STAHR Controlling. Erste Schritte in der Applikation

Transkript

1 STAHR Controlling 1) Startseite Erste Schritte in der Applikation Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten erfolgreich angemeldet haben, gelangen Sie auf die Startseite der Applikation. Hier sehen Sie die Daten von vier Kennzahlen bis zu dem Stand der zuletzt eingespielten Saldenliste als Drehzahlmesser, welche Ihnen auf einen Blick zeigen, wie Ihr Betrieb gerade liegt. Dies sind die exakten Werte für IST und Vergleichwert (Plan oder Vorjahr) kumuliert dargestellt. Befindet sich der Zeiger im roten Bereich heißt das, Ihr Betrieb liegt unter dem Plan oder dem Vorjahr je nachdem, mit welchen Werten Sie vergleichen. Befindet er sich im blauen Bereich, liegen Sie stark über dem Plan bzw. dem Vorjahr. Zusätzlich sehen Sie jeweils unterhalb in dem kleinen Kästchen die prozentuelle Abweichung. Seite 1 von 10

2 2) Stammdaten Kundenstammdaten Im Menü Kundenstammdaten finden Sie allgemeine Informationen zu Ihren Konfigurationen. Diese Daten werden im Anbindungsverfahren angelegt, und brauchen normalerweise nicht verändert werden. Hiermit wählen Sie, ob Sie auf der ersten Seite bei den Drehzahlmessern den Vergleich zu IST-Vorjahr oder zu Plan anzeigen lassen. WICHTIG! Da es sich um eine ASP-Lösung handelt, werden nur Daten erfasst, die mittels der Schaltfläche Speichern an den Server der Firma STAHR.net übermittelt werden. Sollten Sie die Seite ohne vorherige Speicherung verlassen, werden Änderungen nicht im System erfasst. Kennwort ändern Hier können Sie die jederzeitige Änderung Ihres persönlichen Kennwortes für den Login durchführen. Konten Hier sehen Sie Ihre FIBU-Konten, die den STAHR-Kennzahlen zugeordnet werden (basierend auf den Saldenlisten). Seite 2 von 10

3 Zuordnung Dieser Punkt zeigt Ihnen alle Konten und die zu jedem Konto derzeitig getroffene Zuordnung, welche bei Bedarf auch nachträglich geändert werden kann. Um diese Änderung auch für die vergangenen Jahre zu aktivieren, müssen die Änderungen in den bereits eingespielten Saldenlisten aktualisiert werden. Siehe dazu Punkt 4. Kennzahlen Zeigt alle in STAHR verfügbaren Kennzahlen inklusive einer dazugehörigen Beschreibung dieser. Jahre verwalten Jeweils zu Beginn des neuen Geschäftsjahres muss dieses neu angelegt werden. Im Anbindungsverfahren werden bereits das aktuelle Bilanzjahr und das Vorjahr angelegt. Falls Sie beim Start des Programms die Meldung erhalten Sehr geehrter Anwender, leider kam es zu einem Verarbeitungsproblem sollte der Fehler wiederholt auftreten, ersuchen wir Sie den STAHR.net Support unter zu kontaktieren, fehlt das aktuelle Jahr. Wenn Sie das oder die nächsten Jahre planen wollen, müssen Sie selbige(s) einmalig einrichten. Beachten Sie, dass viele Betriebe ein abweichendes Geschäftsjahr haben. Aus diesem Grund werden Monat und Jahr getrennt abgefragt. Seite 3 von 10

4 3) Datenupload Saldenlisten Mit Saldenliste laden können Sie Saldenlisten im CSV-Format aus Ihrer Buchhaltung auf den STAHR.net Server laden. Der Ladevorgang läuft dabei in insgesamt 4 Schritten ab. Zunächst wählen Sie die hochzuladende Datei aus. Im zweiten Schritt sagen Sie dem Programm, um welches Jahr und Monat es sich handelt. Im Normalfall sollten Sie dann eine Meldung erhalten, dass alle Konten richtig zugeordnet wurden. Sollten Sie jedoch ein neues Konto in Ihrer Buchhaltung angelegt haben, so erkennt das Programm die neue Kontonummer automatisch. Es erscheint dann eine Auswahlmaske mithilfe derer Sie das neue Konto einer Position zuordnen können. Im letzten Schritt werden alle Daten gesammelt an den STAHR.net Server gesendet. Seite 4 von 10

5 4) Saldenlisten verwalten Im Menü Saldenliste verwalten können Sie mehrere Aktionen ausführen. Zum einen können Sie bereits geladene Saldenlisten wieder löschen, zum anderen die Zuordnungen für bereits geladene Saldenlisten aktualisieren oder auch die Saldenliste im Detail ansehen. Wollen Sie alle Saldenlisten bearbeiten, klicken Sie auf das rote X. Wenn Sie nur einzelne Dateien aktualisieren oder löschen wollen, wählen Sie die Saldenliste direkt durch Klick auf das Kästchen daneben. Klicken Sie hier um die Saldenliste im Detail zu sehen: welche Konten wie zugewiesen sind, welche Werte haben Sie in diesem Monat. Seite 5 von 10

6 5) Eingabe Budget fixieren Hiermit können Sie Ihre PLAN-Daten für das Jahr einfrieren. Sie werden somit zum Budget. Ihr restliches Jahr für den rollierenden Forecast können Sie laufend wie gewohnt über Eingabe -> KER- Plan neu planen. Diese Änderungen wirken sich nur auf die PLAN-Daten, nicht aber auf das Budget aus. Im Forecast sehen Sie dann Ihre durch den KER-Plan aktualisierten Daten im Vergleich zum Budget. Seite 6 von 10

7 6) Allgemeines zu Berichten Sie können Berichte drucken oder als csv-datei auf Ihren Computer exportieren. Über die Jahres- und Monatsauswahl steuern Sie, welche Daten angezeigt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Anzeigen um die Daten zu laden. Überschriften Die Daten werden optisch hervorgehoben Vorjahresdaten werden in blau, IST in gelb und Plan in grün dargestellt. Auswertungen Mit Klick auf das Symbol wird Ihnen eine Graphik zu der entsprechenden Kennzahl angezeigt. Zeigt eine Beschreibung der Kennzahl an. Die Pfeile geben die Abweichung der Werte an: grün = besser, rot = schlechter und schwarz = unverändert. Klicken Sie auf die unterstrichene Zahl, erhalten Sie Details zur zu diesem Wert. Seite 7 von 10

8 7) Berichte Monat Managementbericht Dieser zeigt Ihnen die wichtigsten Zahlen der KER sowie der allgemeinen Kennzahlen. Auswahl ob PLAN-Daten oder Budget-Daten (falls vorhanden) angezeigt werden. Benchmarks Der STAHR-Benutzer kann auf Wunsch auch an österreichweiten Benchmarks teilnehmen, d.h. er kann seine eigenen Ergebnisse am Durchschnitt der Branchenkollegen messen. Zu diesem Zweck werden die relevanten Daten anonymisiert in die Benchmarks übernommen, ohne dass ein zusätzlicher Erfassungsaufwand für den Benutzer anfällt. Durch den Vergleich der Kennzahlen können die Unternehmer Stärken und Schwächen ihres Betriebes analysieren. Diese Ergebnisse stehen dabei rund um die Uhr und aktuell zur Verfügung. Kennzahlen Hierbei werden sowohl monatlich als auch kumuliert Ist, Plan und Ist Vorjahr gegenübergestellt und die Abweichungen angezeigt. Seite 8 von 10

9 KER (Kurzfristige Erfolgsrechnung) Beim KER-Vergleich werden alle Monate des ausgewählten Geschäftsjahres im Vergleich angezeigt. Auswahl ob IST, Plan oder Budget angezeigt wird. CashFlow Der CashFlow zeigt im Vergleich IST zu IST Vorjahr und wiederum kumuliert. Forecast Der Forecast zeigt die IST-Daten der bisher vergangenen Monate im Geschäftsjahr sowie den Plan für das restliche Jahr. Diese Daten werden dem ursprünglich geplanten Budget für das ganze Jahr gegenübergestellt bzw. dem Plan für das Jahr, falls die PLAN-Daten nicht über Budget fixieren gespeichert wurden. Seite 9 von 10

10 8) Berichte Jahr Diese Berichte sind den monatlichen Auswertungen sehr ähnlich, mit dem Unterschied, dass nicht einzelne Monate, sondern Jahreswerte verglichen werden. Um diese Berichte nutzen zu können, müssen Sie Ihre Jahresbilanz einspielen. Gehen Sie dabei wie beim Upload der monatlichen Saldenlisten vor und wählen Sie 13 Bilanzmonat aus. Kennzahlen Sie können die Werte der Stammdaten, Sonstige Kennzahlen sowie einen Vergleich mehrerer Jahre betrachten. KER Hier haben Sie wieder die Wahl zwischen KER und KER-Vergleich. Es steht Ihnen auch ein ausführlicher Vergleich unter KER-Vergleich (alle) zur Verfügung. CashFlow Der CashFlow für das Jahr mit Vergleich zum Vorjahr als auch der Vergleich des CashFlow über mehrere Jahre steht Ihnen zur Verfügung. Bilanz Sowohl die Bilanz als auch die Bilanzkennzahlen können ausgewählt werden und der jeweilige Vergleich über mehrere Jahre ist möglich. Seite 10 von 10