Export des MS Outlook-Adressbuches und Import in das Adressverzeichnis der TOSHIBA e-bridge-modelle

Transkript

1 Export des MS Outlook-Adressbuches und Import in das Adressverzeichnis der TOSHIBA e-bridge-modelle Schritt 1: Export der Adressen aus Outlook Die folgende Anleitung beschreibt den Export von Adressdaten aus MS Outlook (Outlook2002) in ein Format, das in das Adressverzeichnis nachfolgender TOSHIBA-Multifunktionsgeräte importiert werden kann: e-studio230 e-studio280 e-studio350 e-studio450 e-studio3511 e-studio4511 Öffnen Sie das gewünschte Adressbuch in Outlook über Datei Öffnen Outlook Datendatei (wenn es nicht nach dem Start von Outlook bereits automatisch geöffnet wurde). Die Darstellung der Kontakte kann je nach den gewählten Ansichtsoptionen in Outlook von dem nachfolgenden Bild abweichen. Gehen Sie zu Datei Importieren/Exportieren und wählen Sie Exportieren in eine Datei - Weiter. ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 1 von 7

2 Wählen Sie Kommagetrennte Werte (Windows) - Weiter. Wählen Sie den Ordner, den Sie exportieren wollen - Weiter Geben Sie den Speicherort für die csv-datei ein - Weiter ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 2 von 7

3 Klicken Sie auf Felder zuordnen Klicken Sie auf Zuordnung löschen. ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 3 von 7

4 Bringen Sie die folgenden Werte in die rechte Spalte (Wert in der linken Spalte anklicken und mit gedrückter Maustaste in die rechte Spalte ziehen, zum Anzeigen aller Werte in der linken Spalte auf die Pluszeichen klicken). Vorname Nachname -Adresse Fax geschäftlich (oder ein anderes Faxnummernfeld) Firma Abteilung Klicken Sie auf O K Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Export abzuschließen. ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 4 von 7

5 Schritt 2: Exportierte Datei konvertieren Falls Sie über das Tool csv-konvertierung (csvcheck.mde) verfügen, können Sie Schritt 2 überspringen, da Ihnen damit die folgenden Schritte damit abgenommen werden. Hinweise zur Verwendung von csv-konvertierung finden Sie in der beigefügten Datei readme.txt Öffnen Sie die exportierte csv-datei mit einem Texteditor (Notepad). Verwenden Sie nicht MS Word oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm, weil dieses der Datei Textformatierungen hinzufügt, die hier nicht gewünscht sind. Korrigieren Sie die Datei nach folgenden Kriterien: Ersetzen Sie die erste Zeile durch diese Zeichenfolge: "First Name","Last Name"," Address","Tel Number","Company","Department" Alle Zeilen müssen 6 Felder enthalten, in Anführungszeichen gesetzt und durch Kommas getrennt, z.b.: "Vorname1","Nachname1","vertrieb.stuttgart@toshibatec-tgis.com"," ","TOSHIBA GERMANY IMAGING SYSTEMS","Niederlassung Süd-West" Wenn eine der Zeilen weder Vor- noch Nachnamen enthält, wird die komplette Datei beim Import ignoriert. Wenn eine Zeile weder -Adresse noch Faxnummer enthält, wird die Zeile übersprungen. Das Feld Tel Number darf keine Leer- oder sonstige Sonderzeichen enthalten. Nicht benötigte Felder können frei bleiben, aber die Anführungszeichen müssen gesetzt werden. Empfehlung: Drucken Sie die csv-datei aus, damit Sie sie auf Fehler überprüfen können. ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 5 von 7

6 Speichern Sie die konvertierte Datei ANSI-codiert. Schritt 3: csv-datei in eine e-studio importieren Wenn Sie die csv-datei erstellt haben, können Sie diese mit TopAccess in die e-studio importieren: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und geben Sie die IP-Adresse der Maschine ein. Klicken Sie auf Administration und geben Sie das Passwort ein (Voreinstellung: ) Gehen Sie zu Wartung - Importieren Achtung: Beim Import werden die Adressen immer zu den bereits im Adressbuch vorhandenen Adressen hinzugefügt. Wenn Sie vor dem Import das Adressbuch löschen möchten, so benötigen Sie eine Sicherungsdatei einem leeren Adressbuch. Erstellen Sie, wenn das Adressbuch noch leer ist, eine Sicherung: TopAccess Administration Wartung Sichern. Klicken Sie auf Neue Datei erstellen. Wenn die Meldung erscheint: Sicherungs- oder Wiederherstellungsvorgang läuft, warten Sie einige Sekunden (je nach Größe des Adressbuches) und klicken Sie dann auf das Symbol Aktualisieren ihres Browsers. Wählen Sie wieder Sichern und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den nun angezeigten Dateinamen. Wählen Sie Ziel speichern unter und wählen Sie einen Speicherort. Die mitgelieferte Datei BACKUP_ADDR_leer.tbf enthält bereits eine leere Sicherungsdatei. Zum Löschen des Adressbestandes stellen Sie das Adressverzeichnis aus der leeren Sicherungsdatei wieder her: TopAccess Administration Wartung Wiederherstellen. Klicken Sie auf Durchsuchen und ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 6 von 7

7 wählen Sie die Sicherungsdatei aus. Klicken Sie auf Heraufladen. Setzen Sie das Häkchen bei Adressbuch und klicken Sie auf Wiederherstellen. Gehen Sie auf Adressbuch Durchsuchen, wählen Sie die csv-datei aus und klicken Sie auf Importieren. Gehen Sie zu dem Register Registrierung und klicken Sie auf Adressbuch, um zu überprüfen, ob die Adressen korrekt importiert wurden. ImportOutlookAddressBookinMFP.doc Seite 7 von 7