Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen

Transkript

1 Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen Bereich: ALLGEMEIN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Allgemein 2. ANLAG/BELEGTRANSFER/BILANZ//FIBU/LOHN/ZAHLUNG 3. DMS 4. STEUERN 5. FRISTEN 5.1. FRISTEN wird genutzt 5.2. FRISTEN wird nicht genutzt 6. QM-CHECK 7. FAKTURA/CRM 8. HONORAR/LEISTUNG 9. ZMIV

2 Seite 2 1. Allgemein Das Info beschreibt, wie Sie einen Mandanten komplett löschen. Das Löschen erfolgt in den einzelnen Anwendungen getrennt voneinander. Beachten Sie: In ANLAG, BILANZ, FIBU und ZAHLUNG entfernen Sie den Mandanten in einem Schritt. Über die ZSV löschen Sie einen Mandanten in allen Anwendungen der Steuerberechnung. In HONORAR und LEISTUNG können Sie einen Mandanten nur löschen, wenn zuvor alle erfassten Daten wie Rechnungen, Leistungen und Aufträge entfernt wurden. In DMS müssen Sie auch die Dokumente des Mandanten löschen. In FAKTURA und CRM löschen Sie automatisch beide Mandanten, wenn Sie in einer dieser Anwendungen einen Mandanten löschen. 2. ANLAG/BELEGTRANSFER/BILANZ//FIBU/LOHN/ZAHLUNG Der Mandant darf aktuell nicht ausgewählt sein, um ihn aus folgenden Anwendungen zu löschen: ANLAG BELEGTRANSFER BILANZ FIBU LOHN ZAHLUNG 1. Jeweilige Anwendung starten (z. B. FIBU oder LOHN). 2.»Bestand Mandant schließen«. 3.»Bestand Mandanten-Auswahl«und zu löschenden Mandanten markieren. 4.»Datei Löschen«. Ein Mandant der in ANLAG, BILANZ, FIBU und ZAHLUNG angelegt ist, wird in allen diesen Anwendungen in einem Schritt gelöscht.

3 Seite 3 3. DMS 1. Dokumente des Mandanten in der Dokumentenverwaltung löschen 1. In DMS über die Mandanten-Auswahl den zu löschenden Mandanten auswählen. 2. Anschließend werden alle verfügbaren Dokumente im Register»Alle«angezeigt. Rechts oben darf kein Monat und Jahr vorgegeben sein. 3. Markieren Sie mit <Strg+A> alle Dokumente. 4.»Bearbeiten Löschen«. 2. Dokumente des Mandanten aus dem Papierkorb löschen Durch das Löschen in der Dokumentenverwaltung werden die Dokumente in den Papierkorb von DMS verschoben. Auch dort müssen diese Dokumente gelöscht werden. 1.»Bearbeitung Dokumentenverwaltung Papierkorb Papierkorb öffnen«. 2. Die betreffenden Dokumente des Mandanten können Sie über die Filterfunktion der einzelnen Spalten suchen: Auf neben dem Spaltenname»Mandant«klicken. In der Auflistung die betreffende Mandantennummer auswählen. 3. Alle Dokumente über <Strg+A> markieren. 4.»Datei Löschen«.

4 Seite 4 4. STEUERN 1. Eine Anwendung der Steuerberechnung starten (z. B. Agenda ESt). 2.»Tools Weitere Programme Stammdaten-Verwaltung«. 3. Im Hauptmenü der ZSV über <Strg+U> drücken, um die Anzeige der Favoriten zu ändern. 4. Auf der linken Bildschirmseite unter den Favoriten finden Sie die Favoriten. Auf Favorit»Mandanten«doppelklicken. 5. Gewünschten Mandanten mit der linken Maustaste markieren. 6. Auf klicken.

5 Seite FRISTEN FRISTEN wird genutzt Es dürfen in FRISTEN keine Datensätze mehr für den gewünschten Mandanten vorhanden sein. Am einfachsten finden Sie die Datensätze über die Suchfunktion. 1.»FRISTEN: Auswertungen Suchfunktion«. 2. Sie können entweder den Mandanten aus den einzelnen Vorgängen entfernen ( Achtung: Die Vorgänge werden dann als fehlerhaft angezeigt) oder eine neue Mandantennummer hinterlegen. 3. Prüfen, ob für den Mandanten noch im Importbereich Dokumente oder Rechnungen vorhanden sind:»bearbeitung Postausgänge bearbeiten«. Diese gegebenenfalls über löschen. Den Importbereich öffnen Sie im Postausgangsbuch über :

6 Seite FRISTEN wird nicht genutzt Wurde FRISTEN einmalig gestartet, ist die Schnittstelle zwischen den Anwendungen FRISTEN, DMS und HONORAR aktiviert. In DMS bearbeitete Dokumente bzw. in HONORAR bearbeitete Rechnungen werden damit für FRISTEN bereitgestellt. Diese müssen vor dem Löschen eines Mandanten in FRISTEN gelöscht werden. 1. Es muss ein Postausgangsbuch angelegt werden:»bestand Postausgangsbücher«. Es erscheint die Abfrage: <Ja>. 2. Postausgangsbuch anlegen und. Fenster über schließen. 3. Soeben angelegtes Postausgangsbuch öffnen:»bearbeitung Postausgänge bearbeiten«. Da es nur das eine soeben angelegte Postausgangsbuch gibt, wird es automatisch geöffnet. Sie befinden sich sofort im Erfassungsfenster für einen neuen Postausgang. Erfassungsfenster über schließen. Nachfolgende Abfrage mit <Nein> beantworten.

7 Seite 7 4. Falls Sie im Posteingangsbuch das Symbol sehen, stehen Dokumente oder Rechnungen zum Import bereit. Auf klicken, alle Datensätze über <Strg+A> markieren und über löschen. Empfehlung Nutzen Sie FRISTEN auch zukünftig nicht, sollten Sie die Schnittstelle zwischen FRISTEN, DMS und HONORAR deaktivieren:»optionen FRISTEN-Optionen«. 6. QM-CHECK Für den entsprechenden Mandanten dürfen keine Checklisten mehr angelegt sein. 1.»QM-CHECK: Auswertungen Freie Auswertung«. 2. Im Feld»Mandant«die entsprechende Mandantennummer erfassen. 3. <Suchen> klicken. Es alle Checklisten des Mandanten angezeigt. 4. Alle Checklisten über <Strg+A> markieren und über löschen.

8 Seite 8 7. FAKTURA/CRM FAKTURA und CRM verwenden eine gemeinsame Datenbasis. Beim Löschen des Mandanten in einer der beiden Anwendungen werden die Daten auch in der anderen gelöscht. Der zu löschende Mandant darf nicht in FAKTURA bzw. CRM geöffnet sein. 1.»FAKTURA oder CRM: Bestand Mandant schließen«(falls der Mandant geöffnet ist). 2.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 3. Zu löschenden Mandant mit der rechten Maustaste anklicken. Im Kontextmenü den Befehl»Löschen«wählen. 4. In der nachfolgenden Meldung sehen Sie, welche Daten gelöscht werden. Meldung mit <Ja> bestätigen. Achtung Es werden alle Daten des Mandanten in beiden Anwendungen gelöscht! Sie können diese nicht wiederherstellen! 8. HONORAR/LEISTUNG Vor dem Löschen eines Mandanten in der ZMIV müssen Sie dessen Daten in HONORAR und LEISTUNG löschen. Das heißt, alle zugehörigen: Rechnungen Leistungen Aufträge Mandantenaufträge Leistungen:»LEISTUNG: Bearbeitung Leistungen bearbeiten«rechnungen:»honorar: Bearbeitung Rechnungen«Aufträge:»LEISTUNG: Bearbeitung Aufträge bearbeitenhonorar: Stammdaten Aufträge bearbeiten«mandantenaufträge:»leistung: Stammdaten MandantenaufträgeHONORAR: Stammdaten Mandantenaufträge«Endgültig gedruckte Rechnungen werden in HONORAR aufgrund der GoBD-Vorschriften nicht gelöscht. Sind in HONORAR unter der Mandantennummer noch Rechnungen vorhanden, können Sie den Mandanten in der ZMIV trotzdem löschen. Sollten Sie in der ZMIV später unter der gleichen Mandantennummer einen neuen Mandanten anlegen, sind bei dem neuen Mandanten die alten Rechnungen zu sehen. Schützen Sie die Mandantennummer bei Bedarf über die Benutzerverwaltung: Nr Schnelleinstieg BENUTZER.

9 Seite 9 Sperren als Alternative zum Löschen der Leistungen und Rechnungen Alternativ zum Löschen von Leistungen und Rechnungen sperren Sie den Mandanten. Dadurch bleiben die Daten in HONORAR und LEISTUNG erhalten. Sie stehen für spätere Auswertungen noch zur Verfügung. Neue Rechnungen und Leistungen können jedoch nicht mehr erfasst werden. Achtung: Der Mandant kann dann nicht gelöscht werden! 1.»Stammdaten Mandanten«. 2. Mandanten markieren und Aktivkennzeichen deaktivieren:»optionen Ändern Aktivkennzeichen«. 3. Soll der Mandant in der Auswahl nicht mehr erscheinen:»optionen Aktivfilter ein/aus«und Filter einschalten. 9. ZMIV Sie müssen den Mandanten auch in der ZMIV löschen. Ansonsten ist er nach Setzen der Verbindung wieder in den Anwendungen der Steuerberechnung vorhanden. Vor dem Löschen prüfen Sie die Verwendet-Kennung. Zum Ändern der Verwendet-Kennung und Löschen des Mandanten benötigen Sie Administratorrechte. 1.»Optionen Reorganisation«. 2. Option <Verwendet-Kennung prüfen> aktivieren. 3. <Starten> klicken. Achtung Je nach Datenbestand dauert das Prüfen der Verwendet-Kennung einige Minuten. Sie können auf diese Prüfung verzichten und die Verwendet-Kennung manuell löschen. Starten Sie die Mandanten-Auswahl und öffnen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie den Befehl»Verwendet auf Nein setzen«. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit <JA>.