Heizkostenaufstellung online (HKA-Online) Bedienungsanleitung. Version 4.4

Transkript

1 Heizkostenaufstellung online (HKA-Online) Bedienungsanleitung

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Voraussetzung für HKA-Online Start der Anwendung Technische Voraussetzungen Registrierung Online Registrierung Kennwortvergabe Erste Anmeldung (erster Login) Weitere Anmeldungen (weitere Logins) Kennwort vergessen? Mehrmalige Falscheingabe des Kennwortes Kennwort ändern Benutzerführung Zeichen Hinweise in der Anwendung Eingabe unplausibler Werte Wie und wann Sie uns erreichen können Navigation Einstiegsseite Überblick über die Navigation Linke Navigationsleiste Navigation im Detail Dateneingabe HKA Eingabe (Eingabe der Heizkostenaufstellung) Änderung der Anschrift Eingabe der Brennstoffkosten Eingabe weiterer Betriebskosten Ausweisung 35a EStG (neu) Weitere Angaben Nutzerwechselgebühren (neu) Mitteilungen an uns (neu) Allgemeine Geschäftsbedingungen (optional) Einreichen Seite 2 von 42

3 5.2. Anlage zur HKA (Anlage zur Heizkostenaufstellung) Liegenschaftsdaten Nutzerdaten Änderbare Personenanzahl zum Abrechnungsbeginn Vorschau Einreichen Zwischenablesung Benutzerverwaltung Aktuelle Informationen: Kennwort ändern Benutzerdaten ändern Erweiterte Funktionen Liegenschaft aus der Anwendung HKA-Online abmelden (oder anmelden) Zusätzliche Benutzer verwalten Liegenschaftsübersicht Sonstiges Sonderinformationen Bedienungsanleitung Online Dienste Kontakt und Service-Hotline Seite 3 von 42

4 1. Allgemeine Voraussetzung für HKA-Online Die Voraussetzung für HKA-Online (Heizkostenaufstellung online) ist, dass die Erstabrechnung bereits einmal in Papierform eingereicht und abgerechnet wurde. 2. Start der Anwendung 2.1. Technische Voraussetzungen Folgende Browsertypen werden durch HKA-Online unterstützt: Informationen welche Browsertypen unterstützt werden, können Sie ebenfalls bei der Anmeldung für das HKA-Online Portal einsehen Registrierung Auf der BRUNATA-METRONA Homepage unter wählen Sie unter Online-Services Online-Portale aus. Über Online-Dienste München gelangen Sie auf die Übersicht aller BRUNATA Online-Dienste. Wählen Sie Heizkostenaufstellung online aus und Sie auf die Login-Seite. Seite 4 von 42

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6 2.2.1 Online Registrierung Mit nachfolgendem Link können Sie die Navigation über die Homepage abkürzen und direkt zur Anmeldung der HKA-Online gelangen: Die Anmelde-Seite für HKA-Online: Eine Registrierung ist möglich, auch wenn Sie noch nicht für unseren Online-Dienst HKA- Online angemeldet sind. Zur Registrierung klicken Sie bitte rechts oben im Fenster auf registrieren. Seite 6 von 42

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8 Bitte geben Sie Ihre Daten in alle rot umrandeten Feldern ein und klicken Sie zur Registrierung auf das Feld abschicken. Bitte halten Sie Ihre Kundennummer und eine Ihrer Liegenschaftsnummern bei BRUNATA-METRONA zur Eingabe bereit. Im Feld Name geben Sie bitte Ihren persönlichen Namen, nicht den Firmennamen, ein. Nach erfolgreicher Registrierung werden die ersten drei Stellen des Zugangspasswortes direkt per und die letzten drei Stellen des Zugangspasswortes ca. drei Tage später per Post an Ihre Kundenadresse versandt. Die Anmeldung muss einmal pro Kundennummer vorgenommen werden. Seite 8 von 42

9 2.2.2 Kennwortvergabe Registrierungs- Als ersten Teil der Kennwortvergabe erhalten Sie eine Registrierungs- . Diese von BRUNATA-METRONA enthält den ersten Teil Ihres Kennwortes für die Anmeldung in unserem Online-Dienst HKA-Online. Brief Den zweiten Teil Ihres Kennwortes erhalten sie per Brief von BRUNATA-METRONA, in dem beschrieben ist, wie Sie sich nun im Online-Dienst HKA-Online anmelden können. Seite 9 von 42

10 2.3. Erste Anmeldung (erster Login) Für die erste Anmeldung erreichen Sie die Login-Seite unter folgendem Link: Hier benötigen Sie Ihre Kundennummer und das zugesandte Zugangspasswort (Teil 1 aus der und Teil 2 aus dem Brief). Nach der Anmeldung werden Sie aufgefordert, dieses in ein persönliches Kennwort zu ändern. Nach Eingabe des persönlichen Kennwortes ist das Zugangspasswort nicht mehr gültig und kann nicht mehr verwendet werden. Bitte beantworten Sie die Sicherheitsfrage, sollten Sie Ihr Kennwort vergessen haben. Falls Sie Ihr Kennwort vergessen, können Sie über die Menüführung Kennwort vergessen und die Anmeldung durch Passwortfrage, Ihr Kennwort per anfordern. Das System Seite 10 von 42

11 stellt Ihnen die von Ihnen hinterlegte Frage und mit der richtigen Antwort geht Ihnen Ihr Kennwort umgehend per zu. Die Mitbenutzerkennung für den Hauptadministrator ist 01. Der Hauptadministrator hat die Möglichkeit, weitere Mitbenutzer selbst anzulegen und zu verwalten, siehe auch unter den Unterpunkt Zusätzliche Benutzer verwalten. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie direkt zur Einstiegsmaske Weitere Anmeldungen (weitere Logins) Anmeldung auf der Login-Seite über den Link: Bitte melden Sie sich mit Ihrem neu vergebenen Kennwort an Kennwort vergessen? Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie sich dennoch anmelden können, entweder mit der Anmeldung durch Passwortfrage oder Anmeldung durch . Mit den ersten Zugangsdaten kann man sich nur einmalig anmelden. Nach der Eingabe des ersten Zugangspasswortes werden Sie automatisch aufgefordert, dieses in ein persönliches Kennwort umzuwandeln. Haben Sie Ihr persönliches Kennwort vergessen, kann dies mit Hilfe der hinterlegten Kennwortfrage und Klick auf Kennwort vergessen per angefordert werden. Ist die Kennwortfrage ebenfalls nicht mehr bekannt, bitte mit Klick auf Kennwort vergessen, Anmeldung durch erneut die Anfrage auf Zugangsdaten ausführen. Aus Gründen unserer Datensicherheit erhalten Sie die angeforderten Seite 11 von 42

12 Zugangsdaten in zwei Teilen. Die ersten drei Stellen des Zugangspasswortes per und die letzten drei Stellen bereits auf der Anmeldeseite in roter Schrift Mehrmalige Falscheingabe des Kennwortes Sollten Sie Ihr Kennwort drei Mal oder häufiger falsch hintereinander eingegeben haben, so sperren wir aus Sicherheitsgründen Ihren Zugang. In diesem Fall bitten wir Sie, uns zu kontaktieren. Wir werden dann Ihren Zugang entsperren und Ihnen mitteilen, wie Sie sich wieder anmelden können Kennwort ändern Siehe unter den Untermenüpunkt Kennwort ändern. 3. Benutzerführung 3.1. Zeichen Info-Knopf Aktivitäts- Pop-Up Fehler-Pop- Up Untermenü offen Untermenü geschlossen Überall, wo Sie dieses Zeichen finden, erhalten Sie durch einen Maus-Klick mit der linken Maustaste zusätzliche Informationen. Diese Informationen können rechtlicher oder allgemeiner Art sein oder die Information liefern, welche Eingabe erforderlich ist. Sollte dieses Pop-Up z.b. nach der Speicherung Ihrer Eingaben erscheinen, lesen Sie sich die Inhalte bitte aufmerksam durch und nehmen Sie die beschriebenen Aktivitäten vor. Erscheint dieses Pop-Up, sind bei der Eingabe Fehler aufgetreten welche Sie beheben können. Bitte beachten Sie in diesem Fall die Informationen in dem Pop-Up Inhalt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, schließt sich das aufgeklappte Untermenü und die Untermenüpunkte verschwinden. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich das zugeklappte Untermenü, die Untermenüpunkte erscheinen und Seite 12 von 42

