ERASMUS- Checkliste 2016/17

Transkript

1 ERASMUS- Checkliste 2016/17 Wintersemester Behalten Sie den Überblick während der Planung Ihres Auslandsaufenthaltes. Tragen Sie Fristen und Erledigungen in die Checkliste ein! Hilfreiche Informationen rund um die Organisation des ERASMUS- Aufenthaltes finden Sie auf den Seiten des Referats für Europäische Bildungsprogramme Beachten Sie insbesondere auch die FAQs auf der Seite des ERASMUS-Büros Ihre Ansprechpersonen am Fachbereich Geographie: Erasmus-Beauftragter Organisation und Bewerbung an der Gastuniversität Thomas Nauss Sprechzeiten ECTS-Koordinator Anerkennung von Studienleistungen, Kurswahl und LA Dietrich Göttlicher Sprechzeiten

2 Seite 2/6 ERASMUS im Wintersemester 2016/17 Liebe ERASMUS-Interessierte, die Planung eines Auslandsstudiums benötigt einige Vorlaufzeit. Informieren Sie sich deshalb rechtzeitig über die Möglichkeiten eines Auslandsaufenthalts. Für außereuropäische Programme müssen Sie sich in der Regel bereits zwei Jahre (!) vor Ihrem geplanten Auslandssemester bewerben. Für Auslandsaufenthalte mit dem ERASMUS-Programm müssen Sie eineinhalb Jahre Vorlaufzeit einplanen. Möchten Sie beispielsweise im Wintersemester 2016/17 mit Erasmus ins Ausland, so müssen Sie bis spätestens Dezember 2015 Ihre Bewerbung bei uns am Fachbereich eingereicht haben. Die Informationsveranstaltung des Fachbereichs für ERASMUS-Interessierte findet jährlich im November statt. Planen Sie zum Beispiel für das SS 2016 oder WS 2016/17 ein Auslandssemester, so besuchen Sie bereits im Vorjahr (November 2015) die Informationsveranstaltung. Bitte beachten Sie, dass die Fristen für außereuropäische Programme zu diesem Zeitpunkt bereits abgelaufen sind! Möchten Sie ins außereuropäische Ausland, so besuchen Sie bitte die Informationsveranstaltung des Vorvorjahres (November 2014) oder kommen Sie in die Sprechstunde des Erasmus-Beauftragten unseres Fachbereichs. Die ERASMUS-Checkliste soll Ihnen in erster Linie als Wegweiser dienen und dazu beitragen, den Überblick über Fristen und Erledigungen nicht zu verlieren. Die Fristen richten sich v.a. auch nach Ihrer Gastuniversität und deren Organisation und dem Beginn und Ende Ihres Auslandsaufenthalts. Jedes Auslandsstudium ist individuell. Es kann passieren, dass Sie gesetzte Fristen nicht einhalten können. Sollte das der Fall sein, teilen Sie es uns oder dem International Office bitte rechtzeitig mit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Planung Ihres Auslandsaufenthalts und bereits jetzt eine schöne Zeit an Ihrer Gastuniversität! Ihre ERASMUS-Koordination des Fachbereichs Geographie

3 Mai/Juni 2016 März - Juni 2016 November 2015 Seite 3/6 ERASMUS im Wintersemester 2016/17 Bewerbung am Fachbereich um einen ERASMUS-Platz Online-Bewerbung Lebenslauf Motivationsschreiben Bewerbungsfrist: Dezember 2015 Informationsveranstaltung des Fachbereichs besucht Online-Bewerbung durchgeführt Bewerbungsunterlagen in Papierform am Fachbereich eingereicht Anmeldung an der Gastuniversität Der Fachbereich nominiert Sie bei Ihrer Gastuniversität. Trotzdem müssen Sie sich nach der Zusage selbst dort anmelden/bewerben. Die einzelnen Anmeldeverfahren sind von Universität zu Universität unterschiedlich. Sie können auf den ERASMUS-Seiten Ihrer Gastuniversität detaillierte Informationen zur Anmeldeprozedur finden. Beachten Sie, welche Dokumente Ihre Gastuniversität von Ihnen verlangt und bis wann die Unterlagen bei der Gastuniversität eingetroffen sein müssen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Organisation der Unterlagen. Bewerbungsunterlagen bei der Gastuniversität einreichen bis: Meine Gastuniversität benötigt ggf. von mir: Anmeldeformular Transcript of Records Auflistung laufender Module/Seminare Learning Agreement Nachweis über Krankenversicherung Kopie des Ausweises Passbild(er) Antrag für Wohnheimplatz Visum (Unzutreffendes streichen) Info-Paket Das Referat für Europäische Bildungsprogramme sendet Ihnen einige Monate vor Ihrer Abreise ein Info-Paket per zu. Es beinhaltet eine offizielle Bescheinigung (z. B. für die Beantragung von Auslands- BAföG) und einige Formulare, die Sie im Laufe Ihres Auslandsstudiums an das Referat zurücksenden müssen. Bitte lesen Sie die beigelegten Informationen aufmerksam durch und beachten Sie die Fristen! Dokumente des Info-Pakets, die Sie beim Referat für Europäische Bildungsprogramme einreichen müssen: Zuwendungsvertrag/Grant Agreement Certificate of Arrival (oberer Teil der Confirmation of Stay) Certificate of Departure (unterer Teil der Confirmation of Stay) Bescheinigungen: BAföG-Bescheinigung ERASMUS-Teilnahmebescheinigung Antrag auf Beurlaubung

4 April - Juni 2016 Seite 4/6 ERASMUS im Wintersemester 2016/17 Learning Agreement Um Ihr Learning Agreement (LA) zu erstellen, gehen Sie in Ihrem Mobility-Online Workflow einfach auf "Learning Agreement: Kurse erfassen" und tragen dort nacheinander alle Kurse ein, die Sie im Ausland belegen möchten (sollte noch kein aktuelles Vorlesungsverzeichnis zur Verfügung stehen, orientieren Sie sich gerne an dem aus dem Jahr zuvor - vor Ort sind in der Regel sowieso noch einmal Changes zu erstellen). Bitte achten Sie auf eine ausreichende Gesamt-ECTS-Zahl (pro Semester sind 30 ECTS Punkte zu erbringen, davon müssen Sie sich mind. 20 ECTS Punkte anrechnen lassen können). Geben Sie außerdem die äquivalenten Module an, für welche die im Ausland erbrachten Leistungen in Marburg anerkannt werden sollen. Erst wenn Sie alle (!) Kurse erfasst haben, gehen Sie in Ihrem Workflow auf "LA einreichen". Daraufhin wird Ihr ECTS- Koordinator die Kurse im System prüfen und Ihr LA entweder akzeptieren oder ablehnen. In beiden Fällen werden Sie über die Entscheidung per Mail informiert. Erstellen bis: LA in Mobility-Online erstellt LA wurde akzeptiert LA gedruckt & alle nötigen Unterschriften organisiert LA bei ERASMUS-Koordinator abgegeben LA vollständig unterschrieben in Mobility-Online hochgeladen Wenn Ihr LA akzeptiert wurde, müssen Sie es im nächsten Schritt ausdrucken, selbst unterschreiben, ggf. Unterschriften aus anderen Fachbereichen einholen (z. B. wenn Sie sich Kurse für Exportmodule an anderen Fachbereichen o. ä. anrechnen lassen möchten) und das LA dann bei Ihrem ECTS-Koordinator einreichen, damit es auch hier noch einmal unterschrieben werden kann. Sollte das LA in seiner ersten Form abgelehnt werden, erfahren Sie per Mail die genauen Gründe für die Ablehnung (z. B. zu wenig ECTS-Punkte, Passgenauigkeit der Anrechnung etc.) und haben die Möglichkeit, Ihre Kurswahl noch einmal zu verändern und das LA dann erneut einzureichen. Daraufhin startet der oben beschriebene Prozess aufs Neue.

5 August - Oktober 2016 Juli/August 2016 Mai 2016 Seite 5/6 ERASMUS im Wintersemester 2016/17 Sprachkurs, BAföG, Wohnung etc. Kümmern Sie sich rechtzeitig um Sprachkurse (z. B. ERASMUS Intensive Language Courses (EILC) oder an der Gastuniversität), Auslands-BAföG, Versicherungsschutz, Wohnung und die Reise. EILC-Antragsfrist: EILC-Bewerbung BAföG-Antrag ggf. Online-Sprachtest Für die Organisation sind Sie selbst verantwortlich! Sollten Sie im Ausland überwiegend auf Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch oder Niederländisch studieren, müssen Sie an einem Online-Sprachtest teilnehmen (ausgenommen sind Muttersprachler) Sie erhalten eine entsprechende Aufforderung automatisch per . Rückmeldung Während Ihres Auslandsaufenthaltes müssen Sie weiter an der Philipps-Universität eingeschrieben bleiben. Sie können sich jedoch beurlauben lassen, dann wird die Fachsemesterzahl angehalten und Sie können vom AStA den Betrag des Semestertickets zurückerstattet bekommen (funktioniert auch ohne Beurlaubung). Rückmeldezeitraum WS 2016/17: Beurlaubung: Rückmeldung: Antrag aus Info-Paket an Studierendensekretariat Semesterbeitrag überweisen Bitte beachten Sie, dass Sie keine Prüfungen in Marburg ablegen können, wenn Sie beurlaubt sind; die im Ausland erbrachten Leistungen werden jedoch (im Nachhinein) angerechnet! Mit neuem Studi-Ausweis vom AStA ggf. den Betrag fürs Semesterticket erstatten lassen Vor Ihrer Abreise Spätestens zwei Wochen vor Ihrer Abreise müssen dem Referat für Europäische Bildungsprogramme der Zuwendungsvertrag aus dem Info-Paket und das vollständig unterschriebene Learning Agreement vorliegen. Bitte achten Sie darauf, das LA rechtzeitig in Mobility-Online hochzuladen. Hochladen spätestens zwei Wochen vor Studienbeginn im Ausland, d. h.: Zuwendungsvertrag im Referat für Europäische Bildungsprogramme eingereicht (im Original) LA vollständig unterschrieben in Mobility-Online hochgeladen (Trifft das LA beim ERASMUS-Büro ein, wird das LA automatisch bei Mobility-Online hochgeladen. Kontrollieren Sie sporadisch Ihren Workflow um zu überprüfen, ob das Dokument bereits vorliegt, und ggf. selbst noch mal aktiv werden zu können.)

6 September/Oktober 2016 September/Oktober 2016 Seite 6/6 ERASMUS im Wintersemester 2016/17 Nach Ihrer Ankunft Lassen Sie sich innerhalb der ersten Tage Ihre Ankunft im Certificate of Arrival (aus dem Info-Paket) von der Gastuniversität bestätigen und schicken/faxen Sie es ans Referat für Europäische Bildungsprogramme. Abgabe spätestens zwei Wochen nach Ankunft, bis: Certificate of Arrival ans Referat für Europäische Bildungsprogramme geschickt Nur wenn der Zuwendungsvertrag, das erste Learning Agreement und das Certificate of Arrival dem Referat für Europäische Bildungsprogramme vorliegen, wird die erste Rate des Mobilitätszuschuss ausgezahlt! Changes Wenn Sie Änderungen an Ihrem ursprünglichen Learning Agreement vornehmen müssen, weil sich Ihre Kurswahl verändert hat, nutzen Sie dafür analog zum Original- LA Mobility-Online. Über den Link "Learning Agreement Changes: Kurse hinzufügen/löschen" gelangen Sie zu Ihren Kursen, die Sie dann entweder löschen oder neue Kurse hinzufügen können. Erst nachdem all Ihre tatsächlichen Kurse feststehen und in Mobility-Online eingepflegt wurden, reichen Sie diese Changes über den entsprechenden Link ein, damit die Kurse von Ihrem ECTS-Koordinator überprüft und akzeptiert werden können. Changes innerhalb der ersten vier Wochen nach Vorlesungsbeginn erstellen: Changes in Mobility-Online erstellt Changes wurden akzeptiert Changes gedruckt & alle nötigen Unterschriften vor Ort organisiert Changes an ERASMUS- Koordinatior geschickt Changes vollständig unterschrieben in Mobility-Online hochgeladen Sobald dies geschehen ist, können Sie Ihre Changes ausdrucken, selbst unterschreiben, von den zuständigen Personen an Ihrer Gastuniversität unterschreiben lassen und am besten gescannt per Mail an Ihren zuständigen ECTS-Koordinator schicken.

7 Januar - März 2017 Dezember Februar 2017 Seite 7/6 ERASMUS im Wintersemester 2016/17 Rückkehr Lassen Sie das Certificate of Departure (aus dem Info-Paket) von Ihrem ERASMUS- Koordinator der Gastuniversität unterschreiben und reichen es im Original beim Referat für Europäische Bildungsprogramme ein. Lassen Sie sich evtl. Teilnahmebestätigungen für nicht bestandene Kurse oder zusätzliche Leistungen (Sprachkurse etc.) ausstellen. Füllen Sie zusätzlich den Online- Fragebogen im Mobility-Tool der Europäischen Kommission aus. Den Link erhalten Sie automatisch per . Abgabe spätestens zwei Wochen nach Ihrer Rückkehr: Certificate of Departure (im Original) ans Referat für Europäische Bildungsprogramme Fragebogen im Mobility-Tool ausgefüllt ggf. Erfahrungsbericht ggf. Online-Sprachtest Sollten Sie vor Ihrem Aufenthalt einen Online-Sprachtest absolviert haben, müssen Sie nach Ihrer Rückkehr einen weiteren Online-Sprachtest absolvieren Sie erhalten erneut eine entsprechende Aufforderung per . Anerkennung Ihre Gastuniversität wird Ihnen mit einem Transcript of Records (ToR) Ihre im Ausland erbrachten Leistungen bestätigen. Meistens senden die Partneruniversitäten dieses an die Universität Marburg und Sie werden informiert, sobald es eingetroffen ist. In einigen Fällen händigen die Universitäten das ToR direkt den Studierenden aus. Dann müssen Sie einen Scan dieses Transcripts in Mobility-Online hochladen. Mit Ihrem Transcript of Records lassen Sie sich Ihre im Ausland erbrachten Leistungen bei Ihrem ECTS-Koordinator anerkennen. Laden Sie sich auch das LA After the Mobility aus Mobility-Online herunter und bringen Sie beides mit in die Sprechstunde. Transcript of Records spätestens hochladen bis: 31. Juli 2017 Transcript of Records wurde in Mobility-Online hochgeladen LA After the Mobility in Mobility- Online heruntergeladen und ausgefüllt Anerkennung erledigt Unterschriebenes LA After the Mobility sowie Äquivalenzbescheinigung in Mobility-Online hochgeladen Nach der konkreten Anrechnung durch den ECTS-Koordinator laden Sie das unterschriebene LA After the Mobility sowie die ausgestellte Äquivalenzbescheinigung in Mobility-Online hoch.