2016 und 2017 erhalten. Bitte fragen Sie immer zuerst das Jahr 2016 ab, soweit Sie das Jahr mit Lohnabzug abgerechnet haben. Anschließend, nachdem Sie die UV- Stammdaten-Lieferung für 2016 erhalten haben, rufen Sie bitte die UV-Daten für das Jahr 2017 ab. Sie erhalten bei der Datenanforderung einen Dialog, um das jeweilige Kalenderjahr auszuwählen. Über die Lasche Anfordern starten Sie den Erstabruf. Lohnabzug nimmt dann Kontakt zum GKV-Kommunikationsserver auf und sendet Ihre UV-Stammdatenanfrage an den GKV- Server. 12

13 Sie erkennen dies auch in der unteren Liste der zweiten Karteikarte UV-Protokoll am Meldestatus und Stand. In dem Protokoll finden Sie in der unteren Liste die einzelnen Anfragen und Lieferungen der Daten zur bzw. von der Unfallversicherung. Sie können sich diese Daten je Kalenderjahr ansehen. Voreingestellt ist das aktuelle Kalenderjahr. Wechseln Sie ggf. in andere Jahre über die oben rechts befindlichen Schaltflächen. 13

14 Lieferung der UV-Daten Sie erhalten nach der erfolgreichen Anforderung als Rückmeldung eine Annahmebestätigung seitens der Unfallversicherung nicht sofort geliefert. Lohnabzug fragt daher bei jedem Programmstart am GKV-Kommunikationsserver an, ob die UV-Stammdaten für Ihren Betrieb mittlerweile von der Unfallversicherung bereitgestellt worden sind. Wenn die Unfallversicherung Ihre Stammdaten bereitgestellt hat, holt Lohnabzug diese für Sie (mit dem Programmstart) automatisch ab. (Eine Übersicht der Anforderungen und Lieferungen der UV finden Sie übrigens auf der Karteikarte UV- Protokoll.) In der Praxis werden Sie also nicht sofort eine Antwort der Unfallversicherung erhalten, sondern im Regelfall erst am nächsten Tag bzw. beim nächsten Programmstart von Lohnabzug. Alternativ können Sie den Abruf auch manuell über die Lasche Aktualisieren anstoßen. Geben Sie der Unfallversicherung aber einige Minuten Zeit, damit die Daten zur Abholung bereitgestellt werden können. Die Daten stehen oft bereits schon nach 20 Minuten zur Abholung bereit. Gehen Sie nach dem nächsten Programmstart (UV-Stammdaten-Abholung) erneut in die Firmendaten Betriebliche Grunddaten. Sofern die UV-Daten zwischenzeitlich geliefert worden sind, erscheint ein Übernahmedialog, der Ihnen die UV-Datenlieferung anzeigt. Hier wird Ihnen auch das Meldejahr der abgeholten UV-Stammdaten angezeigt. Sofern Sie Abweichungen zu den bislang verwendeten Daten (zum Beispiel abweichende GTST) feststellen, setzen Sie sich bitte direkt mit Ihrem Unfallversicherungsträger in Verbindung. 14

15 Übernehmen Sie bitte die gelieferten Daten in die Firmendaten. 15

16 Nach der Übernahme der gelieferten Daten in den Firmendaten, erscheint ein weiterer Übernahmedialog mit einer Übersicht aller im abgerufenen Kalenderjahr beschäftigten Arbeitnehmer. Mit diesem Personal-Übernahmedialog möchte Ihnen Lohnabzug eine leichte Umstellungsmöglichkeit der gelieferten UV-Daten an die Hand zu geben, um Ihnen bei abweichenden UV-Stammdaten die Umstellungen der gelieferten UV-Stammdaten möglichst einfach und schnell zu ermöglichen. Eine Korrektur über den Korrekturmodus in der Abrechnung für die UV-Stammdaten ist übrigens nicht nötig. Da Sie diese Umstellungen ganz einfach in dem Personalübernahmedialog bzw. den Personaldaten über die Gültigkeitszeiträume vornehmen können und somit keine Aufrollungen erforderlich sind. Aufrollungen sollten durch die Übernahme der Stammdatenlieferung nicht erfolgen, da in Lohnabzug bereits im Sommer 2016 (im Vorgriff auf die Änderungen zur Unfallversicherung) entsprechende Umstellungen bei der UV-Datenspeicherung vorgenommen worden sind, um Aufrollungen durch die Stammdatenlieferungen der Unfallversicherung zu vermeiden. Beachten Sie bitte auch, dass Sie die Einstellungen der Arbeitsstunden für den Lohnnachweis über die neue Zusatzfunktion in den Firmendaten Zeiteinstellungen auf der zweiten Karteikarte Arbeitszeiten UV für alle Arbeitnehmer ab 2016 einstellen können bzw. müssen, damit diese korrekt auf dem elektronischen Lohnnachweis ausgegeben werden können. 16

17 In diesem Personal-Übernahmedialog finden Sie eine Aufstellung aller Arbeitnehmer des (abgerufenen) Kalenderjahres. Es sind also auch die bereits ausgeschiedenen Arbeitnehmer des Jahres 2016 hier mit aufgelistet. 17

18 Sofern Sie den Übernahmedialog nicht sofort bearbeiten wollen, erhalten Sie diesen Personaldaten-Übernahmedialog in den Personaldaten unter Steuer und Sozialvers. auf der Karte Beschäftigung über die Lasche UV-Prüflauf angezeigt. Mit einem Klick auf die Lasche können Sie sich den Übernahmedialog nochmals anzeigen lassen und ggf. das anzuzeigende Kalenderjahr für die Übernahme auswählen. 18

19 Personal-Übernahme-Dialog (UV-Stammdatenabruf) In dem Personal-Übernahmedialog ist für jeden Mitarbeiter von Lohnabzug ein Vergleich zwischen den gespeicherten GTST im Personalstamm und den von der Unfallversicherung gelieferten Stammdaten vorgenommen worden. Sofern die gespeicherten Daten im Personalstamm den gelieferten UV-Stammdaten entsprechen, ist dies mit einem grünen Haken gekennzeichnet. Sofern alle Arbeitnehmer mit einem grünen Haken versehen sind, brauchen Sie die gelieferten UV-Daten lediglich mit dem unteren Button übernehmen. Hat Ihr UV-Träger (BG) für Ihren Betrieb nur eine GTST zurückgeliefert, so erhalten Sie von Lohnabzug einen Hinweis, mit der Frage, ob diese eine GTST allen Arbeitnehmern automatisch zugeordnet werden soll, um Ihnen unnötigen Umstellungsaufwand zu ersparen. Alternativ können Sie im Personal-Übernahmedialog auch das entsprechende Checkfeld markieren. In diesem wird die Bezeichnung der GTST angezeigt. Sofern sich Abweichungen zwischen den gespeicherten und den gelieferten UV-Daten ergeben, wird dies durch einen roten Kreis angezeigt. Sind Arbeitnehmer in dem Personal-Übernahmedialog mit einem roten Kreis versehen, weichen die gelieferten UV-Daten und die im Personalstamm gespeicherten UV-Daten voneinander ab. Klären Sie in einem solchen Fall unbedingt mit der zuständigen BG, wie es zu der Abweichung kommen kann. Bitte klicken Sie doppelt auf die betroffenen Arbeitnehmer und ordnen den Arbeitnehmern monatsweise die gelieferten UV-Daten zu, nachdem Sie die Abweichungen mit Ihrer BG geklärt haben und Sie geklärt haben, dass Sie die gelieferten UV-Stammdaten übernehmen sollen. 19

20 Sofern Sie die seitens der UV gelieferten Daten übernehmen wollen, klicken Sie bitte doppelt in die einzelnen Arbeitnehmer, die mit einem roten Haken markiert sind. Sie gelangen dann in einen weiteren Dialog, welcher Ihnen die GTST des ausgewählten Arbeitnehmers je Monat anzeigt. Die Monate, in denen keine Abweichung zwischen gelieferten und gespeicherten UV-Daten besteht, sind mit einem grünen Haken gekennzeichnet. Monate mit Abweichungen sind hingegen durch ein rotes x hervorgehoben. Sie können die (im Personalstamm) gespeicherten Daten ganz einfach in diesem Dialog überschreiben, wenn Sie in der Spalte GTST die gelieferte GTST auswählen. 20

21 Beginnen Sie dabei im ersten Monat, damit die Änderung der GTST für die nachfolgenden Monate übernommen werden kann. 21

