LOHN Basis II Monatlich wiederkehrende Tätigkeiten

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1 LOHN Basis II Monatlich wiederkehrende Tätigkeiten Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Anlage einer individuellen Lohnart 3 3. Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Aktivierung Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld durchführen Bezeichnung der voraussichtlichen Beitragsnachweise/Beitragsabrechnungen Hilfsliste der Krankenkassen Voraussichtliche Primanota Buchungsliste Monatsberechnung Auswertungsexplorer Exemplare Druckoptionen Druckreihenfolge der Arbeitnehmer-Auswertungen bestimmen Statistische Werte auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge ausblenden Stapeldruck Übergabe an Auswertungen Online (AOL) Übergabe an das Dokumenten-Management-System (DMS) Übergabe an Lohn-Druckservice Übergabe an Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) Assistent zur Datenbereitstellung Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) Monatsabschluss 32

2 8. Monatsabschluss aufheben Schlusswort 34

3 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße Rosenheim Postfach Rosenheim Telefon: Fax: Internet: info@agenda-software.de Komplementärin: Agenda Informationssysteme Verwaltungs GmbH Handelsregistereintrag: vertreten durch Geschäftsführer: Amtsgericht Traunstein, Handelsregister B Dipl. Betriebswirt (FH) Manfred Kappel Chefredakteur: Redakteur: Anja Stein Anja Stein

4 Seite 2 1. Ziel In dem Kompaktseminar»LOHN Basis II«lernen Sie eine effiziente Arbeitsweise bei folgenden monatlich wiederkehrenden Tätigkeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Anlage einer individuellen Lohnart Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Monatsberechnung Auswertungsexplorer Monatsabschluss Monatsabschluss aufheben Lohn- und Gehaltsdokumente Online Lohn-Druckservice Die Seminarunterlage beinhaltet alle im Seminar präsentieren Informationen und Beispiele. Ihr Agenda-Team

5 Seite 3 2. Anlage einer individuellen Lohnart Agenda LOHN gibt Ihnen rund Standard-Lohnarten an die Hand. Mit diesen Lohnarten können Sie sofort und ganz komfortabel Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen. Lohnarten gehören zu den zentralen Daten. Verändern Sie Standard-Lohnarten gelten die Änderungen für alle Kanzleien und alle Mandanten. Für spezielle Fälle sollten Sie individuelle Lohnarten anlegen. Hinweis Individuelle Lohnarten können nur durch das Kopieren einer vorhandenen Lohnart angelegt werden. Achten Sie darauf, dass Sie zum Anlegen der individuellen Lohnart eine ähnliche Standard-Lohnart kopieren. Anderenfalls kann es passieren, dass Funktionen kopiert werden, die für die neue Lohnart nicht greifen sollen (z. B. der Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung). Beispiel: Sie möchten dem Arbeitnehmer Herbert Friedmeiser im Januar 40 Überstunden mit einem Überstundenzuschlag von 35 % ausbezahlen. Eine Lohnart für den Überstundenzuschlag 35 % existiert jedoch nicht. Vorgehensweise»Stammdaten I Lohnarten«Suchen Sie die Lohnarten für die Überstundenzuschläge. Die Lohnart 90 entspricht am ehesten der neuen anzulegenden Lohnart. Markieren Sie die Lohnart und klicken Sie auf. Alternativ: Rechtsklick auf die Lohnart und Funktion»Datensatz kopieren«wählen.

6 Seite 4 Vergeben Sie für die individuelle Lohnart eine Nummer höher als Die automatisch vorgeschlagene Lohnartennummer ist immer fortlaufend, kann aber geändert werden. Ändern Sie die Bezeichnung in»überstundenzuschlag 35%«(statt Überstundenzuschlag 30%). Wechseln Sie in das Register»Berechnung«und ändern auch hier den Prozentwert auf 35,00 ab. Speichern Sie über die neue individuelle Lohnart. Hinterlegen Sie die neue individuelle Lohnart bei dem Arbeitnehmer im Register»Dialog«.

7 Seite 5 3. Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Liegen Ihnen zum Übermittlungstermin der Beitragsnachweise die abrechnungsrelevanten Daten nicht vollständig vor, sind die Sozialversicherungsbeiträge für den aktuellen Monat zu schätzen. Grundlage für die Schätzung sind die tatsächlichen Abrechnungsdaten des vorherigen Monats inklusive der Abrechnungsdaten, die Ihnen zum Fälligkeitstermin bekannt sind (wie Eintritte, Austritte, Unterbrechungen, variable Bezüge, eventuelle Änderungen der Festbezüge usw.). Mit der Monatsberechnung werden die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge berechnet. Die Differenzen zwischen der»schätzung«und der»tatsächlicher Abrechnung«werden dann wiederum bei der»schätzung«im nächsten Monat berücksichtigt. Für die Schätzung in Agenda LOHN verwenden Sie die Funktion»Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld«. 3.1 Aktivierung Bei der Neuanlage eines Mandanten ist die Option <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> in den Mandanten-Programmdaten automatisch aktiviert.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: SV«Beschäftigen Sie ausschließlich Angestellte, deren Gehälter zum Fälligkeitstermin bereits feststehen, können Sie die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld grundsätzlich deaktivieren. Das bedeutet, Sie führen zum Fälligkeitstermin die Monatsberechnung durch, verschicken die Beitragsnachweise und schließen den Monat ab. Hinweis Eventuelle Änderungen können dann nur noch über die Nachberechnung durchgeführt werden!

8 Seite 6 Lohnbuchungen aus Vormonat kopieren Führen Sie die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld durch, sollten Sie die Aktivierung der Option <Lohnbuchungen aus Vormonat kopieren> beibehalten. Mit dieser Option werden die variablen Lohnbuchungen des Vormonats (z. B. Stundenlöhne, Überstundenzuschläge usw.) in den aktuellen Monat kopiert. Hinweis Nicht kopiert werden hingegen Einmalbezüge, da sie Arbeitnehmern nur im jeweiligen Monat zufließen. Kopierte Buchungen werden in der Stapelerfassung im Folgemonat rot gekennzeichnet. Funktion»%-Faktor«Erfassen Sie einen Umrechnungsfaktor im Feld»%-Feld«, wenn Sie eine tagesgenaue Umrechnung der variablen Bezüge wünschen, die aus dem Vormonat kopiert wurden. Dadurch erfolgt eine Umrechnung auf die Gegebenheiten des aktuellen Monats (Anzahl der Tage). Bei der %-Faktorberechnung werden keine Festbezüge umgerechnet. Die Umrechnung der variablen Bezüge ist rechtlich gesehen kein Muss. Sie entscheiden, ob Sie eine tagesgenaue Umrechnung wünschen.

9 Seite Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld durchführen Beispiel: Sie haben im Januar bereits die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt und möchten nun im Februar die kopierten Lohnbuchungen tagesgenau umrechnen. 1. %-Faktor in den Mandanten-Programmdaten anpassen Januar = 31 Tage Februar = 28 Tage 100,00 % 090,32 % Schaltfläche <Buchungen neu berechnen>. Die aus dem Vormonat kopierten Buchungen werden entsprechend umgerechnet. Vor der Umrechnung

10 Seite 8 Nach der Umrechnung 2. Personaldaten erfassen Erfassen Sie alle Ihnen bekannten Änderungen bezüglich der Personaldaten wie Ein-/Austritte, Fehlzeiten usw. 3. Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln Starten Sie die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld im Favoritenbereich unter»laufende Tätigkeiten«oder über die Menüleiste:»Bearbeitung I voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln«. Alle aus dem Vormonat kopierten Buchungen und alle Festbezüge mit Gültigkeit für den aktuellen Monat fließen in die Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld ein. 4. Dialogbuchungen aus dem Vormonat nach Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Nachdem die voraussichtlichen Beitragsschuld ermittelt ist, erscheint folgende Abfrage: Empfehlung Bestätigen Sie die Abfrage mit <Nein>.

11 Seite 9 Auswirkung Die aus dem Vormonat kopierten Buchungen bleiben weiterhin im Dialog stehen. Vorteile Die Buchungen dienen Ihnen zu Informationszwecken: Welche Lohnarten habe ich im Vormonat verwendet? Rote Buchungen fließen nicht in die Monatsberechnung mit ein. Die Buchungen können überschrieben werden. Das erspart Ihnen die Erfassung neuer Buchungen für den aktuellen Monat. Beim Überschreiben verlieren die Buchungen den Status»Buchung aus Vormonat«und erhalten die Farbe»Schwarz«. Somit werden die Buchungen auch bei der Monatsberechnung berücksichtigt. Haben Sie die Buchungen versehentlich gelöscht, aktivieren Sie diese wieder über:»bearbeitung I Dialogbuchungen aus dem Vormonat wiederherstellen«. 5. Auswertungen Nach Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld stehen folgende Auswertungen zur Verfügung: die geschätzten Beitragsnachweise die geschätzten Beitragsabrechnungen die Hilfsliste der Krankenkassen die Primanota 6. DEÜV-Dateien senden Senden Sie die Beitragsnachweise für die Übermittlung an die Krankenkasse: über den Favoritenbereich»Abschließende Tätigkeiten«oder die Menüleiste:»Transfer I DEÜV-Dateien senden«.

12 Seite Zahlungen an die Krankenkassen bereitstellen Nutzen Sie den Agenda Zahlungsverkehr (ZAHLUNG), stellen Sie nun die Zahlungen für die Krankenkassen bereit: über den Favoritenbereich»Zahlungen bereitstellen«oder die Menüleiste:»Transfer I Zahlungen bereitstellen«. Die Ausführung erfolgt im Anschluss direkt in ZAHLUNG. Wie die Zahlungen ausgeführt werden, erfahren Sie ausführlich im Online-Seminar»LOHN Basis IV«.

13 Seite Bezeichnung der voraussichtlichen Beitragsnachweise/Beitragsabrechnungen Kennzeichnung der voraussichtlichen Beitragsnachweise/Beitragsabrechnungen Damit Sie die geschätzten und tatsächlichen Beitragsnachweisen/Beitragsabrechnungen nicht verwechseln, sind die geschätzten Beitragsnachweise und Beitragsabrechnungen durch den Zusatz»_voraussichtlich«gekennzeichnet: Voraussichtliche Beitragsabrechnung Auf der ersten Seite der voraussichtlichen Beitragsabrechnung sehen Sie die Ergebnisse aus der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld des aktuellen Monats. Auf der letzten Seite werden eventuelle Differenzen aus dem Vormonat angezeigt. Die kumulierten Werte der voraussichtlichen Beitragsschuld und den Differenzen aus dem Vormonat werden auf dem voraussichtlichen Beitragsnachweis gedruckt. Sie entsprechen der Zahlung für den aktuellen Monat. Geschätzte Werte des aktuellen Monats auf der ersten und zweiten Seite

14 Seite 12 Differenzen aus dem Vormonat auf der letzten Seite Beitragsschätzung aktueller Monat Beitragsschätzung Februar: + Differenz Beitragsschätzung und tatsächlicher Beitragsschuld Januar: 1.378,13 Euro 119,34 Euro = Beitragsschuld Februar 1.497,47 Euro Voraussichtlicher Beitragsnachweis

15 Seite Hilfsliste der Krankenkassen Die Hilfsliste Krankenkassen ist ein optimales Instrument für Abstimmarbeiten der Verbindlichkeiten aus sozialer Sicherheit. Von allen Krankenkassen sehen Sie übersichtlich folgende Informationen: 3.5 geschätzte und tatsächliche Beitragsschuld Vormonat die sich daraus ergebende Differenz die Schätzung des aktuellen Monat die Zahlung an die Krankenkasse für den aktuellen Monat Voraussichtliche Primanota Auf der voraussichtlichen Primanota sehen Sie alle Buchungen (Dialogbuchungen und Festbezüge), die in die Schätzung mit eingeflossen sind. 3.6 Buchungsliste Die Buchungsliste wird bei der Monatsberechnung erzeugt. Die am Monatsende bestehenden Verbindlichkeiten gegenüber den Krankenkassen werden in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld auf das Konto»Verbindlichkeiten soziale Sicherheit«gebucht. Bei der Zahlung der voraussichtlichen Beitragsschuld wird gegen das Konto»Verbindlichkeiten soziale Sicherheit«gebucht. Dadurch ist zum Monatsende die Differenz zwischen dem geschätzten Beitragssoll und der endgültigen Beitragsschuld als Verbindlichkeit offen. Beispiel: Laut der Hilfsliste Krankenkassen Januar 2018 wurden insgesamt 4.370,97 Euro an die Krankenkassen übermittelt. Die Buchung der Zahlung wird wie folgt manuell vom Anwender vorgenommen (gebucht wird mit dem SKR 03): 1742 Verbind. Soziale Sicherheit: 4.370,97 Euro an 1200 Bank: 4.370,97 Euro

16 Seite 14 Tatsächliche SV-Verbindlichkeit Januar: 4.490,31 Euro Fibu-Konto 1742 zum Der Saldo wird auf der Hilfsliste im Februar in der Spalte»Differenz«ausgewiesen.

17 Seite Monatsberechnung Bei der Monatsberechnung werden alle Auswertungen erzeugt. Dazu gehören: Buchungsliste Sozialversicherungsmeldungen Lohnsteuer-Anmeldungen usw. Hinweis Sie können die Monatsberechnung jederzeit wiederholen! Beispiel: Herr Friedmeiser hat nicht wie geschätzt 149,03 Stunden, sondern 170 Stunden gearbeitet. Alle anderen Daten bleiben unverändert. 1. Stunden erfassen Folgende Erfassungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Stapelerfassung (mitarbeiterübergreifend) Dialog Kalender (tagesgenau) Die im Dialog oder Stapel rot dargestellten Buchungen (aus Vormonat kopiert) haben einen rein informativen Charakter. Überschreiben Sie jetzt die Buchungen, werden diese schwarz und fließen demzufolge in die Monatsberechnung. Sie können die roten Buchungen aber auch bedenkenlos stehen lassen und eine neue Buchung mit den tatsächlichen Stunden erfassen. Hinweis Bei der Monatsberechnung werden ausschließlich die schwarzen variablen Buchungen berücksichtigt.

18 Seite Monatsberechnung durchführen Favoritenbereich»Monatsberechnung«oder Menüleiste:»Bearbeitung I Monatsberechnung«. 3. Auswertungen Mit der Monatsberechnung werden alle erforderlichen Auswertungen erzeugt. Sollten Sie nachträglich Änderungen vornehmen, wird die Monatsberechnung zurückgesetzt. Dadurch wird das Risiko vermieden, eventuell falsche Auswertungen an Mitarbeiter auszugeben.

19 Seite Auswertungsexplorer»Auswertungen l Allgemeine Auswertungen«Es stehen alle Auswertungen zur Ansicht und zum Druck zur Verfügung. Markieren Sie einen der Auswertungsordner, sehen Sie in der Mitte die dazugehörigen Auswertungen. Sie können die Auswertungen: auf dem Bildschirm anzeigen im PDF-Format speichern auf Papier ausdrucken Ein Versand per ist zu diesem Zeitpunkt bereits möglich. Berücksichtigen Sie aber, dass die unverschlüsselt ist. Empfehlung Nutzen Sie unsere Cloud-Anwendung Auswertungen Online (AOL). Mit AOL stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und Personalwesen sowie der Steuerberechnung im Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung. Nähere Informationen dazu lesen Sie im Info Nr »Schnelleinstieg Auswertungen Online«.

20 5.1 Seite 18 Exemplare Über die Spalte»Exemplare«ändern Sie die Anzahl der Ausdrucke. Klicken Sie hierzu mit der Maus auf die 1.

21 Seite Druckoptionen Die Druckoptionen untergliedern sich in: Lohn-Mandanten-Druckoptionen Lohn-Druckoptionen Die Tabelle verdeutlicht Ihnen die Unterschiede: Lohn-Mandanten-Druckoptionen Lohn-Druckoptionen Die Änderungen sind für den aktuellen Mandanten gültig. Die Änderungen sind für alle Mandanten gültig. Die Änderungen sind für jede Auswertung einzeln vorzunehmen. Die Änderungen sind für jede Auswertung einzeln vorzunehmen. In den Lohn-Mandanten-Druckoptionen können Sie: Die Lohn-Druckoptionen wurden von Agenda mit einem Standard vorbelegt, die von Ihnen definierten Lohn-Druckoptionen oder die von Agenda definierten Druckoptionen übernehmen. Individuelle Einstellungen, die nur für den aktuellen Möchten Sie nach einer irrtümlichen Änderung den Mandanten gültig sein sollen, nehmen Sie in den Standard wiederherstellen, klicken Sie auf. Lohn-Mandanten-Druckoptionen vor.

22 Seite Druckreihenfolge der Arbeitnehmer-Auswertungen bestimmen Auswertungen, die für jeden Arbeitnehmer einzeln erstellt werden, sortieren Sie nach folgenden Kriterien: Personalnummer Nachname des Arbeitnehmers Beispiel: Sie möchten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zukünftig bei allen Mandanten nicht nach Personalnummern drucken, sondern alphabetisch nach dem Nachnamen des Arbeitnehmers. Vorgehensweise»Auswertungen I Allgemeine Auswertungen«. Klicken Sie auf <Lohn-Druckoptionen>. Wählen Sie den Eintrag»Abrechnungen Brutto-Netto«. Aktivieren Sie die Option <Alphabetisch nach dem Namen des Arbeitnehmers>. Speichern Sie die Änderung. Der Hinweis»Es gelten die von Agenda definierten Lohn-Druckoptionen«verschwindet.

23 Seite 21 Die Änderung wird automatisch in die Lohn-Mandanten-Druckoption übernommen, sofern bis zu diesem Zeitpunkt in den Lohn-Mandanten-Druckoptionen für diese Auswertung noch keine Änderungen vorgenommen wurden. Änderung in der Vergangenheit? Ob für eine Auswertung in der Vergangenheit bereits eine Änderung vorgenommen wurde, sehen Sie im Register»Ausgabe«. Keine Änderung

24 Seite 22 Änderung in der Vergangenheit, Es erfolgt keine automatische Übernahme der Änderung, um die bisher vorgenommen Einstellungen nicht zu überschreiben. Aktivieren Sie manuell die entsprechende Option <Personalnummer> bzw. <Alphabetisch nach dem Namen des Arbeitnehmers>.

25 Seite Statistische Werte auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge ausblenden Grundsätzlich werden statistische Werte wie z. B. Anwesenheitstage/-stunden oder Fehlzeiten auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge gedruckt. Wünschen Sie keinen Ausweis der statistischen Werte, können Sie diesen unterdrücken. Beispiel: Die Anwesenheitstage der Mitarbeiter sollen nicht mehr auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden. Vor Änderung Vorgehensweise Öffnen der Lohn-Druckoptionen:»Auswertungen I Allgemeine Auswertungen I Lohn-Mandanten-Druckoptionen«. Auswertung»Abrechnung Brutto-Netto«auswählen. Register»Besonderheiten«aufrufen. Option <Tage und Stunden> deaktivieren.

26 Seite 24 Nach Änderung

27 Seite Stapeldruck Mit der Funktion»Stapeldruck«verfügen Sie über folgende Möglichkeiten: Druck ausgewählter oder aller Auswertungen in einem Rutsch Speichern ausgewählter oder aller Auswertungen im PDF-Format Sofern lizenziert und aktiviert: o Übergabe der Auswertungen an Agenda Auswertungen online (AOL) kostenpflichtig o Übergabe der Auswertungen an das Dokumenten-Management-System (DMS) von Agenda kostenlos o Übergabe an den Lohn-Druckservice kostenpflichtig o Übergabe an Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente online kostenlos Vorgehensweise»Auswertungen I Allgemeine Auswertungen I Stapeldruck«. Agenda schlägt Ihnen in Bezug auf den Druck der Auswertungen und die Anzahl der Exemplare einen Standard vor, den Sie jederzeit individuell abändern können. Über stellen Sie den Agenda-Standard wieder her. Über den Standarddruck hinaus können Sie für bestimmte Monate und bestimmte Mitarbeiter einzelne Auswertungen drucken. Wünschen Sie die Ausgabe der Auswertungen im PDF-Format, aktivieren Sie die entsprechende Option. Klicken Sie auf <Stapeldruck starten>.

28 Seite Übergabe an Auswertungen Online (AOL) Mit AOL stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und Personalwesen sowie der Steuerberechnung im Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung. Ihr Mandant kann die Auswertungen von jedem PC oder mobilen Endgerät (Tablet, Notebook) mit Internetzugang aufrufen. Nutzen Sie diesen sichersten Weg der Bereitstellung von Auswertungen. Nähere Informationen entnehmen Sie dem Info (Steuerberater-Version)« Nr »Schnelleinstieg Auswertungen Online Übergabe an das Dokumenten-Management-System (DMS) Mit dem Dokumenten-Management-System von Agenda (Agenda DMS) importieren und legen Sie unter anderem die Auswertungen in jede Mandantenakte ab. Das zeitaufwendige Ausdrucken und Ablegen in Ordnern entfällt. Nähere Informationen entnehmen Sie dem Info Nr. 0800»Schnelleinstieg DMS«. Übergabe an Lohn-Druckservice Mit dem Lohn.Druckservice werden folgende Arbeitnehmer-Dokumente über das Agenda-Rechenzentrum an die Deutsche Post zum Versand an die Arbeitnehmer verschickt: Abrechnungen der Brutto-Netto-Bezüge Sozialversicherungsmeldungen Lohnsteuerbescheinigungen Die Aktivierung erfolgt in LOHN über:»transfer I LOHN DRUCKSERVICE: Zentrale Aktivierung«. Weitere Informationen entnehmen Sie dem Info Nr. 1706»LOHN DRUCKSERVICE«.

29 Seite Übergabe an Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) Auch eine Übergabe an Lohn- und Gehaltsdokumente Online ist direkt aus dem Stapeldruck möglich. Weitere Informationen finden Sie im Punkt Assistent zur Datenbereitstellung Nach Ausführung des Stapeldrucks öffnet sich der Assistent zur Datenbereitstellung. Über den Assistenten übermitteln Sie in einem Schritt die Daten: für die Finanzverwaltung für die Sozialversicherungsträger und in die Agenda-Anwendungen Finanzbuchführung (FIBU) und Honorarabrechnung (HONORAR)

30 Seite Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) Mit Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online stellen Sie die Gehaltsdokumente den Mitarbeiter online zur Verfügung. Der Mitarbeiter öffnet (Druck ist ebenfalls möglich) seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet mit Internetanschluss. Somit entfallen vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten. Dieser Service ist für Sie kostenlos! Vorgehensweise 1. Informationsbrief an Arbeitnehmer Händigen Sie jedem Arbeitnehmer den Informationsbrief für die Teilnahme an Lohn- und Gehaltsdokumente Online aus:»lohn: Auswertungen I Informationsbrief Personal-Portal«. Am Briefende befindet sich eine Einverständniserklärung, die der Arbeitnehmer ausgefüllt und unterschrieben an Sie zurückgibt. Hinweis Setzen Sie Ihren Arbeitnehmern eine Frist zur Abgabe der Einverständniserklärung. Auf diese Weise können Sie das Verfahren zu einem festen Termin vor Beginn einer Abrechnungsperiode starten.

31 Seite Mitarbeiter aktivieren 1.»Transfer I Personal-Portal Anwendungen aktivieren/deaktivieren«. Schaltfläche»Anwendungen für Mitarbeiter aktivieren«aktivieren Sie die Arbeitnehmer, die den kostenlosen Service in Anspruch nehmen. Folgen Sie dem Assistenten. 2. Erfassen Sie die Daten, um die Verbindung an das Agenda-Rechenzentrum aufzubauen (analog zur Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger). 3. Nachdem die Mitarbeiter aktiviert wurden, öffnet sich direkt im Anschluss der Aktivierungsbrief, der die -Adresse und den Aktivierungscode für den Zugang enthält. Händigen Sie den Ausdruck Ihrem Arbeitnehmer aus.

32 Seite Aktivierung durch Ihren Arbeitnehmer 1. Nach der Aktivierung des Arbeitnehmers erhält dieser automatisch eine , die seinen Aktivierungslink enthält. 2. Mit den Zugangsdaten im Aktivierungsbrief loggt sich der Arbeitnehmer im Agenda-Portal für Lohnund Gehaltsdokumente Online ein. Hinweis Ihr Arbeitnehmer erhält eine , sobald Sie neue Auswertungen an LGO übergeben haben.

33 Seite Auswertungen an Arbeitnehmer versenden Der Versand der Auswertungen an Ihre Arbeitnehmer erfolgt in Agenda LOHN über den Stapeldruck 25. Die Auswertungen für die Übertragung sind nicht selektierbar. Folgende Auswertungen werden übertragen: Abrechnungen Lohnsteuerbescheinigungen (Jahresende oder bei Austritt) Meldungen (bei Ein-/Austritt, Unterbrechungen oder sonstigen meldepflichtigen Änderungen) Hinweis Wurden Lohn- und Gehaltsabrechnungen Abrechnungen korrigiert, wiederholen Sie den Vorgang einfach. 5. Druck der restlichen Auswertungen Im Stapel werden diejenigen Auswertungen nicht gedruckt, die bereits an die Arbeitnehmer übermittelt wurden. Sie werden in einer Meldung nach dem Start des Stapeldrucks darauf hingewiesen. Möchten Sie die Originale trotzdem ausdrucken, aktivieren Sie die Option <Die Originale der aufgeführten Auswertungen sollen trotzdem gedruckt werden>. Weitere Informationen zu Lohn- und Gehaltsdokumente online entnehmen Sie bitte dem Info 83217»Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal«. Nr.

34 7. Seite 32 Monatsabschluss Sind alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Monat Februar erledigt, schließen Sie den Monat ab. Hinweis Nach dem Monatsabschluss können Änderungen nur noch über die Nachberechnung erfasst werden (z. B. in den Personalstammdaten oder in den Bezügen).

35 Seite Monatsabschluss aufheben Haben Sie den Monatsabschluss versehentlich oder zu früh vorgenommen, können Sie ihn wieder aufheben. Beachten Sie folgende Punkte: Bei aktivierter Benutzerverwaltung (Agenda BENUTZER) benötigen Sie Administratorrechte. Wird der Monatsabschluss zurückgesetzt, gehen alle vorgenommen Änderungen in den Stammdaten verloren (Mandanten-Krankenkassen, Personaldaten usw.)! Die im aktuellen Monat erfassten Bewegungsdaten werden jedoch gespeichert. Diese können Sie nach dem erneuten Monatsabschluss über»transfer Import Dialogbuchungen«wieder einlesen. Bevor Sie den Monatsabschluss aufheben, wird automatisch eine Datensicherung erstellt. Durch die Vorschriften der GoBD ist Agenda verpflichtet, die Aufhebung des Monatsabschlusses zu dokumentieren. Vorgehensweise 1.»Bearbeitung I Monatsabschluss aufheben«. 2. Erfassen Sie zuerst den Grund für das Aufheben des Monatsabschlusses. 3. Nach Sicherung der Daten wird der Monatsabschluss aufgehoben.

36 Seite Schlusswort Wir hoffen, dass Ihnen das Online-Seminar gefallen hat und die neu gewonnenen Informationen Ihnen Ihre tägliche Arbeit erleichtern. Weitere Online-Seminare Nutzen Sie auch zukünftig die Vorteile unserer Online-Seminare. Werfen Sie einen Blick in unsere Seminarübersicht. Dort finden Sie neben den Basisseminaren auch Seminare zu speziellen Themenbereichen, die Sie ebenfalls interessieren könnten. In der Seminarübersicht können Sie gleich den Seminar-Videolink bestellen, der Ihnen dann uneingeschränkt zur Vergütung steht. Die Übersicht öffnen Sie über»hilfe I Online-Seminar«. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme! Anwendungsberatung Bei Fragen zu den Agenda-Anwendungen stehen Ihnen die Mitarbeiter der Anwendungsberatung gerne zur Verfügung. Die Hotline-Zeiten und Hotline-Nummern finden Sie im ARBEITSPLATZ über den Menüpunkt»Hilfe Hotline«. Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Anwendung. Im rechten Bereich finden Sie die gewünschten Informationen. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag! Ihr Agenda-Team