Verantwortlichkeiten und Vertretung

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1 Verantwortlichkeiten und Vertretung Qualitätsmanagement Handbuch Verantwortlichkeiten und Vertretung Version (Beispielprozess) 2.6 Seite 1 WAS? Verantwortlichkeiten und Vertretung WARUM? Jeder Mitarbeiter muss seine Verantwortungsbereiche und Aufgaben kennen, damit die Vertretung während der Abwesenheitszeiten durch Urlaub und Krankheit und somit ein reibungsloser Arbeitsablauf jederzeit gewährleistet ist. WER? WO? WANN? Die Listen sind ständig auf aktuellem Stand zu halten. WIE? Prozessverantwortung Die Prozessverantwortung für die Hauptprozesse unserer Apotheke Abgabe von Arzneimitteln, Medizinprodukten und apothekenüblichen Waren inkl. Beratung, die Beratung zu Gesundheitsthemen, pharmazeutische Dienstleistungen wie Blutdruckmessung oder die Messung von Blutparametern sowie die Herstellung von Arzneimitteln liegt bei der Apothekenleitung. Organigramm Im Organigramm ist die grafische Darstellung der Mitarbeiter und deren Berufsbezeichnung der Apotheke dargestellt (siehe Anlage) Regelung der Zuständigkeiten und Arbeitsgebiete In den beiden Aufstellungen (s. Anlagen) werden nach pharmazeutischem und kaufmännischem Bereich getrennt die Zuständigkeiten für die einzelnen Aufgaben eingetragen. Neben dem Verantwortlichen wird die Vertretung benannt, wobei mehrere Personen auch gleichzeitig verantwortlich sein können. Die Reihenfolge, in der sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertreten, wird durch die Kennzeichnung V1, V2... festgelegt. Die Listen werden allen Mitarbeitern bekannt gemacht, damit jeder seine Aufgaben kennt und auch im Vertretungsfall die entsprechenden Aufgaben übernehmen kann. Bei einem Personalwechsel werden die Listen entsprechend aktualisiert. Alle Mitarbeiter werden umgehend über die Änderungen informiert. Zuständigkeit für die Themen des QM-Handbuches Für die einzelnen Kapitel bzw. Themen unseres QM-Handbuches werden Teammitglieder benannt, die sich um die regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Handbuchtexte kümmern (siehe Anlage). Damit soll sichergestellt werden, dass im Handbuch alle aktuellen Anforderungen berücksichtigt werden. Verweise: QMS-Schulungsunterlagen Einführung eines QMS in der Apotheke Anlagen: Nr. 1: Zuständigkeit für die Handbuchthemen 17:25:55]

2 Verantwortlichkeiten und Vertretung Nr. 2: Formblatt Verantwortlichkeiten pharmazeutischer Bereich Nr. 3: Formblatt Verantwortlichkeiten kaufmännischer Bereich Nr. 4: Organigramm der Apotheke Verbindungsstellen: 2.3 Interne Kommunikation inkl. Anlagen zur Infotafel und Teamablage 2.1 Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter 3.6 Prozesserstellung, Prozessänderung, Einordnen der Prozesse in eine Gliederung 17:25:55]

3 Anlage 1 Freigegeben Zuständigkeiten für die Handbuchthemen durch: Seite 1 von 3 Die jeweils genannten Personen sind für die Pflege und Aktualisierung ganzer Handbuchkapitel bzw. einzelner Handbuchthemen zuständig. 1. LEITBILD DER APOTHEKE Verpflichtungserklärung Unternehmensphilosophie Unternehmensziele 2. TEAMORGANISATION Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter Interne Fortbildung allgemeine Fortbildung Interne Kommunikation inkl. Anlagen zur Infotafel und Teamablage Mitarbeitergespräche Qualitätsmanagementbeauftragter Verantwortlichkeiten und Vertretung Ausbildung Pharmazeuten im Praktikum Ausbildung PTA-Praktikanten Ausbildung PKA Ausbildung Famulanten Ausbildung Schulpraktikanten Weiterbildung 3. BETRIEBSORGANISATION Umgang und Aufbewahrung von Dokumenten Internes Audit Kundenkontakt Kundenreaktionen Lieferantenzulassung und -bewertung Prozesserstellung, Prozessänderung, Einordnen der Prozesse in eine Gliederung Qualitätsmanagementbewertung Terminplanung in der Apotheke Umgang mit Fehlern, Vorbeugemaßnahmen und Verbesserungsvorschlägen in der Apotheke 4. PHARMAZEUTISCHER BEREICH 4.1 PHARMAZEUTISCHER BEREICH BERATUNG F P ZUSTÄNDIGE PERSON

4 Anlage 1 Freigegeben Zuständigkeiten für die Handbuchthemen durch: Seite 2 von 3 Arzneimittelinformation in der Apotheke Information und Beratung bei der Abgabe von Arzneimitteln Erstund Wiederholungsverordnung Information und Beratung bei der Abgabe von Arzneimitteln Selbstmedikation inkl. 1 Anlage zu den pharmazeutischen Beurteilungskriterien + mind. 10 Indikationsgebiete Ernährungsberatung in der Apotheke Information und Beratung bei der Abgabe von Arzneimitteln Erstund Wiederholungsverordnung im Rahmen der pharmazeutischen Betreuung Pharmazeutische Betreuung von Asthmapatienten 4.2 PHARMAZEUTISCHER BEREICH HERSTELLUNG Herstellung und Prüfung der nichtsterilen Rezeptur- und Defekturarzneimittel inkl. Hygieneplan Wasser als Ausgangsstoff zur rezeptur- und defekturmäßigen Herstellung Herstellung der Zubereitungen zur Anwendung am Auge Aseptische Herstellung und Prüfung von Parenteralia mit toxischem Potential Herstellung und Prüfung applikationsfertiger Parenteralia ohne toxisches Potential 4.3 PHARMAZEUTISCHER BEREICH PRÜFUNG Prüfgeräte in der Apotheke Prüfung von Fertigarzneimitteln Prüfung des Wareneingangs Prüfung und Lagerung von Ausgangsstoffen Prüfung und Lagerung von Primärpackmitteln Verfalldatenkontrolle F P ZUSTÄNDIGE PERSON

5 Anlage 1 Freigegeben Zuständigkeiten für die Handbuchthemen durch: Seite 3 von 3 F P ZUSTÄNDIGE PERSON 4.4 PHARMAZEUTISCHER BEREICH ABGABE Dokumentationspflichtige Arzneimittel Importarzneimittel Dokumentationspflichtige Arzneimittel Betäubungsmittel Dokumentationspflichtige Arzneimittel nach Transfusionsgesetz Dokumentationspflichtige Arzneimittel Tierarzneimittel Dokumentationspflichtige Arzneimittel T-Rezept Apothekenübliche Waren Abgabe, Beratung und Information Umgang mit Gefahrstoffen Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen Großhandelstätigkeit Heimversorgung Kontrollierte Substitutionsmittelabgabe Rezeptsammelstelle Sprechstundenbedarfsbelieferung Versand von Arzneimitteln aus der Apotheke 4.5 PHARMAZEUTISCHER BEREICH - MAßNAHMEN BEI ARZNEIMITTELRISIKEN Risiken bei Arzneimitteln und Medizinprodukten Maßnahmen in der Apotheke 4.6 PHARMAZEUTISCHER BEREICH -DIENSTLEISTUNGEN Reparatur von Geräten Physiologisch-chemische Untersuchungen Durchführung von Blutuntersuchungen Kundenkarte Vermietung von Geräten SONSTIGES Hinweis auf das Adress- und Nummernregister Hinweis auf die Räumlichkeiten Sammlung von Fortbildungsnachweisen

6 Anlage 2 Verantwortlichkeiten und Vertretung Pharmazeutischer Bereich Seite 1 von 2 Freigegeben durch: = verantwortlich (es können auch gleichzeitig mehrere Personen verantwortlich sein) V = Vertretung Teammitglieder Abgabe von Arzneimitteln Aktionsplanung (Freiwahl, Sichtwahl, IPA, Aktionsplanung) Altenheimbelieferung Anfragen an die regionale Arzneimittelinformationsstelle Beratung zu Arzneimitteln Bereich Ernährungsberatung Bereich Homöopathie Bereich Umweltpharmazie Betreuung Selbsthilfegruppe Diabetes Defekturen Direkteinkauf Eintragung Einnahmehinweise in Computer Fertigarzneimittel prüfen Gehälter IPA-Zeitung fertig machen Kontoführung Koordination interne Fortbildung / Seminare / externe Fortbildung und Weiterbildung Kosmetikherstellung Lagerhaltung Mitarbeiterführung Organisation der Arbeitszeit Prüfen von Drogen und Chemikalien Recherche im Internet zu Arzneimittelfragen Reiseimpfberatung Rezepturen Sprechstundenbedarfsrezepte (Kontrolle und Freigabe der Lieferung) Technik (Geräte, Räume) Überwachung Ausbildung Überwachung QMS Urlaub

7 Anlage 2 Verantwortlichkeiten und Vertretung Pharmazeutischer Bereich Seite 2 von 2 Freigegeben durch: = verantwortlich (es können auch gleichzeitig mehrere Personen verantwortlich sein) V = Vertretung Teammitglieder

8 Anlage 3 Verantwortlichkeiten und Vertretung kaufmännischer Bereich Seite 1 von 2 Freigegeben durch: = verantwortlich (es können auch gleichzeitig mehrere Personen verantwortlich sein) V = Vertretung Teammitglieder Abholer durchsehen Abschreibungen Arzneimittelrückrufe bearbeiten Auffüllen von Sichtwahl / Freiwahl Buchführung, Überweisungen Datensicherungen der Computeranlage Direktbestellungen, Avis bearbeiten Direktsendungen und Retouren bearbeiten Dispoartikel überprüfen Einzelbestellungen bei Firmen Entsorgung von Altarzneimitteln Formulare für Wichtige Mitteilungen und Arzneimittelinformationen abheften Geschenke einpacken Großhandels-Bestellungen bearbeiten Großhandels-Retouren und Gutschriften bearbeiten Großhandels-Sammelrechnungen bearbeiten Großhandels-Sendungen Großhandels-Sonderangebotsdisketten einlesen HV-Tisch putzen Infotafel pflegen Kontoauszüge und Wechselgeld holen und sortieren Kostenvoranschläge schreiben Listen bearbeiten Mithilfe bei der Schaufenstergestaltung Notdienstschilder wechseln Permanente Inventur Plakate aufhängen und abnehmen Post sortieren, Kataloge sortieren und ordnen Preisänderung bearbeiten Rechnungen schreiben Rückstellungen und Kreditscheine raussuchen

9 Anlage 3 Verantwortlichkeiten und Vertretung kaufmännischer Bereich Seite 2 von 2 Freigegeben durch: = verantwortlich (es können auch gleichzeitig mehrere Personen verantwortlich sein) V = Vertretung Teammitglieder Schubladen putzen Sprechstundenbedarf (Abrechnung) Telefongespräche annehmen und bearbeiten Umräumen von Sichtwahl / Freiwahl Vorbereitungen für die Schaufenstergestaltung Zeitungen stempeln und nach vorne räumen

10 Anlage 4 Organigramm der Apotheke Seite 1 von 1 Freigegeben durch: