Die elektronische Rechnung in der Umsatzsteuer Chancen und Risiken

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1 Die elektronische Rechnung in der Umsatzsteuer Chancen und Risiken AWB Business Breakfast München, Dipl. Finanzwirt (FH) Dr. Carsten Höink Rechtsanwalt / Steuerberater

2 Rechnungsanforderungen, 14, 14a UStG Die elektronische Rechnung: 14 UStG: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird Firma A (Lieferant) Firma B (Kunde) Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

3 Grundsätzliches zur Neuerung seit dem 1. Juli 2011 bestehen bleibt: EDI-Verfahren oder qualifizierte elektronische Signatur bleiben weiterhin anwendbar aber nicht mehr zwingend; Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet aktuell: auch andere Formen der elektronischen Rechnungsstellung Eingang: innerbetriebliches Kontrollverfahren Ausgang: Zustimmung des Rechnungsempfängers Beispiele: (ggf. mit einem für das menschliche Auge lesbaren Dateianhang), E-Post, Web-Download; Word-datei als Anhang, pdf-datei als Anhang Bei der Wahl anderer elektronischer Übermittlungsmethoden müssen Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zu Grunde liegender Leistung schaffen, gewährleistet werden Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

4 Umsatzsteuerliche Grundlagen 14 Abs. 1 und Abs. 3 UStG elektronische Rechnung Verwaltungsansicht zur Umsetzung: BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (IV D 2 S 7287-a/09/10004); jetzt Abschn UStAE. Elektronische Archivierungsgrundsätze bleiben bestehen Umsatzsteuerliche Archivierungsgrundsätze des 14b UStG (10 Jahre) AO-rechtliche Archivierungsaspekte (vgl. v.a. 146, 147 AO) Aufbau und Ablauf des Verfahrens zur Rechnungsermittlung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Prüfung der Rechnungen gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Achtung: Bitte beachten Sie, dass im Rahmen der Neufassung die Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung auf elektronische Buchhaltungsdaten im Rahmen von Umsatzsteuer-Nachschauen erweitert wurde ( 27b UStG). Gilt auch, wenn die elektronische Rechnung nicht angewandt wird. Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

5 Definition des innerbetrieblichen Kontrollverfahren durch die Finanzverw. Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung selber bestimmt und einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht (Abschn Abs. 5 und Abs. 6 UStAE). Zu prüfen ist insbesondere Substanz Zahlungsanspruch Rechnungsaussteller Qualität Quantität Kontodaten Anschrift Ist der Rechnungseingang erfasst? Ist der Leistende bekannt / im System hinterlegt? Ist der Waren-/Dienstleistungseingang erfolgt (Abgleich mit Materialwirtschaft/Einkauf)? Liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor? Erfolgte der Leistungsbezug für das Unternehmen? Ist gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer enthalten? Ist die Rechnung rechnerisch korrekt? Stimmen die Rechnungsangaben (USt-IdNr, Firmierung, Bankverbindung, etc.) mit den Kundenstammdaten / der Kreditorenbuchhaltung überein? Stimmt die Rechnung mit dem Auftrag / Lieferschein / Beleg der Materialwirtschaft? Buchhaltungsvermerke möglich? Zahlungsfreigabe? Kontierung und Verbuchung der Rechnung? jeglicher Prüfpfad ist möglich es muss kein technisches oder IT-gestütztes Verfahren sein (insbesondere bei kleinen Unternehmen) aber deutliche Vereinfachung bei IT-gestützten Prüfpfad Entscheidend ist der verlässliche Prüfpfad, anhand dessen ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann (z.b. auch im manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein bestehen) Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

6 Praktische Umsetzung Vereinfachung ist insbesondere im Rechnungsausgang erkennbar Holen Sie sich die (zumindest konkludente) Zustimmung des Rechnungsempfängers (z.b. in AGB) Eine fehlende elektronische Archivierung ist zwar nur eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG? Jedoch trägt der Unternehmer die objektive Feststellungslast (S. 4 Abs. 1 S. 1) für den Vorsteuerabzug Hinweis: Auch ein Ausdruck einer elektronischen Rechnung und dessen erneutes Einscannen entspricht nicht der Archivierung einer originären elektronischen Rechnung Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht (BMF-Schreiben S. 3 Abs. 2 S. 4) Dokumentieren Sie schriftlich in einer Verfahrensanweisung, dann können Sie der Betriebsprüfung immer die Dokumentation vorlegen Lassen Sie die IT eine automatisierte Dokumentation vornehmen Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

