E-Government soll in der Schweiz vorangetrieben werden: Konsultation eröffnet

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1 news.admin.ch E-Government soll in der Schweiz vorangetrieben werden: Konsultation eröffnet Bern, Der Steuerungsausschuss E-Government Schweiz hat Ende Februar die überarbeiteten Grundlagendokumente für die E-Government-Zusammenarbeit ab 2016 zur Konsultation freigegeben. Bund, Kantone und Gemeinden erhalten somit die weiterentwickelte Strategie und die überarbeitete Rahmenvereinbarung sowie das neue Umsetzungskonzept zur Stellungnahme. Der Steuerungsausschuss hat zudem Kenntnis genommen vom Abschluss des priorisierten Vorhabens «A1.18 Meldungen von Zivilstandesänderungen». Basierend auf der E-Government-Strategie Schweiz von 2007 und der öffentlich-rechtlichen Rahmenvereinbarung treiben Bund, Kantone und Gemeinden E-Government in der Schweiz gemeinsam voran. Die Rahmenvereinbarung ist noch bis Ende 2015 gültig. Vor diesem Hintergrund hat der aus Vertretern aller föderalen Ebenen zusammengesetzte Steuerungsausschuss E-Government Schweiz Ende 2013 den Prozess zur Erneuerung der E- Government-Zusammenarbeit in der Schweiz lanciert. Der Steuerungsausschuss hat die Entwürfe der erneuerten Grundlagedokumente zur Konsultation zuhanden des Bundes, der Konferenz der Kantonsregierungen (KdK) sowie zuhanden des Städte- und des Gemeindeverbandes freigegeben. Weiterentwicklung und Überarbeitung von Strategie und Rahmenvereinbarung Die Resultate aus dem Controlling des Programms E-Government Schweiz und des Aktionsplans sowie die Ergebnisse der Anhörung bei den entsprechenden Fachstellen im Sommer 2014 haben die wichtigsten Handlungsfelder aufgezeigt, in denen die E- Government-Zusammenarbeit ab 2016 optimiert werden kann. Dementsprechend hat die Geschäftsstelle E-Government Schweiz gemeinsam mit dem erweiterten Projektteam aus Fachleuten aller föderalen Ebenen die E-Government-Strategie Schweiz weiterentwickelt und darauf abgestützt die Rahmenvereinbarung überarbeitet. Neu enthält die Strategie Ziele, deren Erfüllung auf operativer Ebene evaluiert werden kann. In der überarbeiteten Rahmenvereinbarung wird ein neues Steuerungs- und Umsetzungskonzept verankert, das einen stärkeren Einbezug von Fachleuten aller föderalen Ebenen in die Entscheidungsprozesse sowie eine stärkere Steuerung und eine Bündelung der umzusetzenden Projekte vorsieht. Schwerpunktplan anstelle des Katalogs priorisierter Vorhaben In einer im Sommer 2014 durchgeführten Anhörung wünschten viele Organisationen eine Fokussierung auf eine kleinere Anzahl Projekte mit strategischer Bedeutung. Auch das seit 2009 geführte Programmcontrolling zeigt, dass mit einer Bündelung der Anstrengungen auf weniger Projekte von grösserer Verbindlichkeit mit den vorhandenen Mitteln mehr Wirkung erzielt werden kann. Für die Umsetzung der E-Government-Strategie Schweiz soll daher ab 2016 ein Schwerpunktplan definiert werden, der den heutigen Katalog mit 59 priorisierten Vorhaben sowie den Aktionsplan ersetzt. Wenige Projekte und dauerhafte gemeinsame Aufgaben, die strategisch relevant sind, werden über

2 Leistungsvereinbarungen an verantwortliche Organisationen übertragen. Während der aus Exekutivmitgliedern aller föderalen Ebenen politisch zusammengesetzte Steuerungsausschuss weiterhin die strategische Gesamtsteuerung wahrnimmt, liegt neu das Controlling und Risikomanagement der Umsetzung bei einem operativen Steuerungsgremium, dem aus Fachleuten aller föderalen Ebenen zusammengesetzten Planungsausschuss. Dies ermöglicht eine engere Begleitung und Steuerung der festgelegten Massnahmen. Das Konzept des Schwerpunktplans wird Bund, Kantonen und Gemeinden ebenfalls zur Konsultation vorgelegt. Zivilstandsänderungen elektronisch melden Im Vorhaben «A1.18 Meldung von Zivilstandsänderungen» wurden bis Februar 2010 die Voraussetzungen geschaffen, dass Gemeinden die Meldungen von Zivilstandsänderungen elektronisch erhalten können. Nun ist diese E-Government-Lösung weitgehend eingeführt. Mit einer Anpassung der Zivilstandsverordnung 2013 (Art. 49 Abs. 3), wonach Meldungen von Zivilstandesänderungen an die Gemeinden ausschliesslich auf dem elektronischen Weg erfolgen dürfen, konnte das Vorhaben beschleunigt werden. Somit ist das elektronische Meldewesen per Ende 2014 bereits in 80% der Schweizer Gemeinden umgesetzt, und das Vorhaben A1.18 konnte abgeschlossen werden. Das Bundesamt für Justiz treibt als federführende Organisation die elektronische Meldung der Zivilstandsänderungen bis zur vollständigen Etablierung in der Schweiz weiter voran. Adresse für Rückfragen: Anna Faoro, Geschäftsstelle E-Government Schweiz Tel , Herausgeber: Eidgenössisches Finanzdepartement Internet: Schweizerische Bundeskanzlei

3 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation

4 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation 1 EINLEITUNG E-Government bedeutet den Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) in öffentlichen Verwaltungen in Verbindung mit organisatorischen Änderungen und neuen Fähigkeiten, um öffentliche Dienste und demokratische Prozesse zu verbessern und die Gestaltung und Durchführung staatlicher Politik zu erleichtern. 1 Die Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) hat in der heutigen Gesellschaft eine zentrale Rolle eingenommen. Gemäss den Ergebnissen der Erhebung des Bundesamtes für Statistik (BFS) über die Internetnutzung in den Schweizer Haushalten im Jahr haben 84 Prozent der erwachsenen Bevölkerung das Internet genutzt. Auch die mobile Nutzung des Internet ist infolge der technologischen Entwicklung und der zunehmenden Verbreitung der mobilen Endgeräte deutlich angestiegen. So surften 2014 zwei Drittel der Internetnutzerinnen und -nutzer nicht nur zu Hause oder am Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs. Der Anspruch von E-Government soll es sein, diesen technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen in der Verwaltungstätigkeit und insbesondere in der Interaktion mit der Bevölkerung und Wirtschaft Rechnung zu tragen. E-Government trägt dazu bei, dass die Schweiz auch in Zukunft zu den attraktivsten Standorten für Organisationen und Unternehmen gehört, über eine leistungsfähige Verwaltung verfügt und die Lebensqualität der Bevölkerung hoch ist hat der Bundesrat die erste E-Government-Strategie Schweiz 3 verabschiedet. Diese wurde in enger Zusammenarbeit zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden entwickelt. Sie bildete die Basis für Bund, Kantone und Gemeinden, ihre Bestrebungen auf gemeinsame Ziele auszurichten und legte Grundsätze, Vorgehen sowie Instrumente zu deren Umsetzung fest. Mit der E-Government-Strategie Schweiz von 2007 wurde in der Schweiz der Grundstein für die interföderale Zusammenarbeit im Bereich E-Government gelegt. Namentlich die Kantone haben ihr Vorgehen auf die Strategie ausgerichtet und so die Basis für eine koordinierte Umsetzung geschaffen. Der Erfolg der ersten E-Government-Strategie Schweiz zeigt sich auch im Rückblick auf die Positionierung der Schweiz im internationalen Vergleich. So platzierte sich die Schweiz 2009 im E-Government-Benchmark-Bericht der EU noch als Schlusslicht. 4 Seither hat das Schweizer E-Government aufgeholt und positioniert sich heute im guten Mittelfeld 5. Die E-Government-Strategie von 2007 behält in ihrer Ausrichtung Gültigkeit, wurde aber punktuell weiterentwickelt. Einerseits wurde die Strategie an die seit 2007 stark veränderten technologischen Rahmenbedingungen angepasst. Sie kann so Ansprüche berücksichtigen, die mit der Verbreitung des Internet, mobiler Geräte und neuer Technologien wie Cloud Computing einhergehen. Andererseits wurden die Zielsetzungen der vorliegenden Strategie geschärft. Die hierfür erarbeiteten strategischen Ziele sind über operationalisierte Ziele auf der Umsetzungsebene messbar. Auf die vorliegende E-Government-Strategie abgestimmt sind die überarbeitete öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung zwischen Bund und Kantonen sowie der Schwerpunktplan. Diese definieren die Aspekte der Zusammenarbeit, der Organisation und der Umsetzung. Im Schwerpunktplan geführt werden die operativen Ziele, die eine messbare Umsetzung der strate- 1 Digitale Strategie, Strategie i2010, Aktionsplan eeurope; EU: 2 OMNIBUS 2014; Bundesamt für Statistik BFS: 3 E-Government-Strategie Schweiz, Bundesrat: 4 E-Government-Benchmark-Bericht der EU, 2009 : 5 E-Government-Benchmark-Bericht der EU, 2014 : 2/7

5 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation gischen Ziele ermöglichen. Mit der Abstimmung von Rahmenvereinbarung und Schwerpunktplan auf die vorliegende E-Government-Strategie Schweiz ist eine effiziente Umsetzung der vorliegenden E-Government-Strategie ermöglicht. Diese gemeinsame E-Government-Strategie Schweiz richtet sich an die im Handlungsfeld E- Government beteiligten Akteure. Auf Seiten der öffentlichen Verwaltung sind dies insbesondere die Bundesstellen sowie die Kantons- und Gemeindeverwaltungen, die E-Government umsetzen. Des Weiteren soll diese Strategie auch Organisationen sowie private und öffentlich-rechtliche Unternehmen, die sich an der Umsetzung beteiligen, als Orientierungshilfe dienen. Die E-Government-Strategie Schweiz ist eine Teilstrategie der Strategie des Bundesrates für die Informationsgesellschaft in der Schweiz 6 und stützt sich auf die Recommendation of the Council on Digital Government Strategies der OECD 7 ab. 6 Strategie des Bundesrates für die Informationsgesellschaft in der Schweiz, 2012: / dex.html?lang=de&download=nhzlp- Zeg7t,lnp6I0NTU042l2Z6ln1acy4Zn4Z2qZpnO2Yuq2Z6gpJCDe3x3g2ym162epYbg2c_JjKbNoKSn6A-- 7 Recommendation of the Council on Digital Government Strategies, 2014: 3/7

6 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation 2 LEITBILD Mit der vorliegenden Strategie wird das folgende Leitbild verfolgt: «E-Government ist selbstverständlich: Schnelle, transparente und wirtschaftliche elektronische Behördenleistungen für Bevölkerung, Wirtschaft und Verwaltung.» Dieses Leitbild bekräftigt die drei Ziele, die in der E-Government-Strategie 2007 formuliert wurden: Die Bevölkerung kann die wichtigen häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab; Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch; 4/7

7 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation 3 STRATEGISCHE ZIELE Die strategischen Ziele dienen dazu, die im Leitbild definierte Zielsetzung zu erreichen. Sie bilden die Grundlage für die Priorisierung im Rahmen der Strategieumsetzung. Sie werden für den Schwerpunktplan operationalisiert, d.h. konkretisiert und messbar formuliert. Darauf abgestimmte Massnahmen stellen die Zielerreichung sicher. I. Dienstleistungsorientierung Die elektronischen Behördenleistungen sind einfach nutzbar, transparent und sicher. E-Government-Angebote werden so bereitgestellt, dass sie ohne besondere Kenntnisse von behördlichen Zuständigkeiten und ohne technisches Spezialwissen genutzt werden können. Die Dienstleistung ist auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer ausgerichtet und wenn immer möglich geräteunabhängig und mobil nutzbar. Transparenz und Sicherheit bei der Abwicklung von Online-Transaktionen sichern das Vertrauen der Bevölkerung und der Wirtschaft in E-Government. II. Nutzen und Effizienz E-Government schafft für Bevölkerung, Wirtschaft und Behörden einen Mehrwert und reduziert bei allen Beteiligten den Aufwand bei der Abwicklung von Behördengeschäften. Es werden diejenigen Behördenleistungen elektronisch umgesetzt, die Bevölkerung, Wirtschaft und Behörden am meisten Nutzen bringen. Der Bedarf wird bei den genannten Anspruchsgruppen ermittelt. Mit der durchgängigen elektronischen Abwicklung von Behördengeschäften können Prozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden. III. Innovation und Standortförderung E-Government nutzt Innovationen und fördert damit die Attraktivität des Wirtschaftsstandortes und Lebensraums Schweiz. Mit E-Government werden die nationalen und internationalen Fortschritte im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien für die Modernisierung der Verwaltung eingesetzt. Sowohl die Dienstleistungen als auch die Kommunikation der Behörden werden weiterentwickelt und im Bereich der E-Partizipation erweitert. IV. Nachhaltigkeit Die Mehrfachnutzung von Lösungen wird gefördert. Eine gemeinsam getragene Organisation stellt die Nachhaltigkeit von E-Government-Diensten sicher, indem sie diese auf Nachfrage umsetzt und betreibt. Um Investitionssicherheit zu garantieren und die Wiederverwendung von E-Government-Lösungen zu fördern, ist Nachhaltigkeit im Betrieb nötig. E-Government zeigt am meisten Wirkung, wenn projektspezifische lokale, regionale oder nationale Kooperationen gebildet werden. Basismodule für die Ausbreitung von E-Government werden einmal realisiert und gemeinsam genutzt. 5/7

8 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation 4 PRINZIPIEN Die Prinzipien bilden die Handlungsgrundsätze für die Umsetzung der E-Government-Strategie. Sie sollen in der Zusammenarbeit zwischen den E-Government-Akteuren sowie bei der Realisierung von E-Government-Projekten berücksichtigt werden. A. Fokussierung und Priorisierung Die gesamtschweizerischen E-Government-Anstrengungen fokussieren wenige Schwerpunkte, die für die Umsetzung von E-Government grundlegend sind. Die Steuerung und das strategische Controlling erfolgen gemeinsam und basieren auf einem gemeinsam definierten Schwerpunktplan. B. Austausch und Koordination Die Umsetzung der E-Government-Strategie erfolgt unter Einbindung der relevanten Akteure. Der Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den föderalen Ebenen sowie den privatwirtschaftlichen Akteuren, der Wissenschaft und weiteren Organisationen werden aktiv gefördert. C. Standardisierung und Wirtschaftlichkeit Die technische Interoperabilität wird durch die Befolgung der relevanten E-Government-Standards sichergestellt. Erfolgreiche Praxisbeispiele sollen gefördert und Investitionen optimal genutzt werden. Zugleich soll das Potential innovativer Ansätze und Lösungen vorangetrieben werden. D. Prozessoptimierung Die elektronischen Behördenleistungen orientieren sich an einem fach- und verwaltungsübergreifenden Dienstleistungs- und Prozessverständnis. Sie dienen der Optimierung der Verwaltungsprozesse und fördern die Durchgängigkeit von Prozessen über Verwaltungsgrenzen hinweg. E. Rechtsgrundlagen, Datenschutz und IT-Sicherheit Bei der Umsetzung neuer Lösungen werden dem Rechtssetzungsbedarf, dem Datenschutz und der IT-Sicherheit frühzeitig Rechnung getragen. F. Zugang für alle Bei der Umsetzung von E-Government-Projekten wird darauf geachtet, dass keine zusätzlichen Hürden für die Nutzung entstehen. Die Erfüllung von anerkannter Standards garantiert einen barrierefreien Zugang auch für ältere Menschen und Menschen mit Behinderungen. 6/7

9 E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 Entwurfsversion zur Konsultation 5 UMSETZUNG E-Government ist fach- und verwaltungsübergreifend und weist in der Umsetzung einen entsprechend hohen Koordinationsbedarf auf. Die Zusammenarbeit der drei Staatsebenen ist daher für die erfolgreiche Umsetzung von E-Government essentiell. Mit der vorliegenden E- Government-Strategie legen der Bundesrat, die Konferenz der Kantonsregierungen (KdK) und der Städte- und Gemeindeverband fest, was sie im E-Government gemeinsam erreichen wollen. Zur organisatorischen Umsetzung dieser Strategie schliessen der Bundesrat und die Kantone vertreten durch die KdK eine öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz ab. Darin werden insbesondere die Aufgaben und Kompetenzen sowie Zuständigkeiten bei der E-Government-Zusammenarbeit festgelegt. Darauf aufbauend stellen die Kantone die E-Government-Koordination und -Zusammenarbeit mit ihren Gemeinden sicher. Gemäss der vorliegenden E-Government-Strategie werden die gemeinsamen E-Government- Anstrengungen in der Schweiz auf wenige Schwerpunkte ausgerichtet. Diese werden im Schwerpunktplan definiert. Als Umsetzungsinstrument der E-Government-Strategie sind im Schwerpunktplan sowohl die operativen Ziele als auch die strategischen Leistungen und Projekte aufgeführt. Im Schwerpunktplan festgelegt sind die für die Realisierung der Projekte und Leistungen wesentlichen kurz-, mittel- und langfristigen Massnahmen sowie deren Finanzierung. Zur Umsetzung der Strategie ist jährlich ein Statusbericht zu erstellen, der die Umsetzungsfortschritte und den Zielerreichungsstatus aufzeigt. 6 ÜBERPRÜFUNG Die vorliegende E-Government-Strategie ist spätestens nach vier Jahren auf ihre Aktualität zu überprüfen. 7/7

10 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab2016) Vom Bundesrat am verabschiedet. Durch die Plenarversammlung der Konferenz der Kantonsregierungen am genehmigt. Der Schweizerische Bundesrat und die Konferenz der Kantonsregierungen (KdK), gestützt auf die E-Government-Strategie Schweiz, die dem Leitbild folgt, E-Government ist selbstverständlich: Schnelle, transparente und wirtschaftliche elektronische Behördenleistungen für Bevölkerung, Wirtschaft und Verwaltung, treffen die folgende Vereinbarung: 1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen Art. 1 Zweck und Geltungsbereich Diese Rahmenvereinbarung regelt die Zusammenarbeit von Bund und Kantonen bei der Umsetzung der E-Government-Strategie Schweiz ab Art. 2 Zusammenarbeit 1 Bund, Kantone und Gemeinden stellen eine koordinierte Umsetzung der E-Government-Strategie Schweiz sicher. Sie unterstützen einander im Rahmen der Vereinbarung in der Erfüllung des gemeinsamen Leitbildes. Sie richten sich für ihren Bereich an den Entscheidungen der in dieser Rahmenvereinbarung vorgesehenen Organe aus und stellen Ideen, Methoden und Lösungen im Rahmen der rechtlichen Vorgaben den Partnern zur Verfügung. 2 Die Kantone bewahren ihre Eigenständigkeit und es wird durch die Unterzeichnung dieser Rahmenvereinbarung nicht in ihren Kompetenz- und Organisationsbereich eingegriffen. Sie sorgen für den Einbezug der Gemeinden in die Zielerfüllung. 3 Die Organisation E-Government Schweiz mit einem Steuerungsausschuss, einem Planungsausschuss und einer Geschäftsstelle stellt die koordinierte Umsetzung sicher. Art. 3 Mehrfachnutzung von Daten und Leistungen 1 Die Gemeinwesen sind dafür besorgt, dass keine unnötigen rechtlichen oder tatsächlichen Schranken die Nutzung ihrer Daten oder Leistungen durch andere

11 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) Schweizer Gemeinwesen behindern, insbesondere im Hinblick auf die rechtlichen Vorgaben über die Geheimhaltung, den Datenschutz, das öffentliche Beschaffungswesen und die Übertragung von Nutzungsrechten. 2 Bei Entwicklungsleistungen Dritter lassen sich die Gemeinwesen zu diesem Zweck, soweit möglich, die notwendigen Nutzungsrechte an Immaterialgütern einräumen. Art. 4 Standards 1 Bei der Erarbeitung von E-Government-Leistungen oder Teilen davon orientieren sich die Gemeinwesen an international, gegebenenfalls an national anerkannten Standards. 2 Auf nationaler Ebene sind ech-standards massgeblich. Die Gemeinwesen erklären sie in der Regel, insbesondere bei Beschaffungen und Lösungsentwicklungen, für verbindlich. 3 Die Gemeinwesen wirken im Rahmen ihrer Möglichkeiten aktiv bei der Erarbeitung von Standards des Vereins ech mit. Art. 5 Koordination und fachlicher Austausch 1 Für die Koordination in technischen und fachlichen Bereichen der Informationsund Kommunikationstechnologie stellt die Schweizerische Informatikkonferenz (SIK) die entsprechenden Gefässe wie Fachgruppen als Kommunikationsplattformen zur Verfügung. 2 Empfehlungen der SIK über die technische Zusammenarbeit zwischen den öffentlichen Gemeinwesen werden berücksichtigt. 3 Für den fachlichen Austausch im Bereich E-Government setzt die Schweizerische Staatsschreiberkonferenz eine entsprechende Fachgruppe, bestehend aus den E- Government-Verantwortlichen aller Kantone, ein. 4 Der Bund definiert einen E-Government-Koordinator Bund, welcher den fachlichen Austausch im Bereich E-Government unter den Bundesämtern und der Bundeskanzlei sicherstellt und als primäre Ansprechstelle dient. Art. 6 Datenschutz und Informatiksicherheit Die an der E-Government-Zusammenarbeit Beteiligten: a. gewährleisten bei der Bearbeitung von Daten die Vorgaben nach dem Bundesgesetz vom 19. Juni über den Datenschutz beziehungsweise nach den jeweiligen kantonalen Datenschutzbestimmungen; 1 SR

12 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) b. treffen Massnahmen zum Schutz der Integrität und Verfügbarkeit der Informatiksysteme sowie zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachweisbarkeit der Daten, die in diesen Systemen gespeichert, verarbeitet und übertragen werden. Art. 7 Rechtsetzung Bund und Kantone stellen sicher, dass der Rechtsetzungsbedarf frühzeitig evaluiert wird und neu zu schaffende Rechtsgrundlagen zeitgerecht als Teilprojekte in die Projektplanung und -abwicklung aufgenommen werden. Art. 8 Zugang zu Leistungen 1 Bund und Kantone stellen sicher, dass der Zugang zu den E-Government- Angeboten einfach und sicher gewährleistet wird. 2 Für den staatsebenenübergreifenden, bedürfnisorientierten Zugang zu elektronischen Behördenleistungen und -informationen wird das Portal ch.ch durch die Bundeskanzlei betrieben. Grundlage hierfür ist eine Leistungsvereinbarung gemäss Art. 21. Art. 9 Betriebliche Abwicklung gemeinschaftlicher E-Government- Vorhaben Bund und Kantone schaffen die Voraussetzungen für die Organisation, die Finanzierung und den Betrieb von Querschnittsleistungen, Basisinfrastrukturen und weiteren Leistungsangeboten. 2. Abschnitt: Steuerungsausschuss Art. 10 Aufgaben und Kompetenzen 1 Der Steuerungsausschuss ist verantwortlich für die Umsetzung der E-Government- Strategie Schweiz. 2 Er hat namentlich folgende Aufgaben und Kompetenzen: a. Er genehmigt den "Schwerpunktplan", b. Er steuert die Umsetzung der Strategie und überprüft jährlich die Fortschritte der Umsetzung. Er genehmigt den Jahresbericht. c. Er informiert den Bundesrat, die Konferenz der Kantonsregierungen (KdK), den Städteverband, den Gemeindeverband und weitere interessierte Stellen über seine Beschlüsse. 3

13 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) d. Er nimmt zu strategischen Themen aus dem Bereich E-Government Stellung. Art. 11 Zusammensetzung 1 Der Steuerungsausschuss besteht aus insgesamt neun Mitgliedern, nämlich je drei Vertreterinnen oder Vertretern des Bundes, der Kantone und der Gemeinden. 2 Die Mitglieder werden wie folgt bestimmt: a. Die Vertretung des Bundes setzt sich zusammen aus dem Vorsteher oder der Vorsteherin des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD) sowie zwei weiteren Vertretern oder Vertreterinnen aus den weiteren Departementen und der Bundeskanzlei. Der Bundesrat bestimmt auf Antrag des EFD die Personen, die den Bund vertreten. b. Die Vertreterinnen und Vertreter der Kantone werden durch die KdK bestimmt. c. Die Vertreterinnen und Vertreter der Gemeinden werden durch den Städteverband und den Gemeindeverband bestimmt. Art. 12 Konstituierung und Arbeitsweise 1 Der Vorsitz des Steuerungsausschusses wird von den Mitgliedern des Steuerungsausschusses bestimmt. Im Übrigen konstituiert sich der Steuerungsausschuss selbst. 2 Der Steuerungsausschuss trifft sich, wenn die Geschäfte es erfordern, mindestens aber zweimal jährlich oder wenn dies von mindestens drei Mitgliedern verlangt wird. 3 Einladung und Organisation der Sitzungen erfolgen durch die Geschäftsstelle. 4 Die Vorsitzende oder der Vorsitzende des Planungsausschusses und die Leiterin oder der Leiter der Geschäftsstelle nehmen beratend an den Sitzungen des Steuerungsausschusses teil. 5 Der Steuerungsausschuss bemüht sich grundsätzlich um konsensuale Meinungsfindung. Im Falle von Abstimmungen entscheidet er mit einfachem Mehr der anwesenden Mitglieder; jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der oder des Vorsitzenden. Er stellt sicher, dass nicht eine der föderalen Ebenen überstimmt wird. 6 Der Steuerungsausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens fünf Mitglieder, davon je mindestens eines von Bund, Kantonen sowie Gemeinden, anwesend sind. 7 Eine Stellvertretung ist bei Vorliegen wichtiger Gründe und mit vorgängiger Zustimmung der oder des Vorsitzenden des Steuerungsausschusses möglich. 4

14 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) 3. Abschnitt: Planungsausschuss Art. 13 Aufgaben und Kompetenzen 1 Der Planungsausschuss plant und koordiniert die Umsetzung der E-Government- Strategie und ist für die Umsetzung des Schwerpunktplans verantwortlich. 2 Der Planungsausschuss hat namentlich folgende Aufgaben und Kompetenzen: a. Er verabschiedet die Geschäfte zuhanden des Steuerungsausschusses. b. Er bereitet den Schwerpunktplan zuhanden des Steuerungsausschusses vor und ist für die Umsetzung namentlich das Controlling und Risikomanagement des laufenden Schwerpunktplans verantwortlich. c. Er vermittelt bei Meinungsverschiedenheiten zwischen den Vertragsparteien der Leistungsvereinbarungen und setzt sich für eine gütliche Einigung ein. d. Er überwacht die Arbeiten der Geschäftsstelle. Art. 14 Zusammensetzung 1 Der Planungsausschuss setzt sich aus jeweils drei E-Government-Fachleuten der Bundesverwaltung, der kantonalen Verwaltung und der kommunalen Verwaltung zusammen. Er kann Fachpersonen aus der Wirtschaft und der Wissenschaft beiziehen. 2 Die Mitglieder werden wie folgt bestimmt: a. Die Vertretung des Bundes setzt sich zusammen aus dem Koordinator für E- Government sowie zwei weiteren Vertreterinnen oder Vertretern aus den Departementen und der Bundeskanzlei. Der Bundesrat bestimmt auf Antrag des EFD die Personen, die den Bund vertreten. b. Die Vertreterinnen und Vertreter der Kantone werden durch die KdK bestimmt. c. Die Vertreterinnen und Vertreter der Gemeinden werden durch den Städteverband und den Gemeindeverband bestimmt. d. Der Bundesrat, die KdK, der Städteverband und der Gemeindeverband bestimmen zusätzlich jeweils zwei permanente Stellvertreterinnen oder Stellvertreter für ihre Delegierten. Art. 15 Konstituierung und Arbeitsweise 1 Der Vorsitz des Planungsausschusses wird von den Mitgliedern des Planungsausschusses bestimmt. Im Übrigen konstituiert sich der Planungsausschuss selbst. 2 Der Planungsausschuss trifft sich, wenn die Geschäfte es erfordern, mindestens aber viermal jährlich oder wenn dies von mindestens drei Mitgliedern verlangt wird. 5

15 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) 3 Einladung und Organisation der Sitzungen erfolgen durch die Geschäftsstelle. 4 Die Leiterin oder der Leiter der Geschäftsstelle nehmen beratend an den Sitzungen des Planungsausschusses teil. 5 Der Planungsausschuss bemüht sich grundsätzlich um konsensuale Meinungsfindung. Im Falle von Abstimmungen entscheidet er mit einfachem Mehr der anwesenden Mitglieder; jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der oder des Vorsitzenden. Er stellt sicher, dass nicht eine der föderalen Ebenen überstimmt wird. 6 Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens fünf Mitglieder, davon je mindestens eines von Bund, Kantonen sowie Gemeinden, anwesend sind. 7 Eine Stellvertretung ist durch eine oder einen der permanenten Stellvertreterinnen oder Stellvertreter möglich. 4. Abschnitt: Geschäftsstelle Art. 16 Aufgaben und Kompetenzen 1 Die Geschäftsstelle ist das Stabsorgan des Steuerungsausschusses und des Planungsausschusses. Sie unterstützt die Leistungs- und Projektverantwortlichen im Rahmen des Schwerpunktplans. 2 Sie hat namentlich folgende Aufgaben: a. Sie bereitet die Geschäfte des Steuerungsausschusses und des Planungsausschusses vor und führt das Protokoll der Sitzungen. Sie stellt den Einbezug der Vertragsparteien der vorliegenden Rahmenvereinbarung bei der Vorbereitung der wichtigsten Geschäfte sicher. Sie stellt die Umsetzung der Entscheide des Steuerungsausschusses und des Planungsausschusses sicher. b. Sie erarbeitet die Leistungs- und Projektvereinbarungen und die Grundlagen für den Schwerpunktplan zuhanden des Planungs- und des Steuerungsausschusses. c. Sie ist Anlaufstelle für die Leistungs- und Projektverantwortlichen und zuständig für den Aufbau und die Pflege des Beziehungsnetzes mit den Kantonen und den involvierten Bundesstellen. d. Sie schliesst gemäss des Schwerpunktplans mit den Leistungs- und den Projektverantwortlichen Leistungsvereinbarungen ab und stellt den Kommunikationsfluss zum Planungs- und Steuerungsausschuss sicher. e. Sie stellt durch geeignete Kommunikationsmassnahmen die notwendige Transparenz sicher. f. Sie arbeitet mit der Schweizerischen Staatschreiberkonferenz namentlich deren Fachgruppe E-Government und der Geschäftsstelle der SIK als Kommu- 6

16 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) nikations- und Koordinationsdrehscheibe zu den Kantonen und den Gemeinden zusammen. g. Sie stellt das Controlling für die Einhaltung der Leistungsvereinbarungen sicher. h. Sie beobachtet die E-Government-Aktivitäten in der Schweiz und im Ausland, erkennt Doppelspurigkeiten und mögliche Synergien. i. Sie erstellt und betreibt zur Unterstützung der Steuerung ein schweizweites Leistungsinventar, welches den Umsetzungsstand und die erreichte Maturität der elektronischen Behördenleistungen zeigt. j. Sie unterstützt insbesondere die Leistungs- und Projektverantwortlichen in rechtlichen Fragen im Sinne von Art. 6. k. Sie fördert und koordiniert den Kulturwandel in der Verwaltung aller föderalen Ebenen in Absprache mit den Kantonen und dem Schweizerischen Gemeinde- und dem Städteverband durch geeignete Massnahmen gemäss der E-Government-Strategie Schweiz. l. Sie erstellt zuhanden des Planungsausschusses die Grundlagen für die Erstellung des Jahresberichtes. Art. 17 Organisation und Finanzierung 1 Die Geschäftsstelle wird administrativ durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) 2, das zum EFD gehört, geführt, solange die Vertragsparteien dies als geeignet erachten. 2 Die Finanzierung des Personals und der Aufgaben der Geschäftsstelle werden durch den Bund und die Kantone gemeinschaftlich getragen. Der Bund und die Kantone übernehmen je die Hälfte der Ausgaben. 3 Der Steuerungsausschuss genehmigt auf Antrag des Planungsausschusses das Budget und die Rechnung der Geschäftsstelle. 5. Abschnitt: Schwerpunktplan Art. 18 Inhalt und Organisation 1 Die Umsetzung der E-Government-Strategie wird durch den Schwerpunktplan vorangetrieben, in welchem strategisch wichtige Leistungen und Projekte aufgeführt und die für ihre Realisierung wesentlichen kurz-, mittel- und langfristigen Massnahmen festgelegt werden. 2 Per wurde das «Informatikstrategieorgan Bund (ISB)» umbenennt zu «Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB» (BinfV; SR ) 7

17 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) 2 Der Steuerungsausschuss genehmigt auf Antrag des Planungsausschusses die im Schwerpunktplan aufgeführten operativen Ziele, die strategischen Leistungen und Projekte. 3 Im Schwerpunktplan sind die umzusetzenden Massnahmen des laufenden Jahres definiert. Eine Grobplanung von Massnahmen für die vier Folgejahre ist aufgeführt. Art. 19 Trägerschaft und Finanzierung 1 Gemäss den jeweiligen Anforderungen wird die Trägerschaft der strategischen Leistungen und Projekte durch den Planungsausschuss definiert, durch den Steuerungsausschuss beschlossen und über die Geschäftsstelle eine entsprechende Leistungsvereinbarung abgeschlossen. 2 Die im Schwerpunktplan aufgeführten strategischen Leistungen und Projekte werden über Leistungsvereinbarungen umgesetzt. Die Finanzierung der darin definierten Massnahmen wird durch den Schwerpunktplan gewährleistet. 3 Die Finanzierungsanteile für die im Schwerpunktplan aufgeführten strategischen Leistungen und Projekte werden durch den Bund und die Kantone gemeinschaftlich getragen. Der Bund und die Kantone übernehmen je die Hälfte der Ausgaben. 4 Der Steuerungsausschuss genehmigt auf Antrag des Planungsausschusses das Budget und die Rechnung des Schwerpunktplans. Art. 20 Aufgaben und Kompetenzen der Leistungs- und Projektverantwortlichen 1 Der Steuerungsausschuss setzt im Rahmen des Schwerpunktplans geeignete Organisationen als Leistungs- und Projektverantwortliche ein. Geeignet sind insbesondere Organisationen: a. die über geeignete und genügende Ressourcen und Erfahrung zur Wahrnehmung der Rolle verfügen; b. deren Aufgabengebiet sich auf derartige Leistungen oder Projekte erstreckt; und c. die bereits Vorarbeiten im Bereich der Leistung, respektive des Projekts geleistet haben. 2 Die Leistungs- und Projektverantwortlichen a. bestimmen ihre Projektleitungen; b. sorgen in Zusammenarbeit mit weiteren beteiligten Akteuren für das Rechtsetzungskonzept sowie für ein tragfähiges Organisationskonzept; c. gewährleisten die Einhaltung von Standards, achten auf die Interoperabilität der erarbeiteten Lösungen und berichten der Geschäftsstelle im Rahmen des Controllings regelmässig über den Stand der Arbeiten; 8

18 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) d. sorgen für die Umsetzung und Einhaltung der durch den Steuerungsausschuss und Planungsausschuss vorgegebenen Rahmenbedingungen; e. können den Planungsausschuss um fachliche Unterstützung angehen; f. unterbreiten über die Geschäftsstelle dem Planungsausschuss im Rahmen des Schwerpunktplans ihre Betriebs- resp. Projektplanung, Budget und die Jahresabrechnung. Art. 21 Leistungsvereinbarungen mit den Leistungs- und Projektverantwortlichen 1 Mit den Verantwortlichen von strategischen Leistungen und Projekten werden Leistungsvereinbarungen abgeschlossen. Diese definieren insbesondere: a. umzusetzenden Ziele, Aufgaben, Massnahmen und Meilensteine; b. die für die Umsetzung der Aufgaben und Massnahmen vorgesehenen finanziellen Mittel für maximal vier Jahre. 2 Die Leistungsvereinbarungen werden vom Planungsausschuss genehmigt. 6. Abschnitt: Finanzierung Art. 22 Finanzierung 1 Die Finanzierungsanteile für die im Schwerpunktplan aufgeführten Leistungen und Projekte sowie die Geschäftsstelle werden durch den Bund und die Kantone gemeinschaftlich getragen. Der Bund und die Kantone übernehmen je die Hälfte der Ausgaben. 2 Der auf die Kantone entfallende Anteil wird von der Konferenz der Kantonsregierungen aufgeteilt. 3 Die jährlichen Ausgaben für die Geschäftsstelle und den Schwerpunktplan dürfen gesamthaft 8 Millionen Franken nicht übersteigen. 7. Abschnitt: Schlussbestimmungen Art. 23 Inkrafttreten Diese Vereinbarung wird zwischen der KdK, die die Kantone vertritt, und dem Bundesrat abgeschlossen. Die Vereinbarung tritt, wenn sie von der KdK und vom Bundesrat verabschiedet ist, mit ihrer Veröffentlichung im Bundesblatt in Kraft und gilt mindestens bis Ende

