Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen - Themenspecial. Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 W-EX2010PT

Transkript

1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen - Themenspecial Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 W-EX2010PT

2 Impressum Matchcode: W-EX2010PT Autor: Peter Wies Redaktion: Hans-Christoph Reitz Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt I Zu diesem Buch Daten filtern Mit dem AutoFilter arbeiten Die Liste des AutoFilters nutzen Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Den Top-10-Filter nutzen Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Bereich als Tabelle definieren Schnellübersicht Übungen Darstellung von Pivot-Tabellen anpassen Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Pivot-Tabellenbereiche markieren Bedingte Formatierung in Pivot- Tabellen verwenden Einträge innerhalb von Pivot-Tabellen sortieren Leerzeilen in Pivot-Tabellen einfügen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Daten der Pivot-Tabelle filtern Pivot-Tabellendaten mit Datenschnitten filtern Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen auswerten und anpassen Berechnungsart im Bereich WERTE ändern Wertfelder mit benutzerdefinierten Berechnungen Layout einer Pivot-Tabelle ändern Felder mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Pivot-Tabellendaten individuell gruppieren Bestimmte Daten in separaten Tabellenblättern anzeigen Berechnete Felder bzw. Elemente nutzen Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren Schnellübersicht Übungen Weitere Möglichkeiten, Pivot-Tabellen zu erstellen Pivot-Tabelle aus einer externen Datenquelle erstellen Tabellenbereiche in einer Pivot-Tabelle konsolidieren Schnellübersicht Übung PivotCharts nutzen Pivot-Tabellendaten in Diagrammen grafisch darstellen PivotCharts erstellen und bearbeiten Schnellübersicht Übung...77 Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich Techniken, um in Excel 2010 Daten professionell und effizient mit Filtern und Pivot-Tabellen auszuwerten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. w-ex2010pt Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Themen-Special 1 w-ex2010pt eingeben und Ü betätigen 2 In der Ergebnisliste den Buchtitel anklicken Schulungsbuch, A4, schwarz/weiß 3 Diesen Link anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Wichtig: Einige Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien, die nur funktionieren, wenn sie in einem Ordner mit dem Pfad C:\Übung abgelegt sind. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung. Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien (w-ex2010pt_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 (64-Bit-Version) unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (64-Bit-Version, Service Pack 1) bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS, den Standardeinstellungen des Programms,G einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln.G Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Kursinhalt am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Tabellen erstellen, bearbeiten und sortieren Zellen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten Diagramme erstellen und bearbeiten Kurze Vorstellung des Beispielunternehmens Bei der Movement GmbH handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen, das Büro- und Objekteinrichtungen herstellt, beschäftigt 150 Mitarbeiter. Aktuell bietet das Unternehmen Einrichtungsprogramme für Verwaltungs-, Büro- und Industriegebäude, Stadt- und Empfangshallen, für Banken, Arztpraxen und Callcenter. Im Rahmen dieses Themen-Specials wird anhand exemplarisch ausgewählter Dateien der Movement GmbH dargestellt, wie sich in Excel Daten professionell mit Filtern und Pivot- Tabellen auswerten lassen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop unter Möchten Sie beispielsweise Ihre Excel-Grundkenntnisse auffrischen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel Grundlagen; Ihre Excel-Kenntnisse erweitern, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel Fortgeschrittene Techniken. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen 1 Daten filtern In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Daten mit dem AutoFilter filtern wie Sie Daten mit dem Spezialfilter filtern wie Sie einen als Tabelle definierten Bereich nutzen Voraussetzungen Tabellen formatieren und sortieren Mit Funktionen arbeiten 1.1 Mit dem AutoFilter arbeiten Filtermöglichkeiten in Excel Beim Filtern werden nur diejenigen Daten eines zusammenhängenden Tabellenbereichs (also eines Zellbereichs ohne Leerzeilen oder -spalten) eingeblendet, die bestimmte Bedingungen (Suchkriterien) erfüllen. Im Gegensatz zum Sortieren wird dabei die Reihenfolge der ursprünglichen Daten nicht tatsächlich geändert, sondern die Daten werden lediglich anders dargestellt. In der Movement GmbH wird die Filterfunktion beispielsweise genutzt, um innerhalb ihrer Kundenliste nur die Daten der bayerischen Kunden anzuzeigen. Ausschnitt einer gefilterten Tabelle Wie Sie den AutoFilter einsetzen können Excel bietet für jede Tabellenspalte einen AutoFilter, mit dem Sie die Daten der betreffenden Tabelle schnell filtern können. Mithilfe des AutoFilters lassen sich die Daten beispielsweise nach folgenden Kriterien filtern: nach Hintergrund-/Schriftfarben bzw. nach Symbolen (z. B., oder ), die durch eine bedingte Formatierung eingefügt wurden - sofern solche Formatierungen in der betreffenden Spalte vorhanden sind, nach vordefinierten Kriterien, die vom Inhalt der jeweiligen Spalte abhängen, nach Zellinhalten in der jeweiligen Spalte. Über das Suchfeld können Sie in der Liste des AutoFilters gezielt nach bestimmten Einträgen suchen. 6 HERDT-Verlag

7 Daten filtern 1 Abhängig davon, welche Einträge in der jeweiligen Spalte überwiegen (Zahlen, Text oder Datumsangaben), lässt sich im AutoFilter der Filtertyp TEXTFILTER, ZAHLENFILTER oder DATUMSFILTER nutzen: Suchkriterien der verschiedenen Filtertypen Bei jedem Filtertyp stehen Ihnen spezielle auf das entsprechende Zellformat abgestimmte Suchkriterien zur Verfügung, die Sie im Dialogfenster BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER spezifizieren können. In diesem Dialogfenster lassen sich auch zwei Suchkriterien mit einer UND- bzw. ODER-Bedingung verknüpfen. 1.2 Die Liste des AutoFilters nutzen Beispieldateien Kundenliste, Kundenliste-E Mit der Liste des AutoFilters sämtliche Kunden aus Bayern ermitteln In Kürze findet in Bad Tölz eine Möbelfachmesse statt, auf der auch die Movement GmbH vertreten ist. Hierzu möchte die Marketingabteilung an alle bayerischen Kunden der Movement GmbH besonders gestaltete Einladungsschreiben versenden. Mit dem AutoFilter können Sie die betreffenden Kunden aus der Kundenliste ermitteln: Öffnen Sie die Beispieldatei Kundenliste und markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der Kundenliste. Klicken Sie im Register START, Gruppe BEARBEITEN, auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag FILTERN, um den Auto- Filter zu aktivieren. Alternative: Schaltfläche FILTERN (Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN) Öffnen Sie in Zelle D2 durch Anklicken der Schaltfläche das zugehörige AutoFilter-Listenfeld. Klicken Sie in der Liste auf das Kontrollfeld, um alle Suchkriterien zu deaktivieren. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollfeld, um nur die aus Bayern stammenden Kunden in der Tabelle anzuzeigen. Bestätigen Sie mit OK. HERDT-Verlag 7

8 1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Sie erkennen an den blauen Zeilennummern, dass eine Tabelle gefiltert angezeigt wird. In der Überschrift der Spalte, für die ein Filter definiert wurde, wird anstelle der Schaltfläche die Schaltfläche angezeigt. Ausschnitt der gefilterten Kundenliste In der Liste des AutoFilters lassen sich auch mehrere Suchkriterien für eine Spalte aktivieren. Diese Suchkriterien werden mit einer logischen ODER-Bedingung kombiniert. Wenn Sie beispielsweise im zuvor abgebildeten AutoFilter die Kontrollfelder BAYERN und BERN aktivieren, werden nach erfolgtem Filtervorgang alle Kunden angezeigt, die entweder aus Bayern oder aus Bern stammen. Um die Suchkriterien in einer Spalte zu deaktivieren, wählen Sie im Listenfeld des AutoFilters den Eintrag FILTER LÖSCHEN AUS "Spaltenname". Möchten Sie die AutoFilter-Funktion wieder deaktivieren, klicken Sie im Register START, GRUPPE BEARBEITEN, auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und wählen Sie erneut den Eintrag FILTERN. Über das AutoFilter-Suchfeld schnell bestimmte Suchkriterien wählen Gerade bei großen Tabellen kann es schwierig sein, in der Liste des AutoFilters die gewünschten Einträge zu finden. In diesem Fall lässt sich das AutoFilter-Suchfeld nutzen, um schnell die betreffenden Kontrollfelder in der Liste zu aktivieren. Für eine Marketingaktion sollen beispielsweise alle Kunden angeschrieben werden, bei denen im Firmennamen die Zeichenfolge Büro oder Bureau vorkommt. Deaktivieren Sie zunächst das zuvor in Spalte D festgelegte Suchkriterium, indem Sie in Zelle D2 das Listenfeld des AutoFilters öffnen und den Eintrag FILTER LÖSCHEN AUS "Bundesland/Kanton" wählen. Öffnen Sie in Zelle B2 das AutoFilter-Listenfeld und geben Sie im Suchfeld büro ein. Bestätigen Sie mit OK. Um nun in der gefilterten Tabelle zusätzlich auch alle Kunden anzuzeigen, deren Firmenname die Zeichenfolge Bureau enthält, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie in Zelle B2 erneut das AutoFilter-Listenfeld und geben Sie im Suchfeld bureau ein. Aktivieren Sie das Kontrollfeld. Hierdurch erreichen Sie, dass die Suchkriterien des zuvor durchgeführten Filtervorgangs weiterhin berücksichtigt werden. Die betreffenden Suchkriterien und die aktuell im Listenfeld des AutoFilters angezeigten Suchkriterien (im Beispiel das Kriterium Bureau Barchel) werden entsprechend mit einer ODER-Bedingung kombiniert. Bestätigen Sie mit OK. 8 HERDT-Verlag

9 Daten filtern 1 Gefilterte Kundenliste (Ausschnitt) Wenn Sie eine Zeichenfolge im Suchfeld des AutoFilters eingeben, werden standardmäßig sämtliche Suchkriterien aktiviert, die an einer beliebigen Stelle die betreffende Zeichenfolge enthalten. Möchten Sie, dass nur die Suchkriterien aktiviert werden, die mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnen, geben Sie im Suchfeld die gewünschten Zeichen ein und direkt dahinter den Platzhalter * (H +). 1.3 Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Beispieldateien Kundenliste, Kundenliste-E Wie werden Suchkriterien verschiedener Spalten kombiniert? In Excel lassen sich auch gleichzeitig Filter für verschiedene Spalten festlegen. Dabei werden die Suchkriterien der entsprechenden Spalten mit einer logischen UND-Bedingung kombiniert. Nach durchgeführtem Filtervorgang werden in diesem Fall nur noch die Daten der Tabelle angezeigt, die sämtliche der festgelegten Suchkriterien erfüllen. Premiumkunden aus Österreich und der Schweiz ermitteln Die Marketingabteilung der Movement GmbH möchte den Premiumkunden aus Österreich und der Schweiz besondere Rabatte gewähren - also denjenigen Kunden, die 2010 einen Umsatz von über aufwiesen. Um herauszufinden, welche Kunden als Premiumkunden anzusehen sind, legen Sie in der Kundenliste entsprechende Suchkriterien für die Spalten Land und Umsatz 2010 fest. Deaktivieren Sie das zuvor in Spalte B festgelegte Suchkriterium. Öffnen Sie in Zelle C2 das Listenfeld des AutoFilters, deaktivieren Sie das Kontrollfeld und bestätigen Sie mit OK. In der Tabelle werden nun lediglich die Kunden angezeigt, die aus Österreich oder der Schweiz stammen. Öffnen Sie nun in Zelle N2 das Listenfeld des AutoFilters. Zeigen Sie auf den Eintrag ZAHLENFILTER und klicken Sie in der anschließend geöffneten Liste auf den Eintrag GRÖSSER ALS. Tragen Sie im nun geöffneten Dialogfenster BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER im Listenfeld das Suchkriterium ein und bestätigen Sie mit OK. In der Tabelle werden alle Premiumkunden aus Österreich und der Schweiz aufgelistet. Suchkriterien definieren HERDT-Verlag 9

10 1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Premiumkunden in der gefilterten Kundenliste (Ausschnitt) Im Dialogfenster BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER lassen sich für eine Spalte auch zwei (mit einer Bedingung verknüpfte) Suchkriterien festlegen. Bei aktiviertem Optionsfeld UND müssen beide Kriterien erfüllt sein. Bei aktiviertem Optionsfeld ODER muss mindestens eines der beiden Kriterien zutreffen. Mit den abgebildeten Einstellungen werden beispielsweise in der Kundenliste nur die Kunden angezeigt, deren Umsatz 2010 zwischen und lag. Zwei Suchkriterien für eine Spalte Um sämtliche Filtervorgänge innerhalb einer Tabelle rückgängig zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN (Register START, Gruppe BEARBEITEN) und wählen Sie den Eintrag LÖSCHEN. 1.4 Den Top-10-Filter nutzen Beispieldateien Kundenliste, Kundenliste-E Die umsatzschwächsten Kunden ermitteln Die Marketingabteilung plant eine gezielte Werbekampagne für die 15 Kunden mit dem niedrigsten Vorjahresumsatz. Um die entsprechenden Kunden schnell zu ermitteln, nutzen Sie den Top-10-Filter. Mithilfe dieses Filters können Sie festlegen, dass in numerischen Spalten nur eine bestimmte Anzahl der höchsten bzw. niedrigsten Werte angezeigt wird. Bevor Sie den Top-10-Filter anwenden, machen Sie sämtliche Filtervorgänge rückgängig. Klicken Sie hierzu im Register START, Gruppe BEARBEITEN, auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und wählen Sie den Eintrag LÖSCHEN. Alternative: Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN, Schaltfläche LÖSCHEN Öffnen Sie in der Zelle N2 das Listenfeld des AutoFilters. Zeigen Sie auf den Eintrag ZAHLENFILTER und klicken Sie in der anschließend geöffneten Liste auf den Eintrag TOP 10. Wählen Sie im Dialogfenster TOP-10-AUTOFILTER im Listenfeld den Eintrag UNTERSTEN und tragen Sie im Eingabefeld den Wert 15 ein. Bestätigen Sie mit OK. 10 HERDT-Verlag

11 Daten filtern 1 Gefilterte Kundenliste mit den 15 umsatzschwächsten Kunden (Ausschnitt) Sie können schnell eine Rangfolge der angezeigten Kunden ermitteln, indem Sie diese nach dem jeweiligen Umsatz sortieren. Dazu klicken Sie in Zelle N2 auf die Schaltfläche und wählen den Listenfeldeintrag NACH GRÖSSE SORTIEREN (AUFSTEIGEND). 1.5 Grundlagen zum Spezialfilter Beispieldatei Spezialfilter Vorteile des Spezialfilters Sie können beim Spezialfilter in einem gesonderten Kriterienbereich Suchkriterien definieren, mit deren Hilfe die zu filternden Daten definiert werden. Im Unterschied zum Auto- Filter können Sie dabei z. B. auch Suchkriterien über mehrere Spalten mit einer ODER-Bedingung kombinieren, mehr als zwei Suchkriterien pro Spalte definieren, das Filterergebnis in der Originaltabelle oder in einem separaten Zielbereich ausgeben. Suchkriterien im Kriterienbereich festlegen Vor Aufruf des Spezialfilters müssen Sie zunächst Suchkriterien in einem gesonderten Bereich des Tabellenblatts bzw. auf einem anderen Tabellenblatt definieren. Dieser Kriterienbereich muss sich mindestens über eine Spalte und zwei Zeilen erstrecken. In der oberen Zeile tragen Sie die Spaltenüberschriften der Spalten ein, nach denen gefiltert werden soll. In den anderen Zeilen geben Sie die entsprechenden Suchkriterien ein (vgl. Abschnitt 1.6). In der abgebildeten Tabelle werden alle Mitarbeiter angezeigt, deren Gehalt größer als und kleiner als ist oder die älter als 60 Jahre sind. Das Filterergebnis wird hier in der Originaltabelle ausgegeben. 1. Suchkriterium 2. Suchkriterium 3. Suchkriterium Kriterienbereich und gefilterte Daten (Ausschnitt) HERDT-Verlag 11

12 1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Fügen Sie den Kriterienbereich über der zu filternden Tabelle ein, um sicherzustellen, dass dieser nach dem späteren Filtervorgang weiterhin komplett sichtbar ist. Es empfiehlt sich, den Kriterienbereich durch eine besondere Formatierung bzw. eine Überschrift optisch vom zu filternden Datenbereich abzugrenzen. Die zuvor abgebildete Anwendung des Spezialfilters wurde am durchgeführt. In der entsprechenden Beispieldatei werden Felder als Suchkriterien verwendet, die mit der Funktion HEUTE berechnet werden (z. B. die Felder in der Spalte Alter). Deshalb unterscheiden sich die dargestellten Ergebnisse gegebenenfalls von Ihren Ergebnissen, wenn Sie die beschriebenen Filtervorgänge zu einem späteren Zeitpunkt durchführen. 1.6 Suchkriterien für den Spezialfilter Vergleichende Suchkriterien nutzen Vergleichende Suchkriterien enthalten Vergleichsoperatoren und Zellinhalte. Die Zellinhalte müssen in den Spalten vorhanden sein, für die die Suchkriterien definiert werden. Operator Bedeutung Beispiel Alle Datensätze werden angezeigt... = gleich die in der Spalte Ort den Eintrag Mainz beinhalten <> ungleich > größer < kleiner die in der Spalte Ort nicht den Eintrag Mainz beinhalten die in der Spalte Gehalt einen größeren Wert als beinhalten die in der Spalte Gehalt einen kleineren Wert als beinhalten >= <= größer gleich kleiner gleich deren Zellinhalt in der Spalte Gehalt größer oder gleich ist deren Zellinhalt in der Spalte Gehalt kleiner oder gleich ist Platzhalter bei der Definition der Suchkriterien verwenden Möchten Sie nach Einträgen mit bestimmten Zeichenfolgen filtern, können Sie bei der Definition der Suchkriterien Platzhalter nutzen. Platzhalter für Beispiel Alle Datensätze werden angezeigt...? ein Zeichen * viele Zeichen bei denen die Zelleinträge in der Spalte Name mit einem beliebigen Buchstaben beginnen, gefolgt von der Buchstabenfolge raun. Dazu gehören z. B. die Namen: Braun, Traunert deren Zelleinträge in der Spalte Name mit einem K beginnen bei denen die Zelleinträge in der Spalte Name an einer beliebigen Stelle die Buchstaben tz enthalten. Dazu gehören z. B. die Namen: Kuntz, Braatz, Atzenger. 12 HERDT-Verlag

13 Daten filtern 1 Mehrere Suchkriterien mit Bedingungen verknüpfen UND- sowie ODER-Bedingungen lassen sich durch die besondere Anordnung der Suchkriterien im Kriterienbereich erzeugen: Bei UND-Bedingungen befinden sich die Suchkriterien in einer Zeile. Bei ODER-Bedingungen befinden sich die Suchkriterien in einer Spalte und unterschiedlichen Zeilen. Beispiele für UND-Bedingungen Beispiel Es werden alle Mitarbeiter angezeigt die in der Abteilung Einkauf arbeiten UND mehr als verdienen deren Gehalt mehr als UND weniger als beträgt Beispiele für ODER-Bedingungen Beispiel Es werden alle Mitarbeiter angezeigt die in der Abteilung Einkauf ODER in der Abteilung Produktion arbeiten die in der Abteilung Einkauf arbeiten ODER mindestens verdienen die in der Abteilung Einkauf arbeiten UND weniger als verdienen ODER in der der Abteilung Produktion arbeiten UND weniger als verdienen 1.7 Den Spezialfilter einsetzen Beispieldateien Mitarbeiterliste, Mitarbeiterliste-E Kriterienbereich ausfüllen Innerhalb der Abteilungen Einkauf, Allgemeine Verwaltung und Marketing/Vertrieb sollen sämtliche Mitarbeiter, die weniger als 10 Jahre bei der Movement GmbH arbeiten, eine spezielle Fortbildung erhalten. Sie nutzen den Spezialfilter, um in der vorhandenen Mitarbeiterliste die betreffenden Kollegen zu ermitteln. Öffnen Sie die Beispieldatei Mitarbeiterliste und aktivieren Sie das Tabellenblatt Mitarbeiter. Füllen Sie den Bereich A2:B5 entsprechend der Abbildung aus, um die benötigten Suchkriterien für den Spezialfilter zu definieren. HERDT-Verlag 13

14 1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Filterergebnis in der Originaltabelle ausgeben Markieren Sie eine beliebige Zelle der Mitarbeiterliste. Klicken Sie im Register DATEN, GRUPPE SORTIEREN UND FILTERN, auf die Schaltfläche ERWEITERT. Im eingeblendeten Dialogfenster ist voreingestellt, dass das Filterergebnis in der Originaltabelle ausgegeben wird. Excel fügt den zu filternden Tabellenbereich automatisch in das Eingabefeld ein. Klicken Sie in das Eingabefeld und markieren Sie den Kriterienbereich (im Beispiel den Bereich A2:B5). Excel vergibt für den Kriterienbereich automatisch den Namen SUCHKRITERIEN. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, Wenn Sie möchten, dass doppelte Datensätze, die den definierten Suchkriterien entsprechen, nur einmal angezeigt werden. Bestätigen Sie mit OK. Filterergebnis in der Originaltabelle (Ausschnitt) Wurde das Filterergebnis in der Originaltabelle ausgegeben, können Sie den Filter über die Schaltfläche LÖSCHEN (Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN) entfernen und wieder alle Daten anzeigen. Filterergebnis in einem gesonderten Zielbereich ausgeben Sie können beim Spezialfilter einen gesonderten Zielbereich festlegen, in den die gefilterten Datensätze kopiert werden. Sie nutzen diese Möglichkeit, um die Liste der für die Fortbildung vorgesehenen Mitarbeiter archivieren zu können. Das Filterergebnis soll hierzu auf einem separaten Tabellenblatt ausgegeben werden. Möchten Sie das Filterergebnis wie im Beispiel auf einem anderen Tabellenblatt einfügen, müssen Sie das entsprechende Tabellenblatt aktivieren, bevor Sie den Spezialfilter aufrufen. Entfernen Sie zunächst das Filterergebnis auf dem Tabellenblatt Mitarbeiter. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Separater Zielbereich und klicken Sie im Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN, auf die Schaltfläche ERWEITERT. Aktivieren Sie das Optionsfeld. Klicken Sie in das Eingabefeld, wechseln Sie zum Tabellenblatt Mitarbeiter und markieren Sie den Listenbereich A7:Q HERDT-Verlag

15 Daten filtern 1 Klicken Sie in das Eingabefeld, wechseln Sie zum Tabellenblatt Mitarbeiter und markieren Sie den Kriterienbereich A2:B5. Klicken Sie in das Eingabefeld und markieren Sie im Tabellenblatt Separater Zielbereich die linke obere Zelle des Zielbereichs (im Beispiel die Zelle A1). Achten Sie darauf, dass in den Zellen des Zielbereichs keine Daten vorhanden sind, da diese durch den Filtervorgang ohne Rückfrage überschrieben werden. Excel vergibt für die oberste Zeile des Zielbereichs automatisch den Namen ZIEL- BEREICH. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollfeld, um doppelte Datensätze, die den definierten Suchkriterien entsprechen, nur einmal anzuzeigen. Bestätigen Sie mit OK. Filterergebnis in einer anderen Tabelle (Ausschnitt) Sie können das Filterergebnis auf die oben beschriebene Weise auch auf einem Tabellenblatt einer anderen Arbeitsmappe einfügen. 1.8 Bereich als Tabelle definieren Beispieldateien Kundendaten, Kundendaten-E Grundlagen zu einem als Tabelle definierten Bereich In Excel können Sie einen beliebigen Bereich als sogenannte Tabelle definieren, die Ihnen anschließend viele nützliche Funktionen bietet. Beispielsweise können Sie die dort vorhandenen Daten einfach in der Ergebniszeile berechnen oder mit den Listenfeldern des Auto- Filters sortieren bzw. filtern. Die Tabelle enthält wie bei der Funktion AUTOFILTER Listenfelder, mit denen Sie die entsprechenden Daten filtern können. Sie können eine zusätzliche Ergebniszeile einblenden, in der sich für sämtliche Spalten verschiedene Auswertungsfunktionen wählen lassen. Beim Scrollen werden die Spaltenbezeichnungen (A, B, C ) automatisch durch die jeweiligen Einträge der Kopfzeile ersetzt. So bleiben die Tabellenüberschriften dauerhaft eingeblendet. Tabellenbereich mit Ergebniszeile mit fixierten Spaltenüberschriften HERDT-Verlag 15