Handbuch Bedienungsanleitung KeePass / Version 1.0

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1 Handbuch Bedienungsanleitung KeePass / Version 1.0

2 Copyrights and Trademarks Copyright 2013 arvato Systems GmbH, An der Autobahn, Gütersloh, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments ist Eigentum von arvato Systems. Es darf ohne schriftliche Genehmigung von arvato Systems weder ganz noch in Ausschnitten dupliziert, an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden. Version: Seite 2 von 25

3 1 Angaben zum Dokument 1.1 Dokumentinformation Dokumentinformation Thema Titel Status Vertraulichkeit Bedienungsanleitung KeePass Final internal Erstellt am Erstellt von Peper, Marco, NMS-RSC Zuletzt bearbeitet am Zuletzt gespeichert von Braun, Claudia, NMS-RSC Versions Nr. 1.0 Dateiname Handbuch_KeePass.docx 1.2 Dokumenthistorie Version Datum Geändert durch Bemerkung Marco Peper Version: Seite 3 von 25

4 1.3 Inhaltlich verbundene Dokumente Dokumentname Inhalt Version: Seite 4 von 25

5 Inhaltsverzeichnis 1 Angaben zum Dokument Dokumentinformation Dokumenthistorie Inhaltlich verbundene Dokumente Einleitung Ansprechpartner Installation/Zugang Konfiguration Einrichtung der Passwort Datenbank mit Smart-Token Einrichtung einer Gruppen-Passwort Datenbank mit Smart-Token Einrichtung der Passwort Datenbank ohne Smart-Token Anwendung von KeePass Passwort - Einträge anlegen Benutzung der Passwort-Einträge Passwort mit Hilfe des Zwischenspeichers kopieren AutoType-Funktion Internet Explorer Erweiterung Passwort - Einträge löschen Öffnen einer Passwort Datenbank FAQ-Liste Passwort Datenbank versenden Fehlendes Zertifikat hinzufügen Firefox Plug-Ins im Zusammenhang mit KeePass Beim Öffnen einer Datenbank habe ich keinen Schlüsseldatei - Eintrag Wird die Passwort-Datenbank automatisch gesichert? Abbildungsverzeichnis...25 Version: Seite 5 von 25

6 2 Einleitung KeePass ist ein Programm zur sicheren Verwaltung und Speicherung von Passwörtern. Es ermöglicht eine komfortable Anmeldung an Applikationen, da nur noch ein Passwort benötigt wird, um alle anderen dienstspezifischen Passwörter zu verwenden. Häufig benutzt man dieselben Kennwörter, um sich bei verschiedenen Diensten im Unternehmen anzumelden. Eigentlich sollte man für jeden einzelnen Dienst ein anderes Kennwort verwenden, denn dadurch bleibt die Sicherheit für andere Dienste gewährleistet, auch wenn ein einzelnes Passwort verloren geht oder bekannt wird. Optional ist die Verwendung von KeePass in Verbindung mit dem PKI-Smart-Token möglich, um die Sicherheit und den Komfort noch weiter zu erhöhen. Zertifikat und die PIN des Smart- Tokens dienen dann zur Authentifizierung des Benutzers. Mit dieser 2-Faktor- Authentifizierung wird es Datendieben fast unmöglich gemacht, Zugang zu Ihren Passwörtern zu erhalten. In dieser Anleitung werden die wesentlichen Funktionen für den Betrieb bei arvato Systems erläutert. 3 Ansprechpartner Erster Ansprechpartner für Rückfragen und Störungsmeldungen ist der User-Help-Desk von arvato Systems: Telefon: +49(5241) userhelpdesk@bertelsmann.de 4 Installation/Zugang Die Installation des aktuell für arvato Systems bereitgestellten Software-Pakets für KeePass erfolgt über das Software-Depot. Hierfür bestellen Sie sich beim User-Help-Desk das Paket KeePass mit Zertifikats Erweiterung bzw. KeePass with Certificate Extension. Das Paket besitzt gegenüber der frei verfügbaren Version zusätzliche Funktionalitäten. Nach erfolgreicher Installation kann KeePass über die Verknüpfung auf dem Desktop gestartet werden. Version: Seite 6 von 25

7 5 Konfiguration 5.1 Einrichtung der Passwort Datenbank mit Smart-Token Damit das Programm benutzt werden kann, muss zunächst eine persönliche Passwort Datenbank eingerichtet werden. Für die Einrichtung der Datenbank muss das Smart-Token mit dem Computer verbunden sein. Anschließend müssen folgende Schritte für die Einrichtung beachtet werden: Abbildung Anlegen einer Passwort-Datenbank Abbildung Speichern der Passwort-Datenbank Version: Seite 7 von 25

8 Abbildung Konfiguration der Schlüsseldatei Abbildung Änderungen bestätigen Version: Seite 8 von 25

9 Abbildung Datenbank erfolgreich angelegt Abbildung Datenbank automatisch abspeichern Version: Seite 9 von 25

10 5.2 Einrichtung einer Gruppen-Passwort Datenbank mit Smart-Token Es kann in einem Team von Vorteil sein, eine Gruppen-Passwort-Datenbank anzulegen. So können häufig geteilte Passwörter, wie bspw. FTP-Accounts, Logins oder Netzwerkpasswörter, in einer zentralen, sicher verschlüsselten Datei abgespeichert werden. Jedes Gruppenmitglied kann sich mit Hilfe seines Smart-Tokens an der Datenbank anmelden und hat Zugriff auf die gemeinsam genutzten Passwörter. Abbildung Anlegen einer Passwort-Datenbank Im darauf folgenden Dialog kann der Speicherort und der Name der Passwort Datenbank definiert werden. Für die gemeinsame Nutzung der Passwort-Datenbank sollte die Datei auf einem Gruppenlaufwerk gespeichert werden Abbildung Speichern der Passwort-Datenbank Version: Seite 10 von 25

11 Als Nächstes werden die Einstellungen für die Benutzerauthentifizierung vorgenommen. Da die Authentifizierung mit dem Smart-Token erfolgen soll, wird unter dem Feld Schlüsseldatei/Provider der Eintrag Gruppen-Zertifikat ausgewählt. Abbildung Konfiguration der Schlüsseldatei Durch die Bestätigung dieser Einstellung, erscheint ein Fenster mit einer Auswahl von Zertifikaten. Hier können alle Personen ausgewählt werden, die Zugriff auf die Passwort- Datenbank bekommen sollen. Bei gedrückter STRG Taste können mehrere Personen gleichzeitig ausgewählt werden. Abbildung Auswahl der berechtigten Personen Version: Seite 11 von 25

12 Wenn im Dialog eine Person fehlt, welche für den Zugriff mit auf die Gruppen-Passwort- Datenbank berechtigt werden soll, fehlt das zugehörige Zertifikat dieser Person auf Ihrem PC. In Kapitel 7.2 wird beschrieben, wie Sie dieses Problem beheben können. Im zweiten Schritt kann eine Beschreibung der Datenbank vorgenommen werden. Diese Beschreibung ist optional. Mit der Bestätigung durch OK wird die Datenbank erzeugt. Abbildung Änderungen bestätigen Bei Schließen der Datenbank auf Speichern achten! Abbildung Datenbank automatisch abspeichern Die Passwort Datenbank ist nun erfolgreich eingerichtet. Version: Seite 12 von 25

13 5.3 Einrichtung der Passwort Datenbank ohne Smart-Token Damit das Programm benutzt werden kann, muss zunächst eine persönliche Passwort Datenbank eingerichtet werden. Dafür müssen folgende Schritte für die Einrichtung beachtet werden: Abbildung Anlegen einer Passwort-Datenbank Abbildung Speichern der Passwort-Datenbank Version: Seite 13 von 25

14 Abbildung Konfiguration des Passwortes Abbildung Änderungen bestätigen Version: Seite 14 von 25

15 Abbildung Datenbank erfolgreich angelegt Abbildung Datenbank automatisch speichern Version: Seite 15 von 25

16 6 Anwendung von KeePass Die Voraussetzung für die Nutzung von KeePass für einzelne Anwendungen ist die Hinterlegung der zugehörigen Passwörter in der Passwort-Datenbank. 6.1 Passwort - Einträge anlegen Abbildung Passwort-Eintrag anlegen Version: Seite 16 von 25

17 Bezeichnung innerhalb von KeePass Benutzername der Anwendung Passwort der Anwendung Optional: Web-Adresse des Anmeldeformulars Abbildung Detailansicht - Passwort anlegen Abbildung Eintrag erfolgreich angelegt Version: Seite 17 von 25

18 6.2 Benutzung der Passwort-Einträge KeePass erlaubt den automatisierten Eintrag der Passwörter in die Anmeldeformulare der verschiedenen Anwendungen. Dieses Vorgehen wird in den nächsten Abschnitten erklärt Passwort mit Hilfe des Zwischenspeichers kopieren Am Beispiel CATS wird hier gezeigt, wie das Passwort in den Zwischenspeicher kopiert und in anschließend in das Anmelde-Formular einfügt wird. Abbildung Kontextmenü - Passwort in Zwischenspeicher kopieren Abbildung Passwort durch Kontextmenü in Anwendung einfügen Version: Seite 18 von 25

19 6.2.2 AutoType-Funktion Die AutoType-Funktion erspart die Eingabe von Benutzernamen und Passwörtern in Anmeldeformularen. Hierfür sind folgende Schritte zu beachten. 1. Aufrufen des Anmeldeformulars und auf das Benutzernamen-Feld klicken, sodass der Zeiger/Cursor in dem Feld blinkt. Abbildung Eingabefeld von Benutzername anklicken Version: Seite 19 von 25

20 2. Direkt danach zu KeePass wechseln und Rechtsklick auf den Eintrag Auto-Type ausführen Abbildung KeePass - Kontextmenü - AutoType ausführen Internet Explorer Erweiterung Wird in der Passwort Datenbank die jeweilige URL der Anwendung hinterlegt, kann KeePass automatisch die Felder im Internet Explorer füllen. Um die Webseite mit gefülltem Formular aufzurufen, ist aus KeePass nur ein Doppelklick auf die URL nötig. Abbildung Doppelklick auf URL Version: Seite 20 von 25

21 6.3 Passwort - Einträge löschen Abbildung Kontextmenü - Eintrag löschen 6.4 Öffnen einer Passwort Datenbank Generell wird beim Start von KeePass die zuletzt verwendete Datenbank geöffnet. Das Öffnen einer anderen Datenbank beschreiben die folgenden Schritte: Abbildung Passwort-Datenbank öffnen Version: Seite 21 von 25

22 Abbildung Passwort-Datenbank auswählen Mit Smart-Token Ohne Smart-Token Abbildung Auswahl Schlüsseldatei/Passwort Als nächstes muss das Passwort ihres Smart-Tokens eingegeben werden und die Datenbank ist erfolgreich geöffnet. Version: Seite 22 von 25

23 7 FAQ-Liste 7.1 Passwort Datenbank versenden Möchte man eine Passwort-Datenbank per versenden, müssen zwei Dateien verschickt werden. Die Dateien haben denselben Namen und die Endungen.kdbx und.p7mkey. Beide Dateien müssen als Paar betrachtet und zusammen verschickt werden. Abbildung Dateien mit Endung KDBX & P7MKEY verschicken Zusatz: Die.kdbx Datei beinhaltet die verschlüsselte Passwort Datenbank und die.p7mkey Datei beinhaltet die Berechtigungen, für den Zugriff auf die Passwort Datenbank. 7.2 Fehlendes Zertifikat hinzufügen Abbildung Zertifikatsauswahl Es gibt unterschiedliche Wege ein Zertifikat in den lokalen Zertifikatsspeicher aufzunehmen. Der einfachste Weg ist der folgende: Lassen Sie sich von der Person eine signierte schicken, von der Sie das Zertifikat benötigen. Beantworten Sie diese und das Zertifikat wird automatisch auf dem Computer installiert. Signierte s sind in Outlook durch folgende Symbole erkennbar: Version: Seite 23 von 25

24 Abbildung Outlook Symbol signierte s Bei der Beantwortung einer signierten , wird das Zertifikat in den Zertifikatsspeicher aufgenommen und ist dann in dem Dialog für die Anlage einer Gruppen-Passwort- Datenbank verfügbar. 7.3 Firefox Plug-Ins im Zusammenhang mit KeePass Aus sicherheitstechnischen Gründen ist jede Erweiterung des Firefox untersagt. Im Zusammenhang mit KeePass zählen hierzu beispielsweise die Plug-Ins KeeForm, MozRepl und KeeFox dazu und dürfen nicht verwendet werden! 7.4 Beim Öffnen einer Datenbank habe ich keinen Schlüsseldatei - Eintrag KeePass benötigt etwas Zeit, um die Erweiterung zu erkennen und zu laden. Falls die Einträge auch nach einigen Sekunden nicht vorhanden sind, hilft ein Neustart der Software, um dieses Problem zu beheben. 7.5 Wird die Passwort-Datenbank automatisch gesichert? Nein. Wie bei anderen Dokumenten üblich, sollte selbständig ein regelmäßiges ein Back-Up der Datei gemacht werden. Hierfür eignet sich das persönliche Netzlaufwerk am besten. Für die Sicherung muss die KDBX-Datei und bei Verwendung des Smart-Tokens zusätzlich die P7MKEY-Datei gesichert werden. Abbildung Dateien mit Endung KDBX & P7MKEY kopieren Version: Seite 24 von 25

25 8 Abbildungsverzeichnis Abbildung Anlegen einer Passwort-Datenbank... 7 Abbildung Speichern der Passwort-Datenbank... 7 Abbildung Konfiguration der Schlüsseldatei... 8 Abbildung Änderungen bestätigen... 8 Abbildung Datenbank erfolgreich angelegt... 9 Abbildung Datenbank automatisch abspeichern... 9 Abbildung Anlegen einer Passwort-Datenbank...10 Abbildung Speichern der Passwort-Datenbank...10 Abbildung Konfiguration der Schlüsseldatei...11 Abbildung Auswahl der berechtigten Personen...11 Abbildung Änderungen bestätigen...12 Abbildung Datenbank automatisch abspeichern...12 Abbildung Anlegen einer Passwort-Datenbank...13 Abbildung Speichern der Passwort-Datenbank...13 Abbildung Konfiguration des Passwortes...14 Abbildung Änderungen bestätigen...14 Abbildung Datenbank erfolgreich angelegt...15 Abbildung Datenbank automatisch speichern...15 Abbildung Passwort-Eintrag anlegen...16 Abbildung Detailansicht - Passwort anlegen...17 Abbildung Eintrag erfolgreich angelegt...17 Abbildung Kontextmenü - Passwort in Zwischenspeicher kopieren...18 Abbildung Passwort durch Kontextmenü in Anwendung einfügen...18 Abbildung Eingabefeld von Benutzername anklicken...19 Abbildung KeePass - Kontextmenü - AutoType ausführen...20 Abbildung Doppelklick auf URL...20 Abbildung Kontextmenü - Eintrag löschen...21 Abbildung Passwort-Datenbank öffnen...21 Abbildung Passwort-Datenbank auswählen...22 Abbildung Auswahl Schlüsseldatei/Passwort...22 Abbildung Dateien mit Endung KDBX & P7MKEY verschicken...23 Abbildung Zertifikatsauswahl...23 Abbildung Outlook Symbol signierte s...24 Abbildung Dateien mit Endung KDBX & P7MKEY kopieren...24 Version: Seite 25 von 25