19 Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz (ab 2016) Art. 24 Geltungsdauer und Kündigung Die Geltungsdauer dieser Vereinbarung wird jeweils um ein Jahr verlängert, sofern diese nicht von einer der beiden Vertragsparteien unter Einhaltung einer neunmonatigen Frist gekündigt wurde. Art. 25 Anpassungen dieser Rahmenvereinbarung 1 Mindestens alle vier Jahre werden die in dieser Rahmenvereinbarung definierten Modalitäten der Zusammenarbeit evaluiert. 2 Die KdK und der Bundesrat können auf Antrag des Steuerungsausschusses Anpassungen dieser Rahmenvereinbarung beschliessen. 10

20 E-Government Schweiz ab 2016 Konzept Schwerpunktplan Version für die Konsultation (Stand ) Inhalt 1 Zweck des Dokuments Management Summary Einleitung Ausgangslage Grundsätze und Ziele des Schwerpunktplans Verantwortung und Entscheidungskompetenz Aufbau des Schwerpunktplans Operative Ziele Strategische Leistungen Strategische Projekte Innovationen Budgetierung 1+ 4 Jahre Finanzierung Erstellung des Schwerpunktplans Definition von strategischen Leistungen und Projekten Kriterien für die Aufnahme in den Schwerpunktplan Strategische Leistungen Strategische Projekte Innovationen Umsetzung des Schwerpunktplans Unterstützung der strategischen Leistungen und Projekte Projektunterstützer/-innen für strategische Leistungen und Projekte Überprüfung der Zielerreichung und Controlling Grundsätzliches Controlling der strategischen Leistungen und Projekte Ziele des Controllings Controller / Controllerin Schwerpunktplan Erhebung und Instrumente Kommunikation Anhang a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

21 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan Abbildungen Abbildung 1 Aufbau Schwerpunktplan... 5 Abbildung 2: strategische Leistungen... 6 Abbildung 3: strategische Projekte... 7 Abbildung 4: Finanzierung Schwerpunktplan... 8 Abbildung 5: Ablauf Schwerpunktplan... 9 Tabellen Tabelle 1: Beispiele zu operativen Zielen... 6 Tabelle 2: Prozess zur Definition von strategischen Leistungen und Projekten a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

22 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan 1 Zweck des Dokuments Das vorliegende Konzept beschreibt den Schwerpunktplan, der als Instrument für die operative Umsetzung der E-Government-Strategie Schweiz ab 2016 vorgesehen ist. Das Konzept wird Bundesstellen, Kantonen und Gemeinden in einer Konsultation vorgelegt. 2 Management Summary Die öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz ist noch bis Ende 2015 gültig. Der Steuerungsausschuss E-Government Schweiz hat daher Ende 2013 den Prozess zur Erarbeitung der nötigen rechtlichen und institutionellen Grundlagen für die E-Government-Zusammenarbeit ab 2016 lanciert. Vor diesem Hintergrund hat die Geschäftsstelle E-Government Schweiz E-Government- Fachleuten aus der Verwaltung, der Wissenschaft und der Wirtschaft einbezogen, um wichtige Handlungsfelder für die Optimierung der zukünftigen E-Government-Zusammenarbeit auszuarbeiten. Im Sommer 2014 fand eine Anhörung zu E-Government Schweiz ab 2016 bei den E-Government-Fachstellen von Bund, Kantonen, Gemeinden und Organisationen statt. Eine Mehrzahl der Forderungen, die in den freien Stellungnahmen zur Anhörung geäussert wurden, betraf die gemeinsame Umsetzung von E-Government. Häufig dargelegt wurde die Notwendigkeit einer Fokussierung, stärkeren Priorisierung und vermehrten strategischen Ausrichtung bei der Bestimmung der umzusetzenden Vorhaben. Ein weiteres häufig geäussertes Anliegen betrifft die mehrjährige Finanzierung und damit die bessere Planbarkeit der gemeinsam umgesetzten E-Government-Projekte. Um diesen Forderungen nachzukommen, sollen die bisherigen Umsetzungsinstrumente, der Katalog priorisierter Vorhaben und der Aktionsplan, durch einen Schwerpunktplan abgelöst werden. Im Schwerpunktplan wird für die Umsetzung der strategischen Ziele eine begrenzte Anzahl von strategischen Leistungen und Projekten geführt. Der Schwerpunktplan wird jährlich vom Planungsausschuss E-Government Schweiz mit Unterstützung der Geschäftsstelle erarbeitet und vom Steuerungsausschuss verabschiedet. Im Schwerpunktplan werden die operativen Ziele aufgelistet, welche die strategischen Ziele operationalisieren und messbar machen. Die strategischen Leistungen und Projekte sowie die in ihrem Rahmen zu erreichenden Meilensteine sind im Schwerpunktplan inklusive Budgetbedarf für jeweils 5 Jahre (1+4) ausgewiesen. Die mehrjährig gesicherte Finanzierung ermöglicht auch eine langfristige Planung für die Leistungs- und Projektverantwortlichen. Auch die Massnahmen, die im Rahmen der strategischen Leistungen und Projekte zur Erreichung der operativen Ziele umgesetzt werden, sind im Schwerpunktplan aufgeführt. Die Geschäftsstelle E-Government begleitet die Umsetzung der strategischen Leