Datenarchivierung per DMS. (Effiziente Geschäftsprozesse)

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1 M:\Kunden IK... Datenarchivierung per DMS (Effiziente Geschäftsprozesse) Konsortium:

2 Wolfram Schlüter BMSR-Technik gelernt (1972: PCK Schwedt) Elektronische BE studiert (1982: TU Chemnitz) Vor/nach dem Studium (1980/1987: SDAG Wismut) Eigene EDV-Firma In Chemnitz mit 4 Mitarbeitern Beratung / Einrichtung / Betreuung von DokumentenManagementSysteme ERP-Systeme Netzwerk-Betreuung ComData GmbH seit 2006 Systemhaus Schlüter

3 Kostenblöcke im Unternehmen Material / Betriebsmittel Umsatzsvoraussetzungen Personal Produktion, Verwaltung, Vertrieb, Planung, Abwicklung, Marketing Einsatz neuer Technologien in Branche Einsatz neuer Technologien in der EDV/Kommunikation

4 Kosteneffizienz und Qualität verbessern 1. Personal und Material sind der größte Kostenblock. 2. Optimierte Büroarbeit ist qualitativ hochwertiger. 3. Schnellere Ergebnisse und zufriedenere Kunden. Mitarbeiter könnten ca. 10% effizienter arbeiten. Wissend handeln und alles im direkten Zugriff. Mehr Service durch transparentere Abläufe.

5 Warum Dokumente digital verwalten? Stetig mehr Dokumente Schnellere Abwicklung Eindämmung individueller Organisation Kontrolle behalten und Risiken minimieren Mehr Dokumente, mehr Medien, mehr Technik Schnelles Finden statt lange suchen Unklare Abläufe sind gefährlich Wissen welcher Vorgang wo steht, jetzt immer.

6 Beispielablauf: Rechnungsprüfung manueller Ablauf 1. Posteingang: Öffnen, sichten, Kopie erstellen und verteilen 2. Fachabteilung: sachlich prüfen, ändern, kontieren, Weitergabe 3. 4 Augen Prinzip: kfm. Freigabe Weitergabe 4. Original zur Buchhaltung Rechnungsbuch Nachfassen fehlende Belege Nachfassen bei Fristüberschreitungen Rücklauf zu Originale sortieren Buchung Zahlung veranlassen, Ablage

7 DMS verändert Abläufe Vereinfachung Verfügbarkeit von Ergebnissen Zentrale Struktur Unabhängigkeit Tempo! Weniger manuelle Tätigkeiten Transparenz durch sofortige Information Einfache Steuerung Egal wo, egal wann Weniger Verwaltung, mehr Umsatz.

8 Beispiel Eingangsrechnung topfact Ablauf 1. Posteingang: Öffnen, sichten Barcode, Scannen 2. Fachabteilung: sachlich prüfen, ändern, kontieren 3. EK / Kfm. Ltg.: kfm. Freigabe 4. BH: Nachfassen bei Fristüberschreitungen 5. BH: Vorbereiten Buchung, Übergabe Fibu 6. BH: Zahlung veranlassen

9 Vergleich 21 vs. 10 Tätigkeiten Reduzierung manueller Arbeit Eine Informationsquelle Konzentration aufs Wesentliche

10 Vorteile Vereinfachte Scannung im Stapel. Automatische Zuordnung zum Projekt und Kunden. Fehlerfreie Abarbeitung Kontrolle, welche Lieferscheine fehlen Schnelle Abwicklung

11 Grundlage: Dokumentenpool Ablage Posteingang / Papier DMS Datenbank / Fax Druckdaten (ERP) Dateien

12 Dokumentenpool auf zentrale Plattform Steuert die Belegverwaltung (Papier, Datei, ) Beinhaltet Vorgangsinformationen De facto -zentrale Unternehmenssteuerung Schnelles Finden unterschiedlicher Dokumentarten zu einem Vorgang Prüfung, Quittierung und Weitergabe werden dokumentiert Kontrolle des Belegflusses und des Prozess-Managements

13 Belegverfügbarkeit Kommunikation MyWork WEB Client FiBu Anbindung (Verknüpfung) Posteingang / Papier / Fax Archiv Druckdaten (ERP) Dokumentplattform Dateien

14 Aufbau System Benutzer Datenbank Projekt Beleg Datum 123 Rechnung Rechnung Liefersche Dokumentenpool DATEN BANK Login Funktionen Speicherorte 123 Rechnung Rechnung Korrespon Rechnung Rechnung Projektver Rechnung

15 Anwendungsbeispiel: Lieferschein Ablauf heute: Erstellung als Druckdokument Unterzeichnung durch den Kunden Rücklieferung und Scannung Zuordnung zum Projekt

16 Lieferschein Sun Garant DMS Ablauf: Verknüpfung Vorgangsdaten mit DMS Barcode Unterzeichnung durch den Kunden Scannung und automatische Zuordnung zum Projekt

17 Unternehmenseffekte Verbesserte Zusammenarbeit Kostenreduzierung Langfristige Archivierung Integration von Systemen und Prozessen Streuung Wissen, Abbau Risiken Ablaufkosten, Raum-, Material-, Kopie-, und Transportkosten Belege Unterschiedlicher Belegtypen Verknüpfung technischer Systeme mit operativen Leistungen

18 Nutzen Ein Dokumentenpool für alle Vorgänge Langfristige Archivierung verschiedener technischer Belegarten ( , Papier, Datei) Qualitätsmanagement, Vorgangskontrolle, Gesamtübersicht Gewährleistungsfristen, Aufbewahrungspflichten

19 Veränderung braucht Mut Wolfram Schlüter Systemhaus Schlüter Am Bahnsteig 2a Chemnitz