K+S-Lieferantenportal. Version 1.3 Deutsch

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1 K+S-Lieferantenportal Version 1.3 Deutsch Stand

2 K+S-Lieferantenportal Kontakt bei Fragen und Problemen IT Service Center Telefon: Version Stand Erstellt/Geändert von Änderungen Jessica Wilke Jessica Wilke Änderungen unter Punkt Caroline Schreiber Änderung Ansprechpartner Caroline Schreiber Änderung Kontaktdaten Katharina Kram Änderung ITSC-Adresse K+S Aktiengesellschaft, Kassel, Germany Alle Rechte vorbehalten. Kein Titel des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme weiterverarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Stand Seite 2/17

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Allgemeines... 4 FAQ Was ist zu tun, nachdem ich meine Zugangsdaten als Administrator per erhalten habe? Welche Funktion besitzt der Administrator? Wo kann ich sehen, welche Mitarbeiter meines Unternehmens Zugang zum Lieferantenportal besitzen? Wie können weitere Mitarbeiter meines Unternehmens berechtigt werden? Wie kann ich Mitarbeiter meines Unternehmens bearbeiten, sperren, entsperren, löschen bzw. deren Berechtigungen verwalten? Wo kann ich meine eigenen Daten einsehen und ggf. ändern? Wofür dienen Qualifizierungen? Ich habe eine Qualifizierungsanfrage erhalten. Was ist zu tun? Wie kann ich K+S weitere Informationen über mein Unternehmen zukommen lassen? Wie kann ich meine Unternehmensdaten einsehen und ggf. ändern? Wo kann ich Zertifikate hochladen? Ich habe meine Zugangsdaten vergessen. Was ist zu tun? Wer kann meine Daten einsehen? Stand Seite 3/17

4 Allgemeines Mit Hilfe des Lieferantenmanagements ist der gesamte Lebenszyklus von Lieferanten durch IT-basierte, standardisierte Prozesse unternehmensweit einheitlich abbildbar. Dieser ganzheitliche Ansatz beinhaltet bei der K+S Gruppe beispielsweise die Prozesse Lieferantenregistrierung und Lieferantenqualifizierung. Bei Annahme Ihrer Registrierung durch den K+S-Einkauf erhalten Sie umgehend Zugangsdaten zu unserem Lieferantenportal. Ab diesem Zeitpunkt werden Sie bei uns als potenzieller Lieferant geführt. Darüber hinaus erhalten Sie einen allgemeinen und ggf. weitere produktspezifische Qualifizierungsfragebögen. Auf diesem Weg möchten wir weitere Informationen zu Ihrem Unternehmen sowie Ihren Produkten bzw. Dienstleistungen einholen. Nachfolgend haben wir die häufigsten Fragen zum K+S-Lieferantenportal für Sie zusammengefasst. FAQ 1. Was ist zu tun, nachdem ich meine Zugangsdaten als Administrator per erhalten habe? Melden Sie sich mit den initial zugesandten Zugangsdaten im K+S Lieferantenportal an. Legen Sie Ihr Administratorkonto an und bestätigen Sie Ihre Angaben mit Anlegen. Abbildung 1: Administratorkonto anlegen Sie finden unseren allgemeinen Qualifizierungsfragebogen (und ggf. weitere Fragebögen) anschließend unter Qualifizierungen -> Neu. Bitte beantworten Sie diesen und senden ihn Stand Seite 4/17

5 ab. Nähere Details zu den Qualifizierungen können Sie unter 7. Wofür dienen Qualifizierungen? und 8. Ich habe eine Qualifizierungsanfrage erhalten. Was ist zu tun? nachlesen. 2. Welche Funktion besitzt der Administrator? Als Administrator Ihres Lieferantenkontos sind Sie für die Verwaltung der Mitarbeiter zuständig. Sie können Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten, sperren, entsperren oder löschen sowie deren Berechtigungen verwalten. 3. Wo kann ich sehen, welche Mitarbeiter meines Unternehmens Zugang zum Lieferantenportal besitzen? In der Mitarbeiterliste werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die Zugang zum K+S- Lieferantenportal haben. Wählen Sie aus dem Menü unter Mitarbeiter -> Mitarbeiterliste aus. Abbildung 2: Mitarbeiterliste aufrufen 4. Wie können weitere Mitarbeiter meines Unternehmens berechtigt werden? Weitere Mitarbeiter können entweder von der Einkäuferseite oder durch Sie selbst (sofern Sie Admin sind oder von Ihrem Admin hierfür berechtigt wurden) ergänzt werden. Wählen Sie im Menü Mitarbeiter -> Mitarbeiter anlegen. Stand Seite 5/17

6 Abbildung 3: Mitarbeiter anlegen I Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und bestätigen Sie, dass Sie unsere Datenschutzerklärung gelesen haben. Klicken Sie auf Anlegen. Abbildung 4: Mitarbeiter anlegen II Der für Sie zuständige Einkäufer erhält die Information des neu angelegten Mitarbeiters zur Genehmigung. Sie erhalten nach der Genehmigung eine . Im Falle, dass ein Einkäufer Mitarbeiter hinzufügt, erhalten Sie hierüber eine E- Mailbenachrichtigung. Stand Seite 6/17

7 Sie können neu angelegte Mitarbeiter (angelegt durch Sie oder durch einen Einkäufer) über Mitarbeiter -> Mitarbeiterliste aufrufen, um Benutzername, ein initiales Kennwort und Berechtigungen zu vergeben. Abbildung 5: Mitarbeiter anlegen III Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. Abbildung 6: Mitarbeiter anlegen IV Wechseln Sie zur Bearbeitungssicht. Abbildung 7: Mitarbeiter anlegen V Vergeben Sie für Ihren Mitarbeiter einen Benutzernamen und ein initiales Kennwort. Entscheiden Sie darüber hinaus über Rollen und Benachrichtigungen. Klicken Sie zum Speichern auf Sichern. Stand Seite 7/17

8 Abbildung 8: Mitarbeiter anlegen VI Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über die angelegten Zugangsdaten. Er kann seine Zugangsdaten nach der ersten Anmeldung ändern. 5. Wie kann ich Mitarbeiter meines Unternehmens bearbeiten, sperren, entsperren, löschen bzw. deren Berechtigungen verwalten? Wählen Sie Mitarbeiter -> Mitarbeiterliste aus. Stand Seite 8/17

9 Abbildung 9: Mitarbeiter bearbeiten I Sofern Sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen, können Sie in der Übersicht durch Auswählen der jeweiligen Symbole Mitarbeiter sperren/entsperren bzw. löschen. Abbildung 10: Mitarbeiter bearbeiten II Stand Seite 9/17

10 Zur Bearbeitung der Informationen eines Mitarbeiters bzw. der Verwaltung von Rollen und Benachrichtigungen, wählen Sie den zu bearbeitenden Mitarbeiter aus. Abbildung 11: Mitarbeiter bearbeiten III Wechseln Sie anschließend in die Bearbeitungssicht und nehmen Ihre Änderungen vor. Abbildung 12: Mitarbeiter bearbeiten IV Speichern Sie Ihre Änderungen. Sie werden nach der Genehmigung der Änderungen durch den für Sie zuständigen Einkäufer per informiert. 6. Wo kann ich meine eigenen Daten einsehen und ggf. ändern? Sie können über die Startseite unter Mitarbeiter -> Eigene Daten Ihre eigenen Daten einsehen und ggf. Änderungen vornehmen. Stand Seite 10/17

11 Abbildung 13: Eigene Daten 7. Wofür dienen Qualifizierungen? Mithilfe von Qualifizierungsfragebögen möchten wir Ihr Unternehmen besser kennenlernen und gleichzeitig Mindeststandards, die wir an unsere Lieferanten stellen, abfragen. Ihre Qualifizierungsantworten können nur Ihre Mitarbeiter, die Zugang zum Lieferantenportal besitzen, sowie Mitarbeiter des K+S Einkaufs und Qualitätsmanagements einsehen. 8. Ich habe eine Qualifizierungsanfrage erhalten. Was ist zu tun? Neue Qualifizierungsanfragen werden Ihnen unter Qualifizierungen -> Neu angezeigt. Stand Seite 11/17

12 Abbildung 14: Beantworten von Qualifizierungsanfragen I Sie werden darüber hinaus per über eine Qualifizierungsanfrage informiert. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, direkt aus der auf die ausstehende Qualifizierungsanfrage zuzugreifen. Nach Öffnen der Qualifizierungsanfrage können Sie die Grunddaten (z.b. Qualifizierungsname und Frist) einsehen. Sofern Fragebögen in mehreren Sprachen vorliegen, haben Sie die Möglichkeit, über die Auswahl Ihre bevorzugte Sprache zu wählen. Stand Seite 12/17

13 Abbildung 15: Beantworten von Qualifizierungsanfragen II Erklärung der Schaltflächen: Weiter und Zurück : Bewegen Sie sich innerhalb des Fragebogens vor und zurück. Ihnen wird dabei angezeigt, auf welcher Seite Sie sich befinden. Anzeigen : Wechseln Sie von der Bearbeiten -Ansicht in die Anzeigen -Ansicht. Sichern : Sie können die bereits beantworteten Fragen jederzeit zwischenspeichern. Hierdurch wird der Fragebogen jedoch nicht an den K+S Einkauf gesendet. Druckansicht : Sie können sich den Fragebogen jederzeit in der Druckansicht ansehen und diesen ausdrucken. Schließen : Zum Verlassen der Qualifizierungsanfrage klicken Sie auf Schließen. Bitte beachten Sie hierbei, dass die Inhalte nicht gespeichert werden, sofern Sie nicht vorher auf Sichern geklickt haben. Auf der letzten Seite können Sie den beantworteten Fragebogen absenden. Bitte stimmen Sie der Datenschutzerklärung nach dem Lesen zu und klicken Sie auf Senden. Ihre Antworten werden daraufhin an den zuständigen Einkäufer versendet. Stand Seite 13/17

14 Abbildung 16: Beantworten von Qualifizierungsanfragen III Sobald Sie die Qualifizierungsanfrage vollständig ausgefüllt und versendet haben, können Sie diese in dem Ordner Gesendet einsehen, jedoch nicht mehr bearbeiten. Sofern K+S Rückfragen zu den beantworteten Fragen hat, können Sie dies in dem Ordner Zu klären einsehen. 9. Wie kann ich K+S weitere Informationen über mein Unternehmen zukommen lassen? Sie können uns über Unternehmen -> Anlagen gerne weitere Informationen zu Ihrem Unternehmen zusenden. Stand Seite 14/17

15 Abbildung 17: Anlagen einsehen und verwalten 10. Wie kann ich meine Unternehmensdaten einsehen und ggf. ändern? Die aktuell bei uns gespeicherten Daten zu Ihrem Unternehmen können Sie unter Unternehmen -> Unternehmensdaten einsehen. Abbildung 18: Unternehmensdaten einsehen und verwalten I Stand Seite 15/17

16 Klicken Sie zur Änderung Ihrer Daten auf Bearbeiten und nehmen Sie die Anpassungen vor. Abbildung 19: Unternehmensdaten einsehen und verwalten II Speichern Sie Ihre Änderungen ab. Sobald wir Ihre Änderungen in unseren Systemen aktualisiert haben, werden Sie per benachrichtigt. 11. Wo kann ich Zertifikate hochladen? Sofern Zertifikate über einen Qualifizierungsfragebogen abgefragt werden, können Sie die geforderten Zertifikate direkt im Fragebogen hochladen. Weitere, von K+S geforderte Zertifikate können Sie unter Unternehmen -> Zertifikate einsehen und hochladen. Abbildung 20: Zertifikate verwalten Alle hochgeladenen Zertifikate werden Ihnen mit aktuellem Status unter Unternehmen -> Zertifikate angezeigt. Bitte beachten Sie, dass ggf. mehr Zertifikate, als für Sie erforderlich, angezeigt werden. Zwingend erforderliche Zertifikate sind als obligatorisch gekennzeichnet. Stand Seite 16/17

17 12. Ich habe meine Zugangsdaten vergessen. Was ist zu tun? Sollten Sie nicht mehr auf Ihr Lieferantenkonto zugreifen können, wählen Sie Kennwort vergessen. Abbildung 21: Zugangsdaten vergessen I Geben Sie anschließend Ihren Benutzernamen oder Ihre -Adresse an und wählen Neues Initialkennwort anfordern. Abbildung 22: Zugangsdaten vergessen II Sie erhalten anschließend per ein neues Initialpasswort, mit dem Sie sich anmelden können. 13. Wer kann meine Daten einsehen? Ihre Daten können nur Ihre Mitarbeiter, die Zugang zum Lieferantenportal besitzen, sowie Mitarbeiter des K+S Einkaufs und Qualitätsmanagements einsehen. Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzerklärung. Stand Seite 17/17