Bestand mit einer benutzerdefinierten Importdatei anlegen

Transkript

1 Bestand mit einer benutzerdefinierten Importdatei anlegen 1. Einleitung Viele Händler organisieren ihren Bestand in externen Dateien und Systemen so, wie es für ihre tägliche Arbeit am sinnvollsten ist. Wir von ChannelAdvisor verstehen dies. Wir bieten Ihnen deshalb eine Möglichkeit, eine Ihren eigenen, benutzerdefinierten Präferenzen entsprechend formatierte Datei zu importieren, um Ihre Artikel in ChannelAdvisor anzulegen und zu bearbeiten. 2. Spaltenbezeichnungen einpflegen Jede Bestandsimportdatei, die an ChannelAdvisor übermittelt wird, enthält Spalten, welche mit Spaltenbezeichnungen überschrieben sind. Teilweise wird dafür auch der Begriff Headers verwendet. Diese Spaltenbezeichnungen beschreiben, welche Informationen in den Feldern der jeweiligen Spalte zu finden sind. Die erste Zeile Ihrer Datei wird als Kopfzeile bezeichnet. Sie enthält die Spaltenbezeichnungen, die in ChannelAdvisor eingetragen werden müssen, bevor Sie das erste Mal Ihre Datei importieren. Dadurch versteht unser System, was in den Feldern Ihrer Datei enthalten ist. Wie Sie hier in der Kopfzeile meiner Beispieldatei sehen, enthält diese eine Spalte namens Artikelnummer, welche die eindeutige Kennung eines Bestandsartikels darstellt. Eine andere Spalte wird als Verkaufspreis benannt. Hier speichere ich, für welchen Preis ich meine Produkte normalerweise anbiete. Diese Spaltenbezeichnungen muss ich in ChannelAdvisor hinterlegen, da das System sie derzeit bei einem Import nicht erkennt. Um die Spaltenbezeichnungen anzulegen, gehen Sie in Ihrem ChannelAdvisor-Konto zu Bestand > Produktzuordnung > Spaltenbezeichnungen definieren. Sie sehen hier als erstes zwei Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie Spaltenbezeichnungen ins System übertragen. Mit der Option Spaltenbezeichnung hinzufügen erstellen Sie diese einzeln manuell über die Benutzeroberfläche. Mit der Option Spaltenbezeichnungen importieren können Sie Ihre gesamte Kopfzeile mit allen Spaltenbezeichnungen in einem Durchgang anlegen, anstatt immer eine Bezeichnung nach der anderen. Hier unten sehe ich eine Liste aller Spaltenbezeichnungen in ChannelAdvisor, die in einer Importdatei enthalten sein dürfen. Die Masse ist bereits von uns angelegt und bezieht sich z.b. auf Felder im Bestand. Wenn Sie weitere Spaltenbezeichnungen anlegen, erscheinen diese ebenfalls hier. Sie können sie entfernen, indem Sie hier auf Löschen klicken

2 Ich klicke also auf Spaltenbezeichnung hinzufügen, trage hier Artikelnummer ein und klicke auf Add (Hinzufügen) und sehe danach hier meine Spaltenbezeichnung. Das gleiche mache ich für Verkaufspreis. ChannelAdvisor kann auch Bestandsdateien im XML-Format verarbeiten. Dafür pflegen Sie die XML-Felder in Ihrem Konto unter Bestand > Produktzuordnung > XML-Felder definieren ein. Sie kopieren dann einen Artikelknoten wie diesen hier aus Ihrer XML-Datei in dieses Feld und klicken auf Felder erzeugen. Die Felder für Name und Ausdruck werden dann mit den Werten aus Ihrem Beispiel gefüllt. Ein neues Paar aus Name und Ausdruck können Sie hinzufügen, indem Sie ganz nach unten scrollen und es hier eintragen. Wenn Sie weitere Felder benötigen, klicken Sie auf das Plus- Symbol hier. Speichern Sie dann abschließend die XML-Felder. Nachdem ich nun meine Spaltenbezeichnungen eingetragen habe, können wir uns nun die Vorlage anschauen, in welcher wir die zu importierenden Daten den Feldern in ChannelAdvisor zuordnen. 3. Vorlage konfigurieren a) Einführung in die Vorlage Den Bereich für Vorlagen für den Bestandsimport finden Sie hier oder unter Bestand > Produktzuordnung > Vorlagen. In der Vorlage legen Sie fest, welche Daten aus Ihrer Produktdatei in welchen Bestandsfeldern in ChannelAdvisor abgelegt werden / einfließen sollen. Für jedes ChannelAdvisor-Feld, dass Sie später an Marktplätze oder andere Online-Kanäle übertragen möchten, sollten Sie festlegen, welcher Wert Ihrer Datei dort eingetragen werden soll. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage hinzufügen. Wählen Sie danach, ob Ihre Vorlage auf einer anderen, z.b. dem ChannelAdvisor- Importformat basieren soll. Da wir eine benutzerdefinierte Importdatei verwenden, wählen wir jedoch diese Option hier. Wir definieren dann, für welches Dateiformat die Vorlage genutzt werden kann, z.b. Text. Neue Spaltenbezeichnungen brauchen wir nicht, da wir dies bereits im vorherigen Schritt erledigt haben. Klicken Sie deshalb auf Weiter, um in die Vorlage selbst zu gelangen. Tragen Sie hier den Namen der Vorlage ein. Bei einigen Feldern in der Vorlage sehen Sie diese Tooltipps, wie z.b. beim Feld Code. Fahren Sie mit der Maus darüber, um weitere Informationen zur Funktion zu erhalten. Dieses Feld hier sorgt dafür, dass die Vorlage mit dem speziellen Code bei der Dateiübertragung per - 2 -

3 FTP oder API erkannt und verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie auch in unserer Hilfedokumentation. Bestandsvorlagen sind in intuitive Bereiche gegliedert. Alle den Artikel beschreibenden Daten man könnte sie auch Grunddaten nennen sind z.b. in diesem Bereich zusammengefasst, alle Preisangaben hier, alle Marktplatz-Daten hier usw. b) Felder in der Vorlage zuordnen Die Daten aus Ihrer Importdatei können auf verschiedene Arten den ChannelAdvisor-Feldern zugeordnet werden. Um alle Optionen für die Zuordnung anzuzeigen, klicken Sie auf dieses Bearbeiten-Symbol hier. Es werden dann in diesem Dropdown-Menü die vier Methoden aufgelistet. Diese schauen wir uns im Folgenden genauer an: 1. Eine Spaltenbezeichnung zuordnen Vielleicht erinnern Sie sich, dass ich zu Beginn des Videos in meiner benutzerdefinierten Datei eine Spaltenbezeichnung namens Artikelnummer hatte. Die Werte in der Spalte möchte ich nun hier als Artikelnummer bzw. Inventory Number in ChannelAdvisor nutzen. Ich wähle also aus dem Dropdown-Menü, dass ich die Spaltenbezeichnung meiner Datei für die Zuordnung verwenden möchte. Es erscheint dann eine Liste aller in ChannelAdvisor existierenden Spaltenbezeichnungen, sowohl der von ChannelAdvisor als auch der von mir erstellten. Ich wähle Artikelnummer, welche ich zuvor angelegt hatte. Sollte diese Spalte in meiner Importdatei leer sein, kann ich noch diese Option markieren, um als Sicherheit noch eine andere Spaltenbezeichnung anzugeben. Falls Werte in der Spalte länger als 50 Zeichen sind (denn das ist das Zeichenlimit dieses Feldes), kann ich hier ebenfalls eine alternative Spaltenbezeichnung zuordnen. Abschließend klicke ich auf Continue und sehe danach in der Vorlage das Ergebnis. 2. Text zuordnen Vielleicht möchten Sie in einem Bestandsfeld bei all Ihren Artikeln den gleichen Wert hinterlegen, wenn ein Import erfolgt. Dies wäre z.b. beim Feld Condition (Zustand) hier an dieser Stelle der Fall. Falls all Ihre Artikel NEU sind, wählen Sie einfach die Zuordnungsoption Text: Ich möchte den Wert, den ich hier eingebe, für jeden Artikel verwenden.. Tragen Sie dann hier den Text ein, der bei allen Artikeln erscheinen soll, z.b. Neu. Sobald ein Importvorgang mit dieser Vorlage abgeschlossen ist, haben alle darin enthaltenen Artikel den Zustand Neu. 3. Formeln zuordnen Vorlagen sind mächtige Tools, mit denen Sie auch Daten manipulieren können, bevor Sie in ChannelAdvisor hinterlegt werden. Wenn Sie eine Formel in der Vorlage wählen, können Sie - 3 -

4 die Werte eines Feldes aus der Importdatei ändern, bevor sie in ChannelAdvisor verwendet werden. Gehen wir noch einmal in meine Beispieldatei. Die Artikelbezeichnungen einiger Produkte, die ich importieren möchte, enthalten den Zusatz Neu mit Karton. Dafür muss ich keinen Platz in der Bezeichnung verschenken im Feld Zustand wäre die Information z.b. besser aufgehoben. Ich möchte also diesen Part aus meinen Artikelbezeichnungen entfernen, bevor die Artikel gespeichert werden. Dazu werde ich eine Formel verwenden, um die Bezeichnungen automatisch während des Imports zu bearbeiten. Ich habe bereits die passende Formel in meinem Konto im Bereich Formeln hinterlegt. Sie gelangen dorthin über diesen Menüpunkt oder über Bestand > Produktzuordnung > Formeln. Um nun diese Formel zuzuordnen, klicke ich auf das Beabeiten-Symbol beim Feld Title und wähle die Option Formel: Für jeden Artikel möchte ich programmatisch einige der zu sendenden Daten manipulieren.. Sie sehen dann die Formel, die ich bereits erstellt habe. Diese prüft die Titel in meiner Datei auf den Begriff Neu mit Karton und entfernt ihn, wenn sie ihn findet. Der restliche Teil des Wertes wird in dem Bestandsfeld beim Import abgelegt. Beachten Sie, dass Sie von hier aus auch eine neue Formel anlegen können. Dazu klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neue Formel erstellen. In einem neuen Fenster öffnet sich dann der Formel-Bereich. Am Ende folgt wieder der Klick auf Continue und ich sehe die zugeordnete Formel. 4. Verweislisten zuordnen Ein weiterer Weg, um eingehende Daten zu manipulieren, ist die Verwendung der Verweisliste. Verweislisten sind sehr flexibel und mächtig, wenn es darum geht, Importdateien anzupassen. Verschiedene Funktionen können damit durchgeführt werden, z.b. zusätzliche Daten in Ihrem Artikel einzutragen oder bestehende Daten durch andere zu ersetzen. Ich habe in meiner Importdatei z.b. eine Spaltenbezeichnung namens Farbe. In der Spalte stehen jedoch nur numerische Werte wie 01, 02 usw. Dabei steht 01 in meinem eigenen System für die Farbe schwarz, 02 für weiß. Wenn ich die Datei hochlade, möchte ich in ChannelAdvisor in meinen Artikeln das neue Attribut Farbe anlegen und dann entsprechend mit den Werten schwarz oder weiß füllen. Dabei hilft mir eine Verweisliste. Sie können auf den Bereich mit den Verweislisten in Ihrem Konto auf unterschiedlichen Wegen zugreifen. Entweder hier neben den Formeln oder über den Pfad Bestand > Produktzuordnung > Verweislisten. Wie gesagt möchte ich die Farbwerte in meinen Artikeln in einem neuen Attribut hinterlegen. Ich scrolle also erst einmal bis zum Bereich Attribute in der Vorlage. Bevor ich die Liste zuordne, muss ich ChannelAdvisor mitteilen, dass ich ein neues Feld namens Farbe anlegen möchte. Dafür verwende ich z.b. Attribute1Name und definiere hier den Namen Farbe

5 Bei Attribute1Value sollen dann die passenden Farbwerte eingetragen werden. Hier nutze ich also eine Verweisliste, welche, basierend auf den numerischen Werten in meiner Datei den jeweils passenden Textwert im Artikel ablegt. Übrigens kann ich hier über die drei Schaltflächen auch eine Verweisliste anschauen, bearbeiten oder eine neue erstellen. Sobald ich die gewünschte Verweisliste auswähle, muss ich im nächsten Schritt entscheiden, in welcher Spalte meiner Datei sich die zu bearbeitenden Daten befinden. Wie bereits besprochen stehen die numerischen Werte in der Spalte Farbe. Ich suche also danach und markiere sie. Im dritten Schritt kann ich dann einen Standardwert festlegen, der zugeordnet wird, falls in meiner Importdatei keiner der in der Verweisliste definierten Werte zu finden ist ich kann hier zwischen einem Bestandsfeld wählen, dessen Inhalt dann übernommen wird oder von mir hier eingetragenem Text. Wenn z.b. in meiner Datei auch die Zahl 05 in der Spalte Farbe für einen Artikel angegeben ist, würde die Verweisliste nicht greifen in der habe ich nur 01 und 02 definiert. Deshalb könnte ich entscheiden, in diesem Fall einen weiteren Wert zuzuordnen, z.b. Andere. Nach dem Klick auf Continue sehe ich in der Vorlage dann die Zuordnung. Zum Abschluss speichere ich meine Vorlage c) Import Um eine Datei zu importieren, gehen Sie zu Bestand > Produkte > Datei importieren. Achten Sie zuerst darauf, dass bei Import-Typ Bestand markiert ist. Suchen Sie dann auf Ihrem Rechner die gewünschte Datei. Akzeptiert werden die Dateiformate xml oder txt, letztere mit dem Tab oder Pipe-Zeichen als Trennzeichen. Wählen Sie schließlich noch, ob alle Artikel der Datei, nur neue oder nur bereits in ChannelAdvisor bestehende verarbeitet werden sollen. Bei der vierten Option wird ebenfalls die gesamte Datei verarbeitet. Jedoch wird bei Artikeln, die im ChannelAdvisor-Bestand vorhanden sind, jedoch in der Datei fehlen, die Menge auf 0 gesetzt. Markieren Sie die für Sie passende Option. Wählen Sie dann eine Vorlage, z.b. die gerade von Ihnen erstellte. Hier im Dropdown-Menü sehen Sie alle verfügbaren Vorlagen. Einige von Ihnen verwalten Ihren Bestand extern womöglich in verschiedenen eigenen Formaten. Die Kopfzeilen mit den Spaltenbezeichnungen variieren dann vermutlich von Datei zu Datei. In diesem Fall ist es sinnvoll, mehrere Vorlagen zu erstellen. Sie können dann hier die passende Vorlage für den Import wählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um die Verarbeitung Ihrer Produktdatei zu beginnen. Es erscheint dann folgende Nachricht, in der Sie sehen, ob der Import erfolgreich gestartet ist oder Fehler aufgetreten sind. Um den Status des Imports zu prüfen, klicken Sie auf den Link Ansicht Import-/Exportstatus hier oder gehen zu Bestand > Produkte > Import- /Exportstatus. Sie sehen hier in der Spalte Status, ob der Import geklappt hat. Falls nicht, erhalten Sie nach einem Klick auf diesen Link genauere Informationen zur Ursache und können das Problem dann beheben

6 Sie kennen nun alle Grundlagen für den Import einer benutzerdefinierten Bestandsdatei. Weitere Informationen finden Sie in unserer Hilfedokumentation