Erste Schritte mit der neuen Benutzeroberfläche in Brainloop Secure Dataroom 8.20

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1 Erste Schritte mit der neuen Benutzeroberfläche in Brainloop Secure Dataroom 8.20 Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentversion: 1.0 Alle in diesem Dokument angeführten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

2 Inhalt Erste Schritte mit der neuen Benutzeroberfläche in Brainloop Secure Dataroom Einführung... 3 Was ist neu in Version 8.20?... 3 Einige wissenswerte Informationen... 4 Wie kann ich sehen, was ein Link und was normaler Text ist?... 4 Wo befindet sich der Link Öffnen zum Herunterladen eines Dokuments?... 4 Wie kann ich mein Dokument oder meinen Ordner umbenennen?... 5 Wo ist der Datenraum-Selektor jetzt?... 5 Wo ist die Funktion Gehe zu?... 5 Ich kann die Dokumentaktion <XYZ> nicht finden. Wo ist sie?... 6 Ich kann die Ordneraktion <XYZ> nicht finden. Wo ist sie?... 7 Was bedeutet dieses Symbol?... 8 Wie kann ich eine Zustimmungsaufgabe erstellen?... 8 Wie kann ich sehen, ob es zu der Dokumentversion eine zugehörige Zustimmungsaufgabe gibt?... 9 Was hat sich bei der Verarbeitung einer Zustimmungsaufgabe geändert? Wo kann ich in einer Zustimmungsaufgabe die Kommentare der Mitarbeiter sehen? Wo kann ich mein Benutzerprofil ändern?... 12

3 Einführung In diesem Dokument erhalten bestehende Benutzer eine Einführung in die Brainloop- Benutzeroberfläche. Sie ist in einfachem Frage- und Antwortformat aufgebaut. Die bedeutendste Veränderung von Brainloop Secure Dataroom 8.20 im Vergleich zu früheren Versionen betrifft die Benutzeroberfläche. Die neue Version bietet eine klarere Struktur und eine verringerte Anzahl an Steuerelementen, die auf einheitlichere Weise eingesetzt werden. Das Ergebnis ist eine noch intuitivere Benutzererfahrung. Was ist neu in Version 8.20? Hauptsächliche Änderungen im Fenster Datenraum : neues Design mit besser positionierten Aktionen und geringerer Anzahl an Links Kombination der Funktionen Volltextsuche und Gehe zu ermöglicht leichteres und schnelleres Auffinden von Dokumenten verbesserte Dataroom Explorer-Verzeichnisstruktur, die reduziert und erweitert und in diesen Ansichten verankert werden kann schneller Zugriff auf die verschiedenen Datenraum-Ansichten über Register gut strukturierte Registeransichten; jede Ansicht bietet drei Direktaktionen in der Ansichtskopfzeile und bis zu drei Dropdown-Menüs mit Aktionen (Anzeigen, Organisieren, Ändern) unter den Direktaktionen, die von den Berechtigungen eines Benutzers abhängig sind einheitliche Arbeitsbereiche in den unterschiedlichen Registeransichten, die intuitive Navigation durch angezeigte Informationen und Nutzung der dargestellten Aktionen ermöglichen

4 Einige wissenswerte Informationen Wie kann ich sehen, was ein Link und was normaler Text ist? Vor Text, auf den man klicken kann, steht immer dieses Symbol. Wenn Sie den Mauszeiger über den Text bewegen, wird die Unterstreichung sichtbar, die auf einen Link hinweist. Bewegen Sie beispielsweise den Mauszeiger über Ihren Benutzernamen im Kopfzeilenbereich, wird der Link angezeigt, der das Dialogfeld mit dem Benutzerprofil öffnet. Wo befindet sich der Link Öffnen zum Herunterladen eines Dokuments? Anstatt auf den Link Öffnen klicken Sie einfach auf den Namen des Dokuments in der Ordnerliste, um es direkt zu öffnen. Wie bisher wird das Dokument entweder als Original oder im Brainmark- Format heruntergeladen. Das richtet sich nach den Berechtigungen eines Benutzers und den Eigenschaften des Dokuments. Hinweis: Durch Klicken in den Bereich neben dem Namen werden wie zuvor die Details (früher als Schnellansicht bezeichnet) geöffnet. Wenn man in Version 8.20 den Mauszeiger über eine Dokumentzeile bewegt, wird die Aktion Details eingeblendet, und nicht die Aktion Öffnen.

