IT-Tutorial. Access Microsoft. Infos zur Migration von Access I MPRESSUM

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1 IT-Tutorial Microsoft Access2010 Infos zur Migration von Access I MPRESSUM Herausgeber: Autor: Essener Systemhaus Betrieb der Stadt Essen Benutzerservice Frank Stiefel August

2 1. Office 2010 Standard und Office 2010 Professional Das Office 2010 Standard-Paket umfasst die derzeit vom ESH supporteten Anwendungen: - Outlook - Word - Excel - PowerPoint Office 2010 Professional umfasst zusätzlich: - Access Damit auch Sie als Nutzer eines Office 2010 Standard-Pakets Access-Datenbanken verwenden können, steht Ihnen eine Runtime-Version zur Verfügung. 2. Was bedeutet Runtime? Mit der Microsoft Access 2010-Runtime können Sie Microsoft Access 2010-Anwendungen -sprich Datenbanken- öffnen und mithilfe der vom Entwickler erstellten Bedienoberfläche arbeiten. Objekte (Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, etc.) bearbeiten oder neu erstellen ist nicht möglich. Falls Sie jedoch bislang an Objekten gearbeitet haben und dies auch weiterhin tun müssen, wenden Sie sich bitte an Ihren für Sie zuständigen Fachbereichs-IuK. 3. Access Sicherheitsaspekt Mit der Einführung von Access 2007 schenkt Micorsoft dem Thema Sicherheit wesentlich mehr Bedeutung als in den vergangenen Versionen. So wird ein VBA-Code (Visual Basic for Application) nur ausgeführt, wenn dieser zertifiziert wird oder die Datei -sprich Datenbank- sich an einem sogenannten vertrauenswürdigen Ort (Trusted Location) befindet. Das ESH stellt aus diesem Grund zwei Trusted Locations auf der Festplatte unter C:\Programme\esh und C:\Programme\FB und einen Trusted Location auf X:\Access\ FB- Name für Sie bereit. Dabei ist es notwendig, die schon bereits erstellten als auch künftige Datenbanken in eine Front-End- (Struktur, Abfragen, etc.) und eine Back-End-Datenbank (reine Daten) zu trennen. Ab der Umstellung auf Access 2010 sind die Original-Datenbanken als Sicherungskopie in einem geschützten Ordner -auf dem nur der Ersteller und evtl. weitere vom FB benannte Personen Zugriff haben- unter X:\Access\ FB-Name \ und dem Dateinamen abzulegen. Um schnellen Support leisten zu können erhält das Competenz-Center Access des Benutzerservice ebenfalls die Berechtigung. Bei der geteilten DB wird sowohl die Front-End- als auch die Back-End-Version ebenfalls unter X:\Access\ FB-Name \ und dem Dateinamen mit dem jeweiligen Zusatz _fe (für FrontEnd) bzw. _be (für BackEnd) abgelegt. Sofern es sich um eine XP-Version handelt, sollte dies um den Zusatz _XP ergänzt werden.

3 4. Access 2010 Datenbank-Aufteilung Zunächst erstellen Sie bitte eine Sicherungskopie unter X:\Access\ FB-Name \, bevor Sie mit der Datenbank-Aufteilung beginnen. Danach ist die Datenbank zu komprimieren. Dazu ist die Registerkarte Datenbanktools aufzurufen und auf die Schaltfläche Datenbank komprimieren und reparieren zu klicken.!!! Um eine optimale Leistung sicherzustellen, sollten Sie die Microsoft Access-Dateien regelmäßig komprimieren!!! 4.1 Aufteilung der Front-End und Back-End als Access XP-Version In der Übergangszeit, bis alle Fachbereiche auf Office 2010 umgestellt sind, ist für fachübergreifende Anwendungen sowohl ein Access 2002-Front-End, als auch ein Access BackEnd zu erstellen! Ansonsten gehen Sie direkt zu 4.2. ACCESS 2002 (XP)-VERSION Klicken Sie bitte in der Registerkarte Datenbanktools auf Access-Datenbank. Hier öffnet sich der Assistent zur Datenbankaufteilung. Nach der Auswahl öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier geben Sie den Speicherort und den Dateinamen für die Back-End-Datenbank ein. Der bisherige DB-Name wird mit dem Zusatz _be.mdb vorgeschlagen. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Erstellung der BackEnd ist die ursprüngliche Datenbank mit dem Zusatz _fe (für FrontEnd) zu versehen und nach C:\Programme\FB zu kopieren.

4 4.2 Aufteilung der Front-End und Back-End als Access 2010-Version Handelt es sich um eine fachübergreifende Anwendung bei der mindestens ein Fachbereich noch nicht auf Office 2010 umgestellt ist, so ist nur die FrontEnd als _fe.accdb abzulegen. Die BackEnd ist nicht auf Office 2010 umzustellen, sondern behält zunächst die XP-Version. ACCESS 2010-VERSION Öffnen Sie die Registerkarte, klicken auf, wählen und und klicken danach abschließend auf. Evtl. erscheint folgende Meldung, welche Sie mit ja bestätigen. Anschließend ist die Datenbank unter dem entsprechenden Pfad abzuspeichern. Die Datenbank trägt nun die Endung.accdb. Es erscheint der Hinweis, dass die Datenbank auf das Access 2007-Dateiformat aktualisiert wurde und eine Benutzung mit älteren Versionen nicht möglich ist. Nun erfolgt die Datenbank-Aufteilung der bereits konvertierten Access 2010-Version, wie bereits oben (in dem blau hinterlegtem Feld) für die XP-Version beschrieben. Ausnahme bildet hier, dass der bisherige DB-Name beim Speichern mit dem Zusatz _be.accdb vorgeschlagen wird. Nach Erstellung der BackEnd ist die ursprüngliche Datenbank mit dem Zusatz _fe (für FrontEnd) zu versehen und nach C:\Programme\FB zu kopieren.

5 4.3 Verknüpfung Front-End und Back-End Daran anschließend erfolgt die Datenverbindung der FrontEnd per Tabellenverknüpfungs-Manager mit der BackEnd. In der Registerkarte Externe Daten rufen Sie den Tabellenverknüpfungs- Manager auf. Es öffnet sich das folgende Fenster: Durch das kopieren der FrontEnd hat die DB sich den Pfad gemerkt. Klicken Sie auf und anschließend auf. Die Meldung ist mit OK zu bestätigen.

6 4.4 Kompilierung in eine nur ausführbare Datei (ACCDE) Öffnen Sie die Registerkarte, klicken auf, wählen und und klicken danach abschließend auf. Anschließend speichern Sie bitte die Datenbank (mit der Endung.accde ) unter dem Pfad C:/Programme/FB. Der Dateiname wird dabei bereits schon vorgegeben, so dass Sie nur noch auf Speichern klicken müssen. Die Datenbank wird geschlossen und sowohl die Datei mit der Endung _fe.accdb als auch die Datei mit der Endung _fe.accde nach X:/Access/ FB-Name kopiert (bitte auf C: die soeben kopierten Datenbanken löschen). Nun können Sie Ihren Anwenderinnen und Anwendern die entsprechende Front-End zur Verfügung stellen. Dazu bitte wie Eingangs bereits erwähnt, die Front-End unter C:\Programme\ FB-Name ablegen. Bei Fragen, Problemen oder erforderlichen Hilfestellungen rufen Sie uns an! 17188