Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU, BILANZ und ANLAG

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1 Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU, BILANZ und ANLAG Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Jahresübernahme mit Assistent 2.2. Jahresübernahme ohne Assistent 2.3. Jahresübernahme wiederholen 2.4. Automatische OP-Übergabe in das Folgejahr 3. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Dieses Info beschreibt, wie in den Anwendungen Agenda FIBU, BILANZ, ANLAG und ZAHLUNG die Jahresübernahme durchzuführen ist. Dabei gilt: Die Jahresübernahme erfolgt immer für den aktuell geöffneten Mandanten in das Folgejahr. Verwenden Sie die Funktion»Bestand Mandanten-Auswahl Datei Neu«, um ein Vorjahr nachträglich anzulegen. Die Jahresübernahme ohne OP-Buchhaltung kann beliebig oft wiederholt werden. Bereits übertragene EB-Werte werden zuerst zurückgesetzt und dann neu angelegt. Bei der Jahresübernahme mit OP-Buchhaltung beachten Sie die Hinweise zur Übernahme der offenen Posten. Wird ein Mandant in Agenda FIBU und ANLAG/BILANZ bearbeitet, führen Sie die Jahresübernahme unbedingt in FIBU durch. Achtung Erfassen, ändern und löschen Sie keine EB-Buchungen in der Abrechnungsnummer 0. Diese Abrechnungsnummer ist für die systemgesteuerte Jahresübernahme vorgesehen Vorgehensweise Jahresübernahme mit Assistent Überblick 1. Assistent starten 2. Wirtschaftsjahr festlegen 3. Stammdaten ändern 4. Geldkonten übernehmen 5. Bestandskonten übernehmen 6. Offene Posten übernehmen 7. Zahlungsläufe übernehmen 8. Jahresabschluss 9. Kostenstellenwerte übernehmen 10. Automatischer Jahreswechsel 11. Primanota drucken 12. Jahresübernahme starten

3 Seite 3 1. Assistent starten»fibu Bestand Jahresübernahme«. <Assistent ausblenden>: Erfahrene Anwender haben die Möglichkeit, die Jahresübernahme ohne Assistent durchzuführen. 2. Wirtschaftsjahr festlegen Gesamtes Jahr Vorbelegung für das Kalenderwirtschaftsjahr: (Vorbelegung): bis Bei abweichendem Wirtschaftsjahr wird das Folgejahr mit dem entsprechenden Zeitraum angelegt (z. B bis ). Rumpfwirtschaftsjahr: Diese Option legt das Folgejahr mit einem abweichenden Enddatum an. Das Enddatum kann nachträglich geändert werden. Siehe: Nr Umstellung komplettes Wirtschaftsjahr auf Rumpfwirtschaftsjahr

4 Seite 4 3. Stammdaten ändern Anzahl Buchungsperioden Versteuerungsart: Für den Mandanten werden nur die Stammdaten im Folgejahr angelegt. Es werden keine EB-Werte übertragen. Nach der Jahresübernahme unter»stammdaten Mandanten- Programmdaten«die Buchungsperiode bzw. Versteuerungsart umstellen und aus dem Vorjahr erneut die Jahresübernahme durchführen. Informationen zur Umstellung von Stammdaten: Nr Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum ändern Nr Versteuerungsart ändern: Soll <> Ist Nr Feldlängen ändern (Sach- und Personenkonten, Kostenstellen und Belegfelder) Kontenrahmen: Weitere Informationen zur Umstellung des Kontenrahmens: Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU automatisch Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU manuell

5 Seite 5 4. Geldkonten übernehmen Kontenbereich: Der Kontenbereich der Geldkonten wird automatisch vorbelegt. Die Vorbelegung kann über geändert werden (die Änderung gilt pro Mandant). Standardwerte setzen: Über wird der Standardkontenbereich wiederhergestellt. Achtung Individuelle Anpassungen gehen verloren. <Ja> (Vorbelegung): <Nein>: Die EB-Werte der Geldkonten werden übertragen. Eventuell vorhandene EB-Werte werden überschrieben. Die EB-Werte der Geldkonten werden nicht übertragen. Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich

6 Seite 6 5. Bestandskonten übernehmen Kontenbereich: Der Kontenbereich der Bestandskonten wird automatisch vorbelegt. Die Vorbelegung kann über geändert werden (die Änderung gilt pro Mandant). Standardwerte setzen: Über wird der Standardkontenbereich wiederhergestellt. Achtung Individuelle Anpassungen gehen verloren. <Ja> (Vorbelegung): <Nein>: Die EB-Werte der Bestandskonten werden übertragen. Eventuell vorhandene EB-Werte werden überschrieben. Die EB-Werte der Bestandskonten werden nicht übertragen. Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich. Automatische Umbuchung von EB-Werten Wenn EB-Werte bei der Jahresübernahme automatisch auf ein anderes Konto umgebucht werden sollen, muss in den Sachkonten ein Konto für die Umbuchung hinterlegt werden. Exkurs Sachkonto für die Umbuchung hinterlegen: Erfassung Register: Umbuchung«Nr Sachkonten in Agenda FIBU»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten- Achtung Bei Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG ist diese automatische Umbuchung nicht sinnvoll.

7 Seite 7 Folgende Konten sind durch Agenda FIBU bereits vorbelegt: SKR Konto Umbuchung auf Konto USt laufendes Jahr 1790 USt Vorjahr 1790 USt Vorjahr 1791 USt frühere Jahre USt laufendes Jahr 3841 USt Vorjahr 3841 USt Vorjahr 3845 USt frühere Jahre USt laufendes Jahr 3661 USt Vorjahr 3661 USt Vorjahr 3665 USt frühere Jahre USt laufendes Jahr 1913 Sammelkonto USt Vorjahre HG 03 (ab 2015) USt laufendes Jahr USt Vorjahr USt Vorjahr USt frühere Jahre HG 04 (ab 2015) USt laufendes Jahr USt Vorjahr USt Vorjahr USt frühere Jahre 70 (bis 2014) 3840 USt laufendes Jahr 3841 USt Vorjahr 3841 USt Vorjahr 3845 USt frühere Jahre ZA 03 (ab 2017) USt laufendes Jahr USt Vorjahr USt Vorjahr USt frühere Jahre ZA 04 (ab 2017) USt laufendes Jahr USt Vorjahr USt Vorjahr USt frühere Jahre AE 03 (ab 2017) USt laufendes Jahr USt Vorjahr USt Vorjahr USt frühere Jahre AE 04 (ab 2017) USt laufendes Jahr USt Vorjahr USt Vorjahr USt frühere Jahre Für die SKR 80 und 81 wurden keine Umbuchungen vorbelegt.

8 Seite 8 6. Offene Posten übernehmen Hinweis Nur bei Offenen-Posten-Modul sichtbar. Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden die Änderungen an OP-Buchungen im Vorjahr komfortabel mit der Funktion»automatische Übergabe von OP-Buchungen«in das Folgejahr übergeben. Hinweis Die Jahresübernahme der OP-Buchungen kann für jede Abrechnungsnummer nur einmal durchgeführt werden. Sofern noch die OP-Buchungen für die früheren Jahre (bis 2013) erfolgen, erfassen Sie diese nach wie vor in einer neuen Abrechnungsnummer. Diese Abrechnungsnummer darf zum Zeitpunkt der letzten Jahresübernahme noch nicht angelegt sein. Bei erneuter Jahresübernahme werden nur die OP-Buchungen der neuen Abrechnungsnummer in das Folgejahr übertragen. Wurden die Nachträge versehentlich in einer bereits vorhandenen Abrechnungsnummer erfasst, wiederholen Sie die gesamte Jahresübernahme der offenen Posten zum Übertrag ins Folgejahr. Wenn mit OPOS gebucht wird, muss eine Übernahme der Offenen- Posten-Einzelpositionen erfolgen, damit die ursprünglichen Rechnungsinformationen (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag usw.) im Folgejahr verfügbar bleiben. <Ja>: <Nein> (Vorbelegung): Der Assistent überträgt die Offenen-Posten-Einzelpositionen nach Abschluss in das Folgejahr. Die Offenen-Posten-Einzelpositionen werden nicht übertragen. Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich. Automatischer Auszifferungslauf durchführen Empfehlung Der automatische Auszifferungslauf ist vor der Jahresübernahme durchzuführen.

9 Seite 9 7. Zahlungsläufe übernehmen <Nicht übernehmen> (Vorbelegung): <Übernehmen, damit der Import in die Buchungserfassung im Folgejahr erfolgen kann>: Die Verbuchung mittels der Funktion Z in der Buchungserfassung ist im Folgejahr nicht möglich. Die bereitstehenden Zahlungsläufe werden übertragen. 8. Jahresabschluss <Nein> (Vorbelegung): <Ja>: Oben genannte Funktionen werden nicht ins Folgejahr kopiert. Oben genannte Funktionen werden ins Folgejahr kopiert.

10 Seite Kostenstellenwerte übernehmen Wenn im Folgejahr Kostenstellen-Auswertungen mit kumulierten Vorjahreszahlen erstellt werden sollen, müssen die Jahreswerte KOST für die Kostenrechnung 1 (Kost 1) und/oder Kostenrechnung 2 (Kost 2) vorgetragen werden. Diese Werte werden nicht als eigene Werte in den Kostenstellen- Auswertungen ausgewiesen, sondern sind in den gewählten Periodenwerten bzw. kumulierten Werten enthalten. Kost 1 und/oder Kost 2: Es können <Keine>, <Alle> oder <Selektierte> Werte zur Übernahme ausgewählt werden. Die Auswahl der selektierten Kostenstellen erfolgt über die Schaltfläche <Selektion>. 10. Automatischer Jahreswechsel Legen Sie fest, ob automatisch in das Folgejahr gewechselt werden soll. 11. Primanota drucken <Ja>: <Nein> (Vorbelegung): Nach der Jahresübernahme wird für die übernommenen EB-Werte eine Primanota ausgegeben. Die Primanota kann bei Bedarf nachträglich im Folgejahr gedruckt werden:»auswertungen Buchungserfassung Primanota Abrechnungsnummer 0«.

11 Seite Jahresübernahme starten Starten Sie die Jahresübernahme. Nach dem Abschluss der Jahresübernahme wird Ihnen ein Protokoll angezeigt Jahresübernahme ohne Assistent Jahresübernahme ohne Assistent Alle zur Verfügung stehenden Optionen sind in einem Fenster zusammengefasst.»fibu Bestand Jahresübernahme Schaltfläche: Assistent ausblenden«

12 Seite Jahresübernahme wiederholen Überblick 1. Jahresübernahme mit Assistent wiederholen 2. Jahresübernahme ohne Assistent wiederholen 3. Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen 1. Jahresübernahme mit Assistent wiederholen Die Jahresübernahme mit Assistent kann jederzeit wiederholt werden. Die Vorgehensweise erfolgt wie im Bereich»Jahresübernahme mit Assistent«jedoch mit folgenden Besonderheiten: Damit die Jahresübernahme in das Folgejahr wiederholt werden kann, muss in Agenda FIBU das Jahr geöffnet sein aus dem die Daten übernommen werden sollen. Wurden nach der Jahresübernahme Kontenbeschriftungen geändert, können diese ebenfalls in das Folgejahr übernommen werden. Hierbei werden nur die Kontenbeschriftungen und keine Kontenfunktionen übergeben. Folgende vorhandene Werte werden bei einer Jahresübernahme zurückgesetzt und neu angelegt: EB-Werte Geldkonten EB-Werte Bestandskonten Zahlungsläufe Jahreswerte KOST Achtung Lesen Sie die Zahlungsläufe 2016 ein, bevor Sie die Zahlungsläufe aus 2015 übergeben, da die Zahlungsläufe 2016 bei der wiederholten Jahresübernahme gelöscht werden. Sofern der Jahresabschluss des Vorjahres erstellt wurde, kann gewählt werden, ob die Daten»Bilanzberichte/Erläuterungstexte/Freie Seiten/Bilanzoptionen«übertragen werden sollen. Bereits vorhandene Daten werden hierbei überschrieben. 2. Jahresübernahme ohne Assistent wiederholen Aktivieren Sie die Optionen, die bei der wiederholten Jahresübernahme zu übergeben sind. Die Besonderheiten für Jahresübernahme mit Assistent wiederholen gelten entsprechend.

13 Seite Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen Grundsätzliches Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden Änderungen an OP-Buchungen komfortabel und automatisch in das Folgejahr übergeben. Möchten Sie trotzdem die Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen, beachten Sie die nachfolgende Vorgehensweise. Hinweis Folgende Informationen (falls vorhanden) gehen somit verloren: Mahnkennzeichen (welche Mahnung wurde zuletzt gedruckt) Mahndatum (wann wurde die Mahnung gedruckt) Zahlungskennzeichen (wurde für eine Rechnung bereits eine Zahlung erzeugt) Auszifferungen Vorgehensweise 1. Datensicherung erstellen:»tools Aktuellen Mandanten sichern«. 2. Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Jahresübernahme gestartet werden soll. 3.»Bestand Jahresübernahme«. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Assistent ausblenden>. 5. Option <Offene Posten Einzelpositionen> freischalten: Tastenkombination <Umsch+F7>. 6. Option <Offene Posten Einzelpositionen> auswählen. 7. Klicken auf <Starten>.

14 Seite Automatische OP-Übergabe in das Folgejahr Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden Änderungen an OP-Buchungen automatisch in das Folgejahr übernommen. 1. Änderung im Vorjahr vornehmen Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Vorjahr vor. 2. Änderung in das Folgejahr übernehmen Die Änderungen können in das neue Jahr übernommen werden beim: Schließen der Buchungserfassung im alten Jahr. Öffnen der Buchungserfassung im neuen Jahr. Es öffnet sich folgende Abfrage: Hinweise Die Abfrage wird beim Schließen bzw. Öffnen der Buchungserfassung solange angezeigt, bis die geänderten bzw. neu erfassten OP-Buchungen in das Folgejahr übergeben wurden. Werden Änderungen an OP-Buchungen vor 2014 vorgenommen, müssen diese durch eine wiederholte Jahresübernahme in das Folgejahr übergeben werden. 3. Wichtige Informationen Nr Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum ändern Nr Versteuerungsart ändern: Soll <> Ist Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU automatisch Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU manuell Nr Feldlängen ändern (Sach- und Personenkonten, Kostenstellen und Belegfelder) Nr Umstellung komplettes Wirtschaftsjahr auf Rumpfwirtschaftsjahr Nr Sachkonten in Agenda FIBU