2 Von der Inventur zur Bilanz

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1 2 Von der Inventur zur Bilanz In diesem Abschnitt soll dargestellt werden, wie aus der Inventur die Bilanz abgeleitet wird. Dies ist wichtig für die sog Buchungsmethodik, die daran anschließt. 2.1 Inventur Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Erfassung des Vermögens einerseits und der Schulden andererseits zu einem bestimmten Zeitpunkt. Der Unternehmer ist gesetzlich verpflichtet, sein Vermögen und seine Schulden festzustellen: bei der Eröffnung (Gründung) oder Übernahme eines Unternehmens; am Schluss eines jeden Geschäftsjahres (= Rechnungsperiode, meist der ); und bei der Auflösung oder der Veräußerung seines Unternehmens. 2.2 Arten von Inventuren Hinsichtlich des Zeitpunktes der Aufnahme der Inventur wird eine Stichtagsinventur, eine zeitlich verlegte Inventur, eine permanente (= laufende, dauernde) Inventur sowie eine Stichprobeninventur unterschieden. Stichtagsinventur: Inventur am sog Abschlussstichtag (= Bilanzstichtag), das ist in der Regel der bzw der letzte Tag der Rechnungsperiode. Sie ist im Hinblick auf die Erfassung der Warenvorräte zeitraubend und schwierig. Häufig erfordert sie Betriebsschließungen ( Wegen Inventur geschlossen ) oder führt zumindest zu Unterbrechungen der laufenden Geschäftstätigkeit. Zeitlich verlegte Inventur: Sie verringert die Mängel der Stichtagsinventur dadurch, dass die Inventurarbeit innerhalb eines Zeitrahmens von drei Monaten vor und bis zu zwei Monate nach dem Abschlussstichtag verlegt vorgenommen wird. Die Inventurwerte müssen dann vom sog Inventurstichtag auf den Abschlussstichtag fortgeschrieben (zb vom auf den ) bzw zurückgerechnet werden (zb vom des nächsten Jahres auf den des vorherigen Jahres). Permanente Inventur: Sie beseitigt die Mängel der Stichtagsinventur, indem in einer Lagerkartei (zb elektronisch) fortlaufend die Zu- und Abgänge der Waren nach Art und Menge während der Rechnungsperiode erfasst werden. Zum Abschlussstichtag kann der Bestand (insb an Waren) ohne Schwierigkeiten buchmäßig nachgewiesen werden. Zu einem beliebigen Zeitpunkt während der Rechnungsperiode müssen jedoch die in der Lagerkartei ausgewiesenen buchmäßigen Bestände durch eine körperliche Bestandsaufnahme überprüft werden (Grund: zb Schwund). Dies geschieht in der Regel für die Vermögensgegenstände gruppenweise. Stichprobeninventur: Mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden wird von einer Stichprobe auf die Grundgesamtheit (= alle Vermögensgegenstände) geschlossen. 2.3 Inventar Das Inventar ist das Ergebnis der Inventur. Das Inventar ist ein Bestandsverzeichnis und enthält Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und der Schulden des Unternehmens. 2.4 Grundlegende Begriffserklärungen Eine Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögensgegenständen und Schulden mit dem Ziel, als Restgröße das Eigenkapital zu ermitteln. Die Vermögensgegenstände stellen die sog Aktiva dar; Schulden und Eigenkapital bilden zusammen die sog Passiva. Die Bilanz baut auf dem Inventar auf, indem sie sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden aus dem Vermögens- und Schuldverzeichnis übernimmt. Der Begriff Vermögensgegenstände wird mitunter weiter verstanden und umfasst dann sowohl positive Vermögensgegenstände (zb Maschinen, Gebäude) wie auch negative Vermögensgegenstände (zb Schulden gegenüber Banken oder gegenüber Lieferanten). Jehle, JEHLE, Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung 55 voe_jehle_finanzbuchhaltung_3_aufl.indd :31

