Praxistipps für eine effektive Büro - Organisation von Gisela Krahnke

Transkript

1 Was Sie wissen sollten, bevor Sie neue Geschäftspapiere bestellen - Teil 2 Ich denke, die Situation kommt Ihnen bekannt vor: Morgens um sieben - ein Arbeitstag wie jeder andere, meinen wir. Doch wie so oft ändert sich die Situation schlagartig. Von allen Seiten strömt es auf Sie ein. Jeder will der Erste sein. Jetzt auch noch die allgemeinen Routinebriefe mit immer dem gleichen Text. Wie schön wäre es doch, wenn wir nur ein paar kleine Anpassungen machen müssten und unser Brief wäre fertig. Das sind keine Wünsche an eine Fee, das lässt sich realisieren. Genau an dieser Stelle kann Ihre Arbeit erleichtert und vereinfacht werden. Das geht ganz einfach mit Vorlagen besser Dokument-Vorlagen oder Word-Vorlagen. Diese Vorlagen werden einmal erstellt und stehen dann bei Bedarf zur Verfügung. Was versteht man unter dem Begriff Word-Vorlage? Eine Word-Vorlage ist ein vorgefertigtes Dokument, in dem wir alle nötigen Grundeinstellungen vornehmen, so dass wiederkehrende Inhalte bereits vorhanden sind. Unser Vorteil: alle ausgehenden Briefe, Angebote, Rechnungen, Mahnungen usw. haben ein einheitliches Aussehen, ein sogenanntes Corporate Design mit Firmen-Logo, Adressfeld, Seitenränder, Fußzeile usw. Wir können beliebig viele solcher Vorlagen erstellen. Das bedeutet, wir erstellen für jede Art unserer Korrespondenz eine entsprechende Vorlage. Eine Word-Vorlage steht im Hintergrund des Programms zur Verfügung und bildet die Basis für unsere Dokumente. Dass es sich um eine Vorlage handeln muss, erkennen wir auch an der Dateiendung.dotx ab Version Frühere Versionen hatten die Dateiendung.dot.

2 Was ist ein Word-Dokument? Ein Word-Dokument ist das für uns sichtbare Endprodukt, also unser Brief, Rechnung usw. Jedes Dokument in Word stützt sich auf eine Vorlage. Normale Word-Dokumente haben die Dateiendung.docx ab Version Frühere Versionen hatten die Dateiendung.doc. Vorlagen in Word erstellen Solche Dokument-Vorlagen können wir in Word erstellen. Mit diesen Vorlagen legen wir das Grundgerüst für unsere Arbeit mit Dokumenten fest. Merke: Jedes Dokument basiert auf einer Vorlage - auch ein leeres neues Dokument. Wollen wir eine Vorlage erstellen legen wir diese zunächst als Dokument an und speichern als Dokument ab, Dateiendung.docx. Danach speichern wir das Dokument in den Vorlagenordner. Die Dateiendung ändert sich nun in.dotx. Nun ist die Vorlage erstellt und kann beliebig oft aufgerufen werden um daraus ein Dokument mit entsprechendem Inhalt zu machen. Warum erleichtern Vorlagen unseren Arbeitsalltag? Unter dem allgemeinen Begriff Vorlagen verbirgt sich noch mehr als wir allgemein annehmen. Neben den Grundbausteinen für Briefbogen, Rechnungen, Angebote, Zeugnisse, Mitteilungen, Broschüren, Flyer die wir hinterlegt haben, können wir außerdem noch Text-Vorlagen in unsere Firmenvordrucke einfügen, die wir für Routineschreiben immer wieder brauchen. Mit diesen Vorlagen können wir uns die tägliche Büroarbeit erheblich erleichtern. In dieser Kombination lassen sich Kosten und Zeit minimieren.

3 Routineschreiben - erledigt per Mausklick So können wir uns die Arbeit erleichtern und vereinfachen. Das Zauberwort dafür: Text-Vorlagen anfertigen und als Vorlage abspeichern. Wir prüfen zuerst, welche Routineschreiben wir mit gleichem Text ständig benötigen. Das könnten zum Beispiel sein: 1. Begleitschreiben für Angebote, Rechnungen, Schecks 2. Bestellungen 3. Faxe 4. Kurzbrief 5. Notiz für Telefon, allgemeines oder für Gespräche (siehe mein Download-Angebot für Telefon-Notiz) Wir nehmen uns die einzelnen Routineschreiben vor, prüfen den Text und machen daraus eine passende Vorlage. Die speichern wir ab, wie schon beschrieben. Für ein neues, anstehendes Routineschreiben genügt jetzt ein Mausklick. Wir laden einfach die entsprechende Vorlage mit dem passenden Text, machen daraus ein Dokument und schon ist das Routineschreiben fertig. So zu arbeiten macht einfach Spass. Für Begleitschreiben zu Angeboten oder Projektabrechnungen usw. kopieren wir ebenfalls die passend vorbereitete Vorlage, nehmen personenbezogene Änderungen vor, speichern als docx. Schon sind wir fertig. Jetzt haben Sie Ihrer Routinepost viel schneller erledigt - und das ganz ohne Stress. Schreiten Sie zur Tat! Prüfen Sie Ihre Routineschreiben und machen Sie daraus zeitsparende Vorlagen. Sie entlasten sich, entstressen den Büroalltag und haben mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben. Fangen Sie damit noch heute an, nicht erst morgen oder später!

4 Muster für eine Blanko-Briefbogen In der Kopfzeile ist Platz für Ihr Firmenlogo und für Ihre DIN-gerechten Firmenangaben In der Fußzeile stehen Angaben wie Bankverbindung, Telefon, Fax, -Adresse, Web-Adresse

5 Muster für einen Geschäftsbriefbogen In der Kopfzeile ist Platz für Ihr Firmenlogo und für Ihre DIN-gerechten Firmenangaben Absenderzeile Anschriftenfeld Ort und Datum Betreffzeile Anrede Variabler Brieftext In der Fußzeile stehen Angaben wie Bankverbindung, Telefon, Fax, -Adresse, Web- Adresse In der nächsten Folge beschäftigen wir uns mit weiteren Vorteilen die solche Vorlagen haben.