5 Wie kann ich mein Dokument oder meinen Ordner umbenennen? In Version 8.20 ist Umbenennen eine explizite Aktion im Aktionsmenü der Details eines Ordners oder Dokuments. Sie befindet sich in den Details des Dokuments im Dropdown-Menü Ändern. Wo ist der Datenraum-Selektor jetzt? Klicken Sie auf das Symbol vor dem aktuellen Datenraum-Namen. Daraufhin werden in einem Dropdown-Menü bis zu fünf Datenräume, die Sie als Favoriten gekennzeichnet haben, sowie ein Link zum Datenraum-Selektor angezeigt. Wo ist die Funktion Gehe zu? Ab Version 8.20 wurden die Funktionen Volltextsuche und Gehe zu zu einem einzelnen Suchfeld kombiniert. Die Funktionsweise ist mit den Vorgängerversionen identisch: Wenn Sie ein Schlüsselwort eingeben, das teilweise mit dem Namen eines Ordners oder Dokuments (bzw. einer Dokumentsammlung) übereinstimmt, wird eine Liste mit allen übereinstimmenden Elementen unter dem Feld Suche angezeigt. Dann können Sie schnell zu einem Element im Datenraum navigieren, indem Sie einfach darauf klicken.

6 Bei Eingabe eines Schlüsselworts, das nicht Teil des Namens eines Ordners oder Dokuments (bzw. einer Dokumentsammlung) ist, jedoch sehr wohl im Inhalt eines Dokuments oder einer Dokumentsammlung enthalten ist, wird durch Klicken auf Los eine Inhaltssuche nach dem Schlüsselwort ausgeführt. Ich kann die Dokumentaktion <XYZ> nicht finden. Wo ist sie? Alle Aktionen, die sonst in den Details eines Dokuments enthalten waren, sind immer noch dort zu finden, allerdings in etwas anderer Anordnung. In den Details finden Sie bis zu drei Direktaktionen, die von den Berechtigungen eines Benutzers und den Eigenschaften eines Dokuments abhängen. Unter diesen Direktaktionen finden Sie die Dropdown-Menüs der Aktionen Anzeigen, Organisieren und Ändern.

7 Alle Dokumentaktionen wurden in diese Dropdown-Menüs verlegt. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche Dropdown-Menüs welche Aktionen enthalten (natürlich sofern der Benutzer die erforderliche Berechtigung hat). Anzeigen Organisieren Ändern Zugehörige Sicher senden Bearbeiten Nachrichten Original öffnen Frage stellen Aktualisieren Brainmarked öffnen Neue Abstimmung Beschreibung hinzufügen Historie Ereignis hinzufügen Umbenennen Eigenschaften Aufgabe hinzufügen Auschecken / Einchecken / Auschecken aufheben <strukturierte Aufgabe> in alphabetischer Sperre aufheben Reihenfolge Diskussion hinzufügen Neue Version erstellen <Veröffentlichungsregel> in Einfrieren alphabetischer Reihenfolge Sicherheitskategorie ändern Kopieren Berechtigungen Verschieben Mich benachrichtigen Löschen Zu Favoriten hinzufügen/aus Favoriten entfernen Ich kann die Ordneraktion <XYZ> nicht finden. Wo ist sie? In Version 8.20 wurden die Kopfzeileninformationen von Ordnern neu angeordnet. Jetzt sehen Sie bis zu drei Direktaktionen, die sich nach den Berechtigungen eines Benutzers richten. Diese stellen die wichtigsten oder am häufigsten verwendeten Aktionen für diese Ansicht dar. Unter den Direktaktionen finden Sie jetzt die Dropdown-Menüs der Aktionen Anzeigen, Organisieren und Ändern. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche Dropdown-Menüs welche Aktionen enthalten (natürlich sofern der Benutzer die erforderliche Berechtigung hat).

