Benutzerhandbuch Outlook Add-In

Transkript

1 Benutzerhandbuch Outlook Add-In

2 Inhalt 1 Systemvoraussetzungen Installation Outlook einrichten Konto für das Konferenzsystem einrichten Konferenzserver Verbindung zum Internet einrichten Sprache auswählen Konferenzen buchen und durchführen Konferenzen verwalten Konferenzen bearbeiten Konferenz verschieben Konferenzen absagen Fehlfunktionen Deinstallation... 8 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Mein Konferenzsystemkonto einrichten... 3 Abbildung 2: Individuelle Netzwerkeinstellungen vergeben

3 1 Systemvoraussetzungen In diesem Kapitel erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen Sie das Outlook Add-In nutzen können. Betriebssysteme (sowohl 32Bit wie auch 64Bit): Windows 7 Windows 10 Unterstütze Outlook Versionen: Installation In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie das Outlook Add-In installieren. Beenden Sie vor der Installation bitte Ihr Outlook vollständig. 1. Starten Sie das Installationspaketes nach dem herunterladen mit einem Doppelklick. Der Installationsassistent öffnet sich. 2. Folgen Sie den Anweisungen der Installationsroutine und wählen Sie den Ordner zur Installation des Add-Ins und klicken Sie auf Weiter. 3. Das Add-In wird installiert. Nach der Installation finden Sie je nach verwendeter Outlook Version das Add-In direkt am oberen linken Rand der Menüleiste oder aber in einer separaten Kategorie in der Menüleiste unter dem Punkt Add-Ins. 3 Outlook einrichten In diesem Kapitel wird die Einrichtung des Outlook Add-Ins für das Konferenzsystem beschrieben. 3.1 Konto für das Konferenzsystem einrichten Dieser Abschnitt enthält die Beschreibung zur Einrichtung eines persönlichen Kontos für das Konferenzsystem. 1. Öffnen Sie das Fenster Mein Konferenzsystemkonto einrichten. 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Einstellungen testen. Neben dem Button Einstellungen testen erscheint der Text OK. 2

4 4. Klicken sie auf OK. Die Einrichtung Ihres Kontos ist komplett. Sollten Sie die Meldung Fehler erhalten, kann dies verschiedene Gründe haben. 1. Die Eingabe des Benutzernamens oder des Passworts war fehlerhaft. Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort erneut ein und achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise. 2. Der Benutzername ist im System nicht bekannt. Kontaktieren Sie in diesem Falle Ihren Systemadministrator. 3. Das Konferenzkonto ist gesperrt. Setzen Sie sich mit ihrem Systemadministrator in Verbindung. 4. Sie verfügen über keine aktive Internetverbindung. Prüfen Sie die Verbindungseinstellungen an ihrem PC, vergeben Sie ggf. individuelle Netzwerkeinstellungen, oder setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in Verbindung. Abbildung 1: Mein Konferenzsystemkonto einrichten 3.2 Konferenzserver Der Konferenzserver wird über eine Internetadresse angesprochen. In Abhängigkeit des ausgewählten Installationspaketes ist ein Konferenzserver bereits vorkonfiguriert. Sie haben jedoch die Möglichkeit den Konferenzserver zu ändern. 1. Klicken Sie auf Server URL ändern. 2. Geben Sie anschließend eine neue Server URL im Feld Server URL ein. 3. Bearbeiten Sie ggf. Ihre Anmeldeinformationen und führen Sie einen Test Ihrer Einstellungen durch. 4. Klicken Sie auf OK. Die Einstellungen des neuen Konferenzservers wurden übernommen. 3

5 3.3 Verbindung zum Internet einrichten Standardmäßig werden die Netzwerkeinstellungen Ihres Webbrowsers (z.b. Internet Explorer) verwendet. Diese Netzwerkeinstellungen können von Ihrem Systemadministrator vorgegeben sein. Für die Verwendung individueller Netzwerkeinstellungen gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das Fenster Mein Konferenzsystemkonto einrichten. 2. Klicken Sie in den Proxy Einstellungen auf Manuelle Proxy Einstellungen und wählen Sie die gewünschte Einstellung aus. Bei Fragen zu Ihren Netzwerkeinstellungen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. 3. Klicken Sie auf OK. Die Verbindungseinstellungen werden übernommen.. Abbildung 2: Individuelle Netzwerkeinstellungen vergeben 3.4 Sprache auswählen Das Add-Ins bietet die Unterstützung der Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Um die Spracheinstellungen zu ändern gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das Fenster Mein Konferenzsystemkonto einrichten. 2. Wählen Sie die Sprache im Drop-Down-Menü Sprache aus. 3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die geänderten Spracheinstellungen werden übernommen. 4

6 4 Konferenzen buchen und durchführen In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie in Ihrem Outlook eine Konferenz buchen. 1. Klicken Sie auf Neue Konferenz. 2. Die Konferenzart ist standardmäßig auf Telefonkonferenz eingestellt, und lässt sich derzeit nicht ändern. 3. Sie können zusätzlichen zum Zugangs-Code einen Sicherheits-Code im Feld Sicherheits-Code eingeben. 4. Das Feld Kostenstelle wird automatisch befüllt, wenn Ihrem Benutzerkonto eine Kostenstelle zugewiesen wurde. Je nach Berechtigungsstufe haben Sie die Möglichkeit diese Kostenstelle zu ändern. Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. 5. Das Drop-Down-Menü Telefonkonferenztyp ist standardmäßig auf Dial-In gesetzt und kann nicht geändert werden. 6. Fügen Sie nun wie gewohnt die Teilnehmer der Konferenz hinzu, indem Sie im Textfeld hinter An die -Adressen der Teilnehmer eingeben. Sie können Die Teilnehmer der Telefonkonferenz auch direkt aus Ihrem Adressbuch auswählen. 7. Füllen Sie wie gewohnt Ihre Besprechungsanfrage aus. Der Einladungstext wird automatisch generiert, sobald die Besprechungsanfrage gesendet wird. 8. Klicken Sie auf Senden. Alle Teilnehmer erhalten nun automatisch eine Einladungs- mit den relevanten Informationen der Konferenz, wie z.b. Einwahlrufnummer und Zugangs-Code. Die Konferenz erscheint nach dem Klick auf Senden automatisch in Ihrem Outlook-Kalender. Zudem wird die Konferenz in Ihrem Konferenzsystem- Account eingetragen. 5 Konferenzen verwalten Dieses Kapitel beschreibt die Verwaltung von Konferenzen, also das bearbeiten, verschieben und absagen einer Konferenz. 5.1 Konferenzen bearbeiten In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine bereits gebuchte Konferenz bearbeiten. 1. Klicken Sie in Ihrem Outlook auf Kalender. 2. Öffnen Sie eine bereits gebuchte Konferenz per Doppelklick. 3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 4. Klicken Sie auf Aktualisierung senden. 5

7 Die Änderung an der Konferenz werden übernommen und die Teilnehmer werden über die Änderung informiert. 5.2 Konferenz verschieben In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine bereits gebuchte Konferenz verschieben. Die Verschiebung einer Konferenz kann über mehrere Wege vorgenommen werden. 1. Klicken Sie in Ihrem Outlook auf Kalender. 2. Wählen sie die bereits gebuchte Konferenz aus, die Sie verschieben möchten. a. Ziehen Sie die Konferenz mit gedrückter Maustaste zur gewünschten Uhrzeit/zum, gewünschten Termin. b. Öffnen Sie die Konferenz per Doppelklick und ändern Sie im folgenden Fenster das Datum bzw. die Uhrzeit. 3. Senden Sie eine Aktualisierung der Konferenz. a. Bestätigen Sie die Meldung Änderung speichern und Aktualisierung senden für den Fall, dass Sie die Konferenz mit gedrückter Maustaste verschoben haben. b. Klicken Sie auf Update senden, falls Sie die Konferenz per Doppelklick geöffnet haben. 5.3 Konferenzen absagen In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine bereits gebuchte Konferenz absagen. 1. Klicken Sie in Ihrem Outlook auf Kalender. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Konferenz die Sie absagen möchten 6

8 3. Klicken sie auf Besprechung absagen. 4. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Absage senden. Alternativ können sie die bereits gebuchte Konferenz auch per Doppelklick öffnen. 1. Klicken Sie hier dann zunächst auf Besprechung absagen 2. Klicken Sie danach auf Absage senden. Die Konferenz wurde abgesagt und alle Teilnehmer wurden über die Absage informiert. 6 Fehlfunktionen Dieses Kapitel beschreibt die Sammlung von Informationen im Falle eines auftretenden Fehlers. Diese Informationen können bei der Nachstellung und Beseitigung eines Fehlers von großer Hilfe sein. Sie haben die Möglichkeit über das Add-In ein Feedback an den Kundendienst zu versenden und hierbei zudem Diagnoseinformationen beizufügen. Die Standarddiagnoseinformationen beinhalten die LOG-Datei des Add-Ins. Die erweiterten Diagnoseinformationen erhalten sowohl die LOG-Datei des Add-Ins wie auch Systeminformationen. Zudem haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen in die sich öffnende zu hinterlegen. 7

9 Zum Senden einer Feedback- gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie in Ihrem Outlook im Bereich des Konferenz-Add-Ins auf Optionen und Über. 2. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Feedback senden. 3. Möchten Sie keine Diagnoseinformationen beifügen, klicken Sie im folgenden Fenster auf Nein, keine. 4. Möchten Sie Diagnoseinformationen beifügen, klicken Sie auf Standard-Diagnose oder Erw. Diagnose. 5. Überprüfen Sie anschließend den Empfänger der und drücken die Senden. Die Feedback- wird an den eingetragenen Empfänger versandt. 7 Deinstallation In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie das Outlook Add-In deinstallieren. Beenden Sie vor der Deinstallation bitte Ihr Outlook vollständig. Die Deinstallation die Outlook Add-Ins kann wahlweise über das Installationspaket oder auch über die Systemsteuerung des Betriebssystems erfolgen. Zur Deinstallation über das Installationspaket, starten Sie dieses mit einem Doppelklick. 8

10 Wählen Sie danach Telekom Konferenz Add-In für Outlook entfernen. 1. Klicken Sie auf Fertig stellen. Das Outlook-Add-In wird nun deinstalliert. 2. Klicken Sie auf Schließen. Das Outlook Add-In ist nun deinstalliert. Sie können das Outlook Add-In auch über die Systemsteuerung Ihres Betriebssystems entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Systemsteuerung Ihres Betriebssystems. 2. Je nach Betriebssystem wählen Sie in der Systemsteuerung Programme deinstallieren, oder Software bzw. Programme und Funktionen. 3. Suchen Sie dort das Programm Telekom Konferenz Add-In für Outlook. 4. Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste auf das Programm und wählen Deinstallieren oder wählen Sie das Programm mit der linken Maustaste aus und drücken Deinstallieren im Hauptmenü des Fensters. 5. Bestätigen Sie die Frage Möchten Sie Telekom Konferenz Add-In für Outlook wirklich deinstallieren? mit Ja. 6. Folgen sie ggf. den Anweisungen der Deinstallationsroutine. Das Outlook Add-In ist nun deinstalliert. 9

11 Sie haben noch Fragen? Wenden Sie sich einfach an unseren Kundenservice. Wir helfen Ihnen gerne! Telefon: Internet: Herausgeber Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg Bonn