Richtlinien für den Vertrieb kollektiver Kapitalanlagen. Checkliste zu interner Weisung
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1 Richtlinien für den Vertrieb Checkliste zu interner Weisung 27. November 2008 SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
2 I Grundlagen, Einleitung Gemäss Abschnitt II B der Richtlinien für den Vertrieb der SFA vom 29. Mai 2008 haben Fondsleitungen, SICAV, SICAF und Vertreter ausländischer (im folgenden Anbieter genannt) die Politik und Grundsätze bezüglich Auswahl und laufender Betreuung/Überwachung der Vertriebsträger in einer internen Weisung festzuhalten. Diese Checkliste ist ein unverbindliches Hilfsmittel, das den Anbietern die Erstellung der internen Weisung erleichtern soll. Sie weist auf wichtige Belange hin, die in der Weisung oder anderen internen Unterlagen zu regeln sind. Der Umfang und die Gewichtung einzelner Bestimmungen richten sich nach individuellen Bedürfnissen; gegebenenfalls sind fondsspezifische Eigenheiten zu berücksichtigen. II Anleitung zum Gebrauch der Checkliste Allgemeines Die Checkliste ist in Tabellenform dargestellt. In der linken Spalte sind die zu regelnden Bereiche aufgeführt. Die mittlere und rechte Spalte enthalten Hinweise auf relevante Grundlagen bzw. Anleitungen zur Abfassung der Weisung. Texte und Stichworte in fetter Schrift Zu den in fetter Schrift hervorgehobenen Bereichen hat der Verwaltungsrat klare Vorgaben festzulegen oder die Entscheidungs- bzw. Durchführungskompetenzen zu regeln. Texte und Stichworte in Kursivschrift Die in kursiver Schrift vorgeschlagenen Regelungen gehen über die in den Richtlinien für den Vertrieb stipulierten Anforderungen an die interne Weisung hinaus. Im Sinne einer ganzheitlichen Beschreibung der betreffenden Funktionen empfehlen wir, diese abschliessend in der Weisung oder in einem anderen Dokument zu regeln. SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
3 Texte und Stichworte in Klammern Bei den Texten und Stichworten in Klammern ( ) handelt es sich um Beispiele. SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
4 Checkliste - Richtlinien für den Vertrieb Grundlagen KAG und Verordnungen Richtlinien für den Vertrieb der SFA Eigene Vertriebspolitik Regelungen Bemerkungen Auswahl von Vertriebsträgern 1. Vertriebskanäle und Vertriebsträger Anvisierte Vertriebskanäle und Vertriebsträger (Banken, Versicherungen, Vermögensverwalter, Direktvertrieb) Zulässigkeit der Ernennung von Untervertriebsträgern durch Vertriebsträger 2. Kriterien für die Auswahl von Vertriebsträgern Wichtige Auswahlkritierien (Organisation, Umfang und Inhalt der Information und Beratung, administrative Abläufe) Ziff. 3 RL Vertrieb Individuelle Gewichtung der Kriterien je nach Geschäftsmodell (Beratung, Direktvertrieb) SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
5 3. Politik gegenüber Intermediären ohne vertragliche Bindung Form der Zusammenarbeit Art von Vereinbarungen (Beschränkung auf eine Kommissions-Vereinbarung) Mehrwertsteuerliche beachten Konsequenzen 4. Marktauftritt der Vertriebsträger Qualitative Standards; generell und im Zusammenhang mit kollektiven Medien Abstimmung mit eigenem Marktauftritt (auch im negativen Sinn erwähnen, d.h. wenn Vertriebsträger den Marktauftritt nicht abstimmen müssen) Abschn. C Verhaltensregeln Standards bezüglich Tonalität, Inhalt, Form 5. Preis- und Vergütungspolitk System für Vertriebentschädigungen Ziff. 21 Verhaltensregeln Mehrwertsteuerliche beachten Bestimmungen Organisation 6. Beteiligte Stellen und Partner Übersicht über wichtigste Partner und Kontaktpersonen wie: Depotbank Ausländische Fondsleitung bzw. Fondsgesellschaft Weitere Wichtigste Angaben und Kontaktpersonen für jeden Partner SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
