Anmeldung am BOS Tool als Administrator auf Ortsverbandsebene (z.b. Feuerwehrkommandant oder dessen Vertreter)

Transkript

1 Anmeldung am BOS Tool als Administrator auf Ortsverbandsebene (z.b. Feuerwehrkommandant oder dessen Vertreter) 1. Übersicht über die Anmeldung: Anmeldung: Administrationsbereich BOS-Tool: Freischaltung der Angehörigen Ihres Ortsverbandes: Freigeschalteten Nutzer deaktivieren: Bearbeiten der Personendaten: Anlegen eines Users durch Administrator Ortsverband: Mögliche Probleme und deren Behebung: Übersicht über die Anmeldung: Die Anmeldung an BayLern erfolgt in 2 Schritten: 1. Sie müssen sich auf der Homepage BayLern mit Ihren persönlichen Daten anmelden. 2. Sie erhalten eine von der Servicegruppe BOS (elasupport@sfs-w.bayern.de). Den darin befindlichen Link müssen Sie bestätigen. Wie geht es dann weiter? Ihr zuständiger Administrator (z.b. Kreisbrandrat ) erhält per Ihren Antrag, genehmigt diesen und berechtigt Sie anschließend zum Administrator im BOS-Tool (Verwaltung der Nutzer). Sie erhalten nach der Genehmigung zunächst eine Genehmigungs - von der Servicegruppe BOS (elasupport@sfs-w.bayern.de) mit den allgemeinen Zugangsdaten zu BayLern und dem BOS-Tool. Danach erhalten Sie eine Berechtigungs - als Administrator mit den Zugangsdaten zur Administrationsseite des BOS-Tool. Ab diesem Zeitpunkt verfügen Sie über die Administrationsrechte für Ihren Ortsverband und können im BOS-Tool im Administrationsbereich die Angehörigen Ihres Ortsverbandes verwalten. BayLern 05/2017 Seite 1

2 2. Anmeldung: Anmeldung über: Wählen Sie über die Auswahlfelder Ihre Organisation aus. Hier einige Beispiele: Beispiel Feuerwehr: Organisation: Feuerwehr Bezirk: z.b. Regierungsbezirk Oberpfalz Kreis: z.b. Landkreis Regensburg Ortsverband: z.b. FF Neutraubling Beispiel Werksfeuerwehr: Organisation: Feuerwehr Bezirk: z.b. Regierungsbezirk Niederbayern Kreis: z.b. Fa. Rodenstock, Regen Ortsverband: z.b. Angehöriger WF Rodenstock, Regen Achtung: Sie müssen im Feld Ortsverband die Auswahl Angehöriger WF + wählen Beispiel Berufsfeuerwehr: Organisation: Feuerwehr Bezirk: z.b. Regierungsbezirk Oberbayern Kreis: z.b. BF München Ortsverband: z.b. BF München Feuerwache 2 - Sendling Achtung: Sie müssen im Feld Ortsverband Ihre Feuerwache wählen Beispiel DLRG: Organisation: DLRG Bezirk: z.b. Regierungsbezirk Mittelfranken Kreis: z.b. Regierungsbezirk Mittelfranken Ortsverband: z.b. OV Erlangen Beispiel Johanniter: Organisation: JUH Bezirk: z.b. Regierungsbezirk Oberbayern Kreis: z.b. Regionalverband Oberbayern Ortsverband: z.b. Ortsverband Ingolstadt Beispiel Malteser: Organisation: Malteser Bezirk: z.b. Niederbayern Kreis: z.b. Diözese Passau Ortsverband: z.b. OV Passau BayLern 05/2017 Seite 2

3 Beispiel BRK: Organisation: BRK Bezirk: Mitglieder BRK Kreis: BRK Ortsverband: z.b. KV Bad Tölz Beispiel Bergwacht: Organisation: Bergwacht Bayern Bezirk: Mitglieder Bergwacht Bayern Kreis: z.b. KV Bayerwald Ortsverband: z.b. OV Zwiesel Anschließend geben Sie Ihre persönlichen Daten, Ihr persönliches Passwort und den Sicherheitscode ein. Nachdem Sie der Datenschutzerklärung zugestimmt haben klicken Sie auf das Feld Abschicken. Achtung: Ihr Passwort muss aus mind. 8 Zeichen bestehen. Verwenden Sie sowohl Buchstaben als auch Zahlen. Es müssen Groß- und Kleinbuchstaben enthalten sein. BayLern 05/2017 Seite 3

4 BayLern 05/2017 Seite 4

5 Hinweis: Nachdem Sie das Feld Abschicken angeklickt haben, erhalten Sie die folgende Bestätigung mit dem Hinweis, dass Sie eine mit einem Bestätigungslink erhalten. Um die Bestätigung sehen zu können, scrollen Sie bitte im Browserfenster nach oben. Sehen Sie als Nächstes in dem von Ihnen bei der Registrierung angegebenen - Postfach nach, dort sollten Sie die folgende finden. Manchmal kommt es auch vor, dass diese in Ihrem Spammail-Ordner landet, evtl. dort bitte nachsehen. Sie müssen den in der enthaltenen Link anklicken. Funktioniert dieser nicht, bitte den Link kopieren und in die Adresszeile Ihres Browsers einfügen. Achtung: Erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden keine Bestätigungs- , haben sie wahrscheinlich eine fehlerhafte -Adresse angegeben. Senden Sie bitte eine mit der richtigen E- Mail- Adresse an: BayLern 05/2017 Seite 5

6 Nächste Schritte: a) Der für Sie zuständige Administrator (z.b. Kreisbrandrat, Bezirksverantwortlicher DLRG usw.) genehmigt zunächst Ihren Antrag und Sie erhalten eine entsprechende Genehmigungs- mit Ihren allgemeinen Zugangsdaten zu BayLern und dem BOS-Tool: Sie können nun BayLern nutzen und Ihre persönlichen Daten im BOS-Tool bearbeiten. b) Danach weist er Ihnen die Administrationsrechte für Ihren Ortsverband zu. Sie können damit künftig die Angehörigen Ihres Ortsverbandes freischalten und verwalten. Sie erhalten nach Zuweisung der Administrationsrechte eine Berechtigungs - mit dem Zugangslink zum Administrationsbereich des BOS-Tool: Sie können nun zusätzlich auch auf den Administrationsbereich des BOS-Tool zugreifen. BayLern 05/2017 Seite 6

7 3. Administrationsbereich BOS-Tool: In den Administrationsbereich des BOS-Tool gelangen Sie, indem Sie den Link der Berechtigungs anklicken, die Sie erhalten haben. Funktioniert dieser nicht, kopieren sie den Link und fügen ihn in die Adresszeile Ihres Browsers ein. Melden Sie sich dann mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort am BOS-Tool an: Nach der Anmeldung gelangen Sie nun in Ihren Administrationsbereich des BOS-Tools. Hier werden Ihnen alle Nutzer Ihres Ortsverbandes angezeigt. BayLern 05/2017 Seite 7

8 Erläuterungen zum Administrationsbereich: 1. Menüpunkt Administration Zusätzlich zu den Menüpunkten Startseite und Einstellungen des normalen BOS-Nutzers verfügen Sie zusätzlich über den Menüpunkt Administration. Hier gibt es die Untermenüpunkte Benutzer administrieren (Listenmäßige Anzeige der Nutzer Ihres Ortsverbandes) User anlegen (siehe hierzu Ziffer 7.) 2. Schaltfläche Angezeigter Status Hier ersehen Sie die Bedeutung der Buchstabenkennungen, die bei einem Nutzer unter Status angezeigt werden. Durch Auswahl von Alle in der Dropdown- Liste können Sie sich sämtliche Nutzer Ihres Ortsverbandes anzeigen lassen. Durch die Auswahl des jeweiligen Status in der Dropdownliste können Sie die Anzeige der Nutzer entsprechend eingrenzen. BayLern 05/2017 Seite 8

9 3. Schaltfläche Angezeigte Benutzerrollen Durch Setzen oder Entfernen des Häkchen können Sie die Auswahl für die Anzeige der Nutzer den Benutzerrollen entsprechend eingrenzen. 4. Schaltfläche Angezeigte Dienststellenebenen Hier kann eine Auswahl nach Dienststellenebenen erfolgen. BayLern 05/2017 Seite 9

10 5. Schaltfläche Ortsverband Hier kann eine Auswahl des Ortsverbandes erfolgen. Da Sie in der Regel nur die Administrationsrechte für Ihren Ortsverband haben, wird Ihnen als mögliche Auswahl Ihr Zugehörigkeitsbereich angeboten. 6. Suchbegriffe Hier können Sie gezielt nach bestimmten Personen suchen. Die Suche läuft über Vornamen, Nachnamen, - Adresse, Ortsverband. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto mehr wird die Trefferzahl eingegrenzt. 7. Info Im Feld Info werden Ihnen für den einzelnen Nutzer dessen Benutzerdaten angezeigt. BayLern 05/2017 Seite 10

11 8. Sortierfunktion Durch Anklicken der Spaltennamen können Sie die Liste der angezeigten Nutzer entsprechend auf- oder absteigend sortieren. 9. Aktionssymbole Nutzer bestätigen / reaktivieren / Dienststellenwechsel bestätigen Nutzer deaktivieren / Dienststellenwechsel ablehnen Daten bearbeiten Nutzer ablehnen / löschen Ist ein Symbol grau dargestellt - z.b. - ist die entsprechende Aktion deaktiviert. BayLern 05/2017 Seite 11

12 10. Status Nutzer deaktiviert Nutzer freigeschaltet Dienststellenwechsel durch Nutzer beantragt Nutzer noch nicht freigeschaltet Nutzer hat mit Bestätigungslink noch nicht bestätigt 4. Freischaltung der Angehörigen Ihres Ortsverbandes: Sie müssen alle Nutzer, die sich für Ihren Ortsverband bei BayLern anmelden, einmalig genehmigen. Sie erhalten bei der Registrierung eines Nutzers eine mit dem folgenden Antrag zu dessen Freischaltung in BayLern: Klicken Sie bitte den in der enthaltenen Link an. Funktioniert dieser nicht, kopieren sie den Link und fügen ihn in die Adresszeile Ihres Browsers ein. Melden Sie sich zunächst mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort am BOS-Tool an. BayLern 05/2017 Seite 12

13 Nach der Anmeldung gelangen Sie nun in Ihren Administrationsbereich des BOS-Tools. Hier werden Ihnen alle Nutzer Ihres Ortsverbandes angezeigt. Alle Nutzer, die noch nicht freigeschaltet wurden, haben den Status : Unter Angezeigter Status können Sie die Anzeige der Nutzer durch die entsprechende Auswahl in der Dropdown-Liste nur auf Noch nicht freigeschaltet eingrenzen. Das ist sinnvoll, wenn bei Ihrem Ortsverband mehr Nutzer angezeigt werden, als auf einer Seite dargestellt werden können. BayLern 05/2017 Seite 13

14 Details zu dem Nutzer können Sie durch einen Klick auf das Symbol gegebenenfalls ändern (siehe Ziffer 6.). ansehen und Um den Nutzer freizuschalten, klicken Sie auf das grüne Häkchen. Um den Nutzer abzulehnen, klicken Sie auf den roten Abfalleimer. Nach erfolgter Freischaltung erhält der Nutzer den Status. Sowohl bei erfolgter Freischaltung als auch Ablehnung des Nutzers erhält er eine entsprechende Bestätigungs . BayLern 05/2017 Seite 14

15 5. Freigeschalteten Nutzer deaktivieren: Sie können einen freigeschalteten Nutzer (Status ) jederzeit durch Anklicken des roten deaktivieren. Der deaktivierte Nutzer erhält daraufhin den Status : Einen deaktivierten Nutzer können Sie auch wieder reaktivieren, indem Sie auf das grüne Häkchen klicken. Der Nutzer erhält daraufhin wieder den Status : BayLern 05/2017 Seite 15

16 6. Bearbeiten der Personendaten Sie können die Personendaten eines Nutzers ändern, indem Sie bei dem entsprechenden Nutzer das Symbol anklicken. Anschließend öffnet sich die Detailansicht zu den Personendaten. Sie können diese nun abändern und mit der Schaltfläche Abschicken abspeichern. Hinweis: Ändern Sie die Organisationszugehörigkeit (z.b. anderer Ortsverband) wird der Nutzer dem neuen zuständigen Administrator (Kommandanten) automatisch zugewiesen. Dieser wird durch das System mittels einer entsprechenden Info - benachrichtigt. BayLern 05/2017 Seite 16

17 7. Anlegen eines Users durch Administrator Ortsverband Wenn Ihnen die persönlichen Daten bekannt sind, können Sie als Administrator einen Angehörigen Ihres Ortsverbandes selbst als Nutzer anlegen, d.h. der Angehörige braucht sich in diesem Fall nicht mehr selbst registrieren. Rufen Sie hierzu im Menüpunkt Administration den Untermenüpunkt User anlegen auf. Füllen Sie nun die entsprechenden Felder im Browserfenster aus. BayLern 05/2017 Seite 17

18 Bei dem Organisationsbereich wird Ihnen zur Auswahl automatisch der Organisationsbereich bzw. der Ortsverband zur Auswahl vorgegeben, dem Sie angehören. Nach anklicken der Schaltfläche Abschicken wird der Nutzer automatisch im BOS-Tool angelegt und erhält automatisch den Status. Der Nutzer erhält eine Benachrichtigungs - mit den Zugangsdaten und muss sich nur noch ein Passwort vergeben. Hierfür ist ein entsprechender Link in der aufgeführt. BayLern 05/2017 Seite 18

19 8. Mögliche Probleme und deren Behebung: Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden keine Bestätigungs- . Lösung: Sie haben wahrscheinlich eine fehlerhafte -Adresse angegeben. Senden Sie bitte eine mit der richtigen -Adresse an: Sie erhalten keine Genehmigungs- . Lösung: In dem Fall hat Ihr zuständiger Administrator Ihren Antrag noch nicht genehmigt. Bitten wenden Sie sich daher an Ihren zuständigen Administrator (z.b. Kreisbrandrat, Bezirksverantwortlicher usw.), damit er Ihren Antrag freigibt. Sie können im BOS-Tool nicht Ihre Angehörigen des Ortsverbandes freischalten. Lösung: Ihr zuständiger Administrator (z.b. Kreisbrandrat) hat Ihnen noch nicht die Berechtigung zum Administrator übertragen. Wenden sie sich bitte an diesen oder senden sie eine an: BayLern 05/2017 Seite 19