Organisatorische Neuausrichtung des Technischen Gebäudemanagements bei der KfW Bankengruppe

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1 Organisatorische Neuausrichtung des Technischen Gebäudemanagements bei der KfW Bankengruppe 4. Bundesfachtagung Betreiberverantwortung am 24. März 2015 in Frankfurt am Main Dr. Michael Simon Technisches Gebäudemanagement KfW Bankengruppe Bank aus Verantwortung

2 Projektphasen Phase I 2010 Projektdefinition Phase II Entwicklung und Implementierung Phase III 2013 Gutachterliche Bewertung Phase IV 2014 Audit Betreiberverantwortung 2

3 Ausgangssituation Risiken Qualität Vertrag Ressourcen 3

4 Zielsetzung Sicherstellung der Betreiberverantwortung Gewerkeweise Vergabe von Instandhaltungsleistungen Vermeidung operationeller Risiken für den Geschäftsbetrieb der Bank Sicherung der Qualität in der technischen Betriebsführung Übernahme der Steuerungs- und Controllingfunktionen durch die KfW Systematischer Wissensaufbau Integration kritischer Funktionen in das Gebäudemanagement der KfW 4

5 Bewertungskriterien Betreibermodell 5

6 Entwicklung von Managementmodell Steuerung und Controlling durch qualifizierte KfW-Mitarbeiter sowie dauerhafter Aufbau der KfW-internen Kompetenzen hochwertige FM- Kompetenzen insourcen einfache FM- Aufgaben outsourcen Vergabe von Einzelverträgen gebündelt nach Leistungspaketen an externe Dienstleister 6

7 Leistungstiefe Managementmodell Altes Modell Neues Modell 1/3 Kosten TGM Strat. TGM Leistungserbringung Intern Extern Strat. TGM Betriebsführung & Steuerung TGM Betriebsführung & Steuerung TGM 2/3 Kosten TGM Operatives TGM Operatives TGM Full-Service-Modell" Outsourcing der operativen Tätigkeiten an einen Generaldienstleister Outsourcing der technischen Betriebsführung operative Tätigkeiten durch externen DL gesteuert "Managementmodell" Outsourcing der operativen Tätigkeiten i.d.r. an mehrere externe Dienstleister Insourcing der technischen Betriebsführung operative Tätigkeiten intern gesteuert 7

8 Leistungsbereiche Managementmodell in Anlehnung an DIN Altes Modell Neues Modell Betriebsführungsaufgaben AN KfW Controlling Betriebsführung AN/KfW KfW Instandhaltung Inspektion AN AN Wartung AN AN Instandsetzung AN AN Innovationen AN AN/KfW Gewährleistungsverfolgung KfW KfW Modernisierungsprojekte AN/KfW KfW Sanierungsprojekte KfW KfW Energiemanagement AN KfW Dokumentation AN KfW AN = Auftragnehmer Veränderung farblich dargestellt 8

9 Gutachten Organisationsmodell Aufstellung/ Bewertung der möglichen Organisationsmodelle TGM Bewertung der Organisationsmodelle nach Markterfahrungen aus Ausschreibungen u. Gutachten Bewertung der Leistungsaufteilung interne/ externe Leistungen Empfehlungen zum IT-Einsatz u. Dokumentation im Managementmodell Bewertung/Empfehlungen zur Ausschreibung der Leistungen TGM Das Managementmodell wird aus gutachterlicher Sicht den Anforderungen des Projektes gerecht und kann als ausschließliches Modell empfohlen werden. 9

10 Untersuchung Marktkonformität Fragenkatalog zur Überprüfung der Marktkonformität des Organisationsmodells Insgesamt 132 Fragen in den Bereichen: Unternehmensspezifische Angaben FM/TGM-Strategie Aufbauorganisation Ablauforganisation interne Leistungen Ablauforganisation externe Leistungen Ablauforganisation Audits/ Risikomanagement IT-Systeme zur Unterstützung TGM Betreiberverantwortung nach GEFMA

11 Ergebnisse Gutachterliche Bewertung Prüfung KfW vs. Markt je Frage Zusammenfassende, gutachterliche Bewertung (nur Auszug dargestellt) 11

12 Audit Betreiberverantwortung Beauftragung der Kanzlei Rödl & Partner zur Durchführung eines Audits Fragestellung: Wurden alle notwendigen Schritte zur Umsetzung einer rechtssicheren Betriebsorganisation unternommen? Methodik: 1. Auswertung Dokumentation 2. Interviews mit Verantwortlichen an allen Standorten 3. Bewertungssystematik Masterplan Betreiberverantwortung Vorgehensweise: 1. Soll-/Ist-Analyse der Aufgabenerfüllung 2. Beurteilung der rechtssicheren Wahrnehmung der Betreiberpflichten 3. Formulieren von Handlungsempfehlungen 12

13 Masterplan Betreiberverantwortung Bewertungssystematik Kanzlei Rödl & Partner Quelle: Rödl&Partner 13

14 Fazit Managementmodell erfüllt Anforderungen einer rechtskonformen Betriebsführung Marktanalyse ergab breites gleichartiges Problembewusstsein und bestätigt den strategischen Ansatz der KfW Bankengruppe Impulse für weitere Professionalisierung der TGM-Organisation durch Gutachten und Audit 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bank aus Verantwortung