2 Die Aktiva lassen sich weiters unterteilen in: Anlagevermögen: Dazu werden solche (positiven) Vermögensgegenstände gezählt, die dem Betrieb mehr als ein Jahr zu dienen bestimmt sind. Hierzu gehören eher langlebige Vermögensgegenstände wie Maschinen, Gebäude, Geschäftsausstattung. Umlaufvermögen: Dazu werden solche (positiven) Vermögensgegenstände gezählt, die dem Betrieb weniger als ein Jahr zu dienen bestimmt sind. Hierzu gehören eher kurzlebige Vermögensgegenstände wie Warenvorräte, Lieferforderungen (= Forderungen gegenüber Kunden), Bankguthaben, Kassa. Lieferforderungen entstehen, wenn der Warenverkauf durch den Kunden nicht sofort, sondern zb erst nach 30 Tagen bezahlt wird (sog Verkauf auf Ziel). Bei den Passiva wird ebenfalls eine Unterteilung vorgenommen in: Eigenkapital: Das ist jenes Kapital, welches der Unternehmer selbst zur Gründung des Unternehmens einbringt. Fremdkapital: Das sind die negativen Vermögensgegenstände wie zb Schulden gegenüber der Bank, Lieferverbindlichkeiten (= Schulden gegenüber Lieferanten). Lieferverbindlichkeiten entstehen, wenn der Wareneinkauf nicht sofort, sondern zb erst nach 30 Tagen an den Lieferanten bezahlt wird (sog Kauf auf Ziel). Die Passiva stellen die sog Mittelherkunft dar, dh sie beantworten die Frage Woher kommt das Geld?. Das Geld kommt entweder vom Unternehmer selbst (= Eigenkapital) oder es wird von der Bank (= Schulden gegenüber der Bank) oder von Lieferanten (= Schulden gegenüber Lieferanten) ausgeliehen; in diesen beiden letzten Fällen spricht man von Fremdkapital. Ein anderer Ausdruck für Mittelherkunft ist Finanzierung. Eigenkapital und Fremdkapital ergeben zusammen das Gesamtkapital (kurz Kapital) des Unternehmens. Die Aktiva stellen demgegenüber die sog Mittelverwendung dar, dh sie beantworten die Frage Wie wird das Geld verwendet?. Das Geld wird entweder für Maschinen, Gebäude, Geschäftsausstattung (= Anlagevermögen) oder etwa für Warenvorräte, für die Eröffnung eines Bankguthaben-Kontos, für den Kassabestand (= Umlaufvermögen) verwendet. Ein anderer Ausdruck für Mittelverwendung ist Investition. Anlagevermögen und Umlaufvermögen ergeben zusammen das Gesamtvermögen (kurz Vermögen) des Unternehmens. 2.5 Bilanzwaage Die Bilanz lässt sich sehr gut als Waage darstellen. Zudem kommt auch der Begriff Bilanz aus dem Italienischen: bilancia bedeutet soviel wie Balkenwaage. Wie sich aus der nachfolgenden Darstellung ergibt, halten sich die Aktiva (auf der linken Seite) und die Passiva (auf der rechten Seite) die Waage, sind also (in Summe) gleich groß. Aktiva Passiva 2.6 Darstellung der Bilanz Form Die Bilanz wird meist in Form eines T dargestellt, dh ähnlich wie im Folgenden die einzelnen Konten, die sog T-Konten. Dabei stehen die Aktiva (= Vermögensgegenstände) auf der linken Seite und die Passiva (= das Eigenkapital und die Schulden) auf der rechten Seite. Anlagevermögen Eigenkapital Umlaufvermögen Fremdkapital 6JEHLE, Finanzbuchhaltung Jehle, Finanzbuchhaltung 6 voe_jehle_finanzbuchhaltung_3_aufl.indd :31

3 Soll-Haben-Gleichheit Wie bereits oben angesprochen, müssen die Aktiva (in Summe) den Passiva (in Summe) entsprechen. Angenommen, das Anlagevermögen beträgt ,--, das Umlaufvermögen ,--, das Eigenkapital ,-- und das Fremdkapital ,--, so lässt sich die Bilanz wie folgt vervollständigen (auf die Angabe des -Zeichens wird verzichtet): Anlagevermögen ,-- Eigenkapital ,-- Umlaufvermögen ,-- Fremdkapital ,-- Summe ,-- Summe ,-- In Zukunft wird die Bezeichnung Summe aus der Kontodarstellung weggelassen, oberhalb des Summenbetrages wird ein Strich gezogen und die beiden Summenbeträge doppelt