22 Wenn Sie die Änderungen innerhalb eines Personalfalls vorgenommen haben, können Sie die Daten mit dem unteren Button übernehmen und gelangen dann wieder in die Übersicht aller Arbeitnehmer. Korrigieren bzw. ergänzen Sie bitte für alle Arbeitnehmer die fehlerhaften Daten, sofern die Datenlieferung durch die Unfallversicherung korrekt ist. Nachdem Sie für alle Arbeitnehmer die gelieferten UV-Daten zugeordnet haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen am unteren Ende des Dialogs. Alternativ können Sie die Zuordnung der GTST natürlich auch wie gewohnt im Personalstamm vornehmen. Proaktive Stammdatenlieferungen durch die BG Daneben kann es auch im laufenden Jahr zu einer neuen Bereitstellung von UV- Stammdaten durch den Unfallversicherungsträger kommen. Die Unfallversicherung stellt dann proaktiv (ohne Anforderung durch den Betrieb) neue aktualisierte UV-Daten auf dem Kommunikationsserver bereit. Beim nächsten Start von Lohnabzug werden dann diese bereitgestellten Daten automatisch abgeholt und Ihnen beim nächsten Betreten der Firmenstammdaten angezeigt. Stornierungen von Initialmeldungen Sofern Sie eine Stammdatenanforderung abgesendet haben, die Sie widerrufen/stornieren möchten, können Sie dies über die Lasche Stornieren an der unteren Liste. Bitte beachten Sie, dass eine Stornierung Ihrerseits nur erforderlich ist, wenn Sie die Stornierung veranlassen (müssen). Sollten Sie auf eine Datenanforderung der UV-Stammdaten einen Fehlerhinweis der UV- Annahmestelle erhalten, so ist keine Stornierung erforderlich. 22

23 Archivfunktion in Liste Neu auf dieser Karte ist auch die Archivfunktion. Über die Lasche Archiv an der unteren Liste können Sie steuern, ob Sie alle oder nur die aktuellen Einträge zur Unfallversicherung (des aktuellen Abrechnungsjahres) angezeigt bekommen möchten. Voreingestellt ist mit der aktuellen Version die Anzeige aller Einträge. Sofern Sie nur das aktuelle Jahr betrachten möchten, klicken Sie bitte auf die Lasche Archiv. 23

24 Karteikarte UV-Protokoll Diese Karteikarte wird erst mit der ersten Stammdatenanforderung (Datensendungen) befüllt. Sobald Sie UV-Stammdaten anfordern, werden diese Karte und die dazugehörige untere Liste gefüllt. Über das Feld Jahr oben rechts können Sie die Protokolle je Kalenderjahr aufrufen. Voreingestellt ist hier das aktuelle Abrechnungsjahr. Über die Lasche Aktualisieren können Sie einen manuellen Anstoß geben, Rückmeldungen für Ihre Abfrage der Stammdaten vom Server der Unfallversicherung abzuholen (manuelle Datenabholung). Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass die Unfallversicherung auf die Anfragen nicht immer sofort, sondern zeitversetzt antwortet. Die UV-Stammdatenlieferung erfolgt meist erst nach ca. 20 Minuten. Erst wenn Sie erstmalig Daten von der Unfallversicherung anfordern, erscheinen in der unteren Liste Einträge. In der unteren Liste ist eine Übersicht der Versandvorgänge zwischen Betrieb und Unfallversicherung dargestellt. Mit diesen Protokollen können Sie nachvollziehen, wann welche Daten angefordert bzw. geliefert worden sind. Natürlich steht Ihnen über die Drucken-Lasche auch ein Bericht der gelieferten Stammdaten zur Verfügung, damit Sie sich ggf. die gelieferten UV-Stammdaten ausdrucken können. Ebenfalls werden rückgemeldete Fehler in diesem Bericht ausgegeben. Daneben können Sie sich Fehlerhinweise in den Rückmeldungen der Unfallversicherung auch mit einem Doppelklick auf den Listeneintrag anzeigen lassen. 24