7 Praktische Umsetzung Lesbarkeit als im Gesetz kodifizierte Voraussetzung einer Rechnung gemäß 14 UStG Die ursprünglichen Verfahren (EDI und Signatur) sollen als stets sicher gelten, gemäß 14 Abs. 3 UStG jedoch nur im Bezug auf die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes Gemäß Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE ist die Lesbarkeit bei einer EDI-Nachricht jedoch erst nach Konvertierung gegeben Muss die Lesbarkeit dokumentiert werden (z.b. PDF-Datei) und zu welchem Zeitpunkt (ggf. bereits zum Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges)? Heilung bewährter Verfahren durch innerbetriebliches Kontrollverfahren möglich Sofern es bei einem EDI-Verfahren z.b. an der schriftlichen Vereinbarung mangelt, kann durch das innerbetriebliche Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes alternativ sichergestellt werden Empfang eines Faxes auf ein Standardfaxgerät immer als Papierrechnung zu werten? Da man nicht erkennen kann, welches Faxgerät der Versender verwendet, war es in der Vergangenheit schwierig, von einer Papierrechnung auszugehen, da diese nur bei einer Übermittlung von Standardfax zu Standardfax anzunehmen war Ergänzt wurde in Abschnitt 14.4 Abs. 2 S. 3 UStAE, dass die Übermittlung Computer- Telefax/Fax-Server an Standardfax als Papierrechnung gilt Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

8 Praktische Umsetzung Mehrfachversandt / verteiler: Das Risiko einer zusätzlichen Steuerschuld gemäß 14c UStG?! Nach der früheren Regelung des Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE schuldete der Unternehmer bei mehreren Rechnungen für eine Leistung pro Rechnung die Steuer, obwohl der Empfänger nur einmal den Vorsteuerabzug geltend machen konnte. Dies tritt gemäß der Neufassung nicht mehr ein, wenn» die Rechnung als Kopie oder Duplikat gekennzeichnet ist (Empfehlung)» oder es sich um inhaltlich identische (s. 14 Abs. 4 UStG) Mehrstücke der Rechnung handelt. Offen bleibt, was genau ein Mehrstück ist Eine weiterhin verschickte Sammelrechnung für EDI-Datensätze ist wohl kein Mehrstück Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

9 Praktische Umsetzung und Fallbeispiele aus dem BMF-Schreiben (5) Umkehr der Durchführungspflicht des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens auf den Leistenden gemäß Abschnitt 14.4 Abs. 10 S. 2 UStAE im Gutschriftverfahren Leistender Leistungsempfänger Verpflichtung zum internen Kontrollverfahren 14.4 Abs. 10 S. 2 UStAE Das Widerspruchsrecht des Leistenden gemäß 14 Abs. 2 S. 3 UStG implizierte bereits in der Vergangenheit eine Prüfpflicht beim Leistenden Im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung soll nun das Kontrollverfahren durch den Leistenden durchgeführt werden Wie verpflichtet der Gutschriftersteller, der zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, seinen Geschäftspartner in der Praxis dazu und wie kann er es sicherstellen? Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

10 Risiko / Chancenabwägung bei der Umsetzung Chancen Kosteneinsparung Papierfreies Arbeiten Sicherheit der Abläufe / Fehlervermeidung Umweltschutz innerbetriebliche technische Abläufe richtig einrichten Auswahl des richtigen IT-Anbieters Akzeptanz beim Geschäftspartner Risiken Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

11 Wir helfen Ihnen gern weiter! weiterführende Informationen Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

12 Hinweis Besuchen Sie uns auch im Internet: Hinweis Beachten Sie bitte, dass die in dieser Präsentation enthaltenen Informationen allgemeiner Natur sind und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. Wir empfehlen daher, die in dieser Präsentation enthaltenen Informationen nicht zur Grundlage von Entscheidungen zu machen, ohne zuvor fachkundigen Rat eingeholt zu haben. Dieses Seminar kann daher keine individuelle Beratung ersetzen. Daher übernehmen wir trotz sorgfältiger und gewissenhafter Bearbeitung keine Haftung für den Inhalt unserer Präsentation. Die Wiedergabe, Vervielfältigung und/oder Weitergabe der Präsentationsinhalte ist nur mit vorheriger Zustimmung der AWB Steuerberatungsgesellschaft mbh gestattet. Dr. Höink I AWB Business Breakfast I elektronische Rechnung I München I

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Noch Fragen? Wir informieren Sie gerne weiter: AWB Steuerberatungsgesellschaft mbh AWB Wolffgang & Harksen Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Königsstraße 46 I D Münster Tel: Fax: Mail: info@awb-international.de Web: