Projektmanagement. Vorlesung an der FSU Jena Sommersemester Manfred Roux - rouxsifi@gmail.com

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1 Projektmanagement Vorlesung an der FSU Jena Sommersemester 2011 Manfred Roux - rouxsifi@gmail.com 1

2 Organisatorisches & Persönliches ALLGEMEINES 2

3 Argumente für Projektmanagement 1. PROJEKTMANAGEMENT: WARUM? 4

4 Was ist ein Projekt? Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. DIN DES DEUTSCHEN INSTITUTS FÜR NORMUNG E.V. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE DES PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele) IPMA COMPETENCE BASELINE DER INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, die interdisziplinär angegangen wird. BLAZEK, 1991 PROJECT MANAGEMENT I - 5

5 Was ist gemeinsam? Zeitliche Befristung: Projekte sind zeitlich begrenzt. Zielvorgabe: Für Projekte existieren bestimmte Zielvorgaben Neuartigkeit: Projekte umfassen neuartige Aufgaben Risiko: Der Grad der Ungewißheit, der mit einem Projekt verbunden ist, ist höher als der einer Routinetätigkeit. Komplexität: Ein Projekt besteht aus einer Mehrzahl von Einzelaufgaben. PROJECT MANAGEMENT I - 6

6 Was sind typische Projekte? Bau eines Bürokomplexes Entwicklung eines neuen Produkts Entwicklung eines Softwareprogramms Unternehmensweite Umstellung auf Linux Unternehmensweiter Roll-Out einer neuen Version von Windows Durchführung einer Tagung/eines Jubiläums PROJECT MANAGEMENT I - 7

7 Was ist Projektmanagement? Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, - techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. DIN-Norm (DIN : ) Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Project Management Institute (PMI) Das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren. Gesellschaft für Informatik PROJECT MANAGEMENT I - 8

8 PROJECT MANAGEMENT I - 9 Projekte in den Medien

9 Welchen Bezug gibt es zur IT? IT Projekte sind häufig nicht erfolgreich Studien der Standish Group (CHAOS Studie) zeigen auf Eine Minderheit der Projekte führten zum Erfolg Etwa 1/3 der Projekte wurden abgebrochen Der Rest überschritt Kostenrahmen, erfüllte die Anforderungen nicht, führte zu Unzufriedenheit PROJECT MANAGEMENT I - 10

10 IT Projekt: MediaMarkt / Saturn Online Shop Media Markt kann's nicht online Überschrift in der FAZ vom 27. Februar 2011 Media Markt hat immer noch keinen Online-Shop. Der Online-Handel ist für die erfolgsverwöhnte Media-Saturn-Holding eine Folge von Niederlagen.... Berater wurden geheuert und wieder gefeuert, Manager ausgewechselt - mit einem einzigen Erfolg: Der Start in Deutschland verschiebt sich immer weiter. "Lieber einfach und schnell als kompliziert und vielleicht nie PROJEKTMANAGEMENT I - 11

11 Erfolgsfaktoren des IT-Projektmanagements Was schadet Unklare Ziele, unklare Anforderungen Fehlende Management-Unterstützung Mangelnde Projektmanagementmethodik und technik Ressourcenmangel Mangelnde Qualifikation, Flexibilität, Engagement Was hilft Einbeziehung der Anwender/Nutzer Standardisierte Software-Infrastruktur Angemessenes Vorgehensmodell einschließlich Qualitätssicherung für den gesamten Software-Life-Cycle Projektumfang - mit der Projektgröße sinkt die Termintreue PROJEKTMANAGEMENT I - 12

12 IT Projekte in der Verwaltung Ref.: P. Mertens, Schwierigkeiten mit IT-Projekten der öffentlichen Verwaltung in Informatik Spektrum 32, FISCUS Projekt Ziel Probleme Resultate Vereinheitlichung der IT-Systeme der Steuerverwaltung Veränderte Anforderungen Stakeholder nicht engagiert Projektverantwortung dezentral Gescheitert 500 Mio Schaden Nürnberger U-Bahn Fahrerlose 3. U-Bahn Linie, die alte Gleis & Signale mitbenutzt Komplexität unterschätzt Komplexe Organisation des Auftragnehmers Eröffnung mit 2 Jahren Verspätung TollCollect Mautsystem für deutsche Autobahnen Konflikte zwischen Stakeholdern Unklarheit über Lösungsweg Technische Komplexität Starke Verspätung Entgangene Maut Rechtsstreit Elektronische Gesundheitskarte Größtes IT-Projekt Europas Spezifikationsänderungen Konflikte zwischen Stakeholdern Mehr als 3 Jahre Verspätung Nicht voll einsetzbar PROJECT MANAGEMENT I - 13

13 AM BEISPIEL : IBM 14

14 IBM s Hardware Problem Slow time to market High development cost PROJECT MANAGEMENT I - 15

15 Was waren die Probleme? (in den frühen 1990ern) Konflikte in der Geschäftsverantwortung beteiligter Organisationen Stakeholder kaum oder spät involviert Entwicklung nicht am Markt orientiert Fehlende Kriterien zu Priorisierung der Entwicklung Schwache Beziehung zu Markt- und Kundenanforderungen Nicht einhaltbare Projektzusagen Mangelnde Disziplin beim vorzeitigen Beendigen von Fehlentwicklungen PROJECT MANAGEMENT I - 16

16 Einführung Formaler Entscheidungspunkte PROJECT MANAGEMENT I - 17

17 Definitionen & Terminologie 2. PROJEKTMANAGEMENT GRUNDLAGEN 20

18 Definitionen Projekt Teil-/Unterprojekt Projektmanagement Programm Programmmanagement Portfolio Portfoliomanagement PROJEKTMANAGEMENT I - 21

19 Definition : Projekt ist ein Mittel zur Organisation von Aktivitäten, die innerhalb der Betriebsgrenzen einer Organisation nicht durchgeführt werden können. Interdisziplinär Eingeschränkt durch begrenzte Einsatzmittel Einmalig Zeitlich begrenzt Geplant, durchgeführt, gesteuert PROJECT MANAGEMENT I - 22

20 Definition : Teilprojekt Projekte werden häufig in einfacher steuerbare Komponenten oder Teilprojekte aufgeteilt, die auch als Projekt bezeichnet und gemanagt werden können. Teilprojekte, die z.b. eine bestimmte Phase im Projekt-Lebenszyklus abdecken Teilprojekt, die bestimmte Anforderungen an Fähigkeiten des ausführenden Personals stellen Teilprojekte, die spezialisierte Technologie erfordern PROJECT MANAGEMENT I - 23

21 Definition: Projektmanagement Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Identifizieren von Anforderungen Formulieren klarer, erreichbarer Ziele Ausgleichen konkurrierender Bedürfnisse von Qualität, Inhalt und Umfang, Zeit und Kosten Anpassen der Spezifikationen, Pläne, Herangehensweisen an unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder PROJECT MANAGEMENT I - 24

22 Definition : Stakeholder Stakeholder eines Projektes sind Personen oder Organisationen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind. Projektleiter Kunden / Benutzer Projektmitarbeiter Trägerorganisation Sponsor Einflussnehmer Lieferanten PROJEKTMANAGEMENT I - 25

23 Weitere Definitionen Ein Programm ist eine Gruppe verwandter Projekte Das Programmmanagement ist das koordinierte Management einer Gruppe verwandter Projekte, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen PROJECT MANAGEMENT I - 26

24 Weitere Definitionen Portfolio ist eine Sammlung von Projekten, Programmen und anderer Aktivitäten, die in Gruppen zusammengefasst, dem Erreichen strategischer Unternehmensziele dienen. Portfoliomanagement dient der Wertmaximierung eines Portfolios durch sorgfältige Untersuchung und Priorisierung von Programmen und Projekten. PROJEKTMANAGEMENT I - 27

25 PROJECT MANAGEMENT I - 28 Projektlebenszyklus

26 PROJECT MANAGEMENT I - 29 Projektlebenszyklus

27 Projektlebenszyklus bestimmt Welche Arbeiten sind in welcher Phase auszuführen Was wird erzeugt und wie wird Fortschritt überprüft und genehmigt Welche Personen sind an welchen Phasen beteiligt Wie werden die Phasen gesteuert & genehmigt Die Phasen sind häufig sequentiell Kosten- und Personalausstattung variieren über die Zeit Grad der Unsicherheit und Risiko sind anfänglich am höchsten, nehmen normalerweise ab Einflussmöglichkeiten der Stakeholder sind anfänglich hoch, nehmen aber ab PROJECT MANAGEMENT I - 30

28 Projektmanagementprozesse Ein Prozess besteht aus einer Folge von Tätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen Projektmanagementprozesse beschreiben, organisieren die Arbeitsschritte in einem Projekt Prozesse eines Projekts können zu Projektmanagementprozessgruppen zusammengefasst werden PROJECT MANAGEMENT I - 31

29 Der Prozesszyklus Do Plan Check Act PROJECT MANAGEMENT I - 32

30 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 33

31 Wechselwirkung von Prozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 34

32 Definition: Projektmanager Verantwortlich für: Planung und Organisation der Arbeitsschritte Management der täglichen Aktivitäten im Projekt Identifikation und Beteiligung aller Stakeholder Auslieferung des fertigen Produkts an den Kunden Projektmanager = Zentrale Anlaufstelle innerhalb des Projektteams PROJECT MANAGEMENT I - 35

33 Konkurrierende Anforderungen Das Magische Dreieck oder der Triple Constraint Projektinhalt und -umfang (Scope) Zeit (Time/Schedule) Kosten (Budget/Cost) PROJECT MANAGEMENT I - 36

34 Triple Constraint Scope Effektivität Produktivität Quality Budget Projektgrösse Time PROJECT MANAGEMENT I - 37

35 Welchen Wert hat ein Projektmanager? Der Projektmanager stellt sicher, dass das Projekt Anforderungsgerecht Termingerecht Innerhalb des vereinbarten Kostenrahmens abgeschlossen wird, d.h. erfolgreich ist PROJECT MANAGEMENT I - 38

36 Anforderungen an Projektmanager Technische Kompetenz Entscheidungsfähigkeit Kenntnis der Projektumgebung Politische Sensibilität - Umfeld Problemorientierung - Problemlösung Zielorientierung Fokus auf Resultate Selbstsicherheit Fähigkeit Fehler zuzugeben PROJEKTMANAGEMENT I - 39

37 Anforderungen an Projektmanager Zwischenmenschliche Fähigkeiten Effektive Kommunikation Einfluss auf die Organisation Dinge zum Laufen bringen Führung Vision & Strategie Mitarbeitermotivation Verhandlung & Konfliktmanagement Problemlösung Problemdefinition, Analyse von Alternativen, Entscheidungsfindung PROJEKTMANAGEMENT I - 40

38 Was nehmen Sie mit? Sie kennen die grundlegenden Definitionen des Projektmanagements Sie können den Lebenszyklus eines Projekts beschreiben Sie können die Rolle und die Verantwortung eines Projektmanagers beschreiben Sie wissen, welche Eigenschaften ein guter Projektmanager mitbringen muss PROJEKTMANAGEMENT I - 42

39 Wo kommen Projekte her? 3. PROJEKTAUSWAHL 43

40 Projektdefinition und -auswahl Wo kommen Projekte her? Definition und Auswahl als Teil eines strategischen Planungszyklus Projektmanagementorganisation sind häufig NICHT an der Projektdefinition/-auswahl beteiligt PROJECT MANAGEMENT I - 44

41 Verantwortung für Projektauswahl Verantwortung liegt beim höheren Management Organisiert als Steering Committee, Investment Review Board, o.ä. Verantwortlich für Umsetzung der Unternehmensvision und -ziele Interdisziplinäre Zusammensetzung, z.b. Entwicklung, Vertrieb, Marketing, Finanz PROJECT MANAGEMENT I - 45

42 Auswahlmodelle Nicht-numerische Modelle Die Heilige Kuh W12 Notwendig Um weiter operationsfähig zu bleiben (Renovierung) Um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben Erweiterung einer bestehenden Produktlinie Release N+1, midlife kicker Relativer Wert eines Investments Einschätzung der relativen Wertigkeit einer Sammlung von Projekten PROJEKTMANAGEMENT I - 46

43 Auswahlmodelle Numerische Modelle : Profitabilität Pay-Back Periode oder Amortisationszeit Renditebetrachtung Discounted Cash Flow Verfahren Numerische Modelle : Scoring z.b. Entscheidungstabelle PROJEKTMANAGEMENT I - 47

44 Bewertung der Investitionskandidaten Kosten/Nutzen Betrachtung Bewertung des Beitrag zu Unternehmenszielen Verbesserung der strategischen Positionierung Verbesserung der Effizienz/Produktivität Notwendig um weiterhin in business zu bleiben Kosten-/Größenbetrachtung Passt der Aufwand zur Organisationsgrösse? Oder werden zuviele Ressourcen gebunden? Weitere Aspekte Aufwand Komplexität Interne Widerstände PROJECT MANAGEMENT I - 48

45 Mögliche nächste Schritte Bereitstellung begrenzter Mittel für eine Machbarkeitsstudie Beherrschbarkeit der Technologie Sind Kosten/Nutzen Daten realistisch Grobe Abschätzung von Aufwand und Kosten Risikobetrachtung und Betrachtung von Alternativen Ziel : Go-Ahead für das Projekt PROJECT MANAGEMENT I - 49

46 Was nehmen Sie mit? Projekte orientieren sich typischerweise an Unternehmensprioritäten Sie können unterschiedliche Verfahren zur Projektauswahl und bewertung beispielhaft benennen PROJEKTMANAGEMENT I - 50

47 Wie werden Projekte gestarted? Welches sind die Iniitierungsprozesse? 4. DEFINITION & START DES PROJEKTS 51

48 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 52

49 Ziele der Initiierungsprozesse Definition des Projektauftrags spezifisch und messbar Definition der vorläufigen Projektleistungsbeschreibung PROJECT MANAGEMENT I - 53

50 Die Initiierungsprozessgruppe Entwickeln des Projektauftrags (Project Charter) Formale Autorisierung des Projekts Beinhaltet Benennung des Projektmanagers Erstellen der vorläufigen Projektleistungsbeschreibung (Preliminary Scope Statement) Vorläufige Beschreibung von Projektinhalt und umfang Grundlagen Für interne Projekte: Betriebliche Anforderungen Für externe Projekte: Leistungsbeschreibung des Kunden Sollte strategischen Plan der Organisation unterstützen PROJECT MANAGEMENT I - 54

51 Inhalte des Projektauftrags Anforderungen von Sponsor, Kunden, Stakeholdern Projektbeschreibung auf hoher Ebene Grund für die Notwendigkeit des Projekts Nennung des Projektleiters und seiner Befugnisse Einfluss der Stakeholder Annahmen im Hinblick auf Organisation & externe Faktoren Zusammenfassendes Budget PROJECT MANAGEMENT I - 55

52 Inhalt der Projektleistungsbeschreibung (Project Definition Document) Beschreibung des Projekts aus Sicht der ausführenden Organisation/des Projektleiters Beschreibt den Gesamtrahmen des Projekts Beschreibt Randbedingungen, Organisation, Stakeholder, Fasst die grundlegenden Charakteristika des Projekt in einem Dokument zusammen Stellt die Grundlage für die weitere Planungsund Definitionsphase dar PROJECT MANAGEMENT I - 56

53 Projektinhalts- und Umfangsbeschreibung 1/2 Projekt- und Produktziele Produkt- oder Dienstleistungsanforderungen Produktabnahmekriterien Projektgrenzen Projektanforderungen und Liefergegenstände Projektbeschränkungen Projektannahmen PROJEKTMANAGEMENT I - 57

54 Projektinhalts- und Umfangsbeschreibung 2/2 Anfängliche Projektorganisation Anfänglich definierte Risiken Terminmeilensteine Anfänglicher Projektstrukturplan Grobschätzung der Kosten Anforderungen an das Konfigurationsmanagement Anforderungen an die Genehmigung PROJEKTMANAGEMENT I - 58

55 Was nehmen Sie mit? Sie können die Prozesse der Initiierungsprozessgruppe benennen Sie verstehen die Ziele dieser Prozesse Sie können Projektauftrag von Projektleistungsbeschreibung unterscheiden PROJEKTMANAGEMENT I - 60

56 Wie werden Projektorganisationen aufgesetzt? 5. PROJEKTORGANISATION 61

57 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 62

58 Formen der Projektorganisation Stab-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation PROJECT MANAGEMENT I - 63

59 Einfluss der Organisationsstruktur PROJEKTMANAGEMENT I - 64

60 Projekttyp und Organisationsform Kriterien Stab-PO Matrix-PO Reine PO Bedeutung für das Unternehmen gering groß sehr groß Projektumfang gering groß sehr groß Unsicherheit der Zielerreichung gering groß sehr groß Technologie Standard komplex neu Zeitdruck gering mittel hoch Projektdauer kurz mittel lang Komplexität gering mittel hoch Bedürfnis nach zentraler Steuerung mittel groß sehr groß Projektleiterpersönlichkeit wenig relevant qualifizierte PL professionelle PL PROJECT MANAGEMENT I - 65

61 Projektmanagement in der Matrix Matrixorganisationen sind komplex und herausfordernd für Projektmanager und Linienmanager Autorität & Verantwortlichkeiten Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit anderen Gruppen PROJECT MANAGEMENT I - 66

62 Wir kann eine Matrixorganisation funktionieren? Formaler Projektauftrag Project Charter Gute Arbeitsbeziehung zwischen Projektleiter und Linienmanager Führungskompetenz des Projektleiters Umgang mit einer Zwei-Boss Situation für das Projektteam PROJECT MANAGEMENT I - 67

63 Was nehmen Sie mit? Sie können die verschiedenen Organisationsformen beschreiben Sie kennen die relativen Vor- und Nachteile der verschiedenen Organisationsformen PROJEKTMANAGEMENT I - 68

64 Was passiert während der Planungsphase? 6. PLANUNGSPROZESSE 69

65 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 70

66 Planungsaktivitäten Entwickeln ein Projektmananagementplans Definieren und Verfeinern von Projektumfang und Projektkosten Festlegung des zeitlichen Ablaufs von Aktivitäten Abschätzung von Personal- und Zeitbedarf für alle Aktivitäten Definition der Projektrisiken und Planung wie mit ihnen umgegangen wird Definition von Qualitätstandards Identifikation und Dokumentation von Verantwortlichkeiten Festlegung von Informations- und Dokumentationbedarf der Stakeholder Festlegung von Beschaffungsmassnahmen: was wird zu welchem Zeitpunkt eingekauft PROJECT MANAGEMENT I - 71

67 Die Planungsprozessgruppe 1/3 Integrationsmanagement Entwickeln des Projektmanagementplans Inhalts- und Umfangsmanagement Planung des Inhalts und Umfangs Definition des Inhalts und Umfangs Erstellen eines Projektstrukturplans (WBS) Terminmanagement Definition der Vorgänge Festlegung der Vorgangsfolgen Einsatzmittelbedarfsschätzung Schätzung der Vorgangsdauer Entwicklung des Terminplans PROJECT MANAGEMENT I - 72

68 Die Planungsprozessgruppe 2/3 Kostenmanagement Kostenschätzung Kostenplanung Qualitätsmanagement Qualitätsplanung Personalmanagement Personalbedarfsplanung Kommunikationsmanagement Kommunikationsplanung PROJECT MANAGEMENT I - 73

69 Die Planungsprozessgruppe 2/2 Risikomanagement Risikomanagementplanung Risikoidentifikation Risikoanalyse Risikobewätigungsplanung Beschaffungsmanagement Planung von Einkäufen und Beschaffungen Planung des Vertragswesens PROJEKTMANAGEMENT I - 74

70 Was nehmen Sie mit? Sie kennen die Elemente der Planungsprozessgruppe PROJEKTMANAGEMENT I - 75

71 Wie stellt man ein Team zusammen und motiviert es? 7. TEAMORGANISATION 76

72 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 77

73 Was ist ein Team? Zusammenschluss von mehreren Personen zur Lösung einer bestimmten Aufgabe oder zur Erreichung eines bestimmten Zieles PROJEKTMANAGEMENT I - 78

74 Was ist ein Team? Alle Mitglieder stehen miteinander im Kontakt Zielorientiert Kooperatives interagieren Kollektive Verantwortung Ausgeprägter Gemeinschaftsgeist (team spirit) Gruppenkohäsion PROJEKTMANAGEMENT I - 79

75 Ein typisches Projektteam Sponsor Lieferanten Kunden Projektmanager Leute aus fremder Organisation Leute aus eigener Organisation PROJEKTMANAGEMENT I - 80

76 Teamentwicklung Dient der Verbesserung von Kooperationsbereitschaft Teamgeist ( Team Spirit ) Zur Steigerung der Arbeitseffizienz des Teams PROJECT MANAGEMENT I - 81

77 Wie entwickelt sich ein Team nach B. Tuckman Orientierungsphase - forming Abwartend, reserviert Konfrontationsphase - storming Konflikt und Eskalation. Ausloten von Grenzen Kooperationsphase - norming Abstimmung über Prozesse & Kommunikation Wachstumsphase - performing High-Performance Team PROJEKTMANAGEMENT I - 82

78 Teamentwicklung im Sport Ich muss als Trainer der Mannschaft klarmachen, was ich von ihr erwarte. Jeder Spieler muss sich in persönlichen Gesprächen verpflichten, was er von nun an beisteuern will und sich auch daran messen lassen. Der Psychologe Ulrich Kuhl über peinliche Trainer und egoistische Spieler, FAZ vom 27. Februar 2011 PROJEKTMANAGEMENT I - 83

79 Team Charta Mission Statement: Was soll erreicht werden? Beschreibt Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams Definiert Regeln der Zusammenarbeit im Team Respekt, Offenheit, Pünktlichkeit, Definiert Regeln & Richtlinien, nach denen gearbeitet wird Besprechungen, Diskussionen, Zusagen, PROJEKTMANAGEMENT I - 84

80 Was behindert Teams Mangelnde Glaubwürdigkeit des Team Leaders Unklare oder wechselnde Ziele und Prioritäten Unklarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten Fehlender Buy-In der Teammitglieder Fehlende Anerkennung Mangelnde Unterstützung durch Management Adapted from Managing the Project Team, Vijay Verma, 1997 PROJEKTMANAGEMENT I - 85

81 Was nehmen Sie mit? Sie verstehen was ein Team und was Teamentwicklung ist Sie kennen die Bedeutung der Team Charta PROJEKTMANAGEMENT I - 86

82 Was wird wie häufig an wen kommuniziert? 8. KOMMUNIKATIONS- MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT I - 87

83 Was ist Kommunikationsmanagement? Das Management der Prozesse, mit denen Projektinformationen generiert, erfasst, verteilt, gespeichert, verwendet werden Erfordert einen Planungsprozess, in dem Kommunikationsbedürnisse der unterschiedlichen Stakeholder erfasst werden Geeigneten Methoden geplant werden, um diese Bedürfnisse zu befriedigen PROJEKTMANAGEMENT I - 88

84 Kommunikationsfluß in Projekten Sponsor PM Anderes Projekt Selber Sponsor PM Projekt- Team PM Teilprojekt Teilprojekt Team PROJEKTMANAGEMENT I - 89

85 Der Kommunikationsplan Wer kommuniziert mit wem, was, wie häufig, in welcher Form Statusmeetings Fortschrittsberichte Finanzielle Parameter Besprechungen mit dem Lenkungsausschuss, dem Sponsor, anderen Stakeholdern PROJEKTMANAGEMENT I - 90

86 Der Kommunikationsplan Wer muß informiert werden? Sponsor Entscheider Beteiligte Parteien Andere Stakeholder (z.b. Functional Manager) Wie muß informiert werden? Analyse der Kommunikationsbedürfnisse PROJEKTMANAGEMENT I - 91

87 Kommunikationsstrategie Wie wird kommuniziert Weitergabe von Informationen zeitnah Persönlich besser als schriftlich Einfach & klar Keine Überraschungen Bei anstehenden Entscheidungen Optionen aufzeigen, an Entscheidung beteiligen PROJEKTMANAGEMENT I - 92

88 Was nehmen Sie mit? Sie kennen die Bedeutung und den Wert geplanter Kommunikation Sie verstehen was, wem und wie kommuniziert werden muss PROJEKTMANAGEMENT I - 93

89 Wie kommt der Projektumfang zustande 9. ANFORDERUNGEN ERFASSEN UND VALIDIEREN 94

90 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 95

91 Der Projekt-Basis-Plan Project Baseline Drei Projekt-Basis-Pläne Inhaltsplan (Scope) Terminplan (Schedule) Kostenplan (Budget) Basispläne ändern sich nur gelegentlich Als Antwort auf eine genehmigte Inhaltsänderung PROJECT MANAGEMENT I - 96

92 Definitionen Betriebliche Notwendigkeiten Spezifikationen PROJEKTMANAGEMENT I - 97 Anforderungen Basisplan Ausschlüsse Exclusions Liefergegenstand

93 Betriebliche Notwendigkeiten - Wünsche Erfassen durch: Lektüre alle Projekt-relevanten Informationen Projektvorschlag Projektleistungsbeschreibung (SOW) Befragung des Sponsors oder des Kunden Priorisierung durch Analyse der Ergebnisse PROJEKTMANAGEMENT I - 98

94 Anforderungen Leiten sich ab aus betrieblichen Notwendigkeiten Müssen klar und präzise definiert sein Drei Optionen: Werden alle implementiert Werden teilweise implementiert Werden gar nicht implementiert PROJEKTMANAGEMENT I - 99

95 Umgang mit Ausschliessungen Dokumentation, welche Bedürfnisse / Anforderungen nicht realisiert werden was ist drin, was ist nicht drin Schriftliche Zustimmung des Sponsors einholen Was ist drin = Basis für Spezifikation PROJEKTMANAGEMENT I - 100

96 Anforderungen Identifizieren & Validieren In der Start-Phase des Projekts Übernahme eines laufenden Projekts Bei Bedarf Anforderung adressiert ursprüngliche Ziele des Projekts? Kosten in der ursprünglichen Abschätzung beinhaltet? PROJEKTMANAGEMENT I - 101

97 Was nehmen Sie mit? Sie kennen drei Projektbasispläne Sie wissen, wie ein Basisplan zustande kommt Sie wissen, warum Anforderungsanalyse und Validierung wichtig sind Sie wissen, was scope creep ist und warum der zu vermeiden ist PROJEKTMANAGEMENT I - 102

98 Wie managen wir Inhalt und Umfang eines Projekts? 9. ENTWICKELN EINES PROJEKTSTRUKTURPLANS (PSP) Project Management I 103

99 Projektmanagementprozessgruppens PROJECT MANAGEMENT I - 104

100 Projektstrukturplan (PSP) Work Breakdown Structure (WBS) Entsteht als Teil der Projektplanung Vollständige hierarchische Anordnung aller Teilaufgaben eines Projekts. Beschreibt gesamten Projektumfang und inhalt Basis für Ablauf- und Terminplanung PROJEKTMANAGEMENT I - 105

101 Projektstrukturplan PROJEKTMANAGEMENT I - 106

102 Formate PROJECT MANAGEMENT I - 107

103 PSP entsteht während der Planungsphase Projektteam versteht Inhalt & Umfang Kann Liefergegenstände identifizeren Sponsor/Kunde bestätigt Lieferumfang Änderungen am Inhalt & Umfang bedingen Änderungen am Projektstrukturplan Living Document PROJEKTMANAGEMENT I - 108

104 Arbeitspakete Work Packages Unterste Ebene des PSP Erlaubt Kostenabschätzung Terminplanung Überwachung von Terminen Überwachung von Kosten Empfehlung für Granularität: Aufwand nicht grösser als zwei Personenwochen PROJEKTMANAGEMENT I - 109

105 Beziehungen zum Strukturplan PROJECT MANAGEMENT I - 110

106 Projektstrukturplanverzeichnis (WBS Dictionary) Detaillierte Beschreibung der Komponenten / Arbeitspakete des PSP Leistungsbeschreibung Zuständige Organisation Meilensteine Qualitätsanforderungen Kostenabschätzung PROJEKTMANAGEMENT I - 111

107 Was nehmen Sie mit? Sie wissen, was der Projektstrukturplan/Work Breakdown Structure (PSP oder WBS) ist und welche Bedeutung er hat Sie wissen, was Arbeitspakete/Work Packages und das Projektstrukturplaverzeichnis/WBS Dictionnary sind PROJEKTMANAGEMENT I - 112

108 Projekte beinhalten Risiken. Diese müssen bewältigt werden. 10. RISKIKOMANAGEMENT

109 Projektmanagementprozessgruppen

110 Definition: Projektrisiko Ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten eine positive oder negative Auswirkung auf mindestens ein Projektziel hat Charakterisiert durch drei Komponenten Ereignis Wahrscheinlichkeit des Auftretens Auswirkungen PROJEKTMANAGEMENT I - 115

111 Warum Risikomanagement? Versuch, das Auftreten von Problemen zu vermeiden, oder deren Auswirkungen zu minimieren Absicherung des Projekterfolgs Ausnutzen positiver Ereignisse Schadensbegrenzung negativer Ereignisse Keine Überraschungen - No Surprises! Vermeidung von Krisenmanagement PROJEKTMANAGEMENT I - 116

112 Risikomanagement in Projekten Beinhaltet Risikomanagementplanung Risikoidentifikation Qualitative Risikoanalyse Quantitative Risikoanalyse Risikobewältigungsplanung Risikoüberwachung und - steuerung

113 Risikomanagementplan Wie wird Risikomanagement für das Projekt strukturiert und durchgeführt Beschreibt Methodologie Rollen und Verantwortlichkeiten Budgetierung Zeitliche Planung Risikokategorien Definition der Risikowahrscheinlichkeit und -auswirkung

114 Beispiel: Risikokategorien Technisch Anforderungen, Technologie, Komplexität, Extern Auftragnehmer, Lieferanten, Markt, Kunde, Organisationsorientiert Priorisierung, Abhängigkeiten, Finanzierung, Projektmanagement Schätzung, Planung, Steuerung, PROJEKTMANAGEMENT I - 119

115 Risikoidentifikation Welche Risiken beinhaltet das Projekt Quelle und Auswirkungen Kategorisierung nach Risikomanagementplan Technisch, Extern, Organisation, Projektmanagement Ergebnis wird im Risikoregister dokumentiert Risikoidentifikation als iterativer Prozess Neue Risiken manifestieren sich u.u. (mit Sicherheit) im Projektverlauf

116 Risikoidentifikation: Methoden & Werkzeuge Dokumentationsüberprüfung Informationssammlung Befragungen, Brainstorming, DELPHI-Methode, Analysen von Checklisten Frühere Projekte, historische Daten, Annahmenanalyse Diagrammmethoden Ursache-Wirkung, Prozessablauf, PROJEKTMANAGEMENT I - 121

117 Risikoregister Liste identifizierter Risiken Grundursache von Risiken Liste der möglichen Bewältigungsmassnahmen Aktualisierte Risikokategorien PROJEKTMANAGEMENT I - 122

118 Qualitative Risikoanalyse Dient der Priorisierung identifizierter Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit des Ereignisses Auswirkungen auf Projektziele Kosten/Termin/Inhalt & Umfang/Qualität Eintrittswahrscheinlichkeit & Auswirkung bestimmen Priorität Welche Risiken müssen bewältigt (mitigated) werden? PROJEKTMANAGEMENT I - 123

119 Beispiel: Risikoauswirkung PROJEKTMANAGEMENT I - 124

120 Beispiel: Risikowahrscheinlichkeit PROJEKTMANAGEMENT I - 125

121 Priorisierung von Risiken Welche Risiken müssen vorrangig bewältigt werden? U.U. Aufteilung nach Auswirkungen auf Kosten, Zeit, Inhalt & Umfang, Qualität Welches Risikoniveau ist die Organisation bereit zu tragen? Was sind die Top 10 Risiken, die bewältigt werden müssen? Gehören auf die Agenda jedes Status Meetings PROJEKTMANAGEMENT I - 126

122 Quantitative Risikoanalyse Zuweisung einer numerischen Einstufung Ziel z.b.: Wie wahrscheinlich werden Projektziele erreicht? Was sind realistische und erreichbare Projektziele Wie muss im Angesicht von Unsicherheit optimal entschieden werden? Methodik z.b.: Monte-Carlo-Simulation Entscheidungsbaumanalyse PROJEKTMANAGEMENT I - 127

123 Monte-Carlo-Simulation : Beispiel PROJEKTMANAGEMENT I - 128

124 Entscheidungsbaum: Beispiel Zu Herstellung eines Produkts muss entweder eine existierende Fabrik für 50 Mio erweitert oder eine neue Fabrik für 120 Mio gebaut werden. Mit einer neuen Fabrik kann mehr produziert werden, so dass bei hoher Nachfrage (65% Wahrscheinlichkeit) 200 Mio Umsatz generiert werden kann. Für die erweiterte Fabrik kann nur 120 Mio generiert werden. Bei niedriger Nachfrage (35% Wahrscheinlichkeit) generiert die neue Fabrik immer noch 90 Mio Umsatz gegenüber 60 Mio für die erweiterte Fabrik. Soll eine neue Fabrik gebaut, oder die bestehende erweitert werden? PROJEKTMANAGEMENT I - 130

125 Risikobewältigungsplanung Entwicklung von Optionen und Bestimmen von Massnahmen zur Erreichung der Projektziele Reduzierung von Bedrohungen Zuweisung von Verantwortung ( Wer ist verantwortlich? ) Budgetierung der erforderlichen Mittel Festlegung der Bewältigungsstrategie PROJEKTMANAGEMENT I - 132

126 Risikobewältigungsplanung: Strategien Negative Risiken / Bedrohungen Vermeidung Übertragung Minderung Positive Risiken / Chancen Ausnutzung Teilung Verbesserung Für beide Akzeptanz inkl. Contingency Planung PROJEKTMANAGEMENT I - 133

127 Risikobewältigungsplanung Das Risikoregister Beschreibung der identifizierten Risiken Risikoeigner und Verantwortlichkeiten Ergebnisse der Risikoanalysen (qualitativ/quantitativ) Vereinbarte Bewältigungsstrategie Massnahmen deren Umsetzung Symptome/Warnsignale des Eintretens (Trigger) Budget- und Terminplanvorgänge zur Umsetzung der Massnahmen Sicherheitsreserven (Zeit/Kosten) PROJEKTMANAGEMENT I - 134