Balanced Scorecard (BSC) in der öffentlichen Beschaffung

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1 publicplan GmbH IT-, Prozess- und Strategieberatung Bilker Str Düsseldorf Geschäftsführer Dr. Christian Knebel Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Balanced Scorecard (BSC) in der öffentlichen Beschaffung Stand:

2 Agenda 1. Was ist eine Balanced Scorecard? 2. Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? 3. Wie kann eine Balanced Scorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? (c) publicplan GmbH 2

3 Agenda 1. Was ist eine Balanced Scorecard? 2. Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? 3. Wie kann eine Balanced Scorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? (c) publicplan GmbH 3

4 Definition Balanced Scorecard (I) Erfunden von Robert S. Kaplan und David P. Norton Anfang der 1990er Jahre an der Harvard-Universität Verbindungsglied zwischen Strategie und Umsetzung Ergänzung der traditionellen Kennzahlenmodelle Typische Dimensionen einer BSC Finanzperspektive (Return) Kundenperspektive (Output) Prozessperspektive (Prozess) Potential- oder Mitarbeiterperspektive (Input) Quelle: Wikipedia (c) publicplan GmbH 4

5 Definition Balanced Scorecard (II) Grundkonzept: Organisation als logisches/physisches System, welches Informationen bzw. Materie aus seiner Umwelt aufnimmt (Input), verarbeitet (Prozess), in veränderter Form an seine Umwelt abgibt (Output) und darauf eine materielle/immaterielle Antwort (Return) in Form einer Wirkung bzw. eines Effektes erhält Input Organisation Output Return Umwelt Prozess Nahezu jedes Unternehmen arbeitet mit dieser Heuristik (bewusst oder unbewusst) BSC wurde auch auf Unternehmensbereiche, wie z.b. die Beschaffung adaptiert und erfolgreich eingesetzt (c) publicplan GmbH 5

6 Agenda 1. Was ist eine Balanced Scorecard? 2. Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? 3. Wie kann eine Balanced Scorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? (c) publicplan GmbH 6

7 Vergabefremde Aspekte Ökonomisch Günstiger Preis Hohe Qualität, in Form von z.b. Haltbarkeit Besonderen Eigenschaften Sozial Tariftreue Ausbildungsleistung Frauenförderung Behindertenförderung Ökologisch Nachhaltigkeit Umweltschutz, z.b. sparsamer Ressourceneinsatz bei der Herstellung Innovation, Zukunftsförderung Strategische Ziele der öffentlichen Beschaffung Vormals vergabefremde Aspekte gewinnen bei der öffentlichen Beschaffung an Bedeutung (c) publicplan GmbH 7

8 Teamwork statt isolierte Beschaffung Käufermacht bilden Bündelung von Bedarfen Anbieterwechsel managen Verhandlungsgeschick Marktkenntnis Standardisierung von Bedarfen Vereinheitlichung Spezifikationsänderungen design to cost Substitute finden Kooperation der Fachbereiche mit der Beschaffung Prozessoptimierung Schnittstellenkosten mit Zulieferern minimieren Lagerhaltung reduzieren design to process Wissenstransfer Zusammenarbeit mit den Lieferanten (c) publicplan GmbH 8

9 Produktdesign Vergabestellen müssen sich mehr in Aspekte des Produkt- und Dienstleistungsdesigns mit einbringen, da diese wesentlich die Wirtschaftlichkeit beeinflussen Gilt insbesondere für Verfahren nach der VOF, aber auch VOL/A und VOB/A Beispiele Schwer beschreibbare Produkte und Dienstleistungen werden gemeinsam spezifiziert: Strategie und Umsetzung für ein failover eines Rechenzentrums Preistreiber finden und eliminieren: verschiedene Sorten von Speicherchips Plattformstrategien in der Beschaffung: Drucker/Toner Quelle: McKinsey 2009 Improving public sector purchsing, Exhibit 3 Purchasing toolbox (c) publicplan GmbH 9

10 Transparenz Transparenz der Vergabeentscheidung ist wichtiger denn je Aber: Produkte und Dienstleistungen werden komplexer Eine (langfristige) Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unter Einbeziehung aller Faktoren wird daher immer schwieriger und simple Verfahren, wie z.b. UfAB, genügen nicht immer der Realität Beispiele TCO eines Servers: Hardware, Support, Strom, Kühlung und Platzbedarf; aber auch handling, wie z.b. einfachere Montage ohne Werkzeug Quelle: McKinsey 2009 Improving public sector purchsing, Exhibit 3 Purchasing toolbox (c) publicplan GmbH 10

11 Lieferantenmanagement Der clevere Umgang mit Lieferanten und deren oftmals variantenreichen und flexiblen Angeboten Die engere Verbindung von Nachfrage und Angebot sind die Folge Beispiele Konzept und dessen Folgekosten Portfolioanalyse von umfangreichen Rahmenverträgen Auktionen für standardisierten IT-Bedarf Tagesaktuelle Preise für Güter mit Marktschwankungen, z.b. Speicherchips oder Schmier- und Brennstoffe Quelle: McKinsey 2009 Improving public sector purchsing, Exhibit 3 Purchasing toolbox (c) publicplan GmbH 11

12 Und (immer noch) wichtig Vergaberechtskonformität Allgemeiner Trend zur Digitalisierung Personalknappheit in der öffentlichen Hand Sparzwang der öffentlichen Haushalte Berücksichtigung politischer Entscheidungen (z.b. Konjunkturpakete) Wie kann dieser Strauß an aktuellen und zukünftigen strategischen Anforderungen an die öffentliche Beschaffung nun in handhabbare Maßnahmen übersetzt werden? (c) publicplan GmbH 12

13 Agenda 1. Was ist eine Balanced Scorecard? 2. Vor welchen strategischen Herausforderungen steht der öffentliche Einkauf? 3. Wie kann eine Balanced Scorecard helfen, diese Herausforderungen zu meistern? (c) publicplan GmbH 13

14 Beispielhafte BSC für eine öffentliche Einkaufsorganisation (I) Perspektive Ziele Kennzahlen Zielgrößen Return/Finanzen Senkung der Einkaufspreise Senkung der Lagerkosten Erhöhung des Einkaufsvolumens pro Produkt/ Dienstleistung (Bündelung) Output/Kunden/ Lieferanten Optimale Versorgung der Bedarfsträger Zufriedenheit der Bedarfsträger Produktstandardisierung / Bedarfsbündelung Verbesserte Abstimmung zischen Beschaffung und Bedarfsträger Preisänderung gegenüber dem Vorjahr Bewertete Umschlagshäufigkeit Einkaufsvolumen pro Produkt/ Dienstleistung Zeit zur Bedarfsdeckung Befragung der Bedarfsträger Anzahl verschiedener Produkte für den gleichen Zweck Rahmenvertragsquote % Einsparungen ggü. Vorjahr Branchenvergleiche % Senkung der Lagerkosten ggü. Vorjahr % Erhöhung des Einkaufsvolumens % Beschleunigung der Beschaffungsprozesse % Senkung der Produktvarietät % Senkung der Rückweisungsquote % Steigerung der Rahmenvertragsquote (c) publicplan GmbH 14

15 Beispielhafte BSC für eine öffentliche Einkaufsorganisation (II) Perspektive Ziele Kennzahlen Zielgrößen Prozess Konformität mit dem Vergaberecht Digitalisierung der Beschaffung Mehr Flexibilität Produktworkshops mit Bedarfsträgern Beschleunigung des Beschaffungs-vorgangs (Bestellabwicklung und Bedarfsmeldung bis Zuschlag) Verringerung der Prüfzeiten im Wareneingang Input/Potential Mitarbeiter-qualifikation erhöhen Mitarbeitermotivation steigern Ressortübergreifendes Teamwork fördern Einführung VMP, VMS, VKA, Zeit zur Bedarfsdeckung Umdesignte Produkte zur Kostenoptimierung Einführung einer Warenwirtschaft Besuch von Schulungen zum Vergaberecht Besuch von Fachmessen Bildung von fachbezogenen Arbeitsgruppen % Verringerung der Nachprüfungs-verfahren % Anteil digitaler Vergaben Zeitdauer für bestimmte Vergabeverfahren (Laufzeiten) % Verringerung der externen Beratungskosten % Veränderung Krankenstand Altersstruktur, Fluktuationsquote % Veränderung Schulungskosten (c) publicplan GmbH 15

16 Fazit Eine auf die öffentliche Beschaffung angepasste Balanced Scorecard ist anwendbar. Eine BSC kann dabei helfen, die strategischen Ziele des öffentlichen Einkaufs transparent und umsetzbar zu machen. Eine BSC muss für die individuelle Organisation erarbeitet werden (c) publicplan GmbH 16

17 publicplan GmbH IT-, Prozess- und Strategieberatung Bilker Str Düsseldorf Geschäftsführer Dr. Christian Knebel Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Christian Knebel Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)