RO.CAS- und RO.WEB-Handbuch für Benutzer in Rotary Clubs

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1 RO.CAS- und RO.WEB-Handbuch für Benutzer in Rotary Clubs Stand IN BEARBEITUNG Autor: Michael Rex (RC Wolfsburg, DICO 1800, Admin Forum und FAQ)

2 Thema: Inhaltsangabe (Seite 2 von 334) Inhaltsangabe Einleitung...7 RO.CAS (Verwaltung)...8 Datenschutz...9 Browser-Tipps...10 Geeigneter Browser...11 Browser-Cache...12 Cookies...13 Gewusst wie für Präsident(inn)en...15 Clubsekretär...17 Mitgliederverzeichnis (MGV) aktualisieren...18 Mitgliederverzeichnis (MGV) bestellen...19 BEDIENUNG...20 LOGIN...22 Menü "ADMINISTRATION"...24 Untermenü "CLUBDATEN"...26 Tab "ALLGEMEIN"...27 Tab "MEETINGS"...31 Tab "KONTAKTCLUBS"...35 Tab "HISTORISCHES"...36 Tab "BANKVERBINDUNGEN"...37 Tab "EXTERNES SEKRETARIAT"...38 Untermenü "CLUBLOKALE"...39 Untermenü "ZUGRIFFSRECHTE"...40 Tab "ADMINISTRATOR"...41 Hinweise...42 Tab "BENUTZER"...43 Hinweise...45 Hinweis: Passwort-Regeln...48 Hinweis: RO.CAS-Erweiterungen...49 Untermenü "DATEN MGV/RDG/RI"...50 Tab "AUTOM. ÄNDERUNGSMITTEILUNGEN"...51 Tab "FREIGABE DATENFELDER FÜR VERLAG"...53 Tab "DATENÜBERNAHME MGV"...54 Tab "BESTELLFORMULAR MGV U.A."...55 Untermenü "RO.WEB"...56 Tab "MITGLIED"...57 Tab "CLUBÄMTER"...59 Untermenü "LOGIN-VERWALTUNG"...61 Untermenü "PRODUKTE"...63 Produkt " "...64 Produkt "Club-Homepage RO.WEB 2.0"...74 Menü "CLUBÄMTER"...80 Untermenü "CLUBÄMTER AKTUELL"...81 Untermenü "CLUBÄMTER INCOMING"...82 Untermenü "CLUBÄMTER ARCHIV"...83 Tab "SORTIERT NACH JAHREN"...84 Tab "SORTIERT NACH MITGLIEDERN"...85 Tab "ALLE MITGLIEDER"...86 (

3 Thema: Inhaltsangabe (Seite 3 von 334) Tab "PASTPRÄSIDENT(INN)EN"...87 Tab "CLUB AUSSCHÜSSE"...89 Untermenü "CLUBÄMTER"...90 Untermenü "CLUBAUSSCHÜSSE"...92 Untermenü "CLUBSACHEN PROTOKOLL"...93 Tab "ALLGEMEINES"...95 Tab "EINLADUNG"...96 Tab "TAGESORDNUNG"...97 Tab "PROTOKOLL"...98 Tab "SONSTIGES"...99 Untermenü "CLUBSACHEN " Tab " " Tab "EMPFÄNGER" Untermenü "CLUBSACHEN ARCHIV" Menü "Mitglieder" Untermenü "Aktive Mitglieder" Tab "Person" Tab "Privat" Tab "Beruf" Tab "Familie" Tab "Club" Tab "Bankverbindung" Untermenü "Ehemalige Mitglieder" Tab "Person" Tab "Privat" Tab "Beruf" Tab "Familie" Tab "Familie" Tab "Club" Tab "Bankverbindung" Untermenü "Sonstige Adressen" Tab "Person" Tab "Privat" Tab "Beruf" Tab "Familie" Tab "Familie" Tab "Club" Tab "Bankverbindung" Untermenü "Daten-Export" Untermenü "Listen" Tab "Stammdatenblatt" Tab "Adressenliste" Tab "Geburtstagsliste" Untermenü "Mitgliederbroschüre" Tab "Mitgliederbroschüre" Tab "Verlagsdruckerei druckfrisch" Tab "Verlagsdruckerei Druck-Werk" Untermenü "ÄNDERUNGSMITTEILUNGEN" Tab "Verlagsmedlung" Tab "RI-Meldung" (

4 Thema: Inhaltsangabe (Seite 4 von 334) Menü "Termine" Untermenü "Übersicht" Tab "Alle Termine" Tab "MEETINGS" Tab "Sonderveranstaltungen" Tab "CLUBSACHEN-TERMINE" Tab "Meeting Unterlagen" Tab "Meeting Generator" Menü "Wochenberichte" Untermenü "WOCHENBERICHTE" Tab "Meeting" Tab "Referent" Tab "Programm" Tab "Regularien" Tab "Sonst." Tab "Präsenz" Tab "Gäste" Tab "Weit." Tab "ANLAGEN" Untermenü " " Tab " " Tab "Empfänger" Untermenü " Protokoll Untermenü "Post/Fax" Tab "Allgemein" Tab "Empfänger" Tab "Medien" Untermenü "Archiv" Untermenü "EINSTELLUNGEN" Tab "Allgemeine Einstellungen" Tab "EINSTELLUNGEN" Tab "Distrikteigene Nachbarclubs" Tab "Distriktfremde Nachbarclubs" Menü " s/Briefe" Untermenü " " Tab " " Tab "EMPFÄNGER ALLGEMEIN" Tab "EMPFÄNGER TERMIN " Untermenü " Vorlagen" Untermenü " Gruppen" Tab " Gruppen" Tab " -Gruppen erstellen" Untermenü " Protokolle" Untermenü "Briefe" Menü "Präsenzen" Untermenü "Präsenzen" Untermenü "Extrapräsenz Übersicht" Untermenü "Präsenzbefreiung" Untermenü "Präsenzauswertung Club" Untermenü "Präsenzauswertung Mitglied" (

5 Thema: Inhaltsangabe (Seite 5 von 334) Untermenü "Einstellungen" Menü "GEMEINDIENSTPROJEKTE" Untermenü "ÜBERSICHT" Tab "PROJEKTDATEN" Tab "PROJEKTBESCHREIBUNGEN" Tab "PROJEKTABLAUF" Tab "PROJEKTFINANZIERUNG" Tab "PROJEKTPARTNER" Untermenü "AUSWERTUNG" Distrikt-Auswertung Tabelle aller Felder Untermenü "GEMEINDIENSTPROJEKTE (ALT)" Menü "RO.WEB" Untermenü "AKTUELLES (Bühne)" Tab "VERÖFFENTLICHT" Tab "HIGHLIGHT-ARCHIV" HIGHLIGHT hinzufügen / bearbeiten Inhalt auswählen / bearbeiten Untermenü "ÜBER UNS" Untermenü "NEUES" Tab "VERÖFFENTLICHT" Tab "NICHT VERÖFFENTLICHT" NEUES hinzufügen / bearbeiten Untermenü "INTERNES Tab "VERÖFFENTLICHT" Tab "NICHT VERÖFFENTLICHT" INTERNES hinzufügen / bearbeiten Untermenü "KONTAKT / IMPRESSUM" Textvorschlag für Impressum Menü "RDG ONLINE" RO.WEB (Internet) Öffentliche Internet-Seite Kopfzeile mit MENÜ Block "AKTUELLES" Block "ÜBER UNS" Block "NEUES (AUS DEM CLUB)" Block "TERMINE" Block "PROJEKTE" Block "(NEUES AUS DEM) DISTRIKT" Block "MAGAZIN" Block "KONTAKT" Schaltfläche "LOGIN" zum Intranet Fußzeile mit MENÜ und IMPRESSUM Nichtöffentliche Intranet-Seite Wochenberichte Termine Mitglieder Vorstand Internes Governorbriefe (

6 Thema: Inhaltsangabe (Seite 6 von 334) zur Clubwebseite Clubdaten eingeloggtes Mitglied Flexible Listen-Spalten Datenübertragung von RO.WEB(1) nach RO.WEB Technische Unterschiede Vorschlag zum Vorgehen bei der Datenübertragung ROTARY.ORG MEIN ROTARY Hilfe und Support Glossar (

7 Thema: Einleitung (Seite 7 von 334) Einleitung Dieses Handbuch behandelt die beiden für Rotary in Deutschland 2007 eingeführten Softwareprodukte RO.CAS, dem Programm für die Verwaltung, und RO.WEB, dem Programm für die Internetauftritte. Zielgruppen sind alle, die mit RO.CAS und/oder RO.WEB arbeiten, und alle Interessierten und Mitglieder von Rotary in Deutschland. Hinweis zur Erstellung dieses Handbuches Dieses Handbuch wird laufend fortgeschrieben, es "lebt". Wenn das Handbuch heruntergeladen wird, bitte immer vergleichen, ob es nicht inzwischen eine aktuellere Version gibt. Bei der Fortschreibung kann es vorkommen, dass Bereiche eine Zeitlang ausgeblendet sind. (

8 Thema: RO.CAS (Verwaltung) (Seite 8 von 334) RO.CAS (Verwaltung) RO.CAS (Rationale Online Club-Administration Simplified) ist das Clubverwaltungssystem für die deutschen Rotary Clubs. Es wurde 2007 eingeführt, weil es keine Clubverwaltungs-Software am Markt gab, die die Anforderungen von Service Clubs, insbesondere von Rotary Clubs, ausreichend erfüllte. Die Startseite gibt das Design der Anfangszeit wieder (links), währende die Login-Seite das aktuelle Design zeigt (rechts): RO.CAS wird laufend weiterentwickelt und den Wünschen und Anforderungen der Anwenderinnen und Anwender sowie den Vorgaben von Rotary International angepasst. Bei Rotary kümmern sich hierum die DICOs (DICO = District Internet and Communication Officer) der Distrikte - ehrenamtlich. Nähere Hinweise dazu stehen hier. ( verwaltung_.htm)

9 Thema: Datenschutz (Seite 9 von 334) Datenschutz RO.CAS legt größten Wert auf Datenschutz und berücksichtigt das gesetzlich verbriefte Recht jedes einzelnen zum Schutz seiner persönlichen Daten. Es geht dabei sowohl um Speicherung als auch um die Veröffentlichtung der Daten. Verpflichtende Datenweitergabe Innerhalb von Rotary gibt es automatische Verpflichtungen für jedes Mitglied eines deutschen Rotary Clubs: Es ist Mitglied bei Rotary International (RI). Es ist Mitglied beim Rotary Deutschland Gemeindienst e.v (RDG). Es bezieht das Rotary Magazin. RI speichert neben den Personen-Daten (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum und Geschlecht) die Adressund Kommunikationsdaten sowie einige rotarischen Funktionen (Präsident, Sekretär, Schatzmeister, Executive Secretary und Foundation). Bis auf die rotarischen Funktionen werden diese Daten automatisch von RO.CAS an RI gegeben. RDG speichert die Adress- und -Daten, die automatisch von RO.CAS an den RDG gegeben werden, wenn dies nicht vom Club generell bzw. vom einzelnen Mitglied individuell unterbunden ist. Für den Bezug des Rotary Magazin speichert die Rotary Verlags GmbH (Verlag) die Adressdaten, die automatisch von RO.CAS an den Verlag gegeben werden. Freiwillige Datenveröffentlichung Innerhalb von Rotary in Deutschlang gibt es öffentliche und rotaryinterne Veröffentlichungen, für die der einzelne Club individuell den Rahmen freigibt, in dem dann jedes einzelne Mitglied seine Daten weiter sperren kann: das gedruckte jährliche Rotaryinterne Mitgliederverzeichnis (MGV) die Internetseite des Clubs im Rahmen von RO.WEB Der Verlag gibt das MGV heraus, für das die Club- und Mitgliederbezogenen Daten jährlich Anfang April aus RO.CAS automatisch zur Verfügung gestellt werden. Jeder Club legt dafür den Rahmen fest, welche Daten clubweit für das MGV freigegeben sind. Jedes Mitglied hat dann die Möglichkeit, innerhalb dieses Rahmens den Umfang seiner veröffentlichten Mitglieds-Daten selber zu bestimmen - bis hin zur Nichtveröffentlichung aller Daten. Die Veröffentlichung der Mitgliederdaten im Internet (RO.WEB) kann "öffentlich" (dh. für jeden einsehbar) und/ oder "intern" (nur für den Club einsehbar) erfolgen. Die Daten hierfür liest RO.WEB direkt aus RO.CAS aus. Jeder Club legt dafür den Rahmen fest, welche Daten clubweit öffentlich und intern für das Internet freigegeben. Jedes Mitglied hat dann die Möglichkeit, innerhalb dieses Rahmens den Umfang seiner veröffentlichten Mitglieds-Daten selber zu bestimmen - bis hin zur Nichtveröffentlichung aller Daten. (

10 Thema: Browser-Tipps (Seite 10 von 334) Browser-Tipps Inhalt Geeigneter Browser...11 Browser-Cache...12 Cookies...13 Die Kenntnis und das Beachten einiger Kleinigkeiten erleichtern der Umgang mit RO.CAS. (

11 Thema: Geeigneter Browser (Seite 11 von 334) Geeigneter Browser Nicht alle Browser eignen sich gleich gut für RO.CAS, weil jeder Browser etwas anders arbeitet. Die besten Erfahrungen für die Arbeit mit RO.CAS gibt es mit Firefox. Unabhängig davon gilt für jeden Browser, dass immer mit der aktuellsten Version gearbeitet werden sollte, die meist kostenlos heruntergeladen werden kann. Eine kleine Übersicht: Firefox (FF) (Windows und Macintosh): FF ist eine sehr gute Alternative und findet immer mehr Freunde. FF kann von der Seite von Mozilla heruntergeladen werden. Wenn auf Firmen-Rechnern kein FF installiert werden darf, kann Firefox Portable eine gute Alternative sein. Dies muss aber immer mit den zuständigen Administratoren abgesprochen werden. Näheres zu FF Portable steht im Internet. Internet Explorer (IE) (nur Windows): Der IE ist wahrscheinlich der meistbenutzte Browser. Die Versionen ab 7.0 arbeiten relativ problemlos mit RO.CAS, ältere Versionen machen bei einzelnen Funktionen größere Probleme. Safari (Windows, Macintosh und auf iphone/ipad): Auch Safari ist eine gute Alternative, allerdings gibt es teilweise die grafischen Symbole in den Masken nicht korrekt wieder und einzelnen Funktionen werden nicht ordnungsgemäß durchgeführt und beendet. (

12 Thema: Browser-Cache (Seite 12 von 334) Browser-Cache Es kann vorkommen, dass Änderungen in RO.CAS nach dem SPEICHERN beim erneutem Aufruf nicht angezeigt werden. Das gilt vor allem bei - Bildänderungen bei Mitgliedern, - Bild- und Textänderungen im Wochenbericht u.ä. und - evtl. bei der Toolbox in Texteingabefeldern. Die Ursache liegt oft im Browser-Cache (Cache = Speicher; siehe auch Wikipedia). Der Browser-Cache speichert alle Seiten in einen Zwischenspeicher, um diese Seiten anzuzeigen, wenn sie erneut aufgerufen werden. Damit wird der Seitenaufbau beschleunigt. Bei RO.CAS lädt der Browser die Seite nicht erneut aus dem Internet, wenn er glaubt, diese Seite schon in seinem Speicher zu haben. Daher muss bei den o.g. Beispielen manchmal der Cache gelöscht werden, um die Änderung sichtbar zu machen, also den Browser anzuweisen, die geänderte Seite erneut zu laden. Tipp für den Firefox-Browser Die Hilfe von Firefox beschreibt das sehr ausführlich und umfassend für alle Betriebssysteme. Für Firefox gibt es auch ein Add-On als Symbol (=Taste) für die Symbolleiste, um mit einem Klick den Cache zu löschen. Tipp für Windows-Anwender In Windows ist die Funktionstaste F5 standardmäßig mit der Aktualisierungsfunktion belegt, das gilt neben vielen Anwendungen auch für die Browser: Taste F5 drücken im erscheinenden Fenster "Bestätigung" das vorbelegte Feld "erneut senden" anklicken (es geht auch mit Drücken der "Enter"-Taste) schon ist das Fenster aktualisiert Hintergrundinformation: Mit der Funktionstaste F5 wird der Browser veranlasst, nur die betroffene Internetseite neu einzulesen und damit diese Seite im Cache zu überschreiben. Bei der Cache-Löschung wird der kompletten Zwischenspeicher gelöscht, in welchem sich bei intensivem Internetverkehr schnell zigtausend Einträge angesammelt haben können und dadurch eine längere Zeit zum Löschen benötigen, außerdem werden dabei auch alle sonstigen Einträge im Cache gelöscht. (

13 Thema: Cookies (Seite 13 von 334) Cookies Cookies (siehe auch Wikipedia) sind kleine Dateien, die beim Besuch einer Internetseite auf Ihrem Rechner platziert werden, um bestimmte Informationen für die Verbindung zu speichern. So wird bei passwortgeschützten Internetseiten über Cookies sichergestellt, dass der LOGIN für den Verlauf der Sitzung den Rechner berechtigt, die zum LOGIN gehörenden passwortgeschützten Seiten auch aufzurufen. RO.CAS benötigt keine Cookies. (

14 Thema: Gewusst wie -... (Seite 14 von 334) Gewusst wie -... Dieses Kapitel beschreibt sinnvolle Anwendungen im Umgang mit RO.CAS. Die detaillierte Beschreibungen aller Menüs, Untermenüs, Tabs und Felder der Clubebene enthält das Kapitel "Club-Bedienungsanleitungen". (

15 Thema:... für Präsident(inn)en (Seite 15 von 334)... für Präsident(inn)en RO.CAS erleichtert dem Präsidenten sein Amt und macht das Präsidentenjahr deutlich einfacher: Vorbereiten jedes Meetings in Abstimmung mit anderen Überblick über aktuelle Termine und ggf. Anmeldungen Kommunikation über und Brief mit Einzelnen, Gruppen und allen Mitgliedern Präsenzübersichten für Club und Mitglieder Mitgliederlisten und -broschüren Hier eine Zusammenstellung als Checkliste: 1. Termine/Meeting Unterlagen Zweck: gemeinsam mit Sekretär dort Notizen für das nächste Meeting machen, Besonderheiten zu Geburtsdaten oder Terminen markieren, Abstimmungsebene mit dem Sekretär. Ausdruck: Dokument meetingunterlagen.pdf durch Präsidenten oder Sekretär (je nach Gusto) Übung: einfach mal ausfüllen und ausdrucken, kann jederzeit geändert werden Kommunikation: Zweck: Gruppen- oder Einzelauswahl ein oder mehrere Mitglieder anschreiben möglich. Gruppen: "geborene" Gruppen, z.b. "Mitglieder" sind fest und ergeben sich aus dem Status. Dazu gibt es angelegte Gruppen: für spezielle Zwecke, z.b. alle Teilnehmer einer Clubreise. Wichtig zu beachten: Absender ist mit Clubsekretär vorbelegt, muss jeweils geändert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. 3. Präsenz/Präsenz Auswertungen bzw./mitgliederpräsenzen auswertien Zweck: Listen der Präsenzwerte anzeigen/als PDF abspeichern. Bereiche: Mitglieder, (Gesamtliste und Einzelblatt) und Club nach Wochen und Monaten inkl. Meldung an den Distrikt. (automatisch Übung: Mitgliederpräsenzen aufrufen und PDF anzeigen lassen. Zeitbereich für Auswahl bestimmen. 4. Mitglied/Listen Zweck: Listen für Adressen, Geburtstage der Mitglieder und Partner. Kann als PDF oder Excelliste heruntergeladen werden. Excel dann übernehmbar in eine eigene Liste möglich Übung: Listen anzeigen lassen 5. Mitgliederbroschüre: Zweck: jeweils aktuelle Mitgliederübersicht inkl. Foto und Daten für die Westentasche. Übung: Einzelblattverson ausdrucken, evtl. doppelseitig als Broschüre drucken, heften und als Info nutzen **** Über die Grunddinge hinaus könnte ein Präsident sicherlich vertretungsweise Aufgaben des Sekretärs übernehmen. Das könnten sein: Ausdruck aus Meetingunterlagen: Formblatt Präsenzerfassung zum Meeting ( fur_prasident_inn_en.htm)

16 Thema:... für Präsident(inn)en (Seite 16 von 334) Ausdruck aus Präsenz/Präsenerfassung/Sonder- und Vorstandstermine: PDF als Umlaufliste für die Anmeldung während des Meetings Ausdruck der Präsenzauswertungen der Mitglieder zum Verteilen an einzelne oder alle. Termine pflegen, Programminhalte veröffentlichen/aktualisieren uvam. ( fur_prasident_inn_en.htm)

17 Thema: Clubsekretär (Seite 17 von 334) Clubsekretär Beschreibung der Routinearbeiten des Clubsekretärs mit RO.CAS: Im wesenlichen muss der Sekretär: die Termine (Meetings und Sonderveranstaltungen) pflegen und anklicken, wenn ein Termin "reif" für die Veröffentlichung im Internet ist. die Wochenberichte zu jedem Meeting schreiben, wobei der Programm-Teil (das ist i.d.r. die Beschreibung des Vortrags) durchaus von einem Berichterstatter kommen kann. Da empfiehlt es sich aber zunächst, von diesem den Text per als Word-Dokument oder einfacher direkt als zu erhalten: man kopiert den Text, fügt ihn in das Feld ein - fertig.. dabei auch die Präsenzen der Woche pflegen: Meetingpräsenzen und Zusatzpräsenzen werden bei der Berichtseingabe mit erfasst. Damit ist alles erledigt, keine Meldung, keine Rechnerei... Sonderveranstaltungen haben keinen Bericht. Die dort zu erfassenden Präsenzen werden dann als Zusatzpräsenz automatisch berücksichtig und in der Gesamtwochenpräsenz ausgewiesen. Es gibt also die Meetingpräsenz und die Gesamtwochenpräsenz (exakt nach Regeln RI). Siehe auch Extrapräsenzübersicht noch wichtig ist: Pflege von Präsenzbefreiungen der Mitglieder und Eintragung von Beurlaubungen. Einmal dort eingetragen, braucht man sich um nichts weiter zu kümmern, das System machts. (Menüpunkt Präsenz/ Präsenzbefreiung) Eingabe von Zusatzpräsenzen (auswärts oder einzelne Zusatzpräsenzen): werden auch im Rahmen des Wochenberichts eingegeben. Auch diese sind damit "erledigt". (

