VA-0001: Internes Systemaudit Seite 1 von 5

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1 Seite 1 von 5 Inhalt 1. Zweck Geltungsbereich Zuständigkeiten Geschäftsführung Auditleiter Auditor Leiter des zu auditierenden Bereiches Beschreibung Planung von Systemaudits Vorbereitung eines Systemaudits Durchführung eines Systemaudits Auswertung von Systemaudits Hinweise und Anmerkungen Dokumentation... 5

2 Seite 2 von 5 1. Zweck Diese Verfahrensanweisung regelt die Durchführung von internen Systemaudits. Sie ist Grundlage für die systematische Vorgehensweise der Auditoren und für die Vorbereitung der Unternehmensbereiche auf die anstehenden Audits. Systemaudits sind ein Mittel zur Überprüfung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Das Audit kann nur dann wirkungsvoll sein, wenn der auditierte Bereich über Zweck, Umfang und Durchführung des Audits hinreichend informiert ist und seinerseits die erforderlichen qualitätsrelevanten Informationen uneingeschränkt zur Verfügung stellt. Die kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensabläufe muß Ziel des Systemaudits sein. Für die Durchführung der Systemaudits sind auch die folgenden Normen zu berücksichtigen: DIN EN ISO 9001:2008 DIN EN ISO 19011:2002. Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement und/oder Umweltmanagementsystemen 2. Geltungsbereich Diese Verfahrensanweisung gilt für das gesamte Unternehmen. 3. Zuständigkeiten 3.1 Geschäftsführung Die Geschäftsführung ist Auftraggeber von Systemaudits. Wenn erforderlich, ordnet die Geschäftsleitung die Durchführung eines außerordentlichen Systemaudits an. Gründe für ein solches Audit können sein: Angekündigte Audits durch den Kunden Verschlechterung der Qualität, erheblicher Anstieg der Reklamationen oder der internen bzw. externen Fehlerkosten Änderung der Aufbau- oder Ablauforganisation Einführung grundlegend neuer Produkte oder Produktionsverfahren. Die Geschäftleitung bewertet aufgrund der einzelnen Auditberichte die Wirksamkeit des gesamten Qualitätsmanagementsystems.

3 Seite 3 von Auditleiter Der Auditleiter ist zuständig für die Planung, Koordination und Auswertung von Systemaudits. Er berichtet der Geschäftsführung bzw. dem Auftraggeber über die Ergebnisse der Audits und die eingeleiteten Maßnahmen und überprüft deren Wirksamkeit. 3.3 Auditor Der Auditor ist zuständig für die Vorbereitung der Auditfragenliste und die Feinabstimmung des Audittermins mit dem Bereichsleiter. Er führt das Audit verantwortlich durch und hält die mit dem Bereichsleiter abgestimmten Ergebnisse sowie die Bewertung der Wirksamkeit des QM-Systems im Auditbericht fest. Er überprüft die Durchführung der notwendigen Korrekturmaßnahmen. Nach Abschluß des Audits übergibt der Auditor eine Kopie des Auditberichts an den Auditleiter. Das Audit gilt als abgeschlossen, wenn die letzte Korrekturmaßnahme erfolgreich abgeschlossen worden ist. 3.4 Leiter des zu auditierenden Bereiches Der Leiter des zu auditierenden Bereiches ist verantwortlich für die Information an seine Mitarbeiter und die Sicherung der kooperativen Zusammenarbeit während des Systemaudits, die Veranlassung sowie Umsetzung der durchzuführenden Korrekturmaßnahmen und die Einhaltung der festgelegten Termine. 4. Beschreibung 4.1 Planung von Systemaudits Der Auditleiter erstellt einmal im Jahr den Auditplan für das folgende Kalenderjahr. Häufigkeit und Schwerpunkte der Audits werden unter Berücksichtigung der Wichtigkeit der qualitätsrelevanten Tätigkeiten und der Ergebnisse früherer Audits festgelegt. Außerordentliche Audits können kurzfristig geplant werden. 4.2 Vorbereitung eines Systemaudits Der Auditleiter wählt entsprechend der jeweiligen Aufgabenstellung qualifizierte Auditoren aus und stimmt mit ihnen den Ablauf des Audits ab. Der Auditor stellt alle für das Audit erforderlichen Unterlagen und Hilfsmittel bereit und legt die Vorgehensweise des Audits fest. Er führt mit dem Leiter des zu auditierenden Bereiches ein Vorbereitungsgespräch, legt den genauen Audittermin fest und übergibt auf Wunsch die Auditcheckliste.

4 Seite 4 von Durchführung eines Systemaudits Der zu auditierende Bereich wird auf die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems hin überprüft. Die Durchführung des Audits erfolgt auf Basis der Auditfragenliste. Dabei sind folgende Schritte zu beachten: Informationen durch Befragen sammeln Informationen auf Plausibilität prüfen, für jede Bestätigung einen Nachweis fordern Prüfen, ob Aufgaben und Zuständigkeiten ausreichend festgelegt sind Einblick in die Dokumentation nehmen Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen aufgrund früherer Audits überprüfen Bei der Durchführung von Audits haben die folgenden Grundfragen besondere Bedeutung, ihre Beantwortung und die Wertung der Antwort ist besonders sorgfältig vorzunehmen: Werden die in den QM-Dokumenten aufgeführten Abläufe eingehalten? Sind Verbesserungen oder Ergänzungen des QM-Systems, der Abläufe oder von QM-Dokumenten erforderlich? Ergeben sich Abweichungen gegenüber den Vorgaben, so sind die Ursachen zu ermitteln. Dies können Wissens- oder Verständnislücken, fehlerhafte Unterlagen oder fehlerhafte Abfassung der QM-Dokumente sein. Sind Korrekturmaßnahmen erforderlich, werden diese im Auditbericht unter Nennung entsprechender Verantwortlichkeiten und Termine festgehalten. Liegt zwischen dem Auditor und dem Leiter des auditierten Bereiches eine unterschiedliche Bewertung des Ist-Zustandes vor, dann sind die Standpunkte in den Auditbericht aufzunehmen. Der Leiter des auditierten Fachbereiches ist für die Festlegung und Einleitung der Korrekturmaßnahmen zuständig. Er benennt den für die Durchführung der Maßnahmen Verantwortlichen. Der Auditor überprüft zum gegebenen Zeitpunkt die Durchführung und Wirksamkeit der vereinbarten Korrekturmaßnahmen. Dies kann in Form eines Wiederholungsaudits oder in einer sonstigen geeigneten Weise geschehen. 4.4 Auswertung von Systemaudits Die Ergebnisse des Audits werden im Auditbericht festgehalten. Der Auditor bewertet festgestellte Abweichungen nach folgenden Kriterien: Systematische Abweichungen, d.h. erforderliche Festlegungen fehlen oder werden nicht angewandt. Vereinzelte Abweichungen von vorhandenen Festlegungen. Die Festlegungen in der QM-Dokumentation sind nicht anwendbar. Der Auditbericht wird an den Auditleiter und den Leiter des auditierten Bereiches verteilt. Die Unterlagen werden vom Auditleiter für mindestens fünf Jahre archiviert.

5 Seite 5 von Hinweise und Anmerkungen Um die Termineinhaltung der geplanten Audits nachhaltig zu gewährleisten, muß der Audit-Jahresplan von der Geschäftsleitung genehmigt werden Dokumentation Diese VA unterliegt der Dokumentationspflicht. Bei einer Änderung ist ein Exemplar der ungültigen Ausgabe noch mindestens fünf Jahre beim Qualitätsmanagement aufzubewahren.