Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen. 6., wesentlich erweiterte und aktualisierte Auflage

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1 Projektmanagement Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen 6., wesentlich erweiterte und aktualisierte Auflage Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr. Gerold Patzak Dr. Günter Rattay Primas CONSULTING GmbH Lnde international

2 Vorwort 5 TEIL I: Grundlagen 17 1 Grundlagen Grundlagen zu Projekt und Projektmanagement Projektbegriff Projektarten Die Proj ektmanagement-aufgaben Das Projektmanagement-Gesamtbild Nutzen des Projektmanagements Projektmanagementerfolg Positionierung des Projektmanagements innerhalb der Management-Ansätze Grundlagen zum Qualitätsmanagement in Projekten Qualitätsmanagement-Grundbegriffe Zentrale Begriffe im Qualitätswesen Kosten von Qualität Der Qualitätsmanagement-Prozess Qualitätspolitik Grundlagen zum Risikomanagement Das Wesen von Risikomanagement Risikokategorien: Arten von Projektrisiken Risikopolitik und Risikoverhalten (strategisches Risikomanagement) Grundlagen zur Teamarbeit Definition von Teams Bedarf an Teamarbeit in modernen Organisationen Nutzen der Teamarbeit Merkmale erfolgreicher Teams Persönlichkeiten und ihre Wirkung 70 TEIL Ii: Das Projekt 83 2 Projektmanagement in der Projektstartphase Projektentstehung und Projektumfeld (Projektvorlauf) Ausgangssituationen für Proj ekte Prozess der Projektentstehung Projektwürdigkeitsprüfung Projektvorbereitung Proj ektumfeldanalyse Strategische Vorbereitung des Änderungs- und Claim Managements Projektbeauftragung und-startprozess Projektdefinition (Projektauftrag, Project Charter, Projektbeschreibung) Chancen-und Risikomanagement beim Projektstart Der Projektstartprozess

3 2.2.4 Typische Kommunikationsformen im Startprozess Aufbau der Projektorganisation Rollenbegriff Rollenkonflikte Projektbezogene Rollen Eingliederung des Projekts in die bestehende Organisation Aufbau von Projektteams Auswahl des Projektleiters Auswahl des Projektteams Formen der Projektteam-Organisation Phasen der Teamentwicklung Bildung verteilter (virtueller) Teams Projektplanungs- und -ausführungsphase Gestaltung des Projektumfelds Projektmarketing Beschaffung und Verträge mit Lieferanten Projektplanung Allgemeines zum Wesen der Planung Aufgabenplanung (Leistungsplanung) Qualitätsplanung Ablauf- und Terminplanung Ressourcenplanung Kosten-und Finanzmittelplanung Integrierte Optimierung in der Projektplanung Risikoplanung Gestaltung der Projektorganisation Schnittstellen-, Nahtstellenplanung Aufgabenverteilung im Team Gestaltung des Projektinformationssystems Gestaltung der Teamarbeit Projektteamkultur Führung von Projektteams Problemlösungs-und Bewertungsmethoden im Team Entscheidungsprozesse im Team Virtuelle Teamarbeit in der Planungs-und Ausfuhrungsphase Koordinations- und Änderungsphasen in Projekten Umfeldänderungen Änderungsmanagement Claim-Erkennung und -Verfolgung Projektsteuerung Controlling-Aufgaben im Überblick Vorgehen und Instrumente des Projektcontrolling Risikocontrolling Krisenmanagement Projektorganisation Organisatorische Einbettung des Projektcontrolling

4 4.3.2 Änderungen in der Projektorganisation Sitzungen in Koordinations-und Änderungsphasen Projektteamarbeit Sitzungsmanagement Methoden und Hilfsmittel der Teamarbeit Konfliktmanagement Virtuelle Teamarbeit in der Koordinationsphase Projektabschlussphase Abschluss von Umfeldbeziehungen Merkmale der Projektabschlussphase Die Wahl des passenden Projektendes Übergabeprozess Auflösung der wesentlichen Umfeldbeziehungen Claim Management in der Projektabschlussphase Projektauswertung Projektnachkalkulation Projektabschlussbericht Liste offener Punkte (Open Issues) Abschluss der Projektorganisation Projektabschluss-Sitzung Auflösung des Projektteams Potenziale und Probleme bei der Auflösung des Teams Nutzung von Lernchancen 499 TEIL III: Das Projektportfolio/Projektprogramm Strategische Konzeption von Projektportfolios und Programmen Definition: Projektportfolio Definition Programm Bedeutung von Projektportfolios in modernen Organisationen Ziel und Nutzen des Projektportfolio-Managements Ziel und Nutzen des Programm-Managements Organisationsstrukturen in Projektportfolios und Programmen Rollen im Projektportfolio und Programm Projektportfolio-Führungskreis, Projektportfolio-Koordinator Projektportfolio-Controller Programm-Manager Programm-Führungskreis Die Rolle des Projektmanagement Offices (PMO) beim Projektportfolio- und Programm-Management Wesentliche Prozesse in Projektportfolios/Programmen Budgetierung von Projektportfolios und Auswahl von Projekten Projektportfolio-/Programm-Controlling Veränderungen im Projektportfolio durch Abschluss von Projekten Ressourcenverteilung im Projektportfolio Ressourcenplanung in der Budgetierungsphase Konsolidierung von Projekt- in die Unternehmensressourcenplanung

5 7.4 Organisationales Lernen aus Projekterfahrungen Entwicklung eines Projektportfolio-/Programm-Denkens Integrierte Planung und Steuerung von Projektportfolios und Programmen Aufbau eines Projektportfolios Methoden zur Auswahl von Proj ekten Projekte-Übersicht zur Darstellung von Projektportfolios Analyse der Abhängigkeiten zwischen Projekten Terminübersicht Aufwands-und Kostenübersicht Steuerung des Projektportfolios Qualitätscontrolling im Projektportfolio Termincontrolling Ressourcen-und Kostencontrolling Dokumentation des Projektportfolios Abschluss/Abbruch von Projekten im Portfolio 571 TEIL IV: Das projektorientierte Unternehmen Das projektorientierte Unternehmen Ausgangssituation - Der Trend zur verstärkten Projektorientierung Merkmale projektorientierter Unternehmen Strategien des projektorientierten Unternehmens Strukturen in projektorientierten Unternehmen Spezifische Kulturelemente projektorientierter Unternehmen Strategie und Projekte Unternehmensstrategie und Projekte: Strategische Projekte/Programme Projektstrategie/Programmstrategie Projektmanagement-Strategie Neueinführung und Weiterentwicklung von Projektmanagement in Unternehmen Ausgangssituation/Arten der Projektmanagement-Einfuhrung Einfuhrung und Weiterentwicklung von Projektmanagement als Projekt Phasen der Projektmanagement-Einführung Projektmanagement-Reifegrad Ausgewählte Instrumente des projektorientierten Unternehmens Proj ektmanagement- Standards (Projektmanagement-Leitfaden) Projektmanagement-Software Projektmanagement Office als Dienstleister im Unternehmen Personalmanagement in projektorientierten Unternehmen Einflussgrößen auf das Personalmanagement Aufgaben des Personalmanagements Schwerpunkte des Personalmanagements in projektorientierten Unternehmen Qualitätsmanagement im projektorientierten Unternehmen Die Bedeutung eines Qualitätsmanagementsystems

6 9.8.2 Leitlinien für ein TQM-orientiertes Qualitätsmanagement in Projekten Qualitätsmanagement nach dem EFQM-Excellence Model Trends und neue Entwicklungen im Projektmanagement Zukünftige Anforderungen im Projektmanagement Agil - hybrid - klassisch: Welches Projektmanagement passt zu welchen Projekten? Merkmale Agiler Projektmanagement-Ansätze Gegenüberstellung Agile und klassische Ansätze Neue Rollen in Agilen Projektorganisationen Methoden und Hilfsmittel für Agile Projekte Zusammenarbeit und Führung bei Agilen Projekten Vorteile und Risiken, Einsatzbereiche Agiler Ansätze Hybrides Projektmanagement - best of klassisch und Agil! Zusammenfassender Vergleich Agil - Hybrid - Klassisch Projektorientierte Führungsansätze Führen ohne Macht Der SMARTe Führungsansatz für Projekte 714 TEIL V: Fallbeispiele Projektmanagement für spezielle Projektarten Fallbeispiel 1: Angebotsprojekt, Vorprojekt, Machbarkeitsstudie Projektdefmition und -abgrenzung Kritische Erfolgsfaktoren (Umfeldanalyse sachlich) Stakeholderanalyse (Umfeldanalyse sozial) Projektstrukturplan für Angebotserstellung Phasenplan, Termin-Grobplan mit Meilensteinen (Quality Gates) Spezielle, besonders kritische Einzelmaßnahmen/Aktivitäten Fallbeispiel 2: Auftragsabwicklungsprojekt Projektsteckbrief (Projektbeschreibung, Management Summary) Projektumfeldanalyse - Erhebung der sachlichen und sozialen Einflüsse auf das Projekt Risikoanalyse (qualitative Bewertung) Projektstrukturplan (objektorientierte Gliederung) Balkenplan (Vernetzung unterdrückt) Balkenplan - verdichtet für den Auftraggeber (Projekt-Objekte) Projektorganisation (autonome Projektorganisation) Aufgabenverteilung Projektleiter Regelung des Informationsflusses im Projekt durch Besprechungen Projektcontrolling Fallbeispiel 3: Investitionsprojekt (unternehmensintern) Proj ektdefmition Aufgabenplan (Projektstrukturplan in Listenform) Terminplan (vernetzter Balkenplan) Verdichteter Balkenplan für die Geschäftsleitung 750

7 Kostenkalkulation zur Budgetermittlung Grafischer Kostenplan kumuliert (Kostensummenlinie) Soll/Ist-Vergleich der Termine (Termincontrolling) Soll/Ist-Vergleich der Kosten (Kostencontrolling auf Arbeitspaketebene) Aggregierte Controllingberichte Fallbeispiel 4: IT- und Organisationsoptimierung (Auftragsabwicklung) Projektdefinition Objektgliederung (Objektstrukturplan), Basiskonfiguration Umfeldmanagement (nur soziales Umfeld betrachtet) Gestaltung der Projektorganisation (Rollenklärung Lenkungsausschuss, Projektleiter, Kernteam) Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung (Funktionendiagramm) Projektstrukturplan Terminplan (Darstellung ohne Vernetzung) Risikomanagement (verbal) Information und Kommunikation im Projekt Fallbeispiel 5: Organisationsentwicklungsprojekt Beschreibung der Ausgangssituation Beurteilung der Projektwürdigkeit Definition des Projekts Controlling-Weiterentwicklung" Umfeldanalyse, Stakeholderanalyse Projektstrukturplan Controlling-Weiterentwicklung" Terminplan Controlling-Weiterentwicklung"(Vernetzung nicht dargestellt) Projektorganisation Controlling-Weiterentwicklung" Fallbeispiel 6: Produktentwicklungsprojekt, Teilprojekt 3 Serienüberleitung" Projektdefinition Projektziele - Zielhierarchie (samt Zielquantifizierung und Zielkonflikten) Projektumfeld, Stakeholderanalyse, Risikoanalyse Projektstrukturplan (Vorgangsliste) Terminplan (ohne Vernetzung in Grafik) Projektcontrolling Fallbeispiel 7: Marketingprojekt - Tag der offenen Tür Projektdefinition Projektumfeld Chancen- und Risikomanagement Planung und Steuerung von Ergebnissen, Aufgaben und Terminen Nutzung von Projekterfahrungen (Lessons learned) Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis Die Autoren