8 Anzeigen Organisieren Ändern Zugehörige Nachrichten Sicher senden Ordner hinzufügen Historie Frage stellen Dokument hinzufügen In Windows Explorer öffnen Neue Abstimmung Dokumentsammlung hinzufügen Ordnerindex Link hinzufügen Beschreibung hinzufügen/ändern Eigenschaften Diskussion hinzufügen Umbenennen Sicherheitskategorie ändern Kopieren Berechtigungen anzeigen Verschieben Mich benachrichtigen Löschen Zu Favoriten hinzufügen/aus Favoriten entfernen Wenn dem Ordner eine Beschreibung hinzugefügt wurde, kann sie durch einfaches Klicken in den Text noch bearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es die neue Aktion Beschreibung hinzufügen. Wurde bereits eine Sicherheitskategorie für einen Ordner festgelegt, kann sie noch durch einfaches Klicken darauf geändert werden. Es gibt jedoch auch die neue Aktion Sicherheitskategorie ändern. Was bedeutet dieses Symbol? Dieses Symbol zeigt immer an, dass ein Dropdown-Menü vorhanden ist. Beispiel: Wenn nicht genug Platz für alle verfügbaren Ansichtsregister ist, werden sie in das Dropdown-Menü Anzeigen verschoben. Wenn man in der Reihe der Registerkarten zur Steuerung der verschiedenen Ansichten, auf die Sie zugreifen können, auf das Symbol diese anderen Ansichten gewährt. Das Ergebnis wird unten angezeigt: klickt, wird Zugriff auf Wie kann ich einen Genehmigungsprozess erstellen? Die Funktionsweise des Genehmigungsprozesses hat sich in Version 8.20 nicht geändert. Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Prozess für eine Dokumentversion zu starten: 1. Öffnen Sie die Details eines Dokuments wie oben beschrieben. 2. Öffnen Sie das Menü Organisieren und wählen Sie die gewünschte strukturierte Aufgabe aus.

9 3. Das bekannte Dialogfenster Prozess starten: wird angezeigt. 4. Geben Sie wie gewohnt die erforderlichen Informationen an und klicken Sie auf Weiter. 5. Überprüfen Sie Ihre Informationen und klicken Sie auf Fertigstellen. Die Attribute der neuen strukturierten Aufgaben werden gemäß der Definition Ihres Datenraum- Managers in der Schnellansicht angezeigt. Den Mitarbeitern wird eine mit einem Link zu der entsprechenden Aufgabe gesendet; sie können die Aufgabe auch in ihrem Posteingang finden (Filter Nachrichten Posteingang). Wie kann ich sehen, ob es zu der Dokumentversion einen zugehörigen Genehmigungsprozess gibt? Wie in früheren Versionen wird das einem Genehmigungsprozess oder einer strukturierten Aufgabe zugehörige Attribut in den Details des Elements angezeigt.

10 Zum Öffnen der zugehörigen Aufgabe verwenden Sie die Aktion Zugehörige Nachrichten. In Version 8.20 wurde diese Aktion in das Dropdown-Menü Ansicht in der Schnellansicht verlegt. Was hat sich bei der Verarbeitung eines Genehmigungsprozesses geändert? Wie in Version 8.10 erhalten Sie per eine Benachrichtigung, wenn Sie verlangt haben, an einem Genehmigungsprozess teilzunehmen. Sie können entweder auf den Link zu der entsprechenden Aufgabe in der klicken oder zur Ansicht Nachrichten wechseln und Ihren Posteingang öffnen. Beim Öffnen der strukturierten Aufgabe aus dem Posteingang heraus werden die Aufgabendetails in einem einfacheren Format mit größeren und einfacher zu erkennenden Schaltflächen angezeigt. Hier können Sie das der Aufgabe zugehörige Dokument und die relevante Aktion oder Entscheidung öffnen:

11 Wo kann ich in einem Genehmigungsprozess die Kommentare der Mitarbeiter sehen? Wie zuvor kann der Organisator einer Zustimmung die Kommentare eines Mitarbeiters in der - Benachrichtigung finden. Darüber hinaus wird der Kommentar angezeigt, wenn Sie auf der eigentlichen Aufgabenseite auf den Link Beteiligte klicken.

12 Wo kann ich mein Benutzerprofil ändern? In Version 8.20 wird das Dialogfenster zum Ändern eines Benutzerprofils geöffnet, indem man auf den Benutzernamen über der Kopfzeile klickt: