Auditbericht Auftragsnummer:

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1 Auditart: Auditgrundlage / Standard / Ausgabedatum: 6. Überwachungsaudit 9001:2008 (ohne Entwicklung) Handbuch / Revision / Datum Revision 4; 12/08 Auditzeitraum (vor Ort): Antragsteller / Auftraggeber: Straße / Postfach: PLZ / Ort: Auditbeauftragter: Jahnstraße Ravensburg Herr Kämpfe Lead-Auditor/Auditor: Herr Buchner / - Geltungsbereich: Erstellen von Technischer Dokumentation Industriebranche: EAC 35 zugeordnete Anlagen: Maßnahmenplan Ergebnis der Überprüfung der Managementunterlagen und des Audits: Geplanter nächster Auditor: Zertifikatserhalt empfohlen Buchner Geplanter nächster Termin: Januar 2011 Es wurden folgende Elemente auditiert: ISO ÜA nz nz gez. Buchner Datum Buchner Verteiler: - - Zertstelle - Auditor 10_Auditbericht_MB Docutec.doc Seite 1 von 6

2 1 Angaben zum Unternehmen Das Unternehmen MB Dokutec Merkel und Billmann GbR wurde im April 2000 zur Ergänzung des Dienstleistungsangebotes der Merkel-Firmengruppe gegründet. Die MB Dokutec GbR hat sich hierbei auf die Erstellung von Technischer Dokumentation, Illustration und Grafik spezialisiert. Zudem wird geplant Kundenschulungen im Bereich der Technischen Dokumentation anzubieten. Anfang 2009 bis Mitte 2009 war die Auftragslage sehr gut. Ab Mitte 2009 war diese dann jedoch angespannt, so dass die geplanten Ziele nicht ganz erreicht werden konnte. Die MB Dokutec Merkel und Billmann GbR ist ein Unternehmen in der Merkel-Firmengruppe die Ihren Schwerpunkt in Ingenieur-Dienstleistungen hat. 2 Durchführung des Audits Das 6. Überwachnungsaudit wurde von einem Auditor entsprechend dem Auditplan durchgeführt. Es wurden alle Forderungen der 9001:2008 Norm in den wesentlichen Funktionsbereichen auf Umsetzung in der Praxis überprüft. Da ein Audit nicht jedes Detail des gesamten QM-Systems abdecken kann, wurden relevante Bereiche der Firma stichprobenartig auditiert, um ein Gesamtbild über den Zustand des QM-Systems zu erhalten. Die Bewertung der Auditergebnisse erfolgt in der Maßnahmenliste im Anhang. Alle positiven Anmerkungen werden in dem Bericht beschrieben. 3 Zusammenfassende Bewertung 3.1 Allgemeines Es wurde festgestellt, dass das Unternehmen weiterhin über ein hervorragend funktionierendes und wirksames Managementsystem verfügt, das von den Mitarbeitern beachtet wird. Das System ist der Unternehmensgröße und der Geschäftstätigkeit gut angepasst. Der Auditor konnte sich von der Effektivität des implementierten Qualitätsmanagementsystems überzeugen. Die auditierten Bereiche waren ohne Beanstandung, Qualitätsaufzeichnungen in gutem Zustand und das System war bei den befragten Angestellten gut eingeführt und verstanden. Anmerkungen, die sich während des Audits der einzelnen Elemente ergaben, sind im Maßnahmenplan dargestellt. Alle Anmerkungen wurden mit dem Qualitätsbeauftragten und der Firmenleitung diskutiert und werden bei dem nächsten Überwachungsaudit betrachtet. Nicht erwähnte Elemente erfüllen die Anforderungen der DIN EN ISO 9001: Änderungen seit dem letzten Audit Seit dem letzten Audit haben sich folgende Änderungen ergeben: Neueinstellung weiterer Mitarbeiter Einführen einer Vertreterregelung für die GF Die QM-Unterlagen wurden gepflegt, ergänzt und aktualisiert. 10_Auditbericht_MB Docutec.doc Seite 2 von 6

3 3.3 Ausschlüsse (ISO 9001:2000) Der Ausschluss der Entwicklung und Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln wurde in der QM-Systemdokumentation ausreichend begründet. Im Rahmen des Audits wurde dieser Ausschluss bewertet und für richtig empfunden. 3.4 Empfehlungen des Auditors Das Unternehmen erfüllt weiterhin die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008. Der Erhalt der Zertifizierung nach den genannten Standards wird befürwortet. 4 Anmerkung zu den Elementen 4.1 Verantwortung der Leitung Die oberste Leitung des Unternehmens hat die Qualitätspolitik, ihre Zielsetzung und ihre Verpflichtung zur Qualität festgelegt und dokumentiert. Die Qualitätspolitik bezieht sich auf Erwartungen und Erfordernisse des Kunden, sowie auf die Qualitätsziele. Das Unternehmen bewertet das Managementsystem regelmäßig in internen Audits und zusammenfassend einmal jährlich. An einem Beispiel wurde das QM-Review nachvollzogen, aus der die Bewertung der Erfüllung der Norm, der Q-Politik, der Q-Ziele und der veranlassten Korrekturmassnahmen hervorgehen. Folgende auszugsweise dargestellte Q-Ziele werden hierbei u. a. aufgelistet, verfolgt und regelmäßig bewertet: Weitere Verstärkung des Teams durch neue Mitarbeiter Verstärkung des Vertriebs Dienstleitungsangebot erweitern Einführung eines internen Redaktionssystems Die für das vergangene Jahr gesetzten Ziele konnten umgesetzt werden. Folgende Kriterien wurden u. a. für die Managementbewertung herangezogen: Ergebnisse der internen Audits Jährliche GF-Besprechung Kundenreaktionen und Kundenzufriedenheit Einhaltung der Termine Veränderungen mit Auswirkung auf das QM-System keine Reklamationen QM-Aktionsplan mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Mitarbeitergespräche Personalsituation und Schulungen betriebswirtschaftliche und technische Kennzahlen Die Anforderungen der Norm, der Anspruch der eigenen Q-Politik und der Q-Ziele, sowie der Korrektur und Verbesserungsmaßnahmen werden wirksam erfüllt. Die Aufzeichnungen darüber (vom ) werden aufbewahrt. 10_Auditbericht_MB Docutec.doc Seite 3 von 6

4 Die Managementbewertung wird weiterhin sehr sorgfältig durchgeführt. Die Zielerreichung für 2009 wurde entsprechend bewertet. Zudem wurden anspruchsvolle Ziele für 2010 genannt. Im Rahmen einer Organisatorischen Änderung wurden ein GF Vertreter genannt, der eine Vielzahl von Befugnissen hat. Ausgeschlossen sind hierbei jedoch Beschaffungstätigkeiten jeglicher Art. 4.2 Qualitätsmanagementsystem In der QM-Dokumentation haben sich keine größeren Änderungen ergeben. 4.3 Management von Ressourcen Schulung Die Qualifikation der Mitarbeiter wird durch die verschiedenen durchgeführten Schulungen wirksam aufrechterhalten und gefördert. Innerhalb des letzten Jahres wurden im Rahmen der Kurzarbeitsphase im Herbst einige Schulungen durchgeführt. Für neue Mitarbeiter ist für die Einarbeitung ein Einarbeitungsplan vorhanden. Dieser wird sehr sorgfältig geführt und konnte im Rahmen der betrachteten Beispiele gut nachvollzogen werden. 4.4 Produktrealisierung Vertragsprüfung Die Dokumentation der wichtigen Auftragsmeilensteine (Auftragseingang, Angebotsausgang und Eingang der Bestellung) erfolgt weiterhin im Projektbegleitblatt Prozeßlenkung Die beiden betrachteten Projekte Lang Laser und MTU wurden von den verantwortlichen Mitarbeitern kompetent dargestellt. Die Dokumentation der einzelnen Tätigkeiten und der wesentlichen Entscheidungen erfolgt mittels des Programms Smart. 4.5 Messung, Analyse und Verbesserung Kundenzufriedenheit Die Kundenzufriedenheit und -wahrnehmung der Hauptkunden wird weiterhin im Rahmen der Managementbewertung bewertet. Die Ermittlung erfolgt hierbei kontinuierlich im Rahmen des stetigen Kundenkontaktes der Geschäftsführung mit dem Kunden Interne Audits Ein internes Audit wurde geplant und durch den externen Berater am durchgeführt. Die Auswertung erfolgt in einem umfangreichen und detaillierten Bericht. Die wir- 10_Auditbericht_MB Docutec.doc Seite 4 von 6

5 kungsvolle Umsetzung der aufgrund von festgestellten Abweichungen ergriffenen Maßnahmen wird durch den QMB anhand des Aktionsplanes verfolgt. 10_Auditbericht_MB Docutec.doc Seite 5 von 6

6 Anlage zum Auditbericht Maßnahmenliste mit Verbesserungspotentialen Bemerkungen: Ein Audit kann nicht jedes Detail des Managementsystems abdecken. Es können daher noch Schwachstellen vorhanden sein, die im Abschlussgespräch bzw. im Auditbericht von den Auditoren nicht thematisiert wurden. Die Bewertung der Auditergebnisse erfolgt grundsätzlich nach folgender Einteilung: Abweichungen (A): Einzelbefunde (Feststellungen) (F): Verbesserungspotenzial (V): Positive Aspekte (P): Nichterfüllung von Normforderungen; die Ursachen für die aufgezeigten Mängel sind zu analysieren und die festgelegten Korrekturmaßnahmen vor der Entscheidung über die Zertifikatserteilung / -aufrechterhaltung wirksam umzusetzen. Die Bestätigung durch den Auditor erfolgt in der Regel durch ein Nachaudit vor Ort, soweit nicht auf Basis eingereichter Nachweise möglich. Unvollständige Erfüllung von Normforderungen im Einzelfall, die aber die Wirksamkeit des Managementsystemelements nicht in Frage stellen. Die geplanten Korrekturmaßnahmen sind vor der Entscheidung über die Zertifikatserteilung / -aufrechterhaltung innerhalb von 14 Tagen dem Auditleiter mitzuteilen. Dieser bewertet die Korrekturmaßnahme und bestätigt, dass er sie angenommen hat. Die Nachprüfung der Umsetzung der Korrekturmaßnahmen erfolgt beim nächsten Audit. Gesichtspunkte für eine Optimierung des Managementsystems im Bezug auf die entsprechende Normforderung. Die Umsetzung durch das Unternehmen wird empfohlen. Hervorzuhebende positive Aspekte des Managementsystems Nr. ISO Prozess/ Bereich V Projektbearbeitung Verbesserungspotenzial Projektbewertungen gilt es konsequent durchzuführen. 10_Auditbericht_MB Docutec.doc Seite 6 von 6