unterstrichen, sodass die Bilanz folgendes Aussehen hat: Anlagevermögen ,-- Eigenkapital ,-- Umlaufvermögen ,-- Fremdkapital , , ,-- Mittelherkunft und Mittelverwendung Die beiden Seiten der Bilanz sind gleich groß, jeweils ,--. Nicht notwendig ist hingegen, dass das Anlagevermögen betragsmäßig dem Eigenkapital entspricht, genauso wenig wie das Umlaufvermögen dem Fremdkapital entsprechen muss. Die Passivseite gibt (nur) Auskunft, woher das Geld kommt; die Aktivseite hingegen, wofür das Geld verwendet wird. So spielt es etwa keine Rolle, ob eine Maschine (= Anlagevermögen) mit Eigenkapital oder mit Fremdkapital finanziert wird. Gliederung der Bilanz Wie aus den weiteren Beispielen hervorgeht, steht das Anlagevermögen in der Bilanz immer oberhalb des Umlaufvermögens und das Eigenkapital immer oberhalb des Fremdkapitals. (In der Schweiz etwa ist die Darstellung der Bilanz gerade umgekehrt: Dort steht das Umlaufvermögen oberhalb des Anlagevermögens und das Fremdkapital oberhalb des Eigenkapitals.) Allerdings sind in der Bilanz nicht die Bezeichnungen Anlagevermögen, Umlaufvermögen und Fremdkapital zu finden, sondern etwa Gebäude, Maschinen (= beides Anlagevermögen), Warenvorräte und Kassa (= beides Umlaufvermögen), Lieferverbindlichkeiten und Bankkredite (= beides Fremdkapital). Nur das Eigenkapital wird weiter als Eigenkapital bezeichnet, mitunter auch bloß als Kapital. In diesem Fall hat die Bilanz etwa folgendes Aussehen: Gebäude ,-- Eigenkapital ,-- Maschinen ,-- Lieferverbindlichkeiten ,-- Warenvorräte ,-- Bankkredite ,-- Kassa , , ,-- Die Beträge wurden der Einfachheit halber angenommen; sie müssen aber für Gebäude ( ,--) und Maschinen ( ,--) in Summe das Anlagevermögen (= ,--), weiters für Warenvorräte ( ,--) und Kassa ( ,--) in Summe das Umlaufvermögen (= ,--) und schließlich für Lieferverbindlichkeiten ( ,--) und Bankkredite ( ,--) in Summe das Fremdkapital (= ,--) ergeben. Die Gesamtsumme auf der Aktivseite und die Gesamtsumme auf der Passivseite müssen ebenfalls weiterhin je ,-- betragen. Jehle, JEHLE, Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung 77 voe_jehle_finanzbuchhaltung_3_aufl.indd :31

4 2.7 Bilanz bei Gründung des Unternehmens Gründungsbilanz Hansi Müller möchte zum ein Handelsunternehmen (= Ankauf und Verkauf von Waren) mit dem Namen Hansi Müller Handelswaren gründen. Er hat aus diesem Grund ,-- gespart, die er als sog Startkapital in das Unternehmen einbringen will. Für ,-- kauft Hansi Müller Waren, die restlichen ,-- behält er sich als Bargeld in der Geschäftskassa. (Einen Geschäftsraum muss Hansi Müller übrigens nicht kaufen oder mieten; er verwendet dafür den Zubau zu seiner Garage.) Zum soll die sog Gründungsbilanz anlässlich der Gründung des Handelsunternehmens Hansi Müller Handelswaren aufgestellt werden. Wie sieht diese aus? Vorgangsweise Auszugehen ist bei der aufzustellenden Gründungsbilanz auch Eröffnungsbilanz genannt von der Passivseite, somit ist die Frage zu beantworten: Woher kommt das Geld?. Das Geld kommt aus den eigenen Ersparnissen des Hansi Müller und ist daher Eigenkapital. Der Betrag von ,-- kann somit als Eigenkapital in die Eröffnungsbilanz eingetragen werden. Fremdkapital wie etwa einen Bankkredit hat Hansi Müller nicht aufgenommen. Das Eigenkapital ist folglich die einzige Bilanzposition auf der Passivseite (= Mittelherkunftsseite) der Eröffnungsbilanz. Auf der Aktivseite der aufzustellenden Eröffnungsbilanz ist die zweite Frage zu beantworten: Wofür wird das Geld verwendet?. Das (gesamte) Geld wird von Hansi Müller zum einen für den Kauf von Warenvorräten ( ,--) und zum anderen für Bargeld in der Geschäftskassa ( ,--) verwendet. Die Warenvorräte und die Kassa sind folglich die beiden Bilanzpositionen auf der Aktivseite (= Mittelverwendungsseite) der Eröffnungsbilanz. Dadurch ergibt sich folgende Eröffnungsbilanz für Hansi Müller: Aktiva ERÖFFNUNGSBILANZ Hansi Müller Passiva Warenvorräte ,-- Eigenkapital ,-- Kassa , , ,-- Wie aus dem Beispiel ersichtlich wird, müssen sich Kassa und Eigenkapital nicht entsprechen. In der Praxis entsprechen sich Kassa und Eigenkapital so gut wie gar nie! Unter Kassa wird nur das Bargeld in der Geschäftskassa verstanden. Das Eigenkapital ist jedoch all das Geld, welches dem Unternehmer (selbst) gehört bzw gehört hat. Dazu zählt nicht nur das Bargeld, sondern auch das, wofür er sein Geld (bereits) verwendet hat wie hier für den Kauf von Warenvorräten. 2.8 Übungsbeispiele zur Eröffnungsbilanz Übungsbeispiel 1: Peter Habicher möchte ein Unternehmen gründen. Er verfügt über eigene Ersparnisse in der Höhe von ,--, die er in sein neues Unternehmen einbringen möchte. Da er glaubt, insgesamt ,-- an (Gesamt-)Kapital zu benötigen, nimmt er bei seiner Bank noch einen Kredit über ,-- auf. Mit dem Geld kauft Peter Habicher Waren im Wert von ,--; den Restbetrag legt er auf das Bankguthaben-Konto. Zeichnen Sie die Gründungsbilanz (Eröffnungsbilanz) des Peter Habicher! Aktiva ERÖFFNUNGSBILANZ Peter Habicher Passiva 8JEHLE, Finanzbuchhaltung Jehle, Finanzbuchhaltung 8 voe_jehle_finanzbuchhaltung_3_aufl.indd :31

5 2.9 Lösungen zu den Übungsbeispielen Übungsbeispiel 1: Aktiva ERÖFFNUNGSBILANZ Peter Habicher Passiva Warenvorräte ,-- Eigenkapital ,-- Bankguthaben ,-- Bankkredite , , , Ableitung der Buchungsmethodik Allgemeines Unter Buchungsmethodik werden die Buchungsregeln verstanden. Die Buchungsregeln können aber nur dann verstanden werden, wenn zuvor das System der Bilanz begriffen worden ist. Buchungsregeln sind Regeln, auf welcher Seite von Konten welche Sachverhalte zu erfassen sind. Ein Konto wiederum ist eine T-förmige Darstellung für jede Bilanzposition. Sind etwa in einer Bilanz sechs Bilanzpositionen enthalten (zb vier auf der Aktivseite und zwei auf der Passivseite), so sind auch sechs Konten einzurichten. Wird eine Bilanzposition auf einem eigenen Konto dargestellt, so lässt sich dadurch eine bessere Übersicht über Art, Ursache und Höhe der Veränderungen dieser Bilanzposition erreichen. Einrichtung von Bestandskonten Entsprechend der Einteilung der Bilanz in Aktiva und Passiva werden auch bei den Konten aktive Bestandskonten (im Beispiel Hansi Müller Handelswaren für Warenvorräte und für Kassa; sonst aber auch zb für Maschinen, Geschäftsausstattung, Bankguthaben) und passive Bestandskonten (im Beispiel Hansi Müller Handelswaren nur für Eigenkapital, sonst aber auch zb für Lieferverbindlichkeiten, für Bankkredite) eingerichtet. Diese Konten heißen deshalb Bestandskonten, weil auf ihnen ein bestimmter Bestand ausgewiesen wird, zb Bestand an Warenvorräten, Kassabestand, Maschinenbestand, Bestand an Geschäftsausstattung, Guthabenbestand gegenüber der Bank; Schuldenbestand gegenüber den Lieferanten, Schuldenbestand gegenüber der Bank, Eigenkapitalbestand. Kontenseiten Soll und Haben Jedes Konto trägt neben seinem Namen (zb Warenvorräte) die Bezeichnung Soll (kurz S) auf der linken Seite und Haben (kurz H) auf der rechten Seite. Mit dem Ausdruck Sollbuchung wird folglich eine Buchung im Soll, also auf der linken Seite des betreffenden Kontos, mit dem Ausdruck Habenbuchung eine Buchung im Haben, also auf der rechten Seite des betreffenden Kontos gemeint. Das einzelne Konto wird pro Buchungssatz entweder nur im Soll oder nur im Haben gebucht; die jeweils andere Buchung erfolgt auf einem anderen Konto. Vorgangsweise Zur Ableitung der Konten aus der Gründungsbilanz bei der Gründung des Unternehmens (bzw aus der Eröffnungsbilanz am Beginn jedes Jahres) wird der Wert der jeweiligen Bilanzposition als Anfangsbestand (kurz AB) in das dazugehörige Konto übernommen. Dabei sind folgende Grundregeln zu beachten: Die Anfangsbestände von (positiven) Vermögensgegenständen, die in der Bilanz auf der Aktivseite stehen, werden auf die Sollseite (= linke Seite) des dazugehörigen aktiven Bestandskontos übertragen. Die Anfangsbestände von (negativen) Vermögensgegenständen (= Schulden) und des Eigenkapitals, die in der Bilanz auf der Passivseite stehen, werden auf die Habenseite (= rechte Seite) des dazugehörigen passiven Bestandskontos übertragen. Jehle, JEHLE, Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung 99 voe_jehle_finanzbuchhaltung_3_aufl.indd :31

6 Dieser Vorgang wird bei sämtlichen Bilanzpositionen der Gründungsbilanz bzw der Eröffnungsbilanz vorgenommen. Die Anfangsbestände der (positiven) Vermögensgegenstände stehen auf der Sollseite der dazugehörigen aktiven Bestandskonten und die Anfangsbestände der (negativen) Vermögensgegenstände, dh der Schulden und des Eigenkapitals auf der Habenseite der dazugehörigen passiven Bestandskonten. Dies lässt sich wie folgt an der Eröffnungsbilanz des Unternehmens Hubi Zangerl Warenvertrieb veranschaulichen: Aktiva ERÖFFNUNGSBILANZ Hubi Zangerl Passiva Geschäftsausstattung 6.000,-- Eigenkapital ,-- Warenvorräte ,-- Bankkredite 2.000,-- Kassa 2.500,-- Lieferverbindlichkeiten 4.000, , ,-- Eintragung: Aktive Bestandskonten Passive Bestandskonten Soll Geschäftsausstattung Haben Soll Eigenkapital Haben AB 6.000,-- AB ,-- Soll Warenvorräte Haben Soll Bankkredite Haben AB ,-- AB 2.000,-- Soll Kassa Haben Soll Lieferverbindlichkeiten Haben AB 2.500,-- AB 4.000,-- Ausgehend von der Eröffnungsbilanz des Unternehmens Hubi Zangerl Warenvertrieb wird die Geschäftsausstattung mit dem Anfangsbestand von 6.000,-- auf der linken Seite des Kontos Geschäftsausstattung eingetragen. Das Eigenkapital mit dem Anfangsbestand von ,-- wird auf der rechten Seite des Kontos Eigenkapital eingetragen. Bei den aktiven Bestandskonten (hier Geschäftsausstattung, Warenvorräte und Kassa) steht der Anfangsbestand im Soll des jeweiligen Kontos. Bei den passiven Bestandskonten (hier Eigenkapital, Bankkredite, Lieferverbindlichkeiten) steht der Anfangsbestand im Haben des jeweiligen Kontos. Die Eintragung bei aktiven Bestandskonten erfolgt deshalb im Soll (= auf der linken Seite), weil die dazugehörige Bilanzposition (zb Geschäftsausstattung) in der Eröffnungsbilanz ebenfalls auf der Aktivseite (= auf der linken Seite) steht. Genau seitenverkehrt ist es bei den passiven Bestandskonten. Die Eintragung erfolgt bei ihnen deshalb im Haben (= auf der rechten Seite), weil die dazugehörige Bilanzposition (zb Bankkredite) in der Eröffnungsbilanz ebenfalls auf der Passivseite (= auf der rechten Seite) steht Übungsbeispiel zur Ableitung von Konten Übungsbeispiel 2: Tragen Sie für das Unternehmen Bruno Mitznix Handelsunternehmen die Anfangsbestände (kurz AB) aus der Eröffnungsbilanz in die einzelnen aktiven und passiven Bestandskonten ein! Aktiva ERÖFFNUNGSBILANZ Bruno Mitznix Passiva Warenvorräte ,-- Eigenkapital ,-- Lieferforderungen ,-- Aufgenommene Darlehen ,-- Kassa 2.400,-- Lieferverbindlichkeiten , , ,-- 10 JEHLE, Finanzbuchhaltung Jehle, Finanzbuchhaltung 10 voe_jehle_finanzbuchhaltung_3_aufl.indd :31