SEPA-Umstellung Was ändert sich? arkeng- und Vertriebsplanung 2012

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1 Olpe Drolshagen Wenden SEPA-Umstellung Was ändert sich? arkeng- und Vertriebsplanung 2012 Unternehmerfrühstück am in Wenden-Schönau

2 Der EU-Gesetzgeber schreibt die Abschaltung nationaler Euro-Zahlverfahren zum vor Ab dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, der einheitliche Euro- Zahlungsverkehrsraum, den bargeldlosen Zahlungsverkehr auch hierzulande. Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen (SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift). Vor allem Lastschriften sind von den neuen Vorgaben betroffen, während bei Überweisungen lediglich die Kontonummer und die Bankleitzahl durch die IBAN (internationale Kontonummer) ersetzt werden.! Per Gesetz müssen zum 1. Februar 2014 alle* vorhandenen Zahlverfahren abgestellt werden. *Bis 2016 werden vielfach z. B. Kartenzahlungen von Einzelhändlern noch im alten DTA-Format abgewickelt werden und Verbraucher können anstelle von IBAN und BIC noch Kontonummer und Bankleitzahl etwa im Onlinebanking eintragen (Konvertierung). Olpe Drolshagen Wenden Seite 2

3 Die SEPA-Überweisung Finanzgruppe Deutscher Sparkassen- und Giroverband Sparkasse Musterstadt Seite 3

4 Die SEPA-Überweisung ersetzt die klassische Überweisung 1 Zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers muss bei der SEPA-Überweisung die IBAN und ggf. der BIC angegeben werden. 1 HOTEL DE PARIS BE Zahlungen in Euro auch über Euro hinaus. BANKBEBB 2 3 Der Kontoinhaber muss bei der SEPA-Überweisung ebenfalls seine IBAN angeben. 3 MAX MUSTERMANN ! Die SEPA-Überweisung kann sofort genutzt werden. Tipp: Online-Banking bietet Komfortfunktionen wie Terminüberweisungen oder Vorlagen. Olpe Drolshagen Wenden Seite 4

5 Die SEPA-Lastschrift Finanzgruppe Deutscher Sparkassen- und Giroverband Sparkasse Musterstadt Seite 5

6 Zur strukturierten Umsetzung der SEPA-Migration sollte rechtzeitig eine Bestandsaufnahme stattfinden Checkliste für die SEPA-Umstellung im Unternehmen! Sie nutzen Windata? Den SEPA-Umstellungsleitfaden finden Sie auf Olpe Drolshagen Wenden Seite 6

7 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen Wer Lastschriften einziehen möchte, benötigt eine Gläubiger- Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID). Diese dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers (18 Stellen). ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Quelle: Deutsche Bundesbank Olpe Drolshagen Wenden Seite 7

8 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen unten rechts 3. Juristische Personen des Privatrechts Olpe Drolshagen Wenden Seite 8

9 Sofortmaßnahmen: Gläubiger-ID beantragen 4. Olpe Drolshagen Wenden Seite 9

10 Sofortmaßnahmen: Inkassovereinbarung abschließen Die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschrift (kurz Inkassovereinbarung) ist die vertragliche Grundlage mit uns, um Forderungen im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen zu können. Inkassovereinbarung abschließen: 1. Gläubiger-ID ergänzen (Seite 1) ABC GmbH, Musterstr. 1, Unterschreiben (Seite 4, rechts unten) Vertretungsberechtigter des Unternehmens 3. Vertrag zurückschicken! Die Lastschrifteinreicher unter Ihnen haben eine vorgefertigte Vereinbarung von uns erhalten, damit auch nach dem Lastschrifteinzüge möglich sind. Olpe Drolshagen Wenden Seite 10

11 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt grundsätzlich dem Ablauf im bisherigen Verfahren Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro auf Basis eines zuvor vom Zahlungspflichtigen erteilten SEPA-Lastschriftmandats. Festes Fälligkeitsdatum/ Vorlagefristen SEPA-Basis-Lastschrift Ja NEU! Fälligkeitsdatum./. 6 Geschäftstage bei Erst-/ Einmal- und 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften (Ziffer 8 Inkassovereinbarung) Einzugsermächtigung Nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats 8 Wochen ab Belastung (13 Monate bei fehlendem Mandat) Ja NEU! (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) 8 Wochen ab Belastung (ggf. 13 Monate ab Kenntnis)* Kundenkennung IBAN und ggf. BIC NEU! Kontonummer und BLZ Vorabinformation vor dem (ersten) Einzug Bestandteil des Verfahrens NEU! Nein empfehlenswert * Seit mit Änderung der Lastschriftbedingungen Olpe Drolshagen Wenden Seite 11

12 Voraussetzungen zur Nutzung von SEPA-Lastschriften (Zahlungsempfänger) Ihre Kunden werden mindestens 14 Tage vor Fälligkeit über den Einzug mittels SEPA informiert. Damit der Zahlungspflichtige den Lastschrifteinzug planen kann, ist die (schriftliche) Ankündigung des Lastschrifteinzuges erforderlich (gesetzlich 14 Tage, kann verkürzt werden). Basis ist der Fälligkeitstag, den Sie eventuell bereits mit Ihren Mitgliedern vereinbart haben oder vereinbaren müssen.! Tipp: Sie können die Vorabankündigung als Brief oder in den Lastschrifteinzug mit Windata integrieren. Wir beraten Sie gerne. Einreichung der Lastschrift (D-14 bis D-6/bzw. D-3) Eine Lastschrift kann frühestens 14 Tage und muss spätestens 6 Arbeitstage vor Fälligkeit (Erstlastschrift) bzw. 3 Arbeitstage vor Fälligkeit (Folgelastschrift) bei Ihrer Sparkasse eingehen. Neu: SEPA-Lastschriften im Inland sind ab dem mit einer Einreichungsfrist von 2 Arbeitstagen möglich. Olpe Drolshagen Wenden Seite 12

13 Das SEPA-Lastschriftmandat Olpe Drolshagen Wenden

14 Das SEPA-Lastschriftmandat Einfache Kontrolle durch neue Identifikationsmerkmale Das SEPA-Lastschriftmandat muss schriftlich eingeholt werden und beinhaltet neben einem einheitlichen Autorisierungstext folgende Angaben vom Zahlungsempfänger (Unternehmen): Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA- Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende / einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen (Kunde): Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC, optional Kontonummer und BLZ Unterschrift und Unterschriftsdatum auf neuem Mandat oder schriftlicher Einzugsermächtigung Olpe Drolshagen Wenden Seite 14

15 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Sie müssen den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug lediglich die ihm fehlenden Angaben mitteilen: Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Basis-Lastschrift vor. Unsere Gläubiger-ID: [Gläubiger-ID] Ihre Mandatsreferenz: [Mandatsreferenz, z. B. Kundennummer] Mandatsdatum (heute)! Tipp: Für Neukunden können Sie übergangsweise das Kombimandat (Einzugsermächtigung und SEPA-Mandat) verwenden. - Formulare (rechter Bildschirmrand) Olpe Drolshagen Wenden Seite 15

16 Unterstützung auf Kombimandat Leitfaden Lastschrift- Windata- Leitfaden Checkliste Gläubiger-ID Olpe Drolshagen Wenden Seite 16

17 Mögliche Fallstricke Erfahrungsgemäß gibt es viele mögliche Fehlerquellen, die nur durch einen frühzeitigen Test ausgemerzt werden können: Veraltete Bankverbindungen Falsch berechnete IBANs Nicht SEPA-fähige BICs Nicht SEPA-fähige Fibu- oder Banking- Software Fehler in der Software Fehler in der XML-Datei Zuordnung der Mandatsreferenzen nicht eindeutig möglich Olpe Drolshagen Wenden Seite 17

18 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Migrations-Endtermin zum stehen insbesondere Sie als Unternehmen vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Die Sparkasse Olpe- Drolshagen-Wenden begleitet Sie gern als zuverlässiger Partner bei Ihrer SEPA- Migration und hält zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit. Aber: Handeln Sie jetzt! Olpe Drolshagen Wenden Seite 18

19 Fazit Frühzeitig Tests durchführen: Ist die genutzte Software (Zahlungsverkehr, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM usw.) SEPA-fähig Funktioniert die SEPA-Überweisung bereits? Formulare, Rechnungen um IBAN / BIC ergänzen Für Lastschrifteinreicher: Gläubiger-ID beantragen Inkassovereinbarung mit Sparkasse /Kreditinstitut schließen Rechtliche Fragen klären (Umwidmung, Vorankündigung, Firmenlastschrift möglich, usw.) Olpe Drolshagen Wenden Seite 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Olpe Drolshagen Wenden Seite 20