25 Übersicht der verschiedenen Protokolleinträge In der unteren Liste finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Sendevorgänge. In der unteren Liste finden Sie beispielhaft eine erfolgreiche Anfrage zur UV (Anfrage UV- Stammdaten), eine Bestätigung der UV (Annahmebestätigung UV - Stammdatenanfrage ist angekommen) und letztlich der Lieferung der UV-Stammdaten. Hierbei können Sie über die Spalte Meldestatus die Art der Datenanforderung bzw. Datenlieferung unterscheiden. In dem Beispielfall finden Sie (unten beginnend) zunächst Ihre Anfrage UV-Stammdaten. Dies bedeutet, es wurde eine Anfrage von Ihnen an den GKV-Kommunikationsserver gesendet. In der darüber liegenden Zeile finden Sie dann die Annahmebestätigung UV der Unfallversicherung. Das bedeutet, Ihre Datenanforderung ist beim GKV- Kommunikationsserver eingegangen. Das heißt aber nicht, dass die UV-Stammdaten bereits von der UV geliefert worden sind. Es bedeutet lediglich Ihre Anfrage ist bei der UV eingegangen. Wenn der UV-Träger Ihnen die UV-Stammdaten geliefert hat, finden Sie dazu ebenfalls einen Eintrag in der Liste (oberste Zeile) mit dem Meldestatus Lieferung UV-Stammdaten. Daneben gibt es noch weitere Einträge, wenn Sie Stornierungen für eine Datenanforderung abgesetzt haben. In der letzten Spalte Stand erhalten Sie eine Information, ob Ihre Datensendung korrekt verarbeitet werden konnte ( ok ) oder ob unter Umständen ein Fehler zurückgemeldet worden ist. Die konkrete Fehlerbezeichnung finden Sie über die Drucken-Lasche. 25

26 Ausdruck: Rückmeldungen der UV-Stammdaten Über die Drucken-Lasche erhalten Sie einen Bericht mit den gelieferten UV-Stammdaten. Im Fehlerfall werden hier auch die Fehlertexte angezeigt. Fehler-Rückmeldungen Eine aktuelle Übersicht der Fehlerrückmeldungen seitens der Unfallversicherung finden Sie unter: 26

27 Karteikarte Gefahren GTST Auf dieser Karteikarte finden Sie zunächst Ihre bislang verwendeten Gefahrentarifstellen, also der von Ihnen erfasste Gefahrtarifstellen-Bestand. Nach dem Stammdatenabruf stehen Ihnen hier dann die gelieferten UV-Stammdaten je Kalenderjahr ab 2016 bereit. Sie können über die Schaltflächen oben rechts zwischen den Jahren wechseln. Die Stammdatenlieferung der Unfallversicherung enthält unter anderem Ihre zu verwendenden Gefahrtarifstellen mit dem Gültigkeitszeitraum des jeweiligen Kalenderjahres, die GTST-Nummer den Beitragsmaßstab (Beitragsmaßstab 1, wenn die Veranlagung zur Unfallversicherung nach Arbeitsentgelt erfolgt), lfd. Nummer (regelmäßig 1 ; Ausnahme mehrere interne Abrechnungsstellen). Auch hier können Sie über die Lasche Aktualisieren einen manuellen Anstoß geben, Rückmeldungen für Ihre Abfrage der Stammdaten vom Server der Unfallversicherung abzuholen. 27

28 Bitte beachten Sie auch, dass die bislang von Ihnen bei der BG verwendeten Gefahrtarifstellen mit der UV-Stammdatenlieferung überschrieben werden. Dies ist unter anderem daran zu erkennen, dass die Gültigkeit nach erfolgreichem UV-Stammdatenabruf auf jeweils ein Kalenderjahr begrenzt ist. 28

29 Drucken Über die Drucken-Lasche können Sie sich eine Liste der gespeicherten Gefahrentarifstellen anzeigen /ausgeben lassen. Ausdruck: 29

30 Elektronischer Lohnnachweis Ab 2017 sollen die Betriebe bereits einen elektronischen (digitalen) Lohnnachweis für den Meldezeitraum 2016 an die Unfallversicherung versenden. Dieser digitale Lohnnachweis soll anhand der UV-Stammdaten erstellt und elektronisch an die neue Annahmestelle der Unfallversicherung versendet werden. In Lohnabzug wird dieser Lohnnachweis erstellt und steht zur Vorschau oder zum Ausdruck (als Vorlage für den Papier-Lohnnachweis) zur Verfügung, wenn der UV-Stammdatenabruf erfolgt ist und die Gefahrentarifstellen für 2016 geliefert worden sind. Den elektronischen Lohnnachweis finden Sie unter Berichte Berufsgenossenschaft auf der ersten Karteikarte Lohnnachweis. Wichtiger Hinweis für die Darstellung der Arbeitsstunden im Lohnnachweis Anders als bei den UV-Jahresmeldungen sind im elektronischen Lohnnachweis die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer anzugeben. Für die Ermittlung der Arbeitszeiten können Sie zwischen verschiedenen Verfahren wählen und Ihre Wahl bereits in den Firmenstammdaten als Voreinstellung hinterlegen. Gehen Sie in den Firmendaten Zeiteinstellungen auf die zweite Karteikarte Arbeitszeit UV und wählen dort beispielsweise den Vollarbeiterrichtwert auf der Karteikarte aus und tragen die regelmäßige betriebliche Wochenstundenzahl ein. Um eine einheitliche Berechnungsgrundlage für die Arbeitszeiten bei allen Arbeitnehmern im Lohnnachweis zu verwenden, empfehlen wir Ihnen diese Einstellungen ab 2016 nochmals vorzunehmen. Dazu haben wir mit der aktuellen Version eine Funktionserweiterung in den Firmendaten Zeiteinstellungen auf der Karte Arbeitszeit UV aufgenommen. Wählen Sie dazu bitte die von Ihnen bevorzugte Variante und markieren das neue Checkfeld Voreinstellungen für alle Arbeitnehmer ab dem Kalenderjahr 2016 übernehmen aus. Sie verwenden dann im Lohnnachweis als Berechnungsgrundlage der Arbeitsstunden im Lohnnachweis diese Voreinstellung. In der Praxis hat sich die Verwendung des Vollarbeiterrichtwerts bewährt. 30

31 Anmerkung: Für alle gewerblichen Berufsgenossenschaften ist diese Voreinstellung problemlos. Es gibt jedoch seltene Ausnahmetatbestände, wenn als Berechnungsgrundlage für den Lohnachweis nicht die Lohnsumme, sondern die Anzahl der Arbeitsstunden verwendet werden. Dies ist der (sehr seltene) Fall, wenn beim UV-Stammdatenabruf der Beitragsmaßstab 2 (z.b. Öffentlicher Dienst) von der Unfallversicherung zurückgemeldet wird, dann dürfen die Arbeitszeiten nicht nach dem Vollarbeiterrichtwert ermittelt werden. 31

32 Anschließend prüfen Sie in den Personaldaten Zeiten bitte noch, ob Sie für jeden Arbeitnehmer die vereinbarte regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit eingetragen haben. Wichtig: Es handelt sich hier um die regelmäßig vereinbarte Wochenarbeitszeit und nicht um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Der Wert der Arbeitsstunden ermittelt sich dann aus dem Vollarbeiterrichtwert und dem (individuellen) Stundenfaktor für jeden einzelnen Arbeitnehmer. Auch für Arbeitnehmer, die keine feste vereinbarte Wochenarbeitszeit haben, müssen hier Zeiten hinterlegt werden. Die Berechnungsgrundlage der Zeiten je Arbeitnehmer finden Sie übrigens auf der zweiten Karteikarte Arbeitszeit UV, um die Voreinstellungen aus den Firmendaten zu prüfen bzw. für einzelne Arbeitnehmer anzupassen. 32

33 Erstellung des Lohnnachweises Der Lohnnachweis wird automatisch beim Monatswechsel in den Januar bzw. in den Februar erstellt. Sie erhalten einen entsprechenden Fragedialog beim Monatswechsel. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie die UV-Stammdaten für das Kalenderjahr (2016) bereits geliefert bekommen haben. Sofern die UV-Stammdaten noch nicht geliefert worden sind, erhalten Sie einen Hinweis, dass kein Lohnnachweis erstellt wird, da der elektronische Versand des Lohnnachweises zwingend die gelieferten UV-Stammdaten enthalten muss. Sollten Sie sich bereits im Januar 2017 befinden, dann erhalten Sie beim Betreten des Bereichs Berichte Berufsgenossenschaften einen entsprechenden Hinweis, ob Sie den Lohnnachweis jetzt erstellen wollen. 33

34 Sofern Sie den Lohnnachweis erstellen wollen, bestätigen Sie dies in dem entsprechenden Fragedialog mit ja. Es steht Ihnen dann der Lohnnachweis unter Berichte Berufsgenossenschaft auf der ersten Karte Lohnnachweis zur Verfügung. Einen Ausdruck des (elektronischen) Lohnnachweises erhalten Sie über die Drucken- Lasche, wenn Sie den Stammdatenabruf für 2016 bereits vorgenommen haben. Mit der aktuellen Fassung von Lohnabzug, erhalten Sie ab dem Meldejahr 2016 hier auch den (manuellen) Lohnnachweis, wenn zuvor kein elektronischer UV-Stammdatenabruf erfolgt ist. In diesem Fall kann dieser allerdings nicht versendet werden. 34

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36 Meldegründe des Lohnnachweises Auch für den Lohnachweis gibt es im elektronischen Verfahren unterschiedliche Meldegründe. Zum Kalenderjahreswechsel versenden Sie in aller Regel den Umlagelohnnachweis (Meldegrund UV01) für das vergangene Kalenderjahr. Weitere Meldegründe sind: UV05 - Lohnnachweis bei Einstellung des Unternehmens UV06 - Lohnnachweis bei Beendigung einer meldenden/abrechnenden Stelle UV08 - Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren 36

37 Weitergehende Informationen zum Lohnnachweis Auf der Beitragsabrechnung zum Lohnnachweis, den Sie sich über die Lasche Vorschau anschauen und über die Lasche Drucken ausgeben können, lassen sich dann die Inhalte des Lohnnachweises kontrollieren. Bitte nehmen Sie diesen nach dem Versand auch zu ihren Lohnunterlagen. Der eigentliche Versand des Lohnnachweises (für das Meldejahr 2016 spätestens bis zum ) erfolgt dann über die Lasche Senden. Der Datensatz wird erzeugt, auf Plausibilität geprüft und anschließend an Olümp zum verschlüsselten Versand übergeben. Übrigens: die Verschlüsselung erfolgt mit demselben ITSG-Zertifikat, das Sie auch schon für den Versand Ihrer SV-Meldungen verwenden. Hier ist also nichts Weiteres zu veranlassen. Wurde der Lohnnachweis fälschlicherweise versendet, dann kann dieser über die Lasche Stornieren storniert und anschließend über die Lasche Neu erneut erzeugt und versendet werden. Dies ist zum Beispiel erforderlich, wenn sich nach dem Versand eines Lohnnachweises noch Änderungen durch nachträgliche Korrekturen oder veränderten Arbeitszeiten für das Meldejahr ergeben. Der Versand aller Lohnnachweise und Stornierungen erfolgt übrigens über Dateifolgenummern, die automatisch von Lohnabzug hochgezählt werden. Den Dateinummernzähler finden Sie wie gewohnt auf der Karteikarte Annahmestellen in den Adressen/Onlineversand. Der nächste Lohnnachweis für das Meldejahr 2017 wird dann spätestens zum nächsten Jahreswechsel im Januar 2018 erzeugt. Papier-Lohnnachweis bleibt für zwei Jahre bestehen Für beide Meldejahre (2016 und 2017) bleibt allerdings der Papierlohnnachweis, der weiterhin im Parallel-Verfahren zu erstellen ist, maßgebend und bildet für die Beitragsberechnung zur Unfallversicherung die rechtliche Grundlage. 37

38 Besonderheit: Personalfälle ohne Unfallversicherung Sofern Sie Mitarbeiter angelegt haben, die nicht in der Unfallversicherung zugeordnet werden sollen, können Sie die Darstellung einzelner Personalfälle auf dem Lohnnachweis ausschließen. Es werden nur Mitarbeiter auf dem Lohnnachweis angezeigt, denen eine Gefahrtarifstelle zugeordnet ist. Daneben können Sie in den Personaldaten unter der Karteikarte Gefahrtarifstelle über den Button UV-Grund einstellen, wenn keine Berücksichtigung für den Mitarbeiter im Lohnnachweis erfolgen soll. 38

39 Copyright 2017 DATALINE GmbH & Co. KG Bornumer Str Hannover Tel.: / (gebührenfrei) Fax: / (gebührenfrei) Internet: kontakt@dataline.de Stand: