KUBUS Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn es um Kommunalberatung geht

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1 KUBUS Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn es um Kommunalberatung geht Projekt- und Prozesskompetenz 6. Führungskräfteforum in Kiel, in Schwerin

2 Rahmenbedingungen in unserer Verwaltungspraxis Softwareeinführung Doppikumstellung Prozessorientierung/ IT-Strategie Haushaltskonsolidierung Projektteam Einführung Elektronische Akte Leistungsvergleich/ Benchmarking Verwaltung Städtebauförderung Kommunalverwaltung Jugend- und Sozialprojekte Arbeitsorganisation Projektpompetenz Führung Attraktive Arbeitsplätze i Entscheidungsund Handlungsspielräume E-Government Wissensmanagement

3 Merkmale von Projekten Begrenzte Ressourcen, projektspez. Organisation Interdisziplinär/ fachübergreifend Risiken Projekt Auftragsklärung Klare Zielsetzung Termin Komplexität Teamarbeit Neuartigkeit/ Innovation

4 Auswirkungen von Projekten Tagesgeschäft Doppelbelastung Budget? Personelle Ressourcen? Ziele klar definiert? Zusätzliche Aufgaben Steigender Abstimmungsbedarf Komplexität Steuerung der Prozesse erforderlich

5 Rollen der Führungskraft Partner Repräsentant Koordinator Vorbild Führungskraft Konfliktmanager Entscheider Coach Qualifikationsmanager

6 Weshalb Projekte scheitern Unklare Anforderungen und Ziele 68 % Fehlende Ressourcen zum Projektstart 43 % Politik, Egoismen, Kompetenzstreitigkeit 43 % Fehlende Projektmanagement-Erfahrung 43 % Unzureichende Projektplanung 38 % Schlechte Kommunikation 37 % Mangel an qualifizierten Mitarbeitern 36 % Fehlende Projektmanagement-Methodik 29 % Mangelhaftes Stakeholder Management 23 % Fehlende Unterstützung des Managements 21 %

7 Der Planungs- und Controlling-Prozess im Überblick Projektidee Auftragsklärung Kontextmodell Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) Projektorganisation + Rollen im Projekt Kommunikationsplanung Aufgabenplanung Projektstrukturplan Ablauf- und Zeitplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Risikomanagement Kontrolle Ist, Statusberichte steuernde Eingriffe Projektabschluss Planungsphase Umsetzungsphase

8 Auswirkungen von Projekten Bindung zusätzlicher Ressourcen (z.b. Doppelbelastung der Mitarbeiter aus dem Liniengeschäft und zusätzliche Projektaufgaben) Projektkosten (z.b. Personal-/Sachaufwendungen für die Projektarbeit) Projekte Interdisziplinäre Zusammenarbeit (z.b. zwischen mehreren Abteilungen, Fachbereichen, aber auch organisationsübergreifend) Abstimmungsprozesse und Kontraktmanagement (z.b. Projektauftrag, Autorisierung des Projektleiters) Berichtswesen und Dokumentation (z.b. Projektplanung und -umsetzung, Berichtswesen, auch als Voraussetzung zur Projektsteuerung erforderlich)

9 Was ist Projektmanagement? Projekt: Weitgehend einmaliger Ablauf Komplexe Struktur Festgelegtes Ziel Vorgegebene zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen projektspezifische Organisation Management: Erkennen, Analysieren und Lösen von Problemen Zielgerichtetes und systematisches Handeln Anwendung von Problemlösungsmethoden Führung durch bestimmte Institutionen und Personen Projektmanagement Organisatorisches und methodisches Konzept für die Lenkung eines komplexen, weitgehend einmaligen Vorhabens

10 Basisregeln des Projektmanagements Kein Projekt ohne Auftraggeber! Einrichtung einer Projektgruppe Projektmanagement Ernennung eines Projektleiters Projektziel und Rahmenbedingungen abstecken

11 Rollen in der Projektarbeit Auftraggeber Projektleiter/ Führungskraft Lenkungsausschuss Projektmitarbeiter

12 Der Nutzen von Projektmanagement

13 Anforderungen an Projekt- und Prozesskompetenz Führungsebene: Bewusstseinsstärkung und Unterstützung Projektleiter und team durch Ressourcen Politik: Realistische Projektziele und Aufträge vereinbaren Projektmitarbeiter: Personalentwicklung und Transparenz zur Doppelbelastung herstellen, Führungskräfte in die Verantwortung nehmen

14 Stolpersteine in Projekten Projektauftrag Projektleiter Projektumfeld Projektstart Dokumentation und Berichtswesen Projektsteuerung Projektabschluss

15 Projekt- und Prozesskompetenz als Einflussfaktoren auf die Tätigkeitsrelevante Faktoren Personalentwicklung Personenbedingte Einflussfaktoren Tätigkeitsinhalt Anforderungen Entlohnung, Rückmeldung Verwaltungskultur Veränderung Weiterentwicklung Fähigkeiten, Fertigkeiten Kompetenzen Bedürfnisse, Erwartungen Werte Potenziale, Lernfähigkeit Flexibilität

16 Zusammenhänge Prozessorientierung und Leistungsfähigkeit Gesundheitsförderung Leistungsfähigkeit erhalten Notwendige Kompetenzen sicherstellen Kompetenz und Entwicklung Arbeitsorganisation und -gestaltung Leistungsfähigkeit Personalgewinnung und -bindung Arbeitsorganisation und -gestaltung Tätigkeit leistungs- und lernförderlich gestalten Movation und Eigenverantwortung fördern Führung und Unternehmenskultur

17 KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH Referentin: Kerstin Magnussen Hauptsitz Schwerin Bertha-von-Suttner-Straße Schwerin Tel: 0385/ Fax: 0385/ info@kubus-mv.de Büro München Germaniastraße München Tel: 089/ Fax: 089/ info@kubus-mv.de