Vorschau PDF. Verfahrensanweisung / Prozessbeschreibung - Lenkung Dokumente ISO

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1 Vorschau PDF Bitte beachten Sie, dieses Dokument ist nur eine Vorschau der Vorlage. Hier werden nur Auszüge der Vorlage dargestellt. Nach Download steht Ihnen selbstverständlich die vollständige Version der Vorlage zur Verfügung. Eine Übersicht über weitere kostenlose Vorlagen der VOREST AG finden Sie unter dem Punkt "Vorlagen & Vorlagenpakete". Verfahrensanweisung / Prozessbeschreibung - Lenkung Dokumente ISO Seite 1 von 11

2 Inhalt dieser Vorlage In EIGENER SACHE Ihr kostenloser Download... 3 Wichtige Informationen zur Anwendung dieser Vorlage... 4 Anwendertipps unserer Experten... 5 Verfahrensanweisung / Prozessbeschreibung Lenkung Dokumente ISO Definition grundlegender Begriffe und Vorgehensweisen... 7 Beispielhafter Prozessablauf Lenkung Dokumente ISO Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten... 9 Hinweise zur Forderung der Norm ISO

3 In EIGENER SACHE Ihr kostenloser Download In EIGENER SACHE Ihr kostenloser Download IN EIGENER SACHE: Der Download der kostenlosen Vorlagen, Checklisten, E-Learning Module und {MMSPRO ist eine Serviceleistung der VOREST AG, um Ihnen bewährte und professionelle Unterstützung bei Ihren aktuellen oder kommenden operativen Aufgaben zu geben. Erfinden Sie das Rad nicht neu! Unsere kostenlosen Downloads beinhalten keinerlei Folgeverpflichtungen, kein Abonnement und bedürfen keiner Kündigung in irgendeiner Form! Entdecken Sie direkt in dieser Vorschau unter dem Inhaltspunkt "Vorlagen & Vorlagenpakete" weitere praktische Vorlagen des Themenbereiches Qualitätsmanagement als auch aus den Bereichen Umweltmanagement, Arbeitssicherheit, IT-Sicherheit, LEAN, SIX SIGMA der VOREST AG für Sie zum kostenlosen Download. Sie sind noch kein MY VOREST Kunde? Dann melden Sie sich gleich an und profitieren Sie von diesen Vorteilen: { Freie Nutzung aller kostenlosen Vorlagen { Dauerhafter Zugriff auf alle heruntergeladenen Vorlagen als auch auf Ihre Rechnungen { Keine erneute Dateneingabe im Kaufprozess { Online-Pflege Ihrer Stammdaten, persönlichen Interessensgebiete und Kontaktmedien HIER gelangen Sie zur Anmeldung Ihres persönlichen MY VOREST Accounts, wie immer für Sie kostenlos und unverbindlich. Haben Sie die passende Vorlage gefunden? HIER gelangen Sie zu weiterführenden Informationen bezüglich des Bestell- und Zahlungsprozesses bei der VOREST AG. Ihr Plus: Sie haben die Wahl zwischen einer Zahlung bequem auf Rechnung oder direkt per Pay Pal. Bei einer Pay Pal Bestellung erhalten Sie die Vorlage unmittelbar nach dem Bestellvorgang. Bitte beachten Sie: Mit den VOREST Vorlagen können Sie direkt arbeiten, indem die beispielhaften Inhalte durch die in Ihrem Unternehmen Zutreffenden ausgetauscht werden. Daher erfolgt die Lieferung der Vorlagen stets digital in Form eines Downloadlinks. Seite 3 von 11

4 Wichtige Informationen zur Anwendung dieser Vorlage Wichtige Informationen zur Anwendung dieser Vorlage Eine Verfahrensanweisung auch Prozessbeschreibung genannt (VA/PB), dokumentiert verbindlich Abläufe im Unternehmen und hat zumeist den Zweck der Prozessoptimierung und selbstverständlich der Standardisierung. Verfahrensanweisungen sind z.b. im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems zwingend erforderliche Vorgabedokumente. Bitte beachten Sie, diese Vorlage ist nur ein Vorschau-Dokument. In Folge werden nur Auszüge der Vorlage dargestellt. Nach Download der Vorlage steht Ihnen diese selbstverständlich als vollständige Version zur Verfügung. Mit dieser Mustervorlage Verfahrensanweisung / Prozessbeschreibung - Lenkung Dokumente ISO 9001 erhalten Sie eine Beschreibung der Vorgehensweise und Zuständigkeiten bei der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, Archivierung und Vernichtung von systembezogenen Vorgabedokumenten (auszugsweise). Zusätzlich dazu erhalten Sie eine beispielhafte Darstellung dieses Prozesses inklusive Tätigkeitsschritte, welche Ihnen im Anschluss nochmals gesondert erläutert werden. Bitte beachten Sie auch die praktischen Anwendertipps unserer Experten in dieser Vorlage. Diese sind direkt im Anschluss dieser Information aufzufinden. In dem 2 seitigen Artikel zur praktischen Prozessmodellierung werden Ihnen nochmals die Vorteile einer Prozessbeschreibung / Verfahrensanweisung aufgezeigt und wie Sie die unterschiedlichen Darstellungsmethoden in Ihrem Unternehmen optimal und nicht nur zur Einführung eines Managementsystem nutzen. Nachhaltiges Lernen und informiert sein steht bei der VOREST AG an erster Stelle. Daher werden Ihnen im Anschluss an ein besuchtes Seminar weitere praktische Anwendertipps und Fachinformationen in Form eines monatlichen Expertenbriefs kostenfrei per zugesendet. Seite 4 von 11

5 Anwendertipps unserer Experten Anwendertipps unserer Experten Machen Sie kurzen Prozess mit der Ab-Teilungs -Struktur und gestalten Sie Ihr Unternehmen prozessorientiert - jedoch mit der am besten geeigneten Modellierungsmethode. Doing more with less : Das ist ein zentrales Ergebnis der Umfrage im Rahmen einer unabhängigen Studie Marketing- Efficiency Survey 2009 der Schweizer Unternehmensberatung Marketinghub AG. Befragt wurden 200 Entscheider aus Marketing, Vertrieb und Kommunikation in mittelständischen sowie Groß-/Unternehmen in D und CH zu Voraussetzungen und Prioritäten im Zusammenhang mit der Steigerung von Marketing-Effizienz und -Effektivität. Nur zwölf Prozent der Befragten verfügen demnach über eine Marketing Operations Management-Lösung, die die Marketingprozesskette ganzheitlich abdeckt. Aus dieser mangelnden Integration resultieren der Studie zufolge Probleme wie zu geringe Prozessorientierung, schlechte Informations- und Datenbasis sowie inadäquate Marketing-Kennzahlensysteme. In der Implementierung von transparenten Prozessen und der Ausrichtung an messbaren Kennzahlen liegen demnach die größten Herausforderungen - und dies nicht für das Marketing! Im Folgenden lesen Sie, welche Methoden und Techniken Sie zur Modellierung ganzheitlich vernetzter Prozesse in der Organisation nutzen können. GESCHÄFTSPROZESSE IM GESAMTKONTEXT DER ORGANISATION Geschäftsprozesse beschreiben eine Innensicht des Unternehmens und spezifizieren die Erstellung der Unternehmensleistung. Ein Geschäftsprozess definiert, welche Funktionen/ Schritte in welcher Folge aneinander gereiht werden müssen, damit durch ihre Ausführung ein vorgegebenes Ziel erreicht werden kann. Jeder Geschäftsprozess hat im Unternehmen ein spezifisches (Teil-)Ziel des Unternehmens zu erfüllen. Alle Geschäftsprozesse erfüllen das Gesamtziel des Unternehmens! Entsprechend ihrem Charakter können Geschäftsprozesse in { wertschaffende Prozesse (Führungsbzw. Managementprozesse), { wertschöpfende Prozesse (Kernprozesse, d.h. Haupt- oder Schlüsselprozesse der Leistung der Organisation) und { wertsichernde Prozesse (unterstützende Prozesse bzw. Hilfsprozesse) differenziert werden. Um diese Prozesse abzugrenzen, ist eine detaillierte Prozess-analyse aller Unternehmensprozesse not-wendig. Der Dreh- und Angelpunkt für diese Prozessanalyse ist das Geschäftsprozessmodell des Unternehmens. VERSTÄNDNIS SCHAFFEN DURCH GESCHÄFTSPROZESS-MODELLE Nach innen... ist die Zielsetzung der Geschäftsprozessmodellierung die Verbesserung und Vernetzung der internen Arbeitsabläufe, um z.b. Liege- und Bearbeitungszeiten zu verkürzen oder einfach die vorhandenen Ressourcen besser auszunutzen.. Den vollständigen Artikel erhalten Sie nach dem Download! Analog zum allgemeinen Modellbegriff können Geschäftsprozessmodelle als zweckorientierte vereinfachte Abbildungen von Geschäftsprozessen aufgefasst werden. Geschäftsprozessmodelle, als Ergebnis der Modellierung, sind somit Abbilder der bestehenden Arbeitsabläufe, z.b. { zum Zweck der Analyse und Neu- bzw. Umgestaltung, { als Vorgabe-Dokumentation oder { zur Kommunikation der Prozessabläufe Seite 5 von 11

6 Verfahrensanweisung / Prozessbeschreibung Lenkung Dokumente ISO 9001 Verfahrensanweisung / Prozessbeschreibung Lenkung Dokumente ISO 9001 Prozess Name: Lenkung von Dokumenten Prozesseigentümer: Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) - alle Unternehmensprozesse Ziele: - Beschreibung der Vorgehensweise und Zuständigkeiten zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, Archivierung und Vernichtung von systembezogenen Vorgabedokumenten. Nachfolger (Kunde) - alle Unternehmensprozesse Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - interne und externe Dokumente - gesetzliche und behördliche Auflagen bzw. Vorschriften, Normen, Regelwerke - Kundenspezifische Forderungen (core tools) Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - aktuelle, vollständige, durchgängige Dokumentation Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Liste interne und externe Dokumente - AA-Aufbau des QMS - Vergabe Dateinamen - Formblatt Umlauf, Lesebestätigung Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: Anstoß: (Was löst diesen Prozess aus?) Vorgehen bei Störungen: Vorgehen bei Abweichungen: - 1. Ausrüstung / Anlagen: - 2. Personal / Qualifikationen: - Die vollständige Verbesserungsansätze: (Worauf geachtet Verfahrensanweisung werden muss / sollte!) der Lenkung 1. von Erfolgsfaktoren: Dokumenten erhalten Sie nach dem Download! 2. Mögliche Stolpersteine: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen) - Seite 6 von 11

7 Definition grundlegender Begriffe und Vorgehensweisen Definition grundlegender Begriffe und Vorgehensweisen Vorgabedokument: Vorgabedokumente haben im Qualitätsmanagementsystem die Aufgabe der Vermittlung von Informationen, die als Anweisungen zum Handeln dienen. Diese Dokumentenart hat einen lehrenden Charakter. Die ISO 9001-Vorgaben für die Kategorie der Vorgabedokumente sind im Kapitel Lenkung von Dokumenten zu finden. Die Verwaltung von auftragsspezifischen Vorgabedokumenten, speziell von externen Vorgabedokumenten des Kunden oder behördlichen Vorgabedokumenten, ist in den verschiedenen Verfahrensanweisungen zum Auftragsablauf beschrieben. Verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben ist der jeweilige Prozessverantwortliche. Nachweisdokument: Im Rahmen eines Qualitätsmanagements ist es notwendig zu erkennen bzw. beweisen, dass Handlungen entsprechend den Vorgaben umgesetzt wurden. Diese sogenannten Nachweisdokumente haben Urkundencharakter. Die ISO 9001-Vorgaben für die Kategorie der Nachweisdokumente sind im Kapitel Lenkung von Aufzeichnungen zu finden. Für Nachweisdokumente, d.h. Aufzeichnungen existiert eine separate Verfahrensanweisung (VA 02 Lenkung der Aufzeichnungen ). Verantwortlich für deren Umsetzung ist der jeweilige Prozessverantwortliche. Zusammenhang zwischen Vorgabe- und Nachweisdokumenten: QMH z.b. Prozessbeschreibungen z.b. Arbeitsanweisungen Protokoll Bericht Messung z.b. Formblätter, Checklisten,... (QM-Aufzeichnungen) Seite 7 von 11

8 Beispielhafter Prozessablauf Lenkung Dokumente ISO 9001 (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Beispielhafter Prozessablauf Lenkung Dokumente ISO 9001 Dokumente V M I 10 Neues bzw. geändertes externes Dokument 10 Bedarf neues, Änderung vorhandenes Dokument 10 Einziehung internes bzw. externes Dokument Datei QM-Dokumente (intern, extern) FB GF 20 Dokument erstellen bzw. ändern Dokumentenvorlagen FB Büro Dokument n. i.o. 30 Dokument auf Inhalt prüfen VA AA PA FB FB Dokument i.o. 40 Dokumente kennzeichnen und freigeben AA Nummernsystematik GF Den vollständigen, beispielhaften Prozessablauf 50 Liste Dokumente QM-Dokumente der Lenkung erfassen, Verteiler von Dokumenten erhalten Sie festlegen 60 Betroffene Mitarbeiter in Kenntnis setzen nach dem Download! , Formblatt Umlauf 70 Kenntnisnahme bestätigen, Inhalte umsetzen Lesebestätigung, Formblatt Umlauf MA MA Büro FB 80 Datei aktualisieren, regelmäßig prüfen Datei QM- Dokumente 90 Festlegung treffen, ob altes Dokument aufbewahrt wird Archiv ungültiger Dokumente Seite 8 von 11

9 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten 10 Handlungsbedarf - Bedarf an neuem, internen Dokument bzw. Änderung z.b. auf Grund: Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen Behördliche Anforderungen Normen Kundenanforderungen - Integration von externen Vorgabedokumenten Mit Kundenanforderungen (z.b. Qualitätssicherungsvereinbarungen) Normen Gesetzen, behördlichen Vorgaben - Einziehung von Vorgabedokumenten Achtung: Archivierung entsprechend der Liste der Aufzeichnungen Möchten Sie Ihren Mitarbeitern eine individuelle, zeit- und ortsunabhängige Schulung ermöglichen OHNE selbst als Lehrender aktiv zu werden? Entdecken Sie HIER oder unter unsere kostenlose E-LEARNING Schulung Qualitätsmanagement ISO 9001 für Einsteiger. 20 Dokumente erstellen - Vergabe der Dokumentennummer erfolgt chronologisch anhand der Liste der entsprechenden Dokumentart (VA s, AA s, FB s, übergeordnete Dokumente ). - Erarbeiten der Dokumente erfolgt i.d.r. durch den QM-Beauftragten in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeitern. Dokumentvorlagen für VA s und AA s sind beim QM-Beauftragten erhältlich. - Überprüfen der Schnittstellen zur Gesamtdokumentation und der Einhaltung der Forderungen der ISO 9001 durch den QM-Beauftragten. FB = Formblatt (alles, was ausgefüllt wird) Dokument ändern - Revisionsstand erhöhen, Änderungen im Dokument werden durch einen senkrechten Strich am rechten Seitenrand kenntlich gemacht. - Überprüfen der Schnittstellen zur Gesamtdokumentation und der Einhaltung der Forderungen der ISO 9001 durch den QM-Beauftragten. Seite 9 von 11

10 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten 30 Dokument auf Inhalt prüfen - Die Prüfung sollte durch einen Mitarbeiter erfolgen, der den Ablauf kennt, aber das Dokument möglichst nicht erstellt hat Alle Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten erhalten Sie nach dem Download! 90 Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Seite 10 von 11

11 Hinweise zur Forderung der Norm ISO 9001 Hinweise zur Forderung der Norm ISO 9001 Hinweise zur Nutzung der Prozessbeschreibung hinsichtlich der ISO 9001: Die Prozessbeschreibung Lenkung von Dokumenten ist eine von sechs, von der DIN EN ISO 9001 : 2008 geforderten, zu erstellenden Prozessbeschreibungen. Die sich unmittelbar auf die Themenkreise Dokumentationsforderungen und Lenkung von Dokumenten erstreckenden Forderungen der DIN EN ISO 9001 finden Sie nachfolgend: 4.2 Dokumentationsanforderungen Allgemeines Lenkung von Dokumenten Es gelten die AGB s der VOREST AG. Durch den Erwerb der Vorlage erhält der Nutzer das Recht, diese selbst zu verwenden. Er ist nicht berechtigt, diese zu verkaufen, zu lizenzieren, zu vermieten, zu verleasen, zu verleihen oder anderweitig für einen Gegenwert zu übertragen. Er ist weiterhin nicht berechtigt, die Vorlage in eigenständigen Produkten, die nur die Vorlage selbst enthalten oder als Teil eines anderen Produkts zu vertreiben. Seite 11 von 11