Erstellen einer Einladung als Serienbrief

Transkript

1 Erstellen einer Einladung als Serienbrief 1. Vorbereitungen a. Das Seitenlayout ändern i. Seitenränder: 1. Oberer Seitenrand: 3,5 cm 2. Linker und rechter Seitenrand: 2,5 cm 3. Unterer Seitenrand: 3,5 cm b. Dokumentenvorlage ändern ( Entwurf Schriftarten) i. Schriftarten anpassen: 1. Neue Designschriftart wählen und benennen a. Überschrift: Impact b. Textkörper: Comic Sans ii. Neue Designfarbe wählen: 1. Neue Designfarbe wählen: rotviolett iii. Auf OK klicken c. Formatvorlage erstellen ( Start Formatvorlagen Formatvorlage erstellen eine neue Vorlage erstellen auf Ändern klicken) i. Namen für die Formatvorlage vergeben (Fließtext) 1. Zeichenformatierung ändern a. Schriftart: Comic Sans b. Schriftgröße: 14 Pt ii. Die Absatzformatierung ändern a. nach dem Absatz: 6 Pt b. Zeilenabstand: 1,5 Zeilen - 1 -

2 iii. Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente wählen d. Kopf- und Fußzeile erstellen i. Die Grafik Geburtstagstorte in die Kopfzeile einfügen 1. Größe auf folgende Maße ändern: a. Höhe: 1,75 cm b. Breite: 1,79 cm c. Textfluss: Quadrat d. Horizontale Ausrichtung: am linken Seitenrand e. Vertikale Ausrichtung: absolute Position 1,25 cm unterhalb Seite f. Verankern, die andern gewählten Optionen deaktivieren g. Ein Leerzeichen einfügen ii. Schriftzug Einladung zu meinem Geburtstag neben der Torte einfügen 1. Schriftart: Comic Sans 18 Pt. 2. Schriftschnitt: fett 3. Texteffekt: Farbverlauf: Blau Akzent 1, Spiegelung 1 4. Schriftfarbe (Verlauf) in Violett ändern 5. Ausrichtung: zentriert 6. Ein Leerzeichen einfügen - 2 -

3 iii. Die Grafik Geburtstagstorte in die Kopfzeile einfügen 1. Größe auf folgende Maße ändern: a. Höhe: 1,75 cm b. Breite: 1,79 cm c. Textfluss: Quadrat d. Horizontale Ausrichtung: am rechten Seitenrand e. Vertikale Ausrichtung: absolute Position 1,25 cm unterhalb Seite f. Verankern, die andern gewählten Optionen deaktivieren iv. In die Fußzeile wechseln 1. Textzeile einfügen: Bitte sage mir bis zum Bescheid, ob Du kommen kannst! a. Textausrichtung: zentriert b. Textgröße: 11 PT. 2. Tabelle einfügen a. Keinen Rahmen b. 3 Spalten c. Textgröße: 9 PT. i. Linke Spalte: 1. Einfügen des Briefsymbols 2. Klarabella Kuh 3. Auf der Weide Entenhausen (Den Text mit Hilfe des - 3 -

4 Einzugwerkzeuges neben dem Symbol positionieren) ii. Mittlere Spalte: 1. Einfügen des Telefonsymbols: iii. Rechte Spalte: 1. Einfügen eines symbols: 2. e. Falz- und Lochmarken einfügen i. Drei Linien einfügen (bei geöffneter Kopfzeile) 1. Länge: 0,5 cm 2. Farbe: weiß, Hintergrund 1, dunkler 50% 3. Position horizontal: 0,2 cm rechts von Seite 4. Position vertikal a. 1. Falzmarke: 10,5 cm (absolute Position unterhalb von Seite) b. Lochmarke: 10,45 cm (absolute Position unterhalb von Seite) c. 2. Falzmarke: 21 cm (absolute Position unterhalb von Seite) f. Schließen der Kopf- und Fußzeile g. Einfügen eines Anschriftenfeldes i. Einfaches Textfeld erstellen 1. Höhe des Textfeldes: 4 cm 2. Breite des Textfeldes: 8,5 cm - 4 -

5 3. Rahmen: keine Linie 4. Füllung: keine Füllung 5. Innenränder: alle Werte auf null setzen 6. Position horizontal: 2,5 cm von Seite 7. Position vertikal: 5,08 cm ii. Inhalt des Textfeldes: 1. Schriftgröße im Textfeld auf 8 Pt. Setzen a. Fünf Absatzumbrüche erzeugen (5 mal auf ENTER drücken) b. In der 5 Zeile die Rücksendeadresse einfügen: Klarabella Kuh Auf der Weide Entenhausen (das Zeichen erreicht man indem man die Tastenkombination ALTGR und < Taste drückt ) c. Einen Absatz erzeugen (einmal die ENTER Taste drücken) d. Schriftgröße auf 12 Pt erhöhen h. Von der Kopfzeile aus, fünf Mal auf ENTER drücken i. Das Dokument als Vorlage speichern 2. Text für Brief erstellen a. In der ersten Zeile einen Platzhaltertext ANREDE, schreiben b. In den nächsten Absatz wechseln (ENTER drücken) c. Text: wie schnell doch die Zeit vergeht. Kaum hat man seinen 25. Geburtstag (zwischen 25. und Geburtstag ein geschütztes Leerzeichen einfügen STRG und SHIFT und SPACE-Taste) verkraftet, darf man sich schon auf seinen 30. Geburtstag (zwischen

6 und Geburtstag ein geschütztes Leerzeichen einfügen STRG und SHIFT und SPACE-Taste) freuen. d. Neuer Absatz e. Text: Aus diesem Anlass möchte ich Dich, Platzhaltertext persönliche Anrede einladen mit mir meinen 30. Geburtstag zwischen 30. und Geburtstag ein geschütztes Leerzeichen einfügen STRG und SHIFT und SPACE-Taste) am 1. März 2016 in Entenhausen zu feiern. f. Neuer Absatz g. Text: Bei mir zuhause werden wir es an diesem Tag ab 17 Uhr so richtig krachen lassen. h. Neuer Absatz i. Text: Ich freue mich auf Dein Kommen! j. Grafik Girlande einfügen i. Höhe: 3 cm ii. Breite: 6 cm iii. Ausrichtung: zentriert 3. Den Brief als einladung-1.docx speichern 4. Vorbereitungen zum Erstellen des Serienbriefes a. Erstellen einer Tabelle mit den Adressdaten i. In Excel ii. In Outlook (mit Hilfe der Kontakte) iii. In WORD iv. In Access b. Überprüfen der Daten auf ihre Richtigkeit - 6 -

7 c. Überprüfen der Tabelle auf die Korrektheit des Tabellenkopfes. 5. Erstellen des Serienbriefes a. Erstellen eines neuen Dokumentes nach der Vorlage: Einladung b. Das Menüband Sendungen anwählen i. Seriendruck starten 1. Brief auswählen ii. Empfängerliste auswählen 1. Vorhandene Liste auswählen 2. Im Explorer die Tabelle entenhausen.xlsx auswählen iii. Erstellen der Seriendruckfelder im Anschriftenfeld 1. Erste Zeile: a. Regeln Wenn Dann. Sonst Bedingungsfeld einfügen b. Feld ausfüllen: i. Feldname: Geschlecht ii. Vergleich: Gleich iii. Vergleichen mit: m iv. Dann diesen Text einfügen: Herr - 7 -

8 v. Sonst diesen Text einfügen: Frau 2. Zweite Zeile (nach ENTER) a. Seriendruckfeld Vorname einfügen b. Ein Leerzeichen einfügen (Space-Taste) c. Seriendruckfeld Nachname einfügen 3. Dritte Zeile (nach ENTER) a. Seriendruckfeld Straße einfügen b. Ein Leerzeichen einfügen (Space-Taste) c. Seriendruckfeld HNr einfügen 4. Vierte Zeile a. Seriendruckfeld PLZ einfügen b. Ein Leerzeichen einfügen (Space-Taste) c. Seriendruckfeld Wohnort einfügen iv. Den Platzhaltertext ANREDE in der ersten Briefzeile durch eine Individuelle Anrede ersetzen: 1. Regeln Wenn Dann. Sonst Bedingungsfeld einfügen a. Feldname: Geschlecht b. Vergleich: Gleich c. Vergleichen mit: m d. Dann diesen Text einfügen: Lieber e. Sonst diesen Text einfügen: Liebe 2. Ein Leerzeichen einfügen 3. Seriendruckfeld Vorname einfügen - 8 -

9 4. Ein Komma hinter dem Seriendruckfeld einfügen v. Den Platzhaltertext persönliche Anrede durch eine Individuelle Anrede ersetzen: 1. Regeln Wenn Dann. Sonst Bedingungsfeld einfügen a. Feldname: Geschlecht b. Vergleich: Gleich c. Vergleichen mit: m d. Dann diesen Text einfügen: lieber e. Sonst diesen Text einfügen: liebe 2. Ein Leerzeichen einfügen 3. Seriendruckfeld Vorname einfügen c. Die Briefe mit Hilfe von Vorschau Ergebnisse Datensatz für Datensatz kontrollieren d. Im Menüfeld Fertig stellen und zusammenführen den Menüpunkt Einzelne Dokumente bearbeiten anklicken. e. In dem neuen Dokument, das alle Briefe enthält, können noch Veränderungen durchgeführt werden. 6. Das neue Dokument drucken - 9 -