Bertelsmann: ein vertrauenswürdiger Geschäftspartner

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1 Bertelsmann: ein vertrauenswürdiger Geschäftspartner Informationen zu Ethics & Compliance bei Bertelsmann

2 2 Über Uns Unternehmensstruktur Bertelsmann macht Medien, leistet Dienste rund um die Medien und vertreibt Medien. Die herausragenden Inhalte kommen von RTL Group, der Nummer eins im europäischen Rundfunkgeschäft, von Random House, der größten Buchverlagsgruppe der Welt, sowie von Gruner + Jahr, dem stärksten Zeitschriftenhaus Europas. Medien- und Kommunikationsdienstleistungen steuert Arvato bei.

3 3 Gesellschaftliche Verantwortung Einhaltung geltenden Rechts Menschenrechte Umweltschutz, Gesundheit & Arbeitssicherheit Produktsicherheit Umgang mit politischen Institutionen & Behörden 1 Verhalten am Arbeitsplatz Vertrauen & Respekt Offene Aussprache Datenschutz Umgang mit Firmenvermögen Interessenkonflikte 2 Finanzgeschäft & Berichtswesen Finanzielle Integrität & Bekämpfung von Betrug Schutz vor Korruption & Bestechung Geschenke & Einladungen Kartellrecht Insiderhandel 3 Medien & Technologie Schutz geistigen Eigentums Nutzung & Sicherheit von IT-Systemen Vertraulichkeit & Öffentlichkeitsarbeit Angaben über Produkte & Dienstleistungen Unabhängige & verantwortungsvolle Berichterstattung 4

4 4 Vertrauen ist die basis Gesellschaftliche Verantwortung Gesellschaftliche Verantwortung und korrektes Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und staatlichen Stellen sind wesentlicher Bestandteil des Wertesystems von Bertelsmann. Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regularien zur nachhaltigen Vermeidung rechtlicher Risiken und deren Folgen hat daher seit jeher bei Bertelsmann höchste Priorität. Das Ethics & Compliance-Programm von Bertelsmann stellt die logische Fortsetzung einer über Jahrzehnte hinweg gewachsenen und bewährten Form der Unternehmensführung dar, die gerade Fragen der Gesetzestreue und der gesellschaftlichen Verantwortung große Bedeutung beimisst. Auch unsere Kunden und Auftraggeber erwarten, dass sie sich auf Bertelsmann als rechtskonform und ethisch einwandfrei handelnden Geschäftspartner verlassen können. Mit seinem Ethics & Compliance-Programm unterstreicht Bertelsmann erneut, dass das Unternehmen ein berechenbarer und zuverlässiger Partner für seine Kunden ist, und schafft damit eine unverzichtbare Voraussetzung für jede erfolgreiche und dauerhafte Geschäftsbeziehung: wechselseitiges Vertrauen.

5 5 Die Bausteine des E&C-Programms Unsere Beziehungen zu Dritten Die Funktion eines effektiven E&C-Programms besteht darin, klar und unmissverständlich zentrale Spielregeln zu definieren, konzernweit das Bewusstsein für diese Spielregeln zu schärfen und frühzeitig über eventuelle Gefahren aufzuklären. Die folgenden vier Elemente bilden die tragenden Säulen des E&C- Programms. Die Spielregeln klar benennen: Der Bertelsmann Code of Conduct Verlässlicher Partner Der Bertelsmann Code of Conduct ist eine für alle weltweit beschäftigten Mitarbeiter verbindliche Leitlinie für gesetzeskonformes und verantwortungsvolles Handeln im Unternehmen. Er folgt internationalen Standards und leitet sich aus allgemein gültigen ethischen Prinzipien, geltenden Gesetzen und den Bertelsmann-internen Regeln ab. Gleichzeitig basiert der Verhaltenskodex auf den Bertelsmann Essentials, deren Ziele und Grundwerte unser Handeln leiten. Der Code of Conduct legt klare Prinzipien fest, die unseren Umgang mit und unser Verhältnis zu Kunden und anderen gesellschaftlichen Partnern des Unternehmens regeln (s. die Abschnitte zu Produktsicherheit, Umgang mit politischen Institutionen und Behörden, Schutz vor Korruption & Bestechung, Geschenke & Einladungen, Kartellrecht). Darüber hinaus enthält der Code of Conduct eine Reihe weiterer Verpflichtungen, die das Unternehmen als einen verlässlichen Partner für seine Kunden ausweisen, unabhängig davon, ob es sich hierbei um das Bekenntnis zur Einhaltung geltenden Rechts handelt, den Einsatz für die Menschenrechte, den Schutz der Umwelt oder den Schutz der uns von Kunden anvertrauten Daten. Der Code of Conduct steht unter folgender Webadresse in zwölf Sprachen zur Verfügung:

6 6 Bewusstsein schärfen: Code of Conduct-Training Interaktive Schulung Um zu gewährleisten, dass alle Bertelsmann-Mitarbeiter weltweit eingehend mit diesen Verhaltensregeln vertraut sind, hat die Abteilung Ethics & Compliance ein interaktives Schulungsprogramm in zehn Sprachen entwickelt, das seit Juni 2009 im Einsatz ist. Hier können sich Mitarbeiter mit den wichtigsten Geschäftsrisiken vertraut machen und spielerisch einüben, wie sie auf mögliche beobachtete Verstöße gegen den Kodex etwa Verdachtsfälle von illegalen Geschäftspraktiken sicher und wirksam aufmerksam machen können bzw. wo sie Rat und Hilfe bei Fragen finden. Auch interessierte Geschäftspartner können sich mit dem Trainingsmodul vertraut machen. Die Ethics & Compliance-Abteilung steht mit weiteren Informationen zur Verfügung. ProBleme erkennen und aufklären: Das Hinweisgebersystem Ein wirksames Hinweisgebersystem erleichtert es Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, in vertraulicher und sicherer Weise Rat zu suchen, Bedenken zu äußern oder auf Verstöße gegen den Code of Conduct insbesondere illegale Geschäftspraktiken hinzuweisen. Daher stellt Bertelsmann zahlreiche Anlaufstellen zur Verfügung, an die sich Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens wenden können. Gebührenfreie Telefonnummer für Anrufer aus Deutschland: Darüber hinaus enthält der Code of Conduct auf der letzten Seite rund 50 gebührenfreie Telefonnummern aus weiteren Ländern. Ombudspersonen Die von Bertelsmann berufenen externen Ombudspersonen sind wie z. B. Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihnen ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Identität des Hinweisgebers vertraulich zu behandeln. Ombudspersonen dürfen die Identität des Hinweisgebers nur mit dessen ausdrücklichem Einverständnis preisgeben.

7 7 Hinweise per Internet Zur Meldung von wesentlichen Verstößen gegen den Verhaltenskodex steht auch ein Internetsystem zur Verfügung. Dieses System bietet die Möglichkeit, auf besonders vertrauliche Weise mit der E&C-Abteilung von Bertelsmann in Kontakt und Austausch zu treten. Das Internetsystem gibt dem Nutzer uneingeschränkte Kontrolle über die Informationen, die über das System an die E&C-Abteilung weitergegeben werden. US Telefon-Hotline: Telefon-Hotlines In den USA stehen ergänzend Telefon-Hotlines zur Verfügung. Diese bieten die gleichen Möglichkeiten wie das Internetsystem, mit dem offensichtlichen Unterschied, dass die Übermittlung bzw. der Austausch von Informationen mündlich erfolgt. Risiken vorbeugen: Die partnerschaftliche Unternehmenskultur Dialog und Mitwirkung Die wichtigste Voraussetzung zur frühzeitigen Aufdeckung und Behebung von Missständen ist ein Betriebsklima, das alle im Unternehmen zur offenen Aussprache und Mitwirkung bei der kontinuierlichen Optimierung aller Geschäftsprozesse ermutigt. Basierend auf dieser Überzeugung verfolgt Bertelsmann seit Jahrzehnten die Umsetzung einer partnerschaftlichen und beteiligungsorientierten Unternehmenskultur. Dies fördert nicht nur Dialog und Mitwirkung und kontinuierliche Verbesserungen für unsere Kunden, es stellt auch sicher, dass Mitarbeiter ohne Zögern berechtigte Bedenken äußern und Probleme offen ansprechen können. Bei Bertelsmann wurden über Jahrzehnte viele Mitwirkungsinstrumente eingeführt und weiterentwickelt, wie zum Beispiel die Mitarbeiterbefragung oder die sogenannten Mitarbeitergespräche am Arbeitsplatz. Indem Mitarbeiter diese Möglichkeiten nutzen, beleben sie eine partnerschaftliche Unternehmenskultur, die zur konstruktiven Kritik und Mitwirkung einlädt letztlich der beste Garant für ein gesundes und verlässliches Unternehmen.

8 Die Ethics & Compliance-Abteilung Geschäftspartnern, die weitere Informationen zu Ethics & Compliance bei Bertelsmann wünschen, steht die E&C-Abteilung als Ansprechpartner zur Verfügung. Bertelsmann Ethics & Compliance Leitung: carsten Tams Senior Vice President, Bertelsmann Ethics & Compliance Executive Deutschland Bertelsmann SE & Co. KGaA Ethics & Compliance Carl-Bertelsmann-Straße Gütersloh Telefon: +49 (0) Fax +49 (0) USA Bertelsmann, Inc. Ethics & Compliance 1745 Broadway New York, NY Telefon: Fax: