Controlling im Real Estate Management. Working Paper - Nummer: 6. von Dr. Stefan J. Illmer; in: Finanz und Wirtschaft; 2000; 5. Juli; Seite 33.

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1 Controlling im Ral Estat Managmnt Working Papr - Nummr: von Dr. Stfan J. Illmr; in: Finanz und Wirtschaft; 2000; 5. Juli; Sit 33. Invstmnt Prformanc IIPCIllmr Consulting AG Kontaktadrss Illmr Invstmnt Prformanc Consulting AG Winbrgstrass 28 CH 8200 Schaffhausn stfan.illmr@iipc-ag.com

2 Controlling im Ral Estat Managmnt Vrsion vom Erstllt durch: Dr. Stfan J. Illmr Nach fast zhn Jahrn andaurndr Talfahrt bfindt sich dr Schwizr Immobilinmarkt sit 1999 in inr Umbruchphas. Nbn licht anzihndn Marktwrtn und Mitn, wird dis vor allm durch dn Trnd zur indirktn Immobilinanlag dutlich. Di sich häufndn Immobilinpakttransaktionn, di Emissionstätigkit bi dn Immobilinanlagfonds sowi di Gründungn von Immobilinaktingsllschaftn sind das Zichn ins sich blbndn Markts. Dis Entwicklung und insbsondr dr Trnd zur indirktn Immobilinanlag stllt das Ral Estat Managmnt vor in rhblich Controlling-Problmatik, wlch auf vilfältig Faktorn zurückzuführn ist. 1 Dr Trnd zur indirktn Immobilinanlag hat zur Folg, dass immr grössr Immobilinportfolios mit inr immr grössrn Anzahl von Lignschaftn vrwaltt wrdn. Dis stllt di Immobilinmanagr vor in rhblichs Datnproblm, da in dr Rgl di vorhandnn Datnbankn und Datnvrarbitungstchnikn für in solch Datnflut nicht konzipirt sind. Diss Problm wird zusätzlich durch dn Trnd zum Outsourcing, insbsondr im Brich dr Lignschaftnvrwaltung, vrstärkt, da hirdurch di Datnkontroll tilwis odr sogar vollständig vrlorn ght. Aussrdm führt dr mit dm Trnd zur indirktn Immobilinanlag vrbundn Konkurrnzdruck als auch di profssionllrn Invstorn zu nun, shr hohn Anfordrungn an das Ral Estat Managmnt. 2 Dis nicht nur hinsichtlich dr zu rzilndn Rnditn, sondrn auch hinsichtlich ds stigndn Bdürfnisss nach vrstärktr Transparnz, d.h. nach dtaillirtrn Informationn übr di Immobilininvstitionn. Di Anfordrungn an di Transparnz wrdn insbsondr dann stign, wnn di Invstorn vrmhrt dijnign Analysn nachfragn, wlch si schon aus dm Wrtschriftn Portfolio Managmnt knnn, di Portfoliothori in das Ral Estat Managmnt witr Einzug hält und zunhmnd in aktivrs Ral Estat Portfolio Managmnt vrfolgt wird. Di bsthndn Informationssystm könnn di stigndn Anfordrungn hinsichtlich Transparnz und Analysmöglichkitn nicht rfülln. Darübr hinaus wird di Controlling-Problmatik vor allm durch di hr vrgangnhitsorintirt Ausrichtung ds bsthndn Ral Estat Controllings vrstärkt. Momntan wird das Ral Estat Controlling witghnd als Finanz-Controlling und in dism Zusammnhang als in in di Vrgangnhit grichtt Kontroll und nicht als in in di Zukunft grichtt Abwichungs- und Ursachnanalys vrstandn. Aussrdm ist im allgminn das - im Sinn ins dynamischn Planungs- und Kontrollprozsss - - portfolio- bzw. kapitalmarktthortisch Know-how sowi di Untrschätzung dr Wichtigkit bzw. ds Mhrwrts ins Ral Estat Controllings inr Lösung dr Controlling-Problmatik nicht dinlich. Im Folgndn wird das Ral Estat Controlling als Führungshilfsmittl und als Informationsmanagmnt dfinirt, dssn Aufgab di Bschaffung, Aufbritung, Prüfung und Vrtilung von Informationn ist, wlch für di Sturung ds Ral Estat Managmnts im Hinblick auf dssn Zil bnötigt wrdn. Das Zil ds Ral Estat Controlling bstht darin, di Infrastruktur so aufzubaun und mit zu gstaltn, dass vor allm di Prozss und Controlling Ein gross Hrausfordrung für das Ral Estat Managmnt Sit 2 von 6

3 di rsultirndn Listungn transparntr wrdn. Zusätzlich solln di Sturungsmöglichkitn durch in vrantwortungsgrcht Zuordnung dr Ergbnis- und dr Risikobiträg vrbssrt wrdn. Anlagzil F d b a c k Portfoliomanagmnt Immobilinstratgi Umstzung Objktmanagmnt Finanzmanagmnt F d f o r w a r d Ral Estat Controlling Abbildung 1: Ral Estat Managmnt Prozss Das Controlling stllt im Rahmn ds Ral Estat Managmnt Prozsss, wi aus Abbildung 1 rsichtlich, das Bindglid zwischn dr Umstzung dr Immobilinstratgi und dr Bstimmung ds Anlagzils bzw. dr Formulirung dr Immobilinstratgi dar. 3 Es wird in rglmässign Abständn durchgführt und dint dr gziltn Gwinnung und Vrarbitung von Informationn sowi inr auf disn aufbaundn zukunftsorintirtn Abwichungs- und Ursachnanalys. Hirdurch wird in systmatisch und unvoringnommn Prüfung und Burtilung ds Anlagzils, dr Immobilinstratgi und ihrr Umstzung, ds Managmnt Prozsss, dr Prozsstilnhmr sowi dr dn inzlnn Entschidungn zugrundligndn Annahmn und Rahmnbdingungn sichrgstllt. Im Ggnsatz zum vrgangnhitsorintirtn Soll-/Ist-Vrglich lässt di in di Zukunft grichtt Abwichungs- und Ursachnanalys Rückkopplungn auf di inzlnn Prozssphasn zu. Dis rmöglicht inn Lrnprozss, dr ggbnnfalls Anpassungn im Ral Estat Managmnt auszulösn kann. Controlling Ein gross Hrausfordrung für das Ral Estat Managmnt Sit 3 von 6

4 Ral Estat Controlling Prämissnkontroll Ergbniskontroll Vrfahrns- und Vrhaltnskontroll Übrprüfung, ob und inwiwit di dn Entschidungn zugrundglgtn Annahmn und Rahmnbdingungn in dr ggnwärtign Situation noch zutrffn Ermittlung dr Ergbniss und Fststllung von allfällign Abwichungn sowi Aufzign dr Abwichungsursachn Konfrontation dr Prozsstilnhmr mit dn ursprünglich rwarttn bzw. vorgshnn Vrhaltns- und Vrfahrnswisn Gstz, Marktsituation, Marktwrt, Nutzwrtanalys, Standortqualität, tc. Erträg, Kostn, Rnditn, Risikn, Lrstand, tc. Prozss, in- und xtrn Anlag- und Finanzirungsrichtlinin, tc. Abbildung 2: Di Controlling Brich ds Ral Estat Managmnts Wi aus Abbildung 2 rsichtlich, lassn sich di Aktivitätn ds Ral Estat Controlling in dri Brich glidrn. Di Prämissnkontroll dint dr Übrprüfung, ob und inwiwit di dm Entschidungsprozss zugrundligndn Annahmn und Rahmnbdingungn in dr ggnwärtign Situation noch zutrffn. Di Ergbniskontroll knüpft an di Immobilinstratgi und drn Umstzung an, rmittlt di Ergbniss, stllt allfällig Abwichungn fst und vrsucht drn Ursachn aufzuzign. Di Bstimmung dr rziltn Rnditn und dr inggangnn Risikn, di Durchführung inr Rndit- und Risikozrlgung sowi di vrantwortungsgrcht Zuordnung dr Ergbnisbiträg bildn di Hauptaktivitätn dr Ergbniskontroll. Di Vrhaltns- und Vrfahrnskontroll ist primär prozssorintirt und konfrontirt di Prozsstilnhmr mit dn ursprünglich rwarttn bzw. vorgshnn Vrhaltns- und Vrfahrnswisn. Im Mittlpunkt stht di Übrprüfung dr Einhaltung dr in- und xtrnn Anlag- und Finanzirungsrichtlinin. Di Anfordrungn an in Ral Estat Controlling sind vilfältig. Insbsondr muss sichrgstllt wrdn, dass in rglmässign Abständn das Anlagzil, di Immobilinstratgi und drn Umstzung, di Organisation ds Ral Estat Managmnts, dr gsamt Prozssablauf, di Prozsstilnhmr, di dn gtroffnn Entschidungn zugrundligndn Annahmn und Rahmnbdingungn systmatisch, kritisch und unvoringnommn übrprüft und burtilt wrdn. Hirbi solltn nicht nur di Abwichungn zum ursprünglich Angstrbtn, sondrn immr auch drn Ursachn aufgdckt und dis dn vrantwortlichn Prozsstilnhmrn vrursachungsgrcht zugordnt wrdn. Im Untrschid zum Soll-/Ist-Vrglich rmöglicht in zukunftsorintirt Abwichungsanalys, allfällig Korrkturmassnahmn fstzulgn und inzulitn. Damit das Ral Estat Controlling sin Aufgabn jdoch ntsprchnd wahrnhmn kann, bnötigt s in Managmnt- Controlling Ein gross Hrausfordrung für das Ral Estat Managmnt Sit 4 von 6

5 Informationssystm, wlchs in ffizint und ntschidungsorintirt Informationssammlung, -bschaffung, - vrarbitung und -vrtilung gwährlistt. Di Implmntirung ins Ral Estat Controllings ist mit rhblichn Problmn vrbundn, wobi sich thortisch und praktisch Problmbrich untrschidn lassn. Di thortischn Problm bruhn insbsondr darauf, dass das Ral Estat Controlling bishr nicht dtaillirt untrsucht wurd und somit auch portfolio- wi kapitalmarktthortisch Controllingansätz kaum anzutrffn sind. 4 Aussrdm ist s rschwrnd, dass zntral Bgriff, wi z.b. Ntto- und Bruttorndit odr slbst Lignschaft nicht inhitlich dfinirt sind. Nbn disn hr thortischn Problmbrichn bsthn auch gravirnd praktisch Implmntirungsproblm. In dr Rgl kann nicht auf in umfassnds Ral Estat Managmnt Informationssystm zurückggriffn wrdn, wlchs all notwndign Datn binhaltt und historisirt. Dr mist zu gring Dtailirungsgrad dr vrfügbarn Immobilindatn, di gring Priodizität dr mikro- und makroökonomischn Datn sowi di fhlndn bzw. nur bschränkt vrfügbarn Markt- und Bnchmark-Datn schränkn di Analysmöglichkitn rhblich in. Ein Folgproblm stllt das Fhln gigntr Analys- und Auswrtungstools dar. Aus dm Wrtschriftnbrich bkannt Analystools, wi z.b. im Rahmn dr Sznarioanalys, dr Portfolioanalys sowi dr Rndit- und Risikomssung bzw. zrlgung, sind wnn übrhaupt nur Ansatzwis vorhandn. Dis Analystools sind jdoch di Vorausstzung für in dtaillirt quantitativ wi auch qualitativ Analys ds Immobilinportfolios bzw. ds Ral Estat Managmnts. 5 Aussrdm sind di Immobilinanlagn im Ggnsatz zu dn Wrtschriftnanlagn nicht standardisirt Vrmögnswrt, wlch aufgrund ihrr spzifischn Eignschaftn als nicht austauschbar Einzlstück anzushn sind. Dis und di damit inhrghnd fhlnd Marktliquidität stlln di grösstn Problm im Ral Estat Portfoliomanagmnt und somit auch für das Ral Estat Controlling dar. Vrinhitlichung von zntraln Bgriffn und Knnzahln Aufbau inr listungsfähign IT-Infrastruktur Einführung ins aktivn Ral Estat Portfoliomanagmnt Ral Estat Managmnt Entwicklung ins Ral Estat Asst&Liability Managmnt Trnnung dr Invstitionsvon dr Finanzirungsntschidung Witrntwicklung bzw. Ausbau ds Ral Estat Controlling Abbildung 3: Di Hrausfordrungn ds Ral Estat Managmnts Dr Ausbau bzw. di Witrntwicklung ds bsthndn Ral Estat Controlling von inm vrgangnhitsorintirtn hin zu inm modrnn portfolioorintirtn Controlling stllt in gross Controlling Ein gross Hrausfordrung für das Ral Estat Managmnt Sit 5 von 6

6 Hrausfordrung für das Ral Estat Managmnt dar. Wi aus Abbildung 3 rsichtlich, stllt di Bwältigung dr Controlling-Problmatik nur in dr Hrausfordrungn ds Ral Estat Managmnts dar. Ausghnd von disn grundsätzlichn Hrausfordrungn stllt sich di Frag, wlchr Stllnwrt dm Ral Estat Controlling bigmssn wrdn soll. Wird dr Nutzn ds Ral Estat Controllings, wi z.b. rhöht Transparnz und vrursachungsgrcht Zuordnung von Rndit- und Risikobiträgn btrachtt, so wird dutlich, dass in ffizints und ntschidungsorintirts Controlling in notwndig Vorausstzung für di Bwältigung dr mistn dr obn rwähntn Hrausfordrungn ist. Di Bwältigung dr Controlling-Problmatik im Ral Estat Managmnt bdarf somit nbn dr Erknnung dr igntlichn Problmatik inr shr starkn Vision, wohin sich das Ral Estat Managmnt in dr Zukunft ntwickln wird. Ght man davon aus, dass sich zukünftig di Anfordrungn an das Ral Estat Managmnt nicht von dnjnign an das Portfoliomanagmnt im Wrtschriftnbrich untrschidn wrdn, so bdarf dis inr ntsprchndn Adrssirung dr Controlling- Problmatik. Drjnig Immobilinmanagr, wlchr dis Vision tilt und sich dr Controlling-Hrausfordrung stllt, muss Invstitionn listn, wlch sich villicht nicht kurzfristig, jdoch mittlfristig auszahln wrdn. Endnots Für in Erläutrung dr Controlling-Problmatik im Wrtschriftn Portfoliomanagmnt sih: Stfan Illmr, g im Portfolio- Zukünftig wrdn all Aktur im Immobilinmarkt vrmhrt untr Listungs- bzw. Lgitimationsdruck kommn, wobi dis nbn dn Immobilin-Anlagfonds, -Aktingsllschaftn und -Anlagstiftungn auch institutionll Anlgr wi z.b. Pnsionskassn umfasst. Di Immobilinstratgi kann aus dri Tiln bsthn: di Portfoliostratgi, wlch di D- und Invstitionsstratgi bzüglich dr zu vrkaufndn und kaufndn Lignschaftn dfinirt, di Objktstratgi, wlch di Bwirtschaftungsstratgi dr bsthndn Lignschaftn fstlgt, und di Finanzirungsstratgi, wlch di Rfinanzirungsstratgi für dn gsamtn Lignschaftnbstand dfinirt. Ein Bispil dr viln noch nicht im Dtail analysirtn Brich ist das Asst&Liability Managmnt, wlchs für Immobilingsllschaftn insbsondr mit inm shr hohn Frmdvrschuldungsgrad von zntralr Bdutung sin kann. Momntan ist z.b. in Zrlgung dr historisch rwirtschafttn Immobilinrndit nach Rgionn odr Nutzungsartn sowi in vrantwortungsgrcht Zuordnung dr Rnditbiträg auf di inzlnn Entschidungsträgr nicht möglich. Controlling Ein gross Hrausfordrung für das Ral Estat Managmnt Sit 6 von 6