Dokumentenmanagement als Dienst (DMS as a Service, DaaS)

Transkript

1 Hessisches Ministerium des Innern und für Sport Dokumentenmanagement als Dienst (DMS as a Service, DaaS) Dr. Markus Unverzagt Referat Architekturmanagement Abteilung E-Government und Verwaltungsinformatik Hannover, März 2010

2 Folie 2

3 Neulich auf dem Flur Sarah W. Sachbearbeiterin Benutzt täglich Fachverfahren; Office 2007 Produkte Outlook, Word, Excel; SAP; Dateiablagen; DMS (eakte) Folie 3

4 Neulich auf dem Flur Tim M. IT Architekt Vereinfachung der IT Nutzung; Integration von Fach- und Querschnittsverfahren; Standardisierung Folie 4

5 Neulich auf dem Flur Gut, dass ich Dich treffe! Folie 5

6 Neulich auf dem Flur Kannst Du mir erklären, warum ich zur Bearbeitung eines einfachen Vorgangs mehrere Anwendungen benötige? Folie 6

7 Neulich auf dem Flur Nun Folie 7

8 Neulich auf dem Flur Fast jeder Prozessschritt hat individuelle Anforderungen und somit eine passende Anwendung. Folie 8

9 Neulich auf dem Flur mindestens eine Folie 9

10 Neulich auf dem Flur Lässt sich dies nicht vereinfachen? Ich wünsche mir, nur noch eine Benutzeroberfläche bedienen zu müssen. Folie 10

11 Neulich auf dem Flur Ja. Mit dem Konzept des Integrierten Verwaltungsarbeitsplatzes konnten wir genau dieses Ziel erreichen. Folie 11

12 Neulich auf dem Flur Stimmt. Allerdings sind meine Dokumente noch immer in unterschiedlichen Systemen verstreut Folie 12

13 Neulich auf dem Flur Außerdem muss ich noch immer das DMS starten, um die Bescheide den Akten und Vorgängen von Hand zuzuordnen. Folie 13

14 Neulich auf dem Flur Und dies obwohl in dem ganzen Geschäftsprozess von Anfang an das Aktenzeichen und der Vorgang bekannt ist. Folie 14

15 Neulich auf dem Flur Mit diesen Informationen sollten sich die aktenrelevanten Informationen doch automatisch ohne Benutzerinteraktion ablegen lassen, oder? Folie 15

16 Anforderungen an die IT Arbeiten in der gewohnten Benutzeroberfläche Zugriff auf alle im Kontext relevanten Informationen Elektronische Aktenführung ohne Benutzerinteraktion Vereinfachter Zugriff auf verteilte Informationen Folie 16

17 Ziele DMS as a Service Ermöglichen der elektronischen Aktenführung ohne Benutzerinterkation Einheitliche Nutzung von unterschiedlichen informationsführenden Systemen (Repositories) Standardisierte, technologieunabhängige Schnittstelle Folie 17

18 Folie 18

19 Antragsteller Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Folie 19

20 Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Fileshare Folie 20

21 Sachbearbeiter Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Fileshare SharePoint Folie 21

22 Sachbearbeiter Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Fileshare SharePoint Folie 22

23 Sachbearbeiter Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Fileshare SharePoint DOMEA Folie 23

24 Folie 7 Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Fileshare SharePoint DOMEA Folie 24

25 Antragsteller Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen Fileshare SharePoint DOMEA Folie 25

26 Antragsteller Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen Fileshare SharePoint DOMEA Folie 26

27 PDF PDF Antragsteller Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen Fileshare SharePoint DOMEA Folie 27

28 Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen PDF PDF Fileshare SharePoint DOMEA earchiv Inhalt und Zugriff in proprietären Formaten / Schnittstellen Folie 28

29 Folie 29

30 Wo ist nur? Wie finde ich nur...? Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen Fileshare SharePoint DOMEA earchiv PDF PDF Folie 30

31 Strategy illustration Past Future Folie 31

32 Strategy illustration Gegenwart Zukunft Dezentrale Informationsverwaltung Enterprise Content Management Past Folie 32

33 Folie 33

34 Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen Schnittstelle Schnittstelle Schnittstelle Schnittstelle Anwendung Fileshare SharePoint DOMEA earchiv Folie 34

35 Lösung 1: Java Specification Request (JSR) 170 Pro Content Repository API for Java (JCR) Speichern, Suchen und Abrufen hierarchischer Daten wird unterstützt In Javabasierten Anwendungen etablierter Standard Kontra Nicht technologieunabhängig Fazit Durch die Technologieabhängigkeit kein universeller Einsatz möglich. Keine Option in heterogenen Systemlandschaften. Folie 35

36 Lösung 2: Content Management Interoperability Services (CMIS) Pro Initiative namhafter Hersteller von Enterprise Content Management Systemen (ECM) Spezifikation definiert ein Domänen-Modell das sowohl ein Datenmodell als auch ein Servicemodell beinhaltet Standardisierung durch die OASIS Kontra Version 1.0 (Draft) seit November 2009 Bislang noch nicht in Produkten verfügbar Fazit Technologieunabhängige Spezifikation. Daher für den Einsatz in heterogenen Anwendungslandschaften geeignet. Folie 36

37 Folie 14 PDF PDF Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen CMIS CMIS CMIS CMIS Fileshare SharePoint DOMEA earchiv Folie 37

38 Status Quo PDF PDF Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen CMIS CMIS CMIS CMIS Fileshare SharePoint DOMEA earchiv Folie 38

39 Status Quo CeBIT 2010 PDF PDF Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen CMIS CMIS (+) Fileshare SharePoint DOMEA Folie 39

40 Zielarchitektur PDF PDF Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen CMIS Fileshare CMIS SharePoint CMIS DOMEA Folie 40

41 Zielarchitektur PDF PDF Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen CMIS Fileshare CMIS SharePoint CMIS DOMEA Folie 41

42 Zielarchitektur PDF PDF Sachbearbeiter Antrag stellen Antrag entgegennehmen Prüfung vornehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden Bescheid entgegennehmen Service Host / Service Governance CMIS CMIS CMIS CMIS Fileshare SharePoint DOMEA earchiv Folie 42

43 Folie 43

44 DMS as a Service: Fazit + Chancen - Herausforderungen Keine Benutzerinteraktion erforderlich CRUD-Operationen direkt aus Geschäftsprozessen Integrierter Verwaltungsarbeitsplatz Vereinfachte Enterprise-Suche möglich, da Methoden für einheitliche Indizierung definiert Austausch von Informationsobjekten zwischen Repositories Erweiterung der MOSS-DOMEA Kopplung Vermeidung proprietärer Schnittstellen Keine Transformationslogik in einem EAI Werkzeug Abstraktionen sind nur dann erfolgreich, wenn der kleinste gemeinsame Nenner an Methoden identifiziert wird Spezifikation kennt keine Vorgänge, Akten, (Zentrales / Föderiertes) Identitäts- und Rollenmanagement wird an zentraler Stelle vorausgesetzt Folie 44

45 Folie 45