13 sind auswählbar Hinweise in der Anwendung In der gesamten Anwendung Heizkostenaufstellung online werden Sie Hinweise finden, die Sie bei der Eingabe der Daten unterstützen. Sei es eine Erklärung der rechtlichen Hintergründe, wie beispielsweise bei der Nutzerwechselgebühr oder der Hinweis auf eine Eingabe unplausibler Werte. Leicht passieren Zahlendreher oder eine Null wird zu viel angehängt und schon stimmt die Eingabe nicht. Sie werden von uns darauf aufmerksam gemacht. Der Info-Knopf hilft Ihnen zusätzlich bei der Eingabe der Daten in vielen Menüpunkten weiter und gibt Ihnen zusätzliche Informationen. Nutzen Sie den Info-Knopf so oft wie möglich Eingabe unplausibler Werte Bei der Eingabe unplausibler Werte erscheint ein Pop-up-Fenster mit entsprechendem Hinweis. Im nachfolgend abgebildeten Beispiel wurde in Zeile 1 eine Brennstofflieferung mit 50 Litern Öl für ,00 Euro eingegeben. Ein absolut unplausibler Wert. Sie bekommen daraufhin den entsprechenden Hinweis und die Möglichkeit, die Eingabe noch einmal zu prüfen oder wie eingegeben, freizugeben. Seite 13 von 42

14 3.2.2 Wie und wann Sie uns erreichen können Sollten Sie in der Anwendung HKA-Online Hilfe benötigen, erhalten Sie unsere aktuellen Kontaktdaten, indem Sie am oberen rechten Rand des Anwendungsfensters mit der linken Maustaste auf Kontakt klicken. Seite 14 von 42

15 4. Navigation 4.1. Einstiegsseite Ihr Posteingang. In diesem Fenster können Sie den Inhalt Ihrer ausgewählten Eingangspost lesen. Im Posteingang stellt Ihnen BRUNATA-METRONA per Informationen zur Verfügung. Post Speichern: Post löschen: Sie können die Post speichern, indem Sie auf das Disketten-Speicher- Symbol klicken. Sie können die Post, nachdem Sie diese gelesen haben, auch löschen. Dazu auf das Papierkorb-Symbol klicken. Seite 15 von 42

16 4.2. Überblick über die Navigation Nachfolgend erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Navigation in HKA-Online (linke Navigationsleiste in der Anwendung) und die darin enthaltenen Eingabemöglichkeiten Linke Navigationsleiste Zur Auswahl einer Ihrer Liegenschaften bei BRUNATA-METRONA haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Entweder Sie nutzen das Drop-Down-Menü, indem Sie rechts neben das Liegenschaftsauswahlfeld auf den kleinen Pfeil nach unten klicken und darüber eine der Liegenschaftsnummern auswählen, 2. oder Sie lassen sich alle Liegenschaften in einer Übersichtsmatrix darstellen und wählen darüber gezielt die entsprechende Liegenschaft. aus. In dieser Übersicht erscheinen die Abrechnungszeiträume. Über die Eingabe der Liegenschaftsnummer in die Liegenschaftsauswahl und den Abrechnungsbaum können Sie das Abrechnungsjahr für Ihre Eingaben gezielt auswählen, indem Sie auf das Plus-Zeichen klicken, öffnet sich der jeweilige Zeitraum. Der aktuelle Abrechnungszeitraum ist farblich hervorgehoben. Seite 16 von 42

17 Zudem finden Sie in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt Zwischenablesung. Weitere Menüpunkte erscheinen, wenn Sie auf Heizkostenaufstellung bearbeiten klicken. In der linken Navigationsleiste können nun auch die Menüpunkte HKA Eingabe und Anlage zur HKA durch Anklicken ausgewählt werden. Seite 17 von 42

18 4.2.2 Navigation im Detail Unter HKA Eingabe geben Sie alle Daten im Rahmen der Heizkostenaufstellung ein. Unter Anlage zur HKA sind alle nutzerbezogenen Eingaben zu tätigen. Wie z.b. die Eingabe eines Nutzerwechsels. Diesen können Sie sofort nach Ausbzw. Einzug online eingeben. So wird der Wechsel bei der Erstellung der Abrechnung berücksichtigt. Unter Zwischenablesung finden Sie das entsprechende Formular zu Ihrem Nutzerwechsel, in das Sie die Zwischenablesewerte eintragen und online an BRUNATA-METRONA senden können. Unter Benutzerverwaltung können Sie auf die Einstiegsseite zurückspringen, Ihr Kennwort oder Ihre Benutzerdaten ändern. Unter Erweiterte Funktionen können Sie beispielsweise zusätzlichen Personen die Nutzung der HKA-Online-Anwendung ermöglichen. Diesen sogenannten Mitbenutzern können Sie den Zugriff auf alle oder aber auch nur einzelne Liegenschaften gewähren. Sie können hier auch einzelne Liegenschaften aus der HKA-Online-Nutzung ausschließen oder in die Liegenschaftsübersicht (in Tabellenform) wechseln. Unter Sonstiges finden Sie Preisinformationen, weitere Sonderinformationen sowie eine Bedienungsanleitung zu dieser Anwendung. Unter Online Dienste können Sie nach einer kurzen und einmaligen Registrierung weitere Online Anwendungen von BRUNATA kennenlernen. Seite 18 von 42

19 5. Dateneingabe 5.1. HKA Eingabe (Eingabe der Heizkostenaufstellung) Änderung der Anschrift Sollte sich Ihre Anschrift ändern können Sie diese Änderung direkt in der jeweiligen Adresszeile vornehmen. Sie können uns gleichzeitig auch mitteilen, an welche Adresse die Abrechnung gesendet werden soll. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf das Feld Eingabe speichern klicken. Seite 19 von 42

20 Sollte sich der Hauseigentümers/Hausverwalter geändert haben, können Sie uns dies über eine entsprechende Kennzeichnung in der Checkbox mitteilen. Die Adresse des neuen Hauseigentümers/Hausverwalters können Sie, wie in der Popup- Meldung beschrieben, unter Mitteilung an uns vermerken. Tragen Sie die Adresse des neuen Hauseigentümers/Hausverwalters in dem Textfeld ein und speichern Sie Ihre Eingaben. Fahren Sie anschließend mit der Bearbeitung wie gewohnt fort. Seite 20 von 42

21 5.1.2 Eingabe der Brennstoffkosten Zur Eingabe der Brennstoffkosten steht Ihnen diese Maske zur Auch hier erklärt sich viel über den Klick auf den Info-Knopf. Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, den Brennstoffbestand zum Beginn der Abrechnungszeit (er wird von der letzten Heizkostenabrechnung übernommen und sollte nicht geändert werden), während und am Ende der Abrechnungszeit anzugeben. Bei lagerfähigen Brennstoffen ermittelt unser System den Betrag in EURO. Der Brennstoffverbrauch wird automatisch errechnet nachdem Sie die Eingabe über einen Klick auf das Feld Eingabe speichern gesichert haben. Bei lagerfähigen Brennstoffen können Sie auch den Betrag in EURO am Ende der Abrechnungszeit vorgeben. Sie müssen hierzu das Häkchen in der vorgegebenen Checkbox setzen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall keine Berechnung nach dem gesetzlich vorgeschriebenen FIFO-Prinzip erfolgt. Seite 21 von 42

22 Umstellung von Öl auf Gas Bei der Umstellung vom Brennstoff Öl auf den Brennstoff Gas werden die Brennstoffangaben wie folgt erfasst: Unter Heizkostenaufstellung bearbeiten, Rubrik Brennstoffkosten, tragen Sie unter dem Brennstoffbestand am Ende der Abrechnungszeit den Restölbestand vom Brennstoff Öl, der vor der Umstellung noch im Tank war, ein. Die Restölbewertung muss Ihrerseits ermittelt und eingetragen werden. Der Brennstoffverbrauch bis zur Umstellung von Brennstoff Öl auf Brennstoff Gas wird durch unsere EDV automatisch ermittelt Hinweis: Unter dem Feld Mitteilungen können Sie den Brennstoffverbrauch Gas und eine kurze Info, was mit der Restölmenge geschehen ist, hinterlegen. Bitte weisen Sie in diesem Feld gezielt auf die Umstellung von Brennstoff Öl auf den Brennstoff Gas hin. Seite 22 von 42

23 5.1.3 Eingabe weiterer Betriebskosten Auf dieser Eingabeseite haben Sie die Möglichkeit, Ihre weiteren Betriebskosten für die Heizungsanlage (z.b. Kaminfeger, Betriebsstrom und Brennerwartung) anzugeben. Bisher konnten Sie die Bezeichnung der Kostenart per Freitext eintragen. Im Feld Kostenart können zukünftig die zutreffenden Heizungsbetriebskosten ohne eine manuelle Eingabe bequem ausgewählt werden. Nach Auswahl der zutreffenden Kostenart wird automatisch die richtige Bezeichnung eingetragen. Die Bezeichnungen der Kostenarten sind vordefiniert und entsprechen den marktgängigen Branchenstandards. Im Rahmen der Umstellung kann es vorkommen, dass bei einer von Ihrer eingetragenen Bezeichnung die vordefinierte Kostenart ausgewählt wurde. Sie erkennen dies, wenn eine Seite 23 von 42

24 Bezeichnung bereits vorhanden ist, aber noch nicht der entsprechende Kostenschlüssel hinterlegt wurde. Wählen Sie hierzu aus dem Menü die entsprechende Kostenart mit dem dazugehörigen Schlüssel aus. Die ursprüngliche Bezeichnung wird durch den vordefinierten Text (Branchenstandard) überschrieben. Die Kostenarten sind vordefiniert und entsprechen den marktgängigen Branchenstandards. Nach Auswahl der zutreffenden Kostenart wird automatisch die richtige Bezeichnung eingetragen. Die Angaben für die Kostenarten Gerätemiete und Eichservice müssen nicht mehr durch Sie vorgenommen werden. Die Umlage wird zukünftig automatisch für Sie übernommen. Nach 7 und 8 Abs. 2 HKVO müssen Kosten, die nicht einheitlich entstanden sind, demjeweiligen Anteil für Raumheizung oder Warmwasserbereitung hinzugerechnet werden. Beispiel: Wasserkosten für die Warmwasseraufbereitung, Kosten für die Wartung der Enthärtungsanlage, Boilerentkalkung usw. werden explizit den Warmwasser- Aufbereitungskosten zugeschlagen. Bitte kreuzen Sie nur an, wenn die Kostenart ausschließlich dem Anteil für Warmwasser zugeordnet wird. Sie können die Werte einer Zeile löschen, in dem Sie auf das Papierkorbsymbol klicken. Die Werte werden nach der Bestätigung der Popup-Meldung gelöscht. Seite 24 von 42

25 5.1.4 Ausweisung 35a EStG (neu) Ist Ihre Maske leer, so haben Sie unter dem Untermenüpunkt Weitere Betriebskosten keine Rechnungen eingegeben. Bitte lesen Sie sich die Vorgehensweise des Info-Knopfs durch. In nachfolgender Ansicht ist diese Information ebenfalls beschrieben. Seite 25 von 42

26 5.1.5 Weitere Angaben Im Untermenüpunkt Weitere Angaben haben Sie die Möglichkeit, uns weitere Angaben zur Berechnung des Warmwasseranteils, eine Mehrwertsteuerausweisung oder ein Ausfallwagnis zu vermerken. Bitte beachten Sie bei Ihren Angaben folgendes: Nehmen Sie bitte keinen Eintrag vor, wenn der Verbrauchswert im Rahmen der Jahresablesung durch den von BRUNATA beauftragten Messdienst abgelesen wird. In der Heizkostenverordnung ist die Erfassung der Energie zur Warmwasserbereitung mit einer Übergangsfrist bis Ende 2013 vorgeschrieben. Sollte zwischen Heizkessel und Boiler ein entsprechender Wärmezähler installiert sein, tragen Sie den Verbrauch ein. Nehmen Sie bitte keinen Eintrag vor, wenn der Verbrauchswert durch den von BRUNATA beauftragten Messdienst abgelesen wird. Konnte aus technischen Gründen kein Wärmezähler installiert werden, können Sie den Gesamt- Warmwasserverbrauch in Kubikmetern angeben. Möglicherweise werden die Kosten der Warmwasserbereitung bereits auf Ihrer Versorgungsrechnung ausgewiesen. Tragen Sie in diesem Fall den Betrag hier ein. Wenn es abrechnungstechnisch nicht möglich ist, den Gesamtverbrauch des Warmwassers oder die zur Erwärmung erforderliche Energie zu bestimmen, dann sind 32 kwh/m² Fläche anzusetzen. BRUNATA empfiehlt Ihnen in einem solchen Fall, unbedingt dafür Sorge zu tragen, dass gemäß Heizkostenverordnung ein Wärmezähler zur Messung des Energieanteils für die Brauchwassererwärmung installiert wird. Den Heizwert Ihres Brennstoffes entnehmen wir nach 9 Abs. 3 S. 2 der Heizkostenverordnung. Sollte in Ihrer Abrechnung ein anderer Heizwert berücksichtigt werden, dann ändern Sie bitte den vorgegebenen Wert. Seite 26 von 42

27 Wir unterstellen bei der Berechnung des Energieaufwandes für die Erwärmung von Wasser eine allgemein übliche Warmwassertemperatur von 60 C. Sollte in Ihrer Abrechnung eine andere Wassertemperatur berücksichtigt werden, so tragen Sie bitte den Wert in die Erfassungstabelle ein. Die Deckungsrate einer installierten Solaranlage für die Warmwasserbereitung entnehmen Sie bitte den Angaben des Herstellers oder Ihres Heizungsfachmanns Nutzerwechselgebühren (neu) Der Bundesgerichtshof (BGH) hat am zur Umlagefähigkeit von Nutzerwechselgebühren Stellung genommen. Diese Stellungnahme und mögliche Maßnahmen sind in der obenstehenden Maske zur Nutzerwechselgebühr aufgeführt. Bitte treffen Sie entsprechend Ihre Entscheidung Mitteilungen an uns (neu) Sie haben hier die Möglichkeit, eine Mitteilung zur Heizkostenaufstellung an BRUNATA- METRONA zu schreiben. Für Themen, die nicht die Heizkostenaufstellung betreffen, erreichen Sie uns unter der Kontakt und Service-Hotline (siehe 8.0 Kontakt und Service-Hotline) Seite 27 von 42

28 5.1.8 Allgemeine Geschäftsbedingungen (optional) Der Untermenüpunkt Allgemeine Geschäftsbedingungen erscheint nur, sofern seitens BRUNATA eine Änderung der AGB durchgeführt wurde und Sie dafür noch keine Zustimmung erteilten. Sofern Sie eine Zustimmung zu geänderten AGB gegeben haben, ist der Untermenüpunkt nicht (mehr) vorhanden. Um eine Zustimmung zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu erteilen, aktivieren Sie bitte die Checkbox AGB gelesen und akzeptiert: durch Anklicken. Seite 28 von 42

29 5.1.9 Einreichen Am Ende der Eingabe Ihrer Heizkostenaufstellung reichen Sie bitte die fertige Aufstellung, wie auf dieser Seite Schritt für Schritt beschrieben, bei BRUNATA-METRONA, nach Prüfung der Vorschau, ein. (Die Heizkostenaufstellung können Sie erst nach der Anlage zur HKA einreichen. Ausnahme sind Abrechnungen mit Datentausch.) Seite 29 von 42

30 5.2. Anlage zur HKA (Anlage zur Heizkostenaufstellung) Liegenschaftsdaten Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, gleiche Eingaben komfortabel für alle Nutzer der Liegenschaft einzugeben. Möchten Sie nutzerbezogene Daten ändern, so können Sie dies im nachfolgenden Untermenüpunkt Nutzerdaten tun Nutzerdaten Seite 30 von 42

31 Sie erhalten zuerst die Übersicht der Nutzer der ausgewählten Liegenschaft. Sie haben hier die Möglichkeit einzelne Nutzer auszuwählen und Daten individuell zu ändern, indem Sie auf den entsprechenden Nutzer klicken. So gelangen Sie auf ein Untermenü mit Eingabemöglichkeiten für Nutzerwechsel, Änderungen von Verwaltungsnummern, Vorauszahlungen und Grunddaten (z.b. Quadratmeteränderungen). Das Disketten-Symbol zum Speichern von Nutzerwechseln entfällt. Die Daten zum Nutzerwechsel werden automatisch übernommen. Die Löschfunktion (Papierkorb) bleibt erhalten. Hinweis: Der häufigste Fehler beim Erfassen eines Nutzerwechsels ist das Beenden einer Nutzeinheit. Ist diese Eingabe gespeichert, kann diese nicht mehr rückgängig gemacht werden. In so einem Fall bleibt nur noch die Möglichkeit eine neue Nutzeinheit anzulegen. Neues Clearing Im HKA-Online ist es möglich für einen Nutzer unterjährig abweichende Anteilswerte zu erfassen. HBKA lässt dies über die Schnittstelle sowohl über Papier als auch auf elektr. Wege nicht zu. Werden solche Fälle eingereicht, wird der HKA-Online-Service dies per Clearing signalisieren. Neues Clearing : ANT Änderbare Personenanzahl zum Abrechnungsbeginn Die Personenzahlen eines Nutzer ließen sich nur durch Hinzufügen eines mit neuem Startdatum versehenen Personeneintrags ändern. Dieses Startdatum darf nicht zum Abrechnungsbeginn eingetragen werden. Zukünftig lassen sich bestehende Personendaten zu jedem Zeitpunkt ändern. Hierbei ist auch die Änderung zum Abrechnungsbeginn möglich. Seite 31 von 42

32 5.3.1 Vorschau Ein neues Fenster öffnet sich und Sie erhalten eine Vorschau-Ansicht der Anlage zur Prüfung der Heizkostenaufstellung. Sollten Sie in der Vorschau keine Fehler mehr entdecken, können Sie die Anlage zur Heizkostenaufstellung, wie in nachfolgendem Untermenüpunkt Einreichen beschrieben, einreichen. Sollten noch Korrekturen notwendig sein, nehmen Sie diese bitte in den vorhergehenden Untermenüpunkten vor und prüfen Sie erneut die Eingabe mit der Vorschauansicht. Hinweis: Wenn die Vorschau nicht geöffnet werden kann, liegt es meist an Adobe Acrobat Reader. Sollten Sie nicht über die neueste Version verfügen, kann es beim Öffnen der Vorschau Probleme geben. Sie haben die Möglichkeit über die Einstiegsseite von BRUNATA- METRONA online unter der Rubrik Downloads die neuste Version des Adobe Acrobat Reader herunterzuladen. Seite 32 von 42

33 5.3.2 Einreichen Hier werden beim Einreichen der Anlage zur Heizkostenaufstellung nochmals die zwei notwendigen letzten Schritte beschrieben und die entsprechende Liegenschaft mit Liegenschaftsnummer, Liegenschafts-Adresse, der zuständigen Hausverwaltung, dem Abrechnungszeitraum und der Summe der Gesamtvorauszahlungen, abgebildet. Hinweis zur Überprüfung der Einreichung: Bitte wählen Sie über die Liegenschaftsauswahl in der Baumansicht den entsprechenden Abrechnungszeitraum aus. Hier steht Ihnen nach einreichen der Anlage zur Heizkostenaufstellung oder nach einreichen der Heizkostenaufstellung folgende Auswahl zur Verfügung: Heizkostenaufstellung eingereicht, Download möglich Anlage bereits abgeschlossen, Download möglich Steht die Heizkostenaufstellung bzw. die Anlage zur Heizkostenaufstellung zur Bearbeitung zur Verfügung, so wurden diese noch nicht eingereicht. Seite 33 von 42

34 5.4. Zwischenablesung In dieser Ansicht haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten. Ein vorausgefülltes PDF-Formular oder die Online-Eingabemöglichkeit von Zwischenablesewerten zu einem Nutzer. Sie können in der Spalte Vorschau ein vorausgefülltes PDF-Dokument zu einem bestimmten Nutzer generieren, speichern und drucken. Dieses Dokument dient Ihnen als Unterlage, in die Sie die Zwischenablesewerte dieses Nutzers eintragen können. Sollten Sie bereits eine Zwischenablesung durchgeführt haben, können Sie die Zwischenablesewerte über die Spalte Zwischenablesung an BRUNATA-METRONA online übermitteln. Dazu klicken Sie bei dem entsprechenden Nutzer in der Spalte Zwischenablesung auf das Symbol. Es öffnet sich eine Eingabemaske für Ihre Einträge. Sie haben die Möglichkeit, vorausgefüllte Einträge zu ändern, falls dies nötig ist. Im vorausgefüllten Formular für die Zwischenablesung entspricht die Geräteausstattung dem Stand der letzten Abrechnung. Bitte vermerken Sie mögliche Abweichungen. Sollten Sie für Ihre Zwecke ein leeres Zwischenableseformular benötigen, können Sie dieses als PDF generieren, speichern und drucken. Wir empfehlen Ihnen allerdings die bereits vorausgefüllten Formulare zu jedem Nutzer zu wählen, da darin bereits die Geräteausstattung mit Stand der letzten Abrechnung zur Verfügung steht. Seite 34 von 42

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36 Jede über HKA-Online eingereichte Zwischenablesung wird automatisch im Archiv abgelegt und steht Ihnen jederzeit zur Verfügung Benutzerverwaltung Aktuelle Informationen: Mit einem Klick auf Aktuelle Informationen springen Sie auf die Einstiegsseite zurück, auf der Sie Ihre Eingangspost einsehen können. Seite 36 von 42

37 5.5.2 Kennwort ändern In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit jederzeit Ihr aktuelles Kennwort (oberstes Feld) durch ein neues Kennwort zu ersetzen. Zur Sicherheit muss das neue Kennwort im Feld Neues Kennwort bestätigen nochmals eingegeben werden. Bitte speichern Sie die Kennwortänderung, indem Sie auf das Feld Kennwort ändern klicken. Damit ist Ihr neues Kennwort aktiviert Benutzerdaten ändern Hier können Sie Ihre persönlichen Benutzerdaten ändern, wie z.b. Ihre -Adresse. Beenden Sie die Änderungen bitte durch Klicken auf das Feld Eingabe speichern. Seite 37 von 42

38 5.6. Erweiterte Funktionen Liegenschaft aus der Anwendung HKA-Online abmelden (oder anmelden) Um eine Liegenschaft aus der Online-Verwaltung in HKA-Online herauszunehmen, klicken Sie bitte in das Kästchen vor der entsprechenden Liegenschaftsnummer. Indem Sie den Haken erneut setzen, melden Sie die Liegenschaft wieder zu HKA-Online an. Hinweis: Wenn bestehende Liegenschaften einer neuen Hausverwaltung, z.b. wegen Übernahme, zugeordnet werden und die neue Hausverwaltung ihre Liegenschaften nur zum Teil online bearbeitet, so wird die neue Liegenschaft durch BRUNATA-METRONA mit dem Status offline (abgemeldet ohne Haken) der neuen Hausverwaltung zugeordnet. Mit dem Setzen des Häkchens bei betreffenden Liegenschaften und dem Klick auf Eingabe speichern werden diese auf online (angemeldet) gesetzt Zusätzliche Benutzer verwalten Es ist jederzeit möglich, Liegenschaften bestimmten Mitarbeitern zum alleinigen Verwalten und Bearbeiten, online zuzuordnen. Der Hauptadministrator mit der Mitbenutzerkennung 01 Seite 38 von 42

39 kann mit seinem persönlichen Passwort auf alle hinterlegten Liegenschaften online zugreifen. Daher legt der Hauptadministrator fest, welchem weiteren Mitbenutzer, z.b. 02 oder 03, bestimmte Liegenschaften zugeordnet werden. 1. Schritt: Sollten Sie als Hauptadministrator mit der Mitbenutzerkennung 01 noch keinen weiteren Mitbenutzer angelegt haben, können Sie dies an dieser Stelle tun, indem Sie auf das Feld Neuer Mitbenutzer klicken. In der neuen Eingabemaske füllen Sie bitte alle Felder aus und speichern Ihre Eingaben über das Feld Eingabe speichern. 2. Schritt: Um die Liegenschaften der einzelnen Mitbenutzer zur Bearbeitung freizuschalten, muss der Hauptadministrator mit der Mitbenutzerkennung 01 bei dem betreffenden Mitbenutzer unter Aktion auf das Symbol für Mitbenutzer Details anzeigen, Liegenschaften zuordnen klicken. Bitte setzen Sie bei den betreffenden Liegenschaften ein Häkchen und speichern Sie die Eingabe. Jetzt kann jeder einzelne Mitbenutzer mit seinem persönlichen Passwort, seine ihm zugewiesenen Liegenschaften aufrufen und verwalten. Die Anrede wurde entsprechend der CRM-Vorgaben angepasst. Sofern der Kunde Änderungen vornimmt, wird ein Clearing erzeugt. Seite 39 von 42

40 5.6.3 Liegenschaftsübersicht Wechsel in die tabellarische Liegenschaftsübersicht: Sie können für die Auswahl einer Liegenschaft direkt auf eine Zeile in der Tabelle klicken oder im Suchen-Feld direkt die entsprechende Liegenschaftsnummer oder Adresse (Volltext- Suche) eintippen. Am rechten oberen Rand können Sie die Anzahl der angezeigten Zeilen (Liegenschaften) in der Tabelle auf einer Seite bestimmen. Sie haben die Wahl der Anzeige zwischen maximal 20, 50 oder 100 Liegenschaften auf einer Seite. Seite 40 von 42

41 5.7. Sonstiges Sonderinformationen Besondere Informationen stehen Ihnen in diesem Bereich zur Verfügung. Die Informationen sind jahresweise für einen Zeitraum von jeweils April bis Ende März des darauffolgenden Jahres verfügbar Bedienungsanleitung Hier finden Sie die Bedienungsanleitung zu der Anwendung HKA-Online. Seite 41 von 42

42 5.8. Online Dienste Mit dieser Funktionalität können Sie weitere Online-Anwendungen von BRUNATA nutzen und kennenlernen. Nach einer einmaligen Registrierung mit dem Klick auf den Menüpunkt Online Dienste erhalten Sie im Anschluss ein mit den neuen Zugangsdaten für BRUNATA Online Dienste. Zukünftig können Sie sich mit diesen Zugangsdaten direkt unter dem Login für BRUNATA Online Dienste unter anmelden. Ihre bereits vergebenen Kennwörter und der Login für Heizkostenaufstellung online bleiben erhalten. Sofern Sie wieder über den Menüpunkt Online Dienste in HKA-Online zugreifen, müssen Sie das Kennwort nicht erneut eingeben. 6. Kontakt und Service-Hotline Unsere Zentrale Kundenbetreuung erreichen Sie Mo - Do 7:30-17:00 Fr 7:30-15:00 Telefon: oder Fax: 089/ info@brunata-muenchen.de Seite 42 von 42