Zeitmanagement mit MS Outlook

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1 Zeitmanagement mit MS Outlook Veranstaltungsnummer: 2012 Q166 DF Termin: Zielgruppe: Ort: Personen, die sich Wissen und geeignete Arbeitsmethoden aneignen möchten, um mit Hilfe von Outlook ihre Aufgaben der Bürokommunikation und Selbstorganisation effizient zu lösen dbb forum Siebengebirge Königswinter-Thomasberg An der Herrenwiese Königswinter 02244/882-0 Seminarleiterin/Dozentin: Pia di Lauro Stand: Ersteller: df

2 LERNZIELE Die Teilnehmer sollen im Umgang mit Outlook sensibilisiert werden für Aspekte des Zeitmanagements; ihre bisherigen Kenntnisse zu Outlook erweitern speziell zu Verfahren, Methoden und Techniken, die Zeiteinsparungen ermöglichen; Organisationsstrukturen in Outlook abbilden und für effizientes Arbeiten nutzen können; die Flut eingehender s beherrschen und geeignet bearbeiten können; lernen, ihre Aufgaben- und Terminplanung mit Outlook übersichtlich, nachvollziehbar und effizient zu gestalten; dienstliche Kontakte gut strukturiert und zeitsparend verwalten und für die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten ( s, Serientexte, Adressverwaltung, ) nutzen können; mit Hilfe von Outlook zum perfekten Kommunikationspartner für Verwaltungen, Bürgerinnen und Bürger werden; ihre gesamte Arbeitsorganisation auch durch Teambezug effizient gestalten. ausgedruckt am: Bearb.: VF Seite 2 von 5

3 PROGRAMMABLAUF (Änderungen vorbehalten) 1. TAG Uhr Begrüßung Vorstellung, Erwartungen, Ablauf Outlook der Personal Information Manager (PIM) Funktionsumfang von Outlook Termine planen und Erinnerungen festlegen, Aufgaben festhalten, Notizen machen, Adressen und Kontakte organisieren, s versenden, empfangen und verwalten, mit anderen Personen im Team arbeiten, mit dem Journal Aktivitäten protokollieren Outlook und Exchange Server Outlook starten und sofort zurechtfinden Bedienoberfläche, empfehlenswerte Einstellungen, zeitsparende Bedientechniken Navigation, Suchfunktion, Ansichten, Formulare, Outlook Objekte anlegen, verwalten, kategorisieren (z. B. am Beispiel von Notizen) Methode: Demonstration und praktische Übungen Wie und wo entsteht Zeitnot eine Bestandsaufnahme Zeitfresser identifizieren und beseitigen Probleme mit der elektronischen Post AHA-Prinzip für eingehende s zeitsparender Umgang mit s In 11 Schritten zum perfekten Kommunikationspartner Empfängerorientierung, Abwesenheits- , wann und wie reagieren, korrekte Anrede, Wichtiges im Betreff, kurz und konkret formulieren, regelkonform schreiben, passende Grußformel, Signatur, das richtige Format, richtiger Umgang mit -Anhängen Methode: Demonstration und praktische Übungen ausgedruckt am: Bearb.: VF Seite 3 von 5

4 2. TAG Uhr Prioritäten setzen und Zeitfallen entkommen Das Eisenhower Prinzip und die Prioritätensetzung in Outlook übersichtliche Ordnerstruktur schaffen und nutzen zur Bearbeitung anstehende s kennzeichnen, mit Suchordner und Nachverfolgung schnell zum Ziel, 80/20-Regel (Pareto-Prinzip) Prioritäten mit der $-Methode setzen und Aufgaben-Listen in geeigneter Ansicht überwachen Aufgaben delegieren und kontrollieren Aufgaben und Termine schnell definieren ausgehend von empfangenen s Outlook optimal als Zeit-Planungsinstrument nutzen Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen Unerledigtes als Aufgaben anlegen Zeit sparen durch Kategorien und nach Kategorien filtern Effektive Tagesplanung in Outlook (ALPEN-Methode) Nutzen von Tagescheck und Zeitprotokollen, Hinweis auf das Outlook-Journal Sinnvolle Einteilung der Arbeitszeit Arbeitsplanung, Vorbereitung und Durchführung per Outlook-Kalender Vorteile des Outlook-Kalenders Umgehen mit Terminen, Serienterminen und Ereignissen Terminlisten erstellen nach Kategorien, Ort, Kontakt, Effizientes Anlegen, Pflegen und Nutzen von Kontakten Kontakte schnell anlegen aus empfangenen s, schnelles Anlegen für mehrere Personen einer Institution Verteilerlisten erstellen und nutzen Methode: Vortrag, Demonstration und praktische Übungen ausgedruckt am: Bearb.: VF Seite 4 von 5

5 3. TAG Uhr Weiteres zum zeitsparenden Umgang mit s Outlook zeitsparend einrichten richtig formulieren hat oberste Priorität Probleme der Verwendung von Abkürzungen und Emoticons zeitsparende Automatismen mit Regelassistenten erzeugen mit Serien- s Zeit sparen dem Chaos vorbeugen: s archivieren und wiederherstellen s schnell finden, Suchordner nutzen Tipps und Tricks: Shortcuts nutzen, Outlook-Vorlagen kreieren und zeitsparend nutzen, Arbeiten im Team Stellvertretungen Gruppentermine Umfragen mit Abstimmungsschaltflächen Besprechungen zeitsparend managen Tipps für optimale Besprechungen Besprechungsanfragen planen, versenden, beantworten und auswerten mit Wiedervorlagen arbeiten Methode: Vortrag, Demonstration und praktische Übungen Auswertung des Seminars Pausenzeiten Uhr Kaffeepause Uhr Mittagspause Uhr Kaffeepause Die dbb akademie behält sich das Recht des Dozentenaustausches, Terminverschiebungen sowie Aktualisierung der Inhalte vor. ausgedruckt am: Bearb.: VF Seite 5 von 5