6 7. Ablauforganisation Organisatorische Eingliederung der Vertriebsorganisation Zuständigkeit für die Akquisition von Vertriebsträgern Kompetenzen und Zuständigkeit für den Abschluss von Vertriebsverträgen und die Zusammenarbeit mit Vertriebsträgern Abschluss von Vertriebsverträgen 8. Von Vertriebsträgern einzureichende Unterlagen Bei von der Bewilligungspflicht befreiten Vertriebsträgern (Art. 19 Abs. 4 KAG): Aktueller Nachweis, dass Vertriebsträger von Bewilligungspflicht gemäss Art. 19 Abs. 4 KAG befreit ist Bei bewilligungspflichtigen Vertriebsträgern (Art. 19 Abs. 1 KAG): Bewilligung EBK Angaben zur Organisation Angaben zur mit der Prüfung beauftragten Person 9. Vertragsabschluss Zu verwendende Formulare (z.b. Mustervertriebsvertrag und dessen integrale Bestandteile) Ablage und Bewirtschaftung der Dokumente Ziff. 5 und 6 RL Vertrieb SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
7 10. Dokumentation der Vertriebsträger Initialdokumentation für Vertriebsträger (Formulare, Marketingunterlagen, Verzeichnisse mit Kontaktpersonen, Weisung betr. Abwicklung ) Ziff. 7 RL Vertrieb Zusammenarbeit mit Vertriebsträgern 11. Betreuung der Vertriebsträger (bei Bedarf) Prinzipien für die Betreuung der Vertriebsträger Art und Umfang der Betreuung (Auskunftsbereitschaft, besondere Anlässe, Schulung bei der Einführung neuer Produkte) Aktualisierung der an Vertriebsträger abgegebenen Dokumentation Dossierführung Ziff. 7 RL Vertrieb 12. Auswertung der Prüfberichte Eingangskontrollen, interne Zirkulation, Ablage Terminliche Vorgaben 13. Verhalten bei Veränderungen in der Geschäftsstruktur und ungewöhnlichem Geschäftsverhalten von Vertriebsträgern Verhaltensmassnahmen Internes Meldewesen (was, wer, wem) Entscheidungskompetenzen bezüglich der gegenüber Vertriebsträgern zu treffenden Massnahmen Ziff. 9 RL Vertrieb Ziff. 8 RL Vertrieb Anhaltspunkte für ein ungewöhnliches Geschäftsverhalten könnten sein: - rasche Folge von Käufen und Rückgaben von Anteilen - häufige Storni von Aufträgen - häufige Personalwechsel SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
8 14. Massnahmen zur Feststellung von wesentlichen Veränderungen und eines ungewöhnlichen Geschäftsverhaltens Auswertung von EBK-Verzeichnissen (Liste der bewilligten Vertriebsträger) Auswertung von Unterlagen des Vertriebsträgers (Gesprächsnotizen, Werbematerialien) Internes Meldewesen zwischen involvierten Stellen Ziff. 8 RL Vertrieb Betroffene Stellen im Hinblick auf die Erkennung von Veränderungen in der Geschäftsstruktur oder ungewöhnlichem Geschäftsverhalten sensibilisieren SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
9 INHALTSVERZEICHNIS Richtlinien für den Vertrieb - Checkliste zu interner Weisung...1 I Grundlagen, Einleitung...2 II Anleitung zum Gebrauch der Checkliste...2 Allgemeines...2 Texte und Stichworte in fetter Schrift...2 Texte und Stichworte in Kursivschrift...2 Texte und Stichworte in Klammern...3 Checkliste - Richtlinien für den Vertrieb...4 Grundlagen...4 Auswahl von Vertriebsträgern Vertriebskanäle und Vertriebsträger Kriterien für die Auswahl von Vertriebsträgern Politik gegenüber Intermediären ohne vertragliche Bindung Marktauftritt der Vertriebsträger Preis- und Vergütungspolitk...5 Organisation Beteiligte Stellen und Partner Ablauforganisation...6 Abschluss von Vertriebsverträgen Von Vertriebsträgern einzureichende Unterlagen Vertragsabschluss Dokumentation der Vertriebsträger...7 Zusammenarbeit mit Vertriebsträgern Betreuung der Vertriebsträger (bei Bedarf) Auswertung der Prüfberichte Verhalten bei Veränderungen in der Geschäftsstruktur und ungewöhnlichem Geschäftsverhalten von Vertriebsträgern Massnahmen zur Feststellung von wesentlichen Veränderungen und eines ungewöhnlichen Geschäftsverhaltens...8 SFA RL FV_Checkliste_d_ /9
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