Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (1) 7 Projektplanung 7.1 Projektstrukturplanung Arbeitspakete Gliederungsprinzip des Projektstrukturplans Erstellung des Projektstrukturplans Unterscheidung Projektstrukturplan - Vorgehensmodell Beispiel Projektstrukturplan 7.2 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Analogiemethode Multiplikatormethode Function-Point-Methode Probleme der Aufwandsschätzung

4 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (2) 7.3 Ablauf- und Terminplanung Schritte der Ablauf und Terminplanung Terminplan und Balkendiagramm Netzplantechnik Vorgangsknoten-Netzplan Bestimmung der Termine/Pufferzeiten/kritischen Weg Anordnungsbeziehungen Beispiel Netzplan 7.4 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung Problem der Qualitätsunterschiede 7.5 Projektkostenplanung Arten der Projektkosten Plankostenkalkulation

5 Ablauf- und Terminplanung Vorgangsliste (Ausschnitt)

6 Ablauf- und Terminplanung Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)

7 Ablauf- und Terminplanung Begriffsdefinitionen Netzplantechnik Netzplantechnik DIN "alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel bzw. Ressourcen berücksichtigt werden können". Netzplan DIN "graphische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und der Abhängigkeiten". Netzplanverfahren Ereignisknoten-Netzplan (EKN) Vorgangspfeil-Netzplan (VPN) Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) Vorgangsknoten-Netzplan In der Praxis übliche Diagrammform Die einzelnen Vorgänge werden als Knoten (Kästchen) dargestellt, die mit wichtigen Kenndaten des Vorgangs (frühester Start, spätester Start, Dauer etc.) ausgestattet sind. Die Vorgänge sind durch Pfeile verbunden, die logische Abhängigkeiten symbolisieren.

8 Ablauf- und Terminplanung Elemente eines Vorgangsknoten-Netzplans Vorgänge Zeitlich angeordnete Aktivitäten bzw. Arbeitsschritte. Dargestellt als Knoten (Kästchen). Anordnungsbeziehungen Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge zueinander. Dargestellt als Pfeile. Meilenstein Wichtige Zwischenergebnisse im Projektablauf. Dargestellt als Raute.

9 Ablauf- und Terminplanung Vorgangsknoten-Netzplan (vereinfachtes Beispiel) Start V-Nr.1.0 V 1 D=0 D=2 Vorgangsbeschreibung Vorgangsbezeichnung Vorgang A FAZ =0 GP=0 FEZ=0 FEZ=2 SAZ=0 FP=0 SEZ=0 SEZ=2 Nr.2.1 V 1 D=5 Vorgangsbezeichnung Vorgang B FAZ =2 GP=0 FEZ=7 SAZ=2 FP=0 SEZ=7 V-Nr.1.0 Nr.2.2 V 12 D=0 D=8 Vorgangsbeschreibung Vorgangsbezeichnung Vorgang C A FAZ =0 =7 GP=0 FEZ=15 FEZ=0 SAZ=0 SAZ=7 FP=0 SEZ=15 SEZ=0 Ende V-Nr.1.0 V 1 D=0 D=1 Vorgangsbeschreibung Vorgangsbezeichnung Vorgang AF FAZ =15 =0 GP=0 FEZ=16 FEZ=0 SAZ=15 SAZ=0 FP=0 SEZ=16 SEZ=0 Nr.3.0 V 3 D=3 Vorgangsbezeichnung Vorgang D FAZ =2 GP= 3 FEZ=5 SAZ=5 FP= 0 SEZ=8 Nr.3.1 V 3 D=7 Vorgangsbezeichnung Vorgang E FAZ =5 GP=3 FEZ= 12 SAZ= 8 FP=3 SEZ=15 Kritischer Weg Legende: Nr. = Vorgangsnummer V = Verantwortlicher D = Vorgangsdauer FAZ = Frühester Anfangszeitpunkt SAZ = Spätester Anfangszeitpunkt FEZ = Frühester Endzeitpunkt SEZ = Spätester Endzeitpunkt GP = Gesamtpuffer FP = Freier Puffer

10 Ablauf- und Terminplanung Pufferzeiten und kritischer Weg Der Gesamtpuffer (GP) ist die Zeitspanne um die sich ein Vorgang verschieben darf, ohne das der Zeitpunkt des Projektendes beeinflusst wird. Der Gesamtpuffer wird nach folgender Formel errechnet: GP = oder GP = Spätester Anfangszeitpunkt (SAZ) Frühester Anfangszeitpunkt (FAZ) Spätester Endzeitpunkt (SEZ) Frühester Endzeitpunkt (FEZ) Der Freie Puffer (FP) ist die Zeitspanne, um die ein Vorgang von seiner frühesten Lage nach hinten verschoben werden kann, ohne den frühesten Anfangzeitpunkt aller unmittelbaren Nachfolgevorgänge zu verzögern. Er wird nach folgender Formel berechnet: FP des Vorgängers = FAZ des Nachfolgevorgang FEZ des Vorgängers Kritischer Weg Auf dem kritischen Weg liegen all diejenigen Vorgänge deren Puffer 0 ist.

11 Ablauf- und Terminplanung Anordnungsbeziehungen im Vorgangsknoten-Netzplan (1) 1. Normalfolge Der Vorgang 2 kann erst beginnen wenn der Vorgang 1 abgeschlossen ist. Vorgang 1 Vorgang 2 2. Anfangsfolge Der Vorgang 2 kann beginnen wenn Vorgang 1 begonnen hat. Vorgang 1 Vorgang 2

12 Ablauf- und Terminplanung Anordnungsbeziehungen im Vorgangsknoten-Netzplan (2) 3. Endfolge Der Vorgang 2 kann enden wenn Vorgang 1 endet. Vorgang 1 Vorgang 2 4. Sprungfolge Der Vorgang 2 endet wenn Vorgang 1 beginnt. Vorgang 1 Vorgang 2

13 Ablauf- und Terminplanung Praxisbeispiel Vorgangsliste

14 Ablauf- und Terminplanung Praxisbeispiel Netzplanausschnitt

15 Ablauf- und Terminplanung Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)

16 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (1) 7 Projektplanung 7.1 Projektstrukturplanung Arbeitspakete Gliederungsprinzip des Projektstrukturplans Erstellung des Projektstrukturplans Unterscheidung Projektstrukturplan - Vorgehensmodell Beispiel Projektstrukturplan 7.2 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Analogiemethode Multiplikatormethode Function-Point-Methode Probleme der Aufwandsschätzung

17 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (2) 7.3 Ablauf- und Terminplanung Schritte der Ablauf und Terminplanung Terminplan und Balkendiagramm Netzplantechnik Vorgangsknoten-Netzplan Bestimmung der Termine/Pufferzeiten/kritischen Weg Anordnungsbeziehungen Beispiel Netzplan 7.4 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung Problem der Qualitätsunterschiede 7.5 Projektkostenplanung Arten der Projektkosten Plankostenkalkulation

18 Ressourcenplanung 7.4 Gründe für eine Ressourcenplanung Der Entscheidungsträger muss wissen, wie die Ressourcen im Zeitablauf durch bereits laufende oder zugesagte Vorhaben ausgelastet sind. Ist die Ressourcenbelastung bekannt, kann entschieden werden, ob und in welchem Umfang weitere Projekte durchgeführt werden können. Der Projektleiter muss Bescheid wissen, wann es voraussichtlich zu Unterauslastungen sowie Belastungsspitzen und Ressourcenengpässen kommt, um frühzeitig Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Der Entscheidungsträger kann damit die Auswirkungen erkennen, die eine Ressourcenverschiebung von einem Projekt zu einem anderen mit sich bringen.

19 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung 1. Personalbedarf je Arbeitspaket festlegen Es ist zu ermitteln, welche Mitarbeiter (Qualifikation der Mitarbeiter), wann, in welchem Umfang benötigt werden. 2. Zur Verfügung stehende Personalkapazität eruieren Dafür sind folgenden Informationen notwendig: - Nettoarbeitszeit pro Mitarbeiter - Zusätzliche Beanspruchung der Mitarbeiter mit Linienaufgaben und anderen Projekten 3. Personalbedarf mit Personalkapazität abgleichen und evtl. Kapazität ausgleichen Ziel: Übereinstimmung des Personalbedarf mit der verfügbaren Personalkapazität.

20 Ressourcenplanung Ressourcenbelastungsdiagramm Für eine Qualifikation bzw. Tätigkeit AP 2 Anzahl Mitarbeiter AP 4 AP 6 AP 6 AP 1 AP 3 AP 6 AP 5 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Monate Quelle: Fiedler, R., Controlling von Projekten, Wiesbaden 2016 Sept AP = Arbeitspaket

21 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung 1. Personalbedarf je Arbeitspaket festlegen Es ist zu ermitteln, welche Mitarbeiter (Qualifikation der Mitarbeiter), wann, in welchem Umfang benötigt werden. 2. Zur Verfügung stehende Personalkapazität eruieren Dafür sind folgenden Informationen notwendig: - Nettoarbeitszeit pro Mitarbeiter - Zusätzliche Beanspruchung der Mitarbeiter mit Linienaufgaben und anderen Projekten 3. Personalbedarf mit Personalkapazität abgleichen und evtl. Kapazität ausgleichen Ziel: Übereinstimmung des Personalbedarf mit der verfügbaren Personalkapazität.

22 Ressourcenplanung Mitarbeiter-Belastungsdiagramm 150 Stunden Legende Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Sonstige Aufgaben Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Monate Ein Belastungsdiagramm eines Mitarbeiters /einer Organisationseinheit beinhaltet alle Projekte und Aufgaben für die der Mitarbeiter/die Organisationseinheit im Betrachtungszeitraum voraussichtlich arbeiten wird.

23 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung 1. Personalbedarf je Arbeitspaket festlegen Es ist zu ermitteln, welche Mitarbeiter (Qualifikation der Mitarbeiter), wann, in welchem Umfang benötigt werden. 2. Zur Verfügung stehende Personalkapazität eruieren Dafür sind folgenden Informationen notwendig: - Nettoarbeitszeit pro Mitarbeiter - Zusätzliche Beanspruchung der Mitarbeiter mit Linienaufgaben und anderen Projekten 3. Personalbedarf mit Personalkapazität abgleichen und evtl. Kapazität ausgleichen Ziel: Übereinstimmung des Personalbedarf mit der verfügbaren Personalkapazität.

24 Ressourcenplanung Ressourcenbelastungsdiagramm Für eine Qualifikation bzw. Tätigkeit AP 2 Anzahl Mitarbeiter AP 4 AP 6 AP 6 AP 1 AP 3 AP 6 AP 5 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Monate Quelle: Fiedler, R., Controlling von Projekten, Wiesbaden 2016 Sept AP = Arbeitspaket

25 Ressourcenplanung Ressourcenbelastungsausgleich Für eine Qualifikation bzw. Tätigkeit AP 2 AP 2 Vorhandene Personalkapazität Anzahl Mitarbeiter AP 4 AP 2 AP 6 AP 6 AP 1 AP 3 AP 6 AP 5 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sept Monate Quelle: Fiedler, R., Controlling von Projekten, Wiesbaden 2016 AP = Arbeitspaket

26 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

27 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)