Leistungsbeschreibung. VEDA HR Zeit Modul Workflow Manager

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1 Leistungsbeschreibung VEDA HR Zeit Modul Workflow Manager

2 Einleitung Zur täglichen Praxis von Arbeitsgruppen gehören Abläufe (Workflow), an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind und die nach festgelegten Regeln stattfinden und auch die Bearbeitung eigener Daten durch den Mitarbeiter (ESS). Diese Abläufe, in VEDA HR Zeit PZW Vorgänge genannt, können mit Hilfe der Personalzeitwirtschaft schnell und effektiv abgewickelt werden. Ein typischer Vorgang ist z. B. die Beantragung und die Genehmigung des Tarifurlaubs oder die Bearbeitung des eigenen Fehlerprotokolls durch den Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter beantragt Urlaub, der Urlaubsantrag wird an den Vorgesetzten (Genehmiger) zur Bearbeitung weitergeleitet. Anschließend kann der Mitarbeiter den Status seines Antrages (genehmigt oder abgelehnt) abfragen oder er erhält eine elektronische Mitteilung. Selbstverständlich können neben dem Urlaub auch alle anderen Abwesenheiten wie z. B. Dienstreisen, Weiterbildungen, Gleittage, usw. über das System verarbeitet werden. Für Dienstreisen steht dabei eine Maske mit den für eine Dienstreise typischen Merkmalen (Reisemittel, Reisegrund, Mitreisende, usw.) zur Verfügung. Beim Systemdesign wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter, welcher Vorgänge auslöst, in VEDA HR Zeit PZW nicht als Benutzer definiert sein muss, und ein solcher Mitarbeiter auf dem Server auch nicht als User angelegt sein muss. Dies bedeutet, dass die gesamte Workflow/ESS Funktionalität sowohl innerhalb VEDA HR Zeit PZW als auch als native HTML Lösung zur Verfügung steht. Workflow/ESS Funktionen können also von jedem PC der über einen Browser verfügt, ausgelöst und beantwortet werden. Informationen über den Eingang eines Antrages, dessen Genehmigung, Ablehnung oder Stornierung können per an den oder die Genehmiger oder auch an andere Mitarbeiter versendet werden. VEDA HR Zeit Modul WFM 1

3 Antrag stellen Der Antragsteller kann über unterschiedliche Funktionen direkt einen Workflow auslösen. So muss er nach dem er die Funktion Urlaub beantragen gewählt hat, nur noch den entsprechenden Zeitraum auswählen. Das System übernimmt dann automatisch die Verteilung dieses Antrags an die entsprechenden Genehmiger. Optional können natürlich Zusatzinformationen als Text mitgegeben werden. VEDA HR Zeit Modul WFM 2

4 Antrag genehmigen Es ist vorgesehen, dass mehrere Genehmiger (Benutzer) verknüpft werden können. Ein Antrag kann auch mit zusätzlichem Text bei der Erstellung und der Genehmigung/Ablehnung versehen werden. Dabei kann definiert werden, ob der Mitarbeiter den Text auch einsehen darf. Für die Genehmiger können Stellvertreter definiert werden. Erfolgt durch den Genehmiger innerhalb einer vordefinierten Zeitspanne keine Aktion (Ablehnen oder Genehmigen), wird sein Stellvertreter per informiert. Reagiert der Stellvertreter innerhalb der definierten Zeitspanne auch nicht, geht der Antrag an einen als Supervisor definierten Benutzer. Als Unterstützung für die Entscheidung über einen Antrag stehen dem Genehmiger innerhalb des Workflow Unterstützungsfunktionen zur Verfügung. So kann er für einen Mitarbeiter das Zeit- und Urlaubskonto, oder auch eine Abwesenheitsübersicht über alle Mitarbeiter aufrufen. VEDA HR Zeit Modul WFM 3

5 Für Vorgänge die ohne Genehmigung ablaufen sollen kann im Profil eine entsprechende Kennzeichnung vorgenommen werden. Die dem einzelnen Antragsteller zur Verfügung gestellten Funktionen können über individuelle Menüs und Menürubriken dem jeweiligen Antragsteller zugeordnet werden. Der Menüaufbau für den Genehmiger richtet sich nach den Programmberechtigungen. VEDA HR Zeit Modul WFM 4

6 Employee Self Service (ESS) Im ESS stehen dem Mitarbeiter Funktionen wie die Abfrage des Urlaubs- oder Zeitkontos zur Verfügung. So erhält er jederzeit detailliert Informationen zu genommenen und geplanten Urlaubstagen oder auch über seine Arbeits- und Abwesenheitszeiten, Saldenstände und Zulagen bzw. Zuschläge. Der anzuzeigende Zeitraum ist dabei frei wählbar, somit können auch alle vorhandenen Vergangenheitswerte jederzeit abgerufen werden VEDA HR Zeit Modul WFM 5

7 Ebenso kann der Mitarbeiter sein eigenes Fehlerprotokoll abrufen und bei Bedarf Korrekturmeldungen direkt als Antrag oder Buchung erfassen. Die Personalabteilung wird dadurch weitgehend von der Bearbeitung des Fehlerprotokolls entlastet. VEDA HR Zeit Modul WFM 6

8 Deutschland: VEDA GmbH Hauptsitz Carl-Zeiss-Str Alsdorf Telefon: Telefax: VEDA HR Informationssysteme AG Carl-Zeiss-Str Alsdorf Telefon: Telefax: VEDA GmbH Niederlassung Offenburg Okenstr. 23a Offenburg Telefon: Telefax: VEDA Zeit GmbH Okenstr. 23a Offenburg Telefon: Telefax: Schweiz: VEDA (Switzerland) AG Im Langhag Effretikon Telefon: Telefax: info@veda.net VEDA HR Zeit Modul WFM 7