Beschäftigung von Studenten, Praktikanten und Schülern

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1 Beschäftigung von Studenten, Praktikanten und Schülern I. Allgemeines Wenn Studenten neben ihrem Studium einer Erwerbstätigkeit nachgehen, Praktikanten vor, während oder nach ihrem Studium ein Praktikum absolvieren oder Schüler beschäftigt werden, gelten besondere sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen. Bayerischer Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH) e.v. Stark im Vertrieb Handelsvertreter Handelsmakler Vertragshändler Industrievertreter Vertriebsingenieure Merchandiser Eine veränderte Gesetzeslage und die aktuelle höchstrichterliche Rechtsprechung haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung veranlasst, verschiedene Anpassungen vorzunehmen. In dieser Sonderinformation geben wir Ihnen einen Überblick über die beitragsrechtlichen und steuerlichen Bestimmungen bei der Beschäftigung von Studenten, Praktikanten und Schülern. II. Studenten 1. Ordentlich Studierende Die Vorschriften über die Versicherungsfreiheit wurden für die sogenannten Werkstudenten geschaffen. Danach sind Werkstudenten Personen, die neben ihrem Studium eine entgeltliche Beschäftigung ausüben, um sich hierdurch die für die Durchführung des Studiums und die Bestreitung des Lebensunterhalts erforderlichen Mittel zu verdienen. Hieraus folgt, dass nicht jede Beschäftigung eines Studenten versicherungsfrei gestellt wird, sondern nur für solche Studenten gilt, deren Zeit und Arbeitskraft überwiegend durch das Studium in Anspruch genommen werden und die somit von ihrem Erscheinungsbild her keine Arbeitnehmer sind. Seit einigen Jahren gilt die versicherungsfreie Werkstudentenregelung in der Rentenversicherung nicht mehr. Abgesehen von den geringfügigen Beschäftigungen, den sog. Minijobs, und den kurzfristigen Beschäftigungen unterliegen sämtliche Beschäftigungen eines Studenten der Rentenversicherungspflicht. Eine kurzfristige Beschäftigung bis zu 2 Monate oder 50 Arbeitstage p. a. bleibt für beide Seiten sozialversicherungsfrei. Unerlässlich für den ordentlich Studierenden ist der Nachweis über die Immatrikulation an einer Fachhochschule oder Universität. Bei Einstellung eines Studenten hat der Arbeitgeber eine Kopie dieser Bescheinigung zu der Personalakte zu nehmen, als späterem Nachweis gegenüber dem Sozialversicherungsträger. Studenten gelten nicht mehr als ordentlich Studierende, wenn das Studium abgebrochen oder unterbrochen wurde, wenn die vorgesehene Abschlussprüfung abgelegt wurde und wenn nach dem Hochschulabschluss ein Promotionsstudium aufgenommen wird. Bleiben diese Studenten anschließend noch eingeschrieben, gilt für sie nicht mehr vorstehende Werkstudentenregelung. Ismaninger Straße München Telefon Fax

2 - 2 - Als ordentlich Studierender wird jedoch bezeichnet, wer nach Erreichen eines berufsqualifizierenden Abschlusses in der gleichen oder in einer anderen Fachrichtung ein weiteres bzw. neues Studium aufnimmt, das wiederum mit einer Hochschulprüfung abschließt, z. B. das Master- Studium. Hierzu zählen auch Personen, die nach Ablegen ihrer Abschlussprüfung von der Möglichkeit, die Prüfung zur Notenverbesserung zu wiederholen Gebrauch machen. Nehmen Arbeitnehmer ein Studium auf, sind sie neuerdings ebenfalls versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, wenn sie das Arbeitsverhältnis den Erfordernissen des Studiums anpassen (also nicht mehr als 20 Std. pro Woche arbeiten). Bei den sogenannten Langzeitstudenten wird davon ausgegangen, dass bei einer Studienzeit von mehr als 25 Fachsemestern je Studiengang das Studium nicht mehr im Vordergrund steht und deshalb Versicherungsfreiheit als ordentlich Studierender nicht mehr in Betracht kommt. Sofern die Arbeitszeit auf 20 Stunden in der Woche oder weniger begrenzt wird, besteht Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Außer zur Rentenversicherung müssen also vom Arbeitgeber keine Beiträge aus dem Arbeitsentgelt entrichtet werden. 2. Beschäftigungen während der Vorlesungszeit Grundsätzlich gilt: Versicherungsfreiheit ist stets dann anzunehmen, wenn die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden beträgt. Auf Uhrzeiten und Verteilung auf die Wochentage kommt es nicht an; auch ist die Höhe des Arbeitsentgelts grundsätzlich nicht von Belang. Allerdings gilt es im Hinblick auf die Entrichtung von Pauschalbeiträgen zur Renten- und Krankenversicherung bei den geringfügig Beschäftigten, bei denen nur noch auf die Höhe des Arbeitsentgelts und nicht mehr auf die wöchentliche Arbeitszeit abgestellt wird, zu prüfen, welche Art von Beschäftigung unter rein finanziellen Aspekten für den Arbeitgeber am sinnvollsten ist. Beispiele: - Ein Student arbeitet wöchentlich unbefristet 22 Std. und erhält einen mtl. Arbeitslohn von 400 (Minijob). -> die Beschäftigung ist als geringfügig entlohnte Beschäftigung sozialversicherungsfrei; der Arbeitgeber hat Pauschalbeiträge zur Renten- und Krankenversicherung (soweit der Student gesetzlich krankenversichert ist) in Höhe von 25 % zu zahlen; sofern der Student keine Steuerkarte vorlegt, sind auch noch die 5 %ige Pauschalsteuer sowie gegebenenfalls Beiträge zur Lohnfortzahlungsversicherung zu entrichten. - Ein Student arbeitet wöchentlich unbefristet 20 Std. und erhält einen mtl. Arbeitslohn von > Die Beschäftigung ist aufgrund des Werkstudentenprivilegs versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung; es besteht jedoch Rentenversicherungspflicht. Pauschalbeiträge sind nicht zu zahlen; der Arbeitgeber hat lediglich den hälftigen Rentenversicherungsbeitrag (2009: 9,95 %) zu tragen. - Ein Student arbeitet wöchentlich unbefristet 25 Std. und erhält einen mtl. Arbeitslohn von > Der Student ist seinem Erscheinungsbild nach als Arbeitnehmer anzusehen, mit der Folge der Versicherungspflicht in allen Sozialversicherungszweigen. Die Arbeitgeberbelastung beträgt nach dem Stand von ,00 % bei einem angenommenen Krankenversicherungsbeitragssatz von 14,9 % (- 0,9 %) plus 2,20 % Pflegeversicherung (kinderlos ab Alter 23, sonst 1,95 %), hinzukommen ggf. Beiträge zur Lohnfortzahlungsversicherung.

3 - 3 - Die vorgenannten Beispiele machen deutlich, dass je nach Fallgestaltung unterschiedliche finanzielle Belastungen auf den Arbeitgeber zukommen können. Dem Fall 2 ist daher der Vorzug zu geben. 3. Befristete Beschäftigungen Eine Beschäftigung, die ausschließlich während der Semesterferien ausgeübt wird, ist in der Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung unabhängig von der Arbeitszeit und des Einkommens versicherungsfrei; es gilt Versicherungspflicht in der Rentenversicherung. Beschäftigungen, die nicht ausschließlich in den Semesterferien ausgeübt werden und eine wöchentliche Arbeitszeit von 20 Std. überschreiten, sind kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei, wenn die Beschäftigungsdauer auf max. 2 Monate befristet ist. Ist das Arbeitsverhältnis eines Studenten während eines lfd. Kalenderjahres von vorneherein auf max. 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage befristet, ist der Student unabhängig von der Arbeitszeit und Verdienst vollkommen sozialversicherungsfrei, auch in der Rentenversicherung. Das bezieht sich auf eine Beschäftigung während des Semesters oder in den Semesterferien. Wird diese Grenze überschritten, weil bspw. ein Job verlängert wird oder ein zusätzlicher hinzukommt, tritt immer Rentenversicherungspflicht ein. Beispiele: - Befristete Beschäftigung während der Semesterferien vom bis , wöchentliche Arbeitszeit 24 Std. bei einer 3-Tage-Woche, mtl. Arbeitsentgelt > Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, da die Beschäftigung während der Semesterferien stattfindet. Das Überschreiten der 20 Std.-Grenze ist ohne Belang. Die Beschäftigung ist rentenversicherungsfrei, da die Beschäftigungsdauer nicht mehr als 50 Arbeitstage umfasst. - Befristete Beschäftigung außerhalb der Semesterferien vom bis , wöchentlich Arbeitszeit 35 Std. bei einer 5-Tage-Woche, mtl. Arbeitsentgelt > Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, da die Beschäftigung nicht ausschließlich in den Semesterferien stattfindet, 20 Wochenarbeitsstunden und die 2-Monats-Grenze überschritten wird. Die Beschäftigung ist rentenversicherungspflichtig, da die Beschäftigungsdauer mehr als 2 Monate umfasst. In beiden Fällen übersteigt das mtl. Arbeitsentgelt 400, so dass keine geringfügige Beschäftigung (Minijob) vorliegt. Der Student hat dem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte vorzulegen; die Lohnsteuer zuzüglich Annexsteuern (Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer) ist vom Arbeitgeber einzubehalten, sofern ein steuerpflichtiges Einkommen ermittelt wird. 4. Wiederholt ausgeübte befristete Beschäftigungen Grundsätzlich kann für jede Beschäftigung, die für die Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung erforderliche Begrenzung auf 2 Monate in Anspruch genommen werden, d. h. mehrere Beschäftigungen können versicherungsfrei bleiben, sofern sie jede für sich allein auf max. 2 Monate begrenzt sind. Erst wenn die Summe aller Beschäftigungszeiten mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Std. im Laufe eines Zeitjahres mehr als 26 Wochen (182 Kalendertage) beträgt, kommt Versicherungsfreiheit nicht mehr in Betracht.

4 - 4 - Der Jahreszeitraum ist so zu ermitteln, dass vom voraussichtlichen Ende der zu beurteilenden Beschäftigung an ein Jahr zurückgerechnet wird. Während bei der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung auf das Zeitjahr abgestellt wird, darf bei der Prüfung der Kurzfristigkeit in der Rentenversicherung die Summe der Beschäftigungszeiten 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres nicht übersteigen. Diese unterschiedlichen Jahreszeiträume führen zu einer Erschwernis der korrekten Beurteilung. Ein Beispiel: - Befristete Beschäftigung außerhalb der Semesterferien vom bis , wöchentlich Arbeitszeit 25 Std. bei 5-Tage-Woche, mtl. Arbeitsentgelt 1.400; vorherige Beschäftigungen vom bis und vom bis beim gleichen Arbeitgeber. -> Beurteilt wird die Beschäftigung vom : Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, da die Zeitgrenze von 2 Monaten nicht überschritten wird und innerhalb des zurückliegenden Jahreszeitraumes (mit Unterbrechungen vom ) insgesamt weniger als 161 Kalendertage (unter 182 Tage) Beschäftigungszeit vorliegen. Es besteht aber Rentenversicherungspflicht, da die gesamte Beschäftigungsdauer im laufenden Kalenderjahr 2009 mehr als 2 Monate umfasst. 5. Duale Studiengänge Fachhochschulen bieten auch Studiengänge an, die mit einer betrieblichen Ausbildung verbunden sind. Wie bei einem Berufsschulbesuch sind die Studienteile dann Bestandteil des Arbeitsverhältnisses. Typisches Beispiel hierfür sind Berufsakademien. Die Beschäftigten gelten dann innerhalb der beruflichen Ausbildung nicht als Werkstudenten. Wie sonstige Arbeitnehmer auch, unterliegen sie in sämtlichen Zweigen der Sozialversicherungspflicht. Es gibt drei Fallgruppen: - Berufsintegrierter Studiengang: Im Rahmen einer Berufstätigkeit wird ein Fachhochschulstudium absolviert; die bisherige Tätigkeit im Betrieb wird an das Studium angepasst. Das Studium dient der Fort- und Weiterbildung. - Bildungsintegrierter Studiengang: Während des Fachhochschulstudiums wird gleichzeitig eine Berufsausbildung mit einem Berufsabschluss in einem Ausbildungsberuf absolviert - Praxisintegrierter Studiengang: Die Praxisanteile sind gegenüber dem ursprünglichen Studiengang erhöht; eine mit Prüfung abgeschlossene Berufsausbildung wird nicht erlangt. Teilnehmer an dualen Studiengängen sind als zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte anzusehen. Weder die Regelungen für Werkstudenten noch die Vorschriften über geringfügig Beschäftigte sind anzuwenden. Damit sind Teilnehmer dualer Studiengänge bzw. Berufsakademien versicherungspflichtig in allen Versicherungszweigen.

5 - 5 - III. Praktikanten Als Praktikanten werden Personen bezeichnet, die sich im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung praktische Kenntnisse in einem Unternehmen aneignen, die der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für den zukünftigen Beruf dienen. In Bezug auf die versicherungsrechtliche Beurteilung ist zu unterscheiden, ob es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt, ob es vor, nach oder während des Studiums abgeleistet wird und ob es gegen Arbeitsentgelt oder unentgeltlich ausübt wird. 1. Vorgeschriebene Praktika Vorgeschriebene Praktika liegen nur dann vor, wenn sie in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung normiert sind. Die Verpflichtung zur Ableistung ist nachzuweisen. Es gilt zu unterscheiden: - Zwischenpraktikum: Das Praktikum wird während des Studiums absolviert -> die Vorschriften über die Werkstudentenregelung sind sinngemäß anzuwenden; die 20- Std.-Theorie sowie die Begrenzung auf 2 Monate gelten hier nicht! Das Zwischenpraktikum ist rentenversicherungsfrei. - Vor- und Nachpraktikum: Das Praktikum wird vor Aufnahme und im Anschluss an den theoretischen Teil des Studiums absolviert -> für die versicherungsrechtliche Beurteilung ist entscheidend, ob der Praktikant während seiner Tätigkeit Arbeitsentgelt erzielt. -> Erzielt er Arbeitsentgelt, ist er in der Kranken- und Pflegeversicherung als zur Berufsausbildung Beschäftigter versicherungspflichtig, es gelten weder Werkstudentenregelungen noch Vorschriften über die Geringfügigkeit. -> Wird kein Arbeitsentgelt gezahlt, besteht Kranken- und Pflegeversicherungspflicht nur von Seiten des Praktikanten selbst, z. B. in Form der Familienversicherung oder der studentischen Kranken- und Pflegeversicherung. -> In der Renten- und Arbeitslosenversicherung besteht immer Versicherungspflicht, unabhängig davon, ob mit oder ohne Bezug von Arbeitsentgelt. Wird kein Arbeitsentgelt gezahlt, sind Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung nach einem fiktiven Arbeitsentgelt in Höhe von 1 % der mtl. Bezugsgröße vom Arbeitgeber allein zu entrichten, das wäre zur Zeit 25, Nicht vorgeschriebenes Praktikum Nicht vorgeschriebene und somit freiwillige Praktika sind gekennzeichnet durch die fehlende Verpflichtung zur Ableistung; daher werden diese Praktika auch nicht im Rahmen betrieblicher Ausbildung ausgeübt. - Zwischenpraktikum: Bezogen auf die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung gelten die Werkstudentenregelungen sinngemäß; das Praktikum bleibt i. d. R. im Rahmen der 20- Std.-Theorie versicherungsfrei. -> In der Rentenversicherung besteht seit dem keine besondere Regelung mehr für nicht vorgeschriebene Zwischenpraktika.

6 > Rentenversicherungsfreiheit kann nur noch bei geringfügiger oder kurzfristiger Beschäftigung eintreten. IV. Schüler Beschäftigungen, die von Schülern an allgemein bildenden Schulen (Hauptschule, Realschule, Gymnasium, Gesamtschule) und vergleichbaren Schulen (z. B. Fachoberschule) während der Schulzeit dauerhaft ausgeübt werden, unterliegen der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Ausgenommen von dieser Versicherungspflicht sind Beschäftigungen, die als geringfügig entlohnt (Minijob) oder kurzfristig anzusehen sind. In der Arbeitslosenversicherung gilt Versicherungsfreiheit während der Dauer der schulischen Ausbildung an einer allgemein bildenden Schule. Das gilt nicht, wenn der Unterricht außerhalb der allgemeinen Arbeitszeit stattfindet (Abendschule), es sei denn, es liegt eine geringfügige Beschäftigung vor. Zeitlich befristete Beschäftigungen, die in der Zeit zwischen Schulentlassung und erster Aufnahme einer Dauerbeschäftigung oder einer Berufsausbildung ausgeübt werden, sind als berufsmäßige Beschäftigungen anzusehen. Versicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit kommt nicht in Betracht. Die Beschäftigung ist versicherungsfrei, wenn es sich um eine geringfügige Beschäftigung mit einem mtl. Arbeitsentgelt von max. 400 handelt. Arbeitet ein Schüler während den Ferien, handelt es sich meistens um eine versicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung, wobei aber die Grenze von 2 Monaten bzw. 50 Arbeitstagen im Kalenderjahr zu beachten ist.

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