Gesprächsvorbereitung (Checkliste)

Transkript

1 Gesprächsvorbereitung (Checkliste) Die Vorbereitung auf ein Gespräch besteht aus (mindestens) : 1. Klärung der Bedingungen: Gespräche brauchen z.b. (a) genügend Zeit zur Entfaltung, Durchführung und Ergebnisfindung (b) einen Ort / einen Raum, der geschützt ist vor Außenstörungen (Lärm, Telefon, Einsehbarkeit, Mithörmöglichkeit); (c) eine Räumlichkeit, die so gestaltet ist, dass die Gesprächspersonen sich in ihr wohlfühlen: Möblierung, Sitzordnung, Helligkeit, Wandschmuck etc.) (die rechte Gehirnhälfte ist auch am Gespräch beteiligt) 2. Klärung der eigenen Person: (a) Wie ist meine Befindlichkeit als Leiter(in) bzw. als Teilnehmer(in)? (b) Welche körperlichen /seelischen Belastungen spüre ich? (c) Welche Entlastungen brauche ich (noch), um in eine angemessene Verfassung zu kommen? 3. Klärung der Beziehungen: (a) Wie stehe ich als Leiter(in) Teilnehmer(in) zu den anderen Personen (Nähe, Distanz, Ablehnung, Akzeptanz)? (b) Wie sind meine Empfindungen und Gefühle ihnen gegenüber? (c) Wie könnten meine Reaktionen sein (offen, verschlossen, abwartend, skeptisch, fordernd )? 4. Klärung der Inhalte (a) Ist mir die Sachlage vertraut? Welche Ziele habe ich vor Augen? (b) In welcher Position / Rolle befinde ich mich (Leitung, Teilnehmer(in))? (c) Welche Aufgabe habe ich (Information, Lehre, Moderation, Vermittlung, Beratung, Aufsicht )? 5. Klärung der Methoden / des Vorgehens (a) Welche Vorgehensweise entspricht den teilnehmenden Personen? (b) Welche Methoden entsprechen den Zielen und Inhalten? (c) Welche Medien / Materialien brauche ich?

2 Gesprächsvorbereitung Checkliste 1. Rahmenbedingungen: Vorgesehene Zeit: genügend Zeit eingeplant? Ort: Außenstörungen vermeiden! Sonstiges: angenehme Atmosphäre! 2. Klärung der eigenen Person: meine Befindlichkeit: meine Belastung: meine Entlastungsvorhaben: 3. Klärung der Beziehungen: Namen der teilnehmenden Personen: Meine Einstellung ihnen gegenüber: Hintergründe / Ursachen: Meine mögliche Änderungen: 4. Klärungen der Sachen / Ziele: Der Sachstand: Meine Absichten / Ziele: Meine Rolle / Aufgaben: 5. Klärung der Methoden / der Vorgehensweise: Gesprächsbeginn: Gesprächsstruktur / verlauf: Medien / Materialien: 6. Sonstiges

3 Frageformen zur Situationsklärung und zur Lösungsfindung Eine Aufgabe von Leitungskräften ist es, Mitarbeiter dabei zu unterstützen, mehr Klarheit über ihre jeweilige Situation / ein konkret vorliegendes Problem zu erhalten und ihnen bei der Lösungssuche wertvolle Hilfestellung zu geben. Hierbei spielen situationsklärende sowie ressourcen und lösungsorientierte Fragen eine zentrale Rolle. 1. Akzeptierende / klärende Wiederholung Beispiel: Habe ich Sie richtig verstanden, dass... Aha, Sie denken also, Konkretisierungsfragen Wer? Was? Was genau? Immer? Nie? Alle? Man sollte? Was sagt das? 3. Sichtweise des anderen erfragen Wie sehen Sie das? Was ist Ihre Position? 4. Fragen, die ins Problem führen Was genau ist Ihr Problem? Wann tritt es am stärksten auf? Wann weniger stark? Kennen Sie diese Art von Schwierigkeiten auch in anderen Zusammenhängen? 5. Fragen, die ins Ziel führen Was möchten Sie erreichen? Wie genau soll die Lösung aussehen? Was ist Ihr Ziel? Woran würden Sie erkennen, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? Wobei soll ich Ihnen helfen? 6. Fragen die Ressourcen aktivieren Wer könnte Ihnen helfen? Was könnte Ihnen am besten weiterhelfen? Welche Ihrer Fähigkeiten wären hier besonders nützlich? Was würde XY an Ihrer Stelle tun? 7. Fragen, die Emotionen klären und emotionale Wertungen abfragen Und wie geht es Ihnen damit? Wie geht es Ihnen bei dem Gedanken an...? 8. Ökologie Fragen Was würden Ihre Kollegen zu diesen Veränderungen sagen? Gibt es einen Preis für Veränderungen und sind Sie bereit, ihn zu zahlen? Wer ist noch betroffen, wenn das Neue eingeführt wird? Welche Konsequenzen hat dieser Schritt?

4 Typische Gesprächsstruktur Gesprächsablauf Gespräch beginnen Ziele klären Thema erörtern Lösungswege suchen Vereinbarung treffen Gespräch beenden Begrüßen; ggf. warming up Thema benennen Das Thema lautet... Ziele und Absichten klären; Transparenz herstellen Unsere Ziele sind... Standpunkte erfragen Ursachen, Hintergründe klären Möglichst gemeinsame Sicht herstellen "Unsere gemeinsame Arbeit..." Verschiedene Lösungswege benennen und erörtern Diese Lösungen wären denkbar... Sich für eine (mehrere) Lösungen entscheiden Die weiteren Schritte vereinbaren "Und so geht's weiter..." Ggf. Gespräch reflektieren Ggf. Terminabsprachen Sich verabschieden "Das nächste Mal..."

5 Gesprächsführung verstehen leiten zuhören fragen Gedanken wiedergeben Gefühle wiedergeben strukturieren Lösungswege anbieten Stellung nehmen Beziehung klären Zuhören: Wenn der Gesprächspartner frei und verständlich spricht und der Schulleiter ihm folgen kann, sollte er vorwiegend der Schilderung lauschen und zum Fort fahren ermutigen. Fragen: Wenn die Äußerungen des Gesprächspartners missverständlich sind, sollte der Schulleiter durch offene Fragen zur Präzisierung von Sachverhalten, Gedanken und Gefühlen beitragen. Gedanken wiedergeben: Zur Klärung von Vorstellungen und Gedanken trägt der Schulleiter bei, indem er die Äußerungen des Gesprächspartners mit eigenen Worten, aber möglichst unverfälscht wiederholt. Gefühle wiedergeben: Soweit Gefühle das Denken und Handeln des Gesprächspartners bezüglich des Beratungsthemas berühren, kann der Schulleiter durch Verbalisierung Klä b it Strukturieren: Um kooperativ vorzugehen, muss die Vorgehensweise transparent sein. Um zu gemeinsamen Absprachen zu kommen, fasst der Schulleiter am Ende eine jeden Hand lungsschrittes die Ergebnisse zusammen und bietet weitere Vorgehensweisen an. Lösungswege anbieten: Für diese Lösung bestimmter Probleme gibt der Schulleiter psychologische und/oder aus seiner Erfahrung bewährte Prinzipien an und schlägt entsprechende Methoden vor, aus denen sich der Gesprächspartner passende auswählen oder an denen er eigene entwickeln kann. Stellung nehmen: Auch der Schulleiter hat im Zusammenhang mit dem Gesprächsthema eigne Vorstellungen, Gedanken und Gefühle. Er sollte in der Lage sein, diese in angemessener Form zu äußern und damit zur Problemlösung beizutragen. Beziehung klären: Der Schulleiter thematisiert offen die Beziehung zum Gesprächspartner, wenn hier Unklarheiten und Missverständ nisse auftreten

6 Gesprächsbeobachtung Wie und was ich im Gespräch wahrnehme / beobachte Allgemeines die nonverbalen Verhaltensweisen die verbalen Mitteilungen (vier Schnäbel, vier Ohren) die Übersetzungen, Vermutungen und Interpretationen die verschiedenen Gesprächsanteile der Beteiligten Äußerungen von z.b.: Durchsetzung, Überredung, Überzeugung, Kompromiss, Konsens, Widerstand, Angriff, Anschuldigungen, Verletzungen, Wohlwollen, Bestärkung, Vertrauen, Nähe, Distanz die Seitengespräche, die Störungen die Gesprächsstruktur und den Gesprächsverlauf die Gesprächsinhalte und die Entscheidungsprozesse die Vereinbarungen, Ergebnisse und Schlussfolgerungen die Rückmeldungen die Verhaltensweisen des Gesprächsleiters / der leiterin Funktion / Rollen Impulsgebung, Steuerung / Lenkung Wertschätzung, Geringschätzung Vermittlung, Fokussierung Ergebnissicherung, Zusammenfassung falls selbst am Gespräch beteiligt: die eigene Befindlichkeit die eigenen Absichten, Ziele, Vorgehensweisen die Selbstmitteilung die Beziehung zu den anderen (z.b. das aktive Zuhören / das Sich zurück ziehen) die Gesprächsanteile die Brücken und Blockadeäußerungen die Rückmeldungen anderen gegenüber

7 Arbeitsanweisungen Rollenspiel Kleingruppenarbeit an Schwerpunktthemen Ablauf in der Gruppe Fall genau darstellen Rollenspiel vorbereiten o Der Protagonist entscheidet, ob er selbst spielen möchte o Durchführung Rollenspiel o Auswertung Infomaterial zu Rollenspiele (Gesprächssituationen) Protagonist (Tipps zu Berater) Beobachter (Beobachtungsaufträge) Tipps zu themenbezogenen Mitarbeitergesprächen (AC) Tipps zu Jahresgesprächen Struktur der Themen Lehrerberatung (Problem: L Sch.Verhältnis) Vermittlung bei Konflikten (L L; L E; L S) Ungeliebte Entscheidungen Konflikt Institution Lehrer; Lehrer Lehrer Hinweise Hilfen Gesprächsvorbereitung Gesprächsverlauf Gesprächsbeobachtung

8 Inhalte neutral wiedergeben Aktives Zuhören Pausen ertragen Direkte Fragen vermeiden Distanz zum Inhalt Widerspiegeln (Paraphrasieren) Regeln für ein Beratungsgespräch Angebote formulieren Absicherung der Widergabe Widersprüche Nonverbale Signale Entscheidungsfindung