DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN

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1 DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.2. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern mit Krankengeld, Krankentagegeld und Mutterschaftsgeld 3.5. Start mit Agenda LOHN 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie Personaldaten aus DATEV LODAS in Agenda LOHN übernehmen. Damit entfällt die manuelle Erfassung der Adressdaten für die Arbeitnehmer. Hinweis Agenda bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Telefon: Voraussetzung Ein Wechsel des Abrechnungssystems muss der Krankenkasse gemeldet werden. Der Vorberater versendet aus seinem System (DATEV LODAS) eine Abmeldung wegen Systemwechsel (Grund 36). In Agenda LOHN muss zu Beginn der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Anmeldung wegen Systemwechsel (Grund 13) an die Krankenkasse übermittelt werden. Abmeldung in DATEV LODAS 1.»Mandantendaten Sozialversicherung Allgemeine Daten Angaben zu DEÜV-Meldungen und Versorgungsbezügen (Zahlstellen-Meldeverfahren) bei Systemwechsel«. 2. Im Feld»Ende«den letzten Tag des Monats erfassen, mit dem die Abrechnung bei DATEV LODAS endet. Anmeldung in Agenda LOHN Die Anmeldungen wegen Systemwechsel werden automatisch von Agenda LOHN im Zuge der ersten Monatsberechnung erzeugt. Voraussetzung Das Eintrittsdatum der Arbeitnehmer liegt vor der ersten Abrechnungsperiode in Agenda LOHN. Anschließender Versand der Anmeldungen an die Krankenkasse über:»transfer DEÜV-Dateien senden«

3 Seite Vorgehensweise Export Hinweis DATEV LODAS exportiert nicht den gesamten Datenbestand, sodass nicht sämtliche Daten übernommen werden. Es ist uns unmöglich, auf die von DATEV LODAS nicht bereitgestellten Daten einzugehen. Personaldaten exportieren 1. Mandanten in DATEV LODAS öffnen, der nach Agenda LOHN übernommen werden soll. 2.»DATEV LODAS Erfassen Mandantendaten Temp. Auswertungssteuerung Auswertungsabruf Mandant«. In Spalte»Nr.«auf klicken. Gesamte Personaldaten abrufen im Dialog 520»Personaldaten - gesamt«wählen. In der Spalte»tmp. Fach«den Eintrag»KRÜ: Rückübertragung«wählen.

4 Seite 4 3. Daten an das DATEV-Rechenzentrum übertragen:»datev LODAS Mandant Daten senden«. 4. Zur Rückübertragung der Daten benötigen Sie das Programm»LODAS-Auswertungen und Druck«. Nach erfolgreichem Versand und einer Wartezeit von rund drei Stunden können die Daten zurückgeholt werden: DATEV-Programm»LODAS-Auswertung und Druck«starten.»DATEV LODAS-Auswertung Holauftrag erstellen«. <OK> anklicken.

5 Seite 5 5. Strukturbaum öffnen. Haken bei Abrechnungsmonat und Auswertung»Personaldaten gesamt«setzen.»lodas-auswertungen Exportieren Register ANSI«. Der Name der Exportdatei ist der Name der Importdatei mit der Dateiendung (*.ans). Zielort notieren und <OK> anklicken 3.2. Import Personaldaten importieren 1. Mandant in Agenda LOHN anlegen. Siehe: Nr Schnelleinstieg LOHN. Die Abrechnung in Agenda LOHN muss mit dem Monat beginnen, der auf den letzten Abrechnungsmonat in DATEV LODAS folgt. Beispiel Die Abrechnung endet in DATEV LODAS im Oktober. Die Abrechnung in Agenda LOHN muss mit dem November beginnen. 2. Folgende Stammdaten sind entsprechend zu den Stammdaten von DATEV LODAS auch in Agenda LOHN unter dem Menüpunkt»Stammdaten«anzulegen: Stammdaten Mandanten-Krankenkassen Betriebsstätten Kostenstellen Abteilungen Gemeinden Anzulegen sind Betriebsnummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Bezeichnung

6 Seite 6 3.»Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogramm Import Datev Lodas«: Importdatei auswählen. Schaltfläche <Datei lesen> anklicken. 4. Es werden die importierbaren Datensätze und das Einleseprotokoll angezeigt. Die Mussfelder sowie Plausibilität der Daten wurden geprüft. Korrigieren Sie Datensätze, die mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet sind. Einleseprotokoll über für die Nachbearbeitung der Personaldaten 7 ausdrucken. 5. Ggf. Kontrollkästchen <Nur markierte> anhaken und Datensätze markieren, die importiert werden sollen. Schaltfläche <Einlesen starten> anklicken. 6. Sie erhalten eine Abfrage, ob auch die im Vorjahr ausgetretenen Mitarbeiter übernommen werden sollen. Im Anschluss erscheint eine Meldung mit der Anzahl der importierten Datensätze und das Importprotokoll, das Sie über ausdrucken sollten.

7 Seite Nachbearbeitung der Personaldaten Personaldaten nachbearbeiten 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle nachzubearbeiten Mussfelder. 3. Nachbearbeitung durchführen und im Anschluss alle Personaldaten vollständig kontrollieren Nachbearbeitung von Mitarbeitern mit Krankengeld, Krankentagegeld und Mutterschaftsgeld Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in Agenda LOHN im Kalender nachzubearbeiten:»stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Nr Kalender in Agenda LOHN Start mit Agenda LOHN Im Info Nr Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen finden Sie nähere Informationen zu: Anmeldung wegen Systemwechsel SV-Vorjahreswerte Lohnkonto-Vorträge Übergang bei voraussichtlicher Beitragsschuld ELStAM

8 Seite 8 4. Wichtige Informationen Nr DATEV pro: Datenübernahme Adressdaten Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen Nr DATEV pro: Datenübernahme ANLAG Nr DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV pro: Datenübernahme DMS Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD) Beachten Sie die Randziffern im Kapitel 9.4»Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«des Infos Nr BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/10003.

Datev Lodas: Datenübernahme LOHN

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