Die Turtle-Grafik Das Multitalent in der Prozessdokumentation oder die Antwort auf die Frage: Wie mache ich Auditoren glücklich?

Transkript

1 Quality Management Conference 25. Oktober 2017, Hannover Die Turtle-Grafik Das Multitalent in der Prozessdokumentation oder die Antwort auf die Frage: Wie mache ich Auditoren glücklich? Stefan Becker

2 Warum dieser Hype? Wie mache ich Auditoren glücklich oder doch Wie decke ich die Anforderungen der Normen ab 2

3 Antwort Mit einer ganz besonderen Perspektive auf die Prozesse. Also mit der Darstellung der wesentlichen Einflussfaktoren auf den Prozess. Turtle-Grafik, Turtle-Diagramm, Turtle-Methode, Turtle-Modell, 8W-Methode oder 9W-Methode, Schildkröte, 3

4 Der Turtle-Hype 4

5 Wieso Schildkröte? 5

6 Der Turtle-Hype 6

7 Jetzt werden Sie sagen: Wo kommt diese Turtle-Grafik eigentlich her? 7

8 Entstehungsgeschichte der Turtle-Grafik Prozesssystematik Automotive Normen ISO Normen Prozessmanagement ViCon GmbH 178

9 Die Ähnlichkeiten mit einem anderen QM-Tier 189

10 Der klassische Prozess-Steckbrief Prozess-Steckbrief Geltungsbereich: International und national Ziel: Der Prozess wurde aufgestellt um den Unternehmenswerten Rechnung zu tragen. Außerdem soll der kulturelle Stellenwert verdeutlicht werden. Zielgruppe: MA Tarif, MA AT Beteiligte Rollen/Akteure: Mitarbeiter, Führungskraft, HR-BP Auslöser/Inputs: Regelmäßige Auswertung der Jubiläumsdaten der Mitarbeiter Prozesskurzbeschreibung: Der Prozess beschreibt den Ablauf der Bearbeitung von Jubiläen Ergebnisse/Outputs: Würdigung des Jubilars, Aushändigung der Dokumente und der Jubiläumszuwendung 10 18

11 Der klassische Prozess-Steckbrief ViCon GmbH 11 18

12 Jetzt werden Sie sagen: Dazu brauche ich doch keine Turtle-Grafik! Gibt es eigentlich Normen, die die Turtle konkret fordern? 12

13 ISO 9001:2015 Wissen der Organisation für diese Prozesse benötigten Ressourcen bestimmen Chancen Umfeldanalyse Kontrollpunkte Verbesserung Risikobasierter Ansatz Kriterien und Verfahren (einschließlich Überwachung, Messungen und die damit verbundenen Leistungsindikatoren), die benötigt werden, um das wirksame Durchführen und Steuern der Prozesse sicherzustellen, bestimmen und anwenden I Quelle: DIN EN ISO 9001:2015, 0.3 Risiken und Chancen behandeln Kennzahlen Compliance erforderliche Eingaben und die erwarteten Ergebnisse von Prozessen bestimmen Interessierte Parteien Verantwortlichkeiten und Befugnisse für diese Prozesse zuweisen Abfolge und die Wechselwirkung von Prozessen bestimmen 13

14 VDA 6.3 [2.4 Identifizieren von Prozessrisiken (Risikoanalysen)] Quelle: Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie, Verband der Automobilindustrie e.v. (VDA), 2016, S.17 14

15 IRIS ISO/TS Aktualisierte Information zur ISO/TS (IRIS) Transition Es wird ein erhöhter Fokus auf interessierte Parteien und damit u.a. auf die Kundenzufriedenheit sowie die eigentlichen Prozessleistungen des Unternehmens gelegt. Die damit verbundenen Informationen wie z.b. [ ] Prozessanalysen in Form von sogenannten Schildkrötendiagrammen (turtle diagram) für die nun geforderten 5 Pflichtprozesse* [ ] sind nun Ihrem Auditor mindestens 60 Tage vor dem Transitionaudit zur Verfügung zu stellen. 15

16 IRIS ISO/TS * 5 definierte Pflichtprozesse zur Leistungsbewertung wurden festgelegt - Projektmanagement - Produkt- und Dienstleistungsentwicklung - Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen - Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen - Steuerung der Produktion und der Dienstleistungserbringung 16

17 Jetzt werden Sie sagen: Na, und nun? Was hat denn die Turtle für Vorteile? 17

18 Turtle-Grafik: Einsatzmöglichkeiten Das Turtle Chart eignet sich hervorragend als Entscheidungsgrundlage für das Management Einstiegseite in den darunterliegenden modellierten Prozess Einstiegshilfe für prozessfremde Parteien, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen Methode zur Beantwortung der W-Fragen 18

19 Turtle-Grafik: Einsatzmöglichkeiten In der Praxis haben sich weitere Schwerpunkte herauskristallisiert Prozessverbesserung innerhalb von KVP-Teams/Q-Zirkeln Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Audits Klärung von Naht-/Schnittstellen Darstellung von Abhängigkeiten und Zusammenhängen Schaffung von Transparenz Vorbereitung für die Prozessmodellierung Qualitätskontrolle der Prozessmodellierung (bei Berichtsform) 19

20 Turtle-Grafik: Die neun W-Fragen der Turtle v 20

21 Turtle-Grafik: Beispiel risikobasierter Ansatz Risiken Risiken 21

22 Turtle-Grafik: Beispiel risikobasierter Ansatz Risiken Risiken Risiken Risiken Risiken Risiken Risiken 22

23 Jetzt werden Sie sagen: Na, gut und schön! Aber, wie würde ich bei der Erstellung vorgehen? 23

24 Persönliche Einstellung zur Turtle-Grafik Einführung der Turtle in die Managementsystemdokumentation Fragestellung als Verantwortlicher Muss ich? Notwendigkeit der Veränderung Kann ich? Fähigkeit zur Veränderung Will ich? Bereitschaft zur Veränderung 24

25 Vorgehensweise bei der Turtle-Grafik Vorbereitungsphase Prozessbeteiligte ermitteln (RACI) Turtle-Methode definieren Prozesseigentümer einbinden, Prozessaufnahme klären Input/Output ermitteln Aufnahmephase Workshop/ Interviewmethode Mitgeltende Dokumente, Arbeitsmaterialien Einflussfaktoren definieren, Grafik definieren, Prozessebene festlegen, Kombination mit Flowcharts klären, Ständige Anpassung/ Aktualisierung Prozessrisiken und Chancen ermitteln und bewerten Kennzahlen/Ziele 25

26 Der Klassiker 26

27 Der Pfiffige 27

28 Der Mutige 28

29 Der Wahnsinnige 29

30 Jetzt werden Sie sagen: Schöne Theorie alles gut und schön. Aber wie soll dies jetzt in der Praxis aussehen? 30

31 Wie möchte ich die Turtle-Grafik im Modell verwenden? Die Turtle-Grafik Als navigationsfähige Grafik Als Bericht oder als reine Grafik Für wen erstelle ich die Turtle-Grafik? Möchte ich die Turtle als einzige Prozessdarstellung verwenden? 31

32 Turtle-Varianten 32

33 Turtle-Varianten 33

34 Jetzt werden Sie sagen: Na gut, aber auf welche Ebene erstelle ich nun a Turtle-Grafiken? 34

35 Auf Ebene der Prozessgruppe 35

36 Auf Ebene der Prozesse Personalprozesse Einstellung Einarbeitung Weiterbildung MA-Befragungen 36

37 Auf Ebene der Aktivitäten 37

38 Jetzt werden Sie sagen: Okay, erstelle ich nun eher Turtles oder eher Flowcharts für meine Prozessdokumentation? 38

39 Fragestellung am Schluss Turtle oder Flowchart? 39

40 Turtle-Grafik Flowchart 40

41 Turtle-Grafik Flowchart 41

42 Turtle-Grafik und Flowchart 42

43 Bandbreite der Prozessdokumentation Überblick Details Turtle Flowchart 43

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

45 Weiterführende Literatur/Quellen VDA 6.3 ISO 9001:2015 IRIS ISO/TS 22163