18 Thema: Mitgliederverzeichnis (MGV) aktualisieren (Seite 18 von 334) Mitgliederverzeichnis (MGV) aktualisieren Text folgt ( mgv aktualisieren.htm)

19 Thema: Mitgliederverzeichnis (MGV) bestellen (Seite 19 von 334) Mitgliederverzeichnis (MGV) bestellen Text folgt ( mgv bestellen.htm)

20 Thema: BEDIENUNG (Seite 20 von 334) BEDIENUNG Dieses Kapitel beschreibt die Menüs, Untermenüs, Tabs und Felder von RO.CAS. Hinweise zum Nutzung von RO.CAS sind in "Gewusst wie -..." beschrieben. Inhalt LOGIN...22 Menü "ADMINISTRATION"...24 Menü "CLUBÄMTER"...80 Menü "Mitglieder" Untermenü "Ehemalige Mitglieder" Tab "Person" Tab "Privat" Tab "Beruf" Tab "Familie" Tab "Familie" Tab "Club" Tab "Bankverbindung" Untermenü "Sonstige Adressen" Tab "Person" Tab "Privat" Tab "Beruf" Tab "Familie" Tab "Familie" Tab "Club" Tab "Bankverbindung" Untermenü "Daten-Export" Untermenü "Listen" Tab "Stammdatenblatt" Tab "Adressenliste" Tab "Geburtstagsliste" Untermenü "Mitgliederbroschüre" Tab "Mitgliederbroschüre" Tab "Verlagsdruckerei druckfrisch" Tab "Verlagsdruckerei Druck-Werk" Menü "Termine" Menü "Wochenberichte" Untermenü " " Tab " " Tab "Empfänger" Untermenü " Protokoll Untermenü "Post/Fax" Tab "Allgemein" Tab "Empfänger" Tab "Medien" Untermenü "Archiv" Menü " s/Briefe" (

21 Thema: BEDIENUNG (Seite 21 von 334) Untermenü " Vorlagen" Untermenü " Protokolle" Untermenü "Briefe" Menü "Präsenzen" Untermenü "Präsenzen" Untermenü "Extrapräsenz Übersicht" Untermenü "Präsenzbefreiung" Untermenü "Präsenzauswertung Club" Untermenü "Präsenzauswertung Mitglied" Untermenü "Einstellungen" Menü "GEMEINDIENSTPROJEKTE" Menü "RO.WEB" Menü "RDG ONLINE" (

22 Thema: LOGIN (Seite 22 von 334) LOGIN Die Internetadresse (URL) startet RO.CAS nach Distrikten gegliedert. Der Club-Login erfolgt nach einem Klick/Tapp auf den zugehörigen Distrikt über die gesicherte Internetverbindung (https) der Login-Seite. Tipp: Wird die URL der Login-Seite als Lesezeichen gespeichert, öffnet sich direkt der RO-CAS-Login (mit dem voreingestellten Distrikt). (

23 Thema: LOGIN (Seite 23 von 334) Nach Eingabe der Login-Daten zeigt der Start-Bildschirm die Informationen: Software-Version Link zum Änderungsprotokoll Link zum Service Desk die neuesten 3 News Erscheint der Hinweis......, hat der Benutzer Zugriffsrechte auf die Mitgliederdaten und es sind noch Änderungsmeldungen an die Rotary Verlags GmbH offen (siehe dort). (

24 Thema: Menü "ADMINISTRATION" (Seite 24 von 334) Menü "ADMINISTRATION" Inhalt Untermenü "CLUBDATEN"...26 Untermenü "CLUBLOKALE"...39 Untermenü "ZUGRIFFSRECHTE"...40 Untermenü "DATEN MGV/RDG/RI"...50 Untermenü "RO.WEB"...56 Untermenü "LOGIN-VERWALTUNG"...61 Untermenü "PRODUKTE"...63 Kurzbeschreibung der Untermenüs Clubdaten Club-Daten werden gezeigt - clubintern im Wochenbericht und RO.WEB-Internet, - rotaryintern im Mitgliederverzeichnis (MGV) und - öffentlich im RO.WEB-Internet der Distrikte. Clublokale Clublokale, die (regelmäßig) für die Meetings genutzt werden, können automatisch in die Meetingsdaten für ein Rotary-Jahr einfließen und als Meetingort in der Karte des RO.WEB2-Internet angezeigt werden. Zugriffsrechte Zugriffsrechte für RO.CAS werden ausschließlich auf Clubebene eingestellt. Daten MGV/RDG/RI Datenweitergaben aus RO.CAS an die Rotary Verlags GmbH (Verlag), Rotary International (RI) und den Rotary Deutschland Gemeindienst e.v. (RDG) müssen aktiv vom Club freigeben werden. Die Daten für das Mitgliederverzeichnisse (MGV) müssen immer Anfang April aktualisiert sein. Die Bestellung des MGV erfolgt meist im März. RO.WEB Daten aus RO.CAS können im RO.WEB-Internet, dem einheitlichen Internetauftritt für alle deutschen Rotary Clubs, gezeigt werden. Login-Verwaltung Login-Verwaltung steuert den Zugriff auf das RO.WEB2-Intranet. Produkte Neben der Basisausstattung von RO.CAS und RO.WEB gibt es kostenpflichtige Ergänzungen. ( administration_.htm)

25 ( administration_.htm) Thema: Menü "ADMINISTRATION" (Seite 25 von 334)

26 Thema: Untermenü "CLUBDATEN" (Seite 26 von 334) Untermenü "CLUBDATEN" Inhalt Tab "ALLGEMEIN"...27 Tab "MEETINGS"...31 Tab "KONTAKTCLUBS"...35 Tab "HISTORISCHES"...36 Tab "BANKVERBINDUNGEN"...37 Tab "EXTERNES SEKRETARIAT"...38 Kurzbeschreibung der Tabs Allgemein Hierzu gehören die Gründungsdaten und allgemeine Angaben für das Mitgliederverzeichnis (MGV). Meetings Die Meetingdaten können automatisch in die Meeting-Termine für ein Rotary-Jahr einfließen. Kontaktclubs (Ausländische) Partner- und Kontaktclubs werden hier eingegeben. Historisches Historisch sind aus einem Club kommende Pastgovernors und von einem Club vorgenommene Clubgründungen. Bankverbindungen Jeder Club hat mindestens ein Clubkonto und evtl. eines oder mehrere Spendenkonten. Externes Sekretariat Für Clubs mit einem externen Sekretariat werden die Kontaktdaten gespeichert. ( clubdaten_.htm)

27 Thema: Tab "ALLGEMEIN" (Seite 27 von 334) Die wesentlichen Angaben zum Club erscheinen - vor allem im Mitgliederverzeichnis (MGV) und - im Wochenbericht. Ergänzt werden sie teilweise durch die anderen Tabs. Tab "ALLGEMEIN" Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Oberer Bereich Distrikt, Clubname und RI-Nr... sind vorgegeben und erscheinen - im MGV in den Kopfdaten des Clubs und - im Wochenbericht in der Fußzeile. Falsche Daten kann der DICO (District Internet and Communication Officer) ändern. ( allgemein 1.htm)

28 Thema: Tab "ALLGEMEIN" (Seite 28 von 334) Club- ... wird verwendet bei Sonderveranstaltungs- und Clubämter-Terminen als voreingestellte Benachrichtigungs- -Adresse "Organisator ( )", wenn dort "Anmeldepflichtig" angekreuzt ist (kann überschrieben werden) im MGV in den Kopfdaten des Clubs als Kontakt- -Adresse in der öffentlichen Clubliste auf der RO.WEB-Internetseite des Distrikts als durch das Kontaktformular geschützte Club- -Adresse (nicht sichtbar - Spamschutz) Clubwebseite... wird als offizielle Club-Domain (URL) gezeigt - in der Clubliste auf der RO.WEB-Internetseite des Distrikt und - im Wochenbericht. Informationen zu den Club-Internet-Adressen (URL): Alle Clubs haben 1 von der Rotary Verlags GmbH (Verlag) vergebene URL nach dem Muster (1) rotary.de/clubname ( / Clubs, die RO.WEB1 einsetzen, haben 2 in Verbindung mit der Distrikt-URL vergebene URLs nach dem Muster (am Beispiel des Distrikt9999) (2) rotary9999.org/clubname ( / und (3) clubname.rotary9999.org ( / Clubs, die RO.WEB 2.0 (oder höher) einsetzen, haben 1 in Verbindung mit der Distrikt-URL vergebene URL nach dem Muster (am Beispiel des Distrikt9999) (4) clubname.roweb9999.de ( / Zusätzlich können alle Clubs über Henworx kostenfreie eine weitere vom Club selbst vergebene.de-url erhalten (sofern diese frei ist!). Viele Clubs nutzen dies für eine URL nach dem Muster (5) rotary-clubname.de ( / Clubs können auch vom Club selbst organisierte URLs verwendet. Gegründet am, Gegründet vom... erscheinen im MGV in den Kopfdaten des Clubs. Gegründungsbeauftragter... dient der Vollständigkeit, wird aber nicht weiter verwendet. Datum der Charter... erscheint im MGV in den Kopfdaten des Clubs und dient auf Distriktebene der Übersicht, wann Clubs ein "rundes Charterdatum" haben. Hinweis: Maßgeblich als Datum der Charter ist das bei Rotary International (RI) eingetragene Charterdatum. Dieses sollte auch hier eingetragen sein (und nicht ein z.b. aus der Clubchronik stammendes vermeintlich richtigeres Datum). ( allgemein 1.htm)

29 Thema: Tab "ALLGEMEIN" (Seite 29 von 334) Sekretariatsadresse im Wochenbericht... ersetzt im Wochenbericht die dort eingestellte Adresse des Sekretär. Tipp: Bereits die Eingabe eines Zeichens (z.b. Leerzeichen) ersetzt im Wochenbericht die Adresse des Sekretär. Es wird allerdings empfohlen, hier eine sinnvolle Alternative (z.b. "Rotary Club Clubname c/o Clublokal" oder einzugeben. Hinweis: Dieses Feld hat nichts mit dem externen Sekretarit und dessen Datenausgabe im MGV zu tun. Patenclub RAC... ist der zum Club gehörende Rotaract Club (RAC) und erscheint im MGV in den Kopfdaten des Clubs. Wenn das Feld leer bleibt, erscheint im MGV keine Anzeige zu RAC. Abweichende Adresse Sekretär für MGV... ersetzt im MGV für den Clubsekretär dessen Privatadresse aus RO.CAS. Die Adressdaten müssen ohne Zeilenschaltung eingetragen werden, damit sie im MGV im Fließtext erscheinen: Hinweis: Ersetzt in einem Rotary-Jahr ein Eintrag die Adresse des Sekretär im MGV, muss der Eintrag gelöscht werden, wenn im Folgejahr wieder die Adressdaten des Sekretär gezeigt werden sollen. Hieran ist zum Termin der Datenübergabe an den Verlag Anfang April zu denken! Tipp: Zusätzlich kann im MGV neben der Sekretäradresse bzw. dieser Abweichenden Adresse auch ein externes Sekretariat ausgeben werden, dies wird unter dort eingetragen: ( allgemein 1.htm)

30 Thema: Tab "ALLGEMEIN" (Seite 30 von 334) Bereich "Vorwahl-Nummern des Clubgebietes" Um im MGV Platz zu sparen, sollen die hauptsächlich bei den Mitgliedern vorkommenden Vorwahlnummern in den Kopfdaten der Clubs zentral gezeigt werden......, um sie bei den Mitgliedern einzusparen. Sind hier keine Eingaben, werden im MGV bei allen Mitgliedern die Telefon- und Faxnummern mit Vorwahl ausgegeben. Hinweis: Das ist allerdings nur sinnvoll, wenn bei den betroffenen Mitgliedern auch jeweils der Ort genannt wird, aus dem man den Rückschluß auf die zugehörende Vorwahl ziehen kann. Ortsname... ist ohne Funktion und dient nur als "sprechende Bezeichnung" für die Vorwahlnummer in RO.CAS und im MGV. Vorwahlnummer... ist maßgeblich für das Ausblenden, denn nur wenn die hier eingegebene Vorwahlnummer identisch ist mit der beim Mitglied wird sie im MGV beim Mitglied unterdrückt. Hinweis: Die Clubs müssen testen, ob bei ihnen der Platzeinspareffekt eintritt und ob die betroffenen Mitglieder Ortsangaben im MGV veröffentlichen, damit eine Zuordnung über das Lesen möglich ist. ( allgemein 1.htm)

31 Thema: Tab "MEETINGS" (Seite 31 von 334) Tab "MEETINGS" Für die Meeting-Termine, die regelmäßigen wöchentlichen Treffen, werden hier die Grunddaten eingestellt: Standard-Einstellungen für den Einsatz des Meeting Generator Basiseinstellungen für das An-/Abmeldeverfahren Eintrag für das Mitgliederverzeichnis (MGV) Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Bereich Termintabelle Die Eingaben sind für den Einsatz des Meeting Generator notwendig. Mit diesem können mit wenigen Klicks/ Tapps die Meeting-Termine eines Rotary-Jahres angelegt werden. Damit dies richtig funktioniert, muss die Termintabelle stimmen. Besonders auf die Regelung des 4., 5. und letzten Wochentags im Monat sollte geachtet werden, wenn hier ein Club Varianten hat. Wenn der Meeting Generator nicht verwendet wird, werden die Felder nicht benötigt und es ist egal, was hier eingetragen ist. Tipp: Die Empfehlung ist dennoch, hier immer die Daten aktuell vorzuhalten. ( meetings 1.htm)

32 Thema: Tab "MEETINGS" (Seite 32 von 334) Es kann für jede Woche eines Monats ("1er", "2er", "3er", "4er", "5er") ein andere Auswahl bzw. Eingabe erfolgen in den Felder "Wochentag", "Uhrzeit" und "Clublokal". Dies kann auch (nur) für die letzte Woche im Monat erfolgen. So können Daten für das letzte Meeting im Monat unabhängig von der Woche eingegeben werden. Tipp: Wenn ein Club immer am selben Wochentag zur selben Zeit am selben Ort sich trifft, reicht das Ausfüllen der ersten Zeile. Hinweis: Mit den Einträgen erzeugt der Meeting Generator für jede der 52 Wochen in einem Rotary-Jahr die richtigen Meeting-Termine. Jeder falsche Eintrag gibt also mindestens 12 falsche Monatstermine! Uhrzeit... kann einen beliebigen Text enthalten, z.b.: - Beginn: "19:00" - Beginn und (erwartetes) Ende: "19:00-21:00" - ergänzt um zusätzliche Hinweise: "19:00-21:00 &Partner" Bei der Eingabe sollte ausprobiert werden, wie das Ergebnis in den verschiedenen Ausgaben aussieht: - RO.CAS-Menü "Termine" - RO.CAS-Export Termine als Excel-Datei - RO.CAS-Export Termine als PDF-Datei - Wochenbericht - RO.WEB Hinweis: Die Uhrzeit sollte immer mit Doppelpunkt (hh:mm) eingegeben werden, damit bei der Excel-Exportliste die Eingabe auch als Zeit interpretiert wird. Clublokal... kann nur ausgewählt werden, wenn zuvor im Menü "Administration", Untermenü "Clublokale" etwas eingegeben ist. ( meetings 1.htm)

33 Thema: Tab "MEETINGS" (Seite 33 von 334) Bereich "Basiseinstellung An-/Abmeldeverfahren für Meetings" Die Basiseinstellung wird für alle Meeting-Termine (nicht Sonderveranstaltungen und Clubsachen-Termine!) übernommen, die neu angelegt werden, unabhänig davon, ob dies mit dem Meeting Generator oder einzeln geschieht. Diese automatisch zugewiesene Einstellung kann bei jedem einzelnen Meeting-Termin jederzeit geändert werden. Tipp: Wählen Sie als Vorgabe die Einstellung, die für die meisten Meeting-Termine gelten soll. Als Standard ist "Nur Abmeldung:..." eingestellt. Hinweis: Die Option "weder das Eine noch das Andere" gibt es derzeit nicht. Diese Clubs sollten die Standard- Einstellung wählen - und ignorieren. Nur Abmeldung: bietet nur die Möglichkeit, sich abzumelden (siehe dort). Das ist für die Clubs, die nach dem Muster verfahren: "Wir gehen davon aus, dass alle Mitglieder erscheinen - und wer nicht kann, muss sich abmelden (sonst zahlt er/sie z.b. das Essen)". In Clubs, bei denen das funktioniert, kann sich auch das Clublokal bei der Essenvorbereitung daran orientieren. Hinweis: Auch Clubs, die An-/Abmeldung für nicht einsetzen wollen, sollten diese Einstellung wählen - und die gegebene Abmeldemöglichkeit ignorieren. An- und Abmeldung: stellt die ganze Bandbreite des An- und Abmeldens für Mitglieder, Partner und Gäste zur Verfügung (siehe dort). Dies bietet sich in den meisten Clubs aber nur für bestimmte Meeting-Termine (z.b. Besuch von Ausstellungen) an. Tipp: Clubs, die die "An- und Abmeldung" nur gelegentlich benötigen, sollten als Standard die Basis- Einstellung "Nur Abmeldung" wählen und nur bei den betroffenen Meeting-Terminen auf die Alternative "An- und Abmeldung" umschalten. ( meetings 1.htm)

34 Thema: Tab "MEETINGS" (Seite 34 von 334) Bereich "Meetingplan Volltext (Für den Verlag: erscheint im Rotary-Buch)" Der hier eingegebene Text erscheint als Hinweis auf die regelmäßigen Meeting-Termine: Club-intern im Wochenbericht in der linken Spalte Rotary-intern im Mitgliederverzeichnis (MGV) in den Kopfdaten des Clubs öffentlich in der Clubliste auf der RO-WEB-Internetseite des Distrikts Hinweis: In dem Textfeld keine Zeilenschaltungen (z.b. RETURN) eingeben, um den Text gefälliger aussehen zu lassen, denn der Inhalt soll im MGV bewusst als fortlaufender Fließtext erscheinen ohne eine Aufteilung in einzelne Zeilen! Die Rotary Verlags GmbH (Verlag) muss bei rund 50 % der Clubs "per Hand" die Zeilenschaltungen aus den Datensätzen entfernen. ( meetings 1.htm)

35 Thema: Tab "KONTAKTCLUBS" (Seite 35 von 334) Tab "KONTAKTCLUBS" Es dienen die Datenfelder "Name des Clubs" und "Land des Clubs" der Anzeige im Mitgliederverzeichnis (MGV) und die übrigen Datenfelder dem clubinternen Archiv. Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Name das Clubs, Land des Clubs... werden im MGV gezeigt, das Land in Form des Länder-KFZ-Kennzeichen. Mehrere Kontaktclubs erscheinen im MGV in der eingegebenen Reihenfolge : Tipp: Die Länderliste ist alphabetisch sortiert. Bei zügiger Eingabe der ersten Buchstaben wird automatisch das gewünschte Land ausgewählt. Um z.b. Deutschland schnell auszuwählen, reicht es, die Buchstaben "de" einzugeben. Ort des Clubs, Beginn des Kontakts, Webseite... nicht weiter verwendet und können intern genutzt werden. Tipp: In empfiehlt es sich, statt dem Beginn des Kontaktes das Datum des offiziellen Partnerschaftbeginns einzutragen. ( kontaktclubs_.htm)

36 Thema: Tab "HISTORISCHES" (Seite 36 von 334) Tab "HISTORISCHES" Es dienen das Feld "Pastgovernors" der Anzeige im Mitgliederverzeichnis (MGV) und das Feld "Clubgründungen..." dem clubinternen Archiv. Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Pastgovernors... erscheint im MGV. Bei der Eingabe von mehreren Pastgovernors sollte für jeden eine eigene Zeile verwenden werden und dabei der älteste Eintrage oben stehen. Um einen Pastgovernor als verstorben zu kennzeichnen wird hinter dem Namen eine Leertaste und das Plus- Zeichen "+" ergänzt. Dieses erscheint dann im MGV als "Kreuz". Clubgründungen durch diesen Club... ist nur intern und erscheint nirgends. Es empfiehlt sich, bei einer Eingabe für jede Clubgründung eine Zeile vorzusehen und die ältesten zuoberst zu schreiben. ( historisches_.htm)

37 Thema: Tab "BANKVERBINDUNGEN" (Seite 37 von 334) Tab "BANKVERBINDUNGEN" Die in Bankverbindungen erscheinen im Wochenbericht in der linken Spalte Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. IBAN, BIC... haben Eingabevorschriften, um sie später für den Bankverkehr nutzen tu können. Wichtiger Hinweis: Bei IBAN und BIC wird die Eingabe auf Einhaltung der Vorgaben geprüft, das bedeutet: - nur Großbuchstaben - keine Leerzeichen - keine Sonderzeichen - Buchstaben und Ziffern an den richtigen Stellen - Mindeststellenzahl Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, erfolgt keine Speicherung! ( bankverbindungen_.htm)

38 Thema: Tab "EXTERNES SEKRETARIAT" (Seite 38 von 334) Tab "EXTERNES SEKRETARIAT" Ein externes Sekretariat kann im MGV erscheinen (Haken bei "IM MGV veröffentlichen) und als -Adresse für die -Kopien von Änderungsmitteilungen genutzt werden. Hinweis: Das externe Sekretariat wird nicht im Wochenbericht ausgegeben. Für die Ausgabe einer Sekretariatsadresse im Wochenbericht gibt es eine eigene Einstellung. Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Name Tipp: Um als das Clublokal als Sekretäriatsadresse zu nutzen (z.b. für die Zusendung der MGVs) empfiehlt sich Adresse.... steht beim Versand von Änderungsmitteilungen neben der privaten und die beruflichen -Adresse des Sekretär zusätzlich zur Verfügung. Tipp: Dieses kann auch in Clubs ohne externes Sekretariat so gemacht werden. Soll das Feld dabei nicht im MGV erscheinen, musse es zum Übernahmetermin der Daten durch den Verlag kurz "ausgeschaltet" werden. Hinweis... hat keine weitere Funktion und kann als internes Feld für Bemerkungen verwendet werden. ( externes_sekretariat_.htm)

39 Thema: Untermenü "CLUBLOKALE" (Seite 39 von 334) Untermenü "CLUBLOKALE" Clublokale verwendet der Meeting Generator bei der Anlage von Meeting-Terminen und die Kartenansicht von RO.WEB2 im Bereich KONTAKT. Hinweis: Dazu müssen die Clublokale dort den Wochentagen zugeordnet sein. Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Name... kann statt einem Clublokal auch beliebige Hinweise enthalten, z.b.: für Kaminabende kann ein virtuelles Clublokal "siehe Kamin-Liste" angelegt werden: für wechselnde Clublokale (z.b. immer am 1. Meeting im Monat) kann ein Hinweis angelegt werden: PLZ, Ort, Strasse, Nr., Details, Link, Zeitraum (von/bis)... dienen nur der Vollständigkeit, werden aber nicht weiter verwendet. Hinweis 1: Um zeitabschnittsweise Meeting-Termine (z.b. 1. Quartal, 2. Quartal,... ) mit dem richtigen Clublokal zu erstellen, kann man dort das jeweils aktuelle Clublokal eingeben und dann die gewünschten Meeting-Termine generieren. Hinweis 2: Die wöchentlichen Wechsel der Clublokale werden im dort eingegeben. ( clublokale_.htm)

40 Thema: Untermenü "ZUGRIFFSRECHTE" (Seite 40 von 334) Untermenü "ZUGRIFFSRECHTE" Inhalt Tab "ADMINISTRATOR"...41 Hinweise...42 Tab "BENUTZER"...43 Hinweise...45 Hinweis: Passwort-Regeln...48 Hinweis: RO.CAS-Erweiterungen...49 WICHTIGER HINWEIS: Administratorrechte und Benutzerrechte mit vollen Zugriffsrechten sind nicht identisch! Nur der Administrator kann RO.CAS-Erweiterungen freischalten. Benutzer können das nicht, auch wenn sie alle Zugriffsrechte haben. Näheres dazu siehe dort. Die Struktur der Benutzernamen ist: Funktion Benutzername - Administrator clubname - Benutzer clubname01 clubname02 clubname03... Kurzbeschreibung der Tabs Administrator Die Zugriffsrechte werden auf Clubebene verwaltet und sind außerhalb des Clubs nicht bekannt. Benutzer Es können beliebig viele Benutzer mit individuellen Zugriffsrechten angelegt werden. Kurzbeschreibung der Hinweise Passwort-Regeln Die Passwort-Regeln dienen dem Schutz der RO.CAS-Daten. RO.CAS-Erweiterungen Erweiterungen in den RO.CAS-Menüs können aus Sicherheitsgründen erst nach der Freigabe durch den Administrator genutzt werden. ( zugriffsrechte_.htm)

41 Thema: Tab "ADMINISTRATOR" (Seite 41 von 334) Tab "ADMINISTRATOR" Wichtige Hinweise zum Administrator-Passwort Diese Hinweise sind wichtig für alle, die in einem Club für die Daten verantwortlich sind: Das Passwort immer nach Erhalt sofort ändern. Das Passwort immer bei Amtsübergabe ändern. Das Passwort mindestens einmal jährlich, möglichst halbjährlich ändern. Das Passwort an niemanden (auch nicht im Club) weitergeben! Zusätzliche Admin-Berechtigungen über Tab "Benutzer" vergeben. Zu Hilfs- und Servicezwecken nur temporäre Passworte mit eingeschränkter Nutzung und dem Hinweis, dass nichts anderes als die vereinbarte Funktion genutzt werden darf, an den DICO und/oder Provider vergeben und anschließend wieder zurücknehmen. Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. Login... heißt in der Login-Maske "Mitglied" und wird auch als Benutzername bezeichnet. Für den Administrator-Login ist die Standardeinstellung der Clubname ohne Zusatz, z.b. "broeckedde". Dies folgt dem System, dass beim Benutzer-Login für das entsprechende Feld immer der Clubname mit einer fortlaufenden Nummer automatisch vorgegeben ist, z.b. "broeckedde01". Neues Passwort Neues Passwort wiederholen... wird selbst nicht gespeichert, sondern nur ein Schlüsselcode, mit dem das Passwort geprüft wird. Hinweis: Ein neu erhaltenes Passwort muss sofort geändert werden, um den mißbräuchlichen Zugriff auszuschließen. Passworte sollten spätestens alle 6 Monate geändert werden, wenn es sich um wichtige schutzbedürftige Daten handelt wie hier bei RO.CAS. Hinweis: Bei Verlust des Administrator-Passwortes kann der DICO ein neues vergeben. ( administrator_.htm)

42 Thema: Hinweise (Seite 42 von 334) Hinweise Wichtiger Hinweis für den Administrator-Login Entgegen der rotarischen Gepflogenheit, jährlich zu rotieren, sollte der Administrator-Login einem Mitglied für mehrer Jahre übertragen werden. Näheres dazu siehe unten. Empfehlung: Für die Arbeit in und mit RO.CAS sollte der Administrator-Login nicht genutzt werden, auch wenn dies möglich ist. Besser ist es, für alle Clubämter und Mitglieder jeweils eigene Benutzer-Login mit den dann jeweils passenden Zugangsrechten einzurichten. Dabei kann ein Benutzer-Login auch die vollen Administrator-Rechte umfassen, wobei die Einstellung der Zugriffsrechte bis auf 1 oder 2 Ausnahmen ausgespart bleiben sollte. Wenn ein Club nach dieser Empfehlung vorgeht, hat er eine optimale Struktur in den Zugriffs-Rechten und seine eigene Rückfallebene, bevor er beim Verlust des Administrator-Login auf den Distrikt zurückgreifen muss. Denn wenn ein Benutzer-Login die Berechtigung für die Zugriffsrechte im Menü "Administration" / Untermenü "Zugriffsrechte" hat, kann dieser selber den Administrator-Login wiederherstellen. Die Funktion "Administrator" sollte mehrjährig der CICO wahrnehmen Administrator ist eine so spezielle und verantwortungsvolle Aufgabe, dass sie nicht dazu geeignet ist, sie jährlich einem anderen Mitglied zu übertragen. Deshalb wird empfohlen, wie oft beim Schatzmeister und evtl. Clubmeister üblich, diese Funktion über mehrer Jahre einem Mitglied fest zu übertragen. Allerdings heißt Administrator zu sein in erster Linie nur, sich um das System und die Zugriffsrechte zu kümmern. Der Administrator muss nicht operativ mit RO.CAS arbeiten. Es bietet sich an, dass der CICO (Communication and Internet Coordination Officer) diese Funktion übernimmt. Clubs, die ihrem CICO die Funktion Administrator übertragen, können damit aus praktischen Gründen auch die bisherige Aufgabenverteilung etwas verändern: Der CICO übernimmt die Aufgabe des Administrator (Benutzerverwaltung, Systemkenntnisse) und gleichzeitig oft auch noch die Verwaltung der Mitgliederdaten in RO.CAS und bei Rotary International (RI). Der Sekretär kümmert sich bis auf die Verwaltung der Mitgliederdaten wie bisher um seine vielfältigen Aufgaben. Damit erfüllt der CICO die Funktion des Executive Secretary, wie er bei RI bereits vorgesehen ist. Als mehrjähriges Mitglied des Vorstands gewährt RI einem Executive Secretary dieselben Zugriffsrechte wie sonst nur dem Präsidenten und dem Sekretär. Der Sekretär wird von der nicht ganz einfachen Mitgliederverwaltung entlastet und kann sich auf die klassischen Aufgaben rund um die Meetings und Clubämtersitzungen kümmern. (

43 Thema: Tab "BENUTZER" (Seite 43 von 334) Tab "BENUTZER" Es können beliebig viele Benutzer mit individuellen Zugriffsrechten je Menü und Untermenü angelegt werden. Es wird empfohlen, auch für den Administrator hier einen Benutzer für das "Tagesgeschäft" anzulegen, so dass der Administrator-Zugang ausschließlich die erste Rückfallebene bildet. Übersichtstabelle... öffnet den Benutzer zum Überarbeiten. Hinweis: Auch zum Löschen eines Benutzers muss dieser erst zur Überarbeitung geöffnet werden. Hinweise zu den Eingabe-Feldern Die Eingabe-Felder sind weitestgehend selbsterklärend und die Hinweise dienen dem besseren Verständnis. ( benutzer_.htm)

44 Thema: Tab "BENUTZER" (Seite 44 von 334) Login... heißt in der Login-Maske "Mitglied" und wird auch als Benutzername bezeichnet. Er ist eine von RO.CAS vorgegebene Zusammenstellung des Clubnamen ergänzt um eine zweistellige Zahl in der Form "clubname01", "clubname02" usw. Damit ergibt sich die Struktur: - clubname = Administrator - clubname01 = Benutzer 1 - clubname02 = Benutzer 2 - clubname03... Hinweis: Wird ein Benutzernamen (z.b. "clubname02") gelöscht, ist er nie mehr aktivierbar und wird übersprungen. Um eine durchlaufende Nummerierung zu behalten, sollten im Moment nicht benötigte Benutzernamen "geparkt" und nicht gelöscht werden. Neues Passwort Neues Passwort wiederholen... wird selbst nicht gespeichert, sondern nur ein Schlüsselcode, mit dem das Passwort geprüft wird. Hinweis: Das Benutzerpasswort kann nur vom Admin bzw. einem mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestatteten Benutzer eingegeben werden, der Benutzer selber kann das Passwort weder eingeben noch ändern. Bemerkung... kann als einziges Feld frei beschrieben werden. Es empfiehlt sich, aussagekräftige Einträge zu machen, dass auch nach längerer Zeit oder einem Wechsel des Administrators der Benutzers klar erkennbar ist. Navigationsstruktur... listet alle Menüs und Untermenüs auf, die einzeln zum Zugriff freigegeben werden können. Der Benutzer sieht immer nur die Menüs und Untermenüs, auf die er Zugriff hat. Tipps zur Zugriffsvergabe an Benutzer stehen dort. Wichtiger Hinweis: Beim Kick auf die Menüs öffnet sich als Arbeitserleichterung immer auch das oberste Untermenü. Diese Funktion muss beachtet werden, weil ein Benutzer ohne Berechtigung für dieses oberste Untermenü dieses durch ein Klick auf das Menü dennoch öffnen kann. So kann z.b. ein Benutzer mit der Zugriffsberechtigung nur auf das Untermenü "Listen" im Menü "Mitglied" dennoch durch einen Klick auf das Menü "Mitglied" das Untermenü "Mitglieder verwalten" mit allen Funktionen öffnen. Hinweis: Hat ein Benutzer auch ein Zugriffsrecht auf die Zugriffsechte, kann er nur die Menüs und Untermenüs bei anderen Benutzern freigeben, auf die er selber Zugriffsrechte hat. Dies ist auch bei RO.CAS-Erweiterungen zu beachten (siehe dort). ( benutzer_.htm)

45 Thema: Hinweise (Seite 45 von 334) Wichtiger Hinweis für den Benutzer-Login Hinweise Verantwortlich für die Vergabe des Benutzer-Login mit den jeweiligen Zugriffsrechten ist der Administrator. Dabei sollte beachtet werden: Besonders sorgfältig sollte mit dem direkten (Daten eingeben und ändern) und indirekten (Daten exportieren) Zugriff auf die Mitgliederdaten umgegangen werden. Benutzer-Logins sollten nur restriktiv mit den (unbedingt) notwendigen Zugriffsrechten ausgestattet werden. Benutzer-Logins sollten immer auf eine Person direkt vergeben werden. Tabelle für Zugriffsrechte von Clubämtern Die Tabelle zeigt alle Funktionen von und in RO.CAS und dazu vorstellbare Zuordnungen. Es gibt nicht d i e richtige Zuordnung, denn in jedem Club wechseln mit den Mitgliedern im Vorstand auch deren Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit RO.CAS. Die in der Tabelle dargestellten Zuordnungen sind Erfahrungswerte. Dabei bedeuten: : kein Zugriffsrecht?: eher kein Zugriffsrecht (Zugriffsrecht nur, wenn Bedarf und Können vorhanden) J: eher Zugriffsrecht (Zugriffsrecht sinnvoll, doch Können sollte vorhanden sein) J: Zugriffsrecht Die Markierungen der Felder (in Klammern Spalten-Nummer) bedeuten: orange (B,C): die beiden Ämter Administrator und CICO sind oft in Pesonalunion besetzt grün (D): teilweise wird auch noch das Amt des Sekretär in vorgenannte Personalunion einbezogen, dann gibt es meist einen oder mehrere Protokollanten (G) gelb: dies sind die wichtigsten Funktionen für den Präsidenten Die Abkürzungen bedeuten (in Klammern Spalten-Nummer) die Clubämter: (B) Adm.: Administrator(in) (C) CICO: Internetbeauftragte(r) (Club Internet and Communications Officer) (F) ext. Sekr.: externes Sekretariat (G) WB-Prot.: Protokollant(in) für den Wochenbericht (H) Schtz-mstr.: Schatzmeister(in) (I) Vort.: Vortrag (J) Club-mstr.: Clubmeister(in) (K) Gem.-dnst.: Gemeindienst (L) Club-dnst.: Clubdienst (M) RO.WEB: Redakteur für RO.WEB (oft in Verbidung mit Öffentlichkeit) (N) Vorst.: Clubämter Allgemein (P) Mitgl.: Mitglieder Allgemein (