EINFÜHRUNG VON PERSONAL- SOFTWARE

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1 EINFÜHRUNG VON PERSONAL- SOFTWARE TIPPS UND TRICKS 2015 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg

2 Bei der Einführung von HR-Systemen glauben Unternehmen oft, alle Probleme mit einem Schlag lösen zu können. Die Realität sieht meist anders aus. Dies muss jedoch nicht sein, wenn man sich der besonderen Anforderungen bewusst ist und den Mut zur Einfachheit hat. Ernüchternde Realität Laut einer McKinsey Studie 1 gehen 40 % aller IT-Großprojekte schief. Bei Projekten, deren Budget 15 Millionen US-Dollar übersteigt, kann dies sogar die Existenz von Firmen gefährden. Gerade HR-Systeme, die über die klassische Lohnbuchhaltung hinausgehen, erfüllen die Erwartungen viel zu selten. Ein eindrückliches Beispiel stellt das Bewerbermanagement dar: An erster Stelle erwarten Personalverantwortliche von einer E-Recruiting-Lösung Zeitersparnis. Diese Anforderung scheinen die Systeme aber nicht zu erfüllen. Fragt man Benutzer nach ihrem Feedback, so liegt das Hauptproblem beim Umgang mit der Lösung am Zeitaufwand für Datenerfassung und Pflege. Was läuft hier falsch? Drei Besonderheiten von HR-Systemen Bei Auswahl und Einführung eines computergestützten Personalsystems werden häufig die Besonderheiten der HR-Arbeit nicht entsprechend berücksichtigt. Gerade der wertschöpfende Bereich der Personalarbeit, der zunehmend in den Fokus von IT-Projekten rückt, unterscheidet sich grundlegend von administrativen Prozessen wie Finanzbuchhaltung oder Produktionssteuerung. Ob Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Laufbahn- und Nachfolgeplanung oder Zielvereinbarung und Beurteilung: Die wertschöpfenden HR-Prozesse stellen grundsätzlich andere Anforderungen an ein IT-System als administrative Prozesse: 1. Oft wird ein solches System nur anlassbezogen benutzt und das sehr selten. Automatismen und Routine können hier nicht entstehen. Das System muss also intuitiv und selbsterklärend sein. 2. Die Daten bestehen nicht nur aus Zahlen, deren Eingabe man erzwingen kann. Es muss Raum für die Erfassung weicher Daten wie Kompetenzen gelassen werden. 3. HR-Prozesse sind nicht immer standardisiert. Ein gutes System ermöglicht Nutzern die gleiche Flexibilität, die sie früher auch auf dem Papierweg hatten, z. B. bei Freigabeprozessen zur Stellenbesetzung. Mit dem Mut zur Einfachheit, dem Vertrauen in den Benutzer und vor allem mit dem ständigen Fokus auf den Nutzen des Endanwenders werden HR-Systeme gut und erfüllen ihre Aufgabe im Unternehmen. Gemäß dem Google-Prinzip: Focus on the user and all else will follow Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg 2

3 Das 80:20 Prinzip Mit der Einführung von Software wird oft versucht, alle denkbaren Anforderungen hundertprozentig abzudecken und das denkbare Optimum zu erreichen. Dadurch entstehen überkomplizierte und schlussendlich unwirksame Lösungen. Mit 20 % des Aufwandes kann man 80% des Nutzens erreichen. Für die restlichen 20 % steht der zusätzliche Aufwand in keinem Verhältnis zum zusätzlichen Nutzen. 80:20 Ansatz hoch Aufwand der Benutzung Tod einer Lösung 80% 80:20 Abnehmende Effizienz zusätzlicher Aufwand größer als zusätzlicher Nutzen 20% «Automatisierung» «Standardisierung» «Genauigkeit» 100% Abb. 1: Mit 20 % Aufwand bereits 80 % des möglichen Nutzens erreichen»«drei Tipps zur reibungslosen Software-Einführung 1. Einfachheit Reduziere Komplexität Eine komplexe Realität versucht man häufig mit komplexer Software abzufangen. Häufig entstehen dadurch Lösungen, die trotz hohem Aufwand nur einem Teil der Komplexität gewachsen sind. 2. Fokus Mache nur das Wesentliche Von Software-Einführungen erwartet man die Lösung möglichst aller Probleme. Mit der mutigen Beschränkung auf das wirklich Wesentliche lassen sich am schnellsten eine hohe Akzeptanz, Zufriedenheit bei den Anwendern und tatsächlicher Nutzen erreichen. 3. Ergebnisse Bringe schnell Nutzen In Software-Projekten möchte man oft erst mit der perfekten Lösung an die Benutzer herantreten. Besser sind jedoch die schnelle Inbetriebnahme, der frühe Nutzen und die laufende Einarbeitung von Rückmeldungen, um nicht am Bedarf vorbei zu zielen Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg 3

4 Über Haufe Der größte Hebel für wirtschaftlichen Erfolg sind Menschen, die das Richtige tun. Unter diesem Motto steht Haufe für ein Management, das den Menschen und nicht Prozesse ins Zentrum unternehmerischen Denkens und Handelns stellt. Denn Menschen sind es, die gemeinsam Strukturen und Prozesse mit Leben füllen, die mit ihrem Wissen die treibende Kraft für Erfolg sind und durch ihre Motivation und ihre Energie Unmögliches möglich machen. Diese Überzeugung prägt alle Aktivitäten von Haufe und ist Grundphilosophie für ein einzigartiges integriertes Portfolio aus Software, Inhalten, Weiterbildung und Beratung. Die Haufe Suite vernetzt als quellenübergreifendes Portal für Wissensproduktivität internes Mitarbeiterwissen mit bewährtem, rechtssicherem Fachwissen von Haufe. Die Haufe Office Line ist die Reihe marktführender Fachinformationsdatenbanken für Unternehmen, Kanzleien und öffentliche Organisationen, in denen Inhalte, Arbeitshilfen und Tools praxisgerecht aufbereitet werden. Die Haufe Akademie bietet passgenaue Lösungen und Services für die kontinuierliche Kompetenzerweiterung von Fach- und Führungskräften und damit für die Zukunftsgestaltung von Unternehmen. Die Software umantis Talent Management verbessert drei wesentliche erfolgsrelevante Prozesse in Unternehmen: das Gewinnen der gewünschten Mitarbeiter, das Leisten der richtigen Arbeit und das Entwickeln der persönlichen Kompetenzen. Über fünf Millionen Nutzer in rund Unternehmen und Organisationen aller Branchen arbeiten erfolgreich mit Lösungen von Haufe. Zu den Kunden zählen unter anderem tesa, flyeralarm, Edeka, Stadt Karlsruhe, BMW Group, Deutsche Telekom und Siemens. Haufe ist neben der Haufe Akademie und Lexware eine Marke der Haufe Gruppe. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Freiburg wurde bereits 1951 gegründet und beschäftigt heute über Mitarbeiter im In- und Ausland. Die Unterneh mens gruppe konnte im Geschäftsjahr 2014 (Juli 2013 bis Juni 2014) einen Umsatz von über 266 Mio. Euro erzielen (Vorjahr: über 251 Mio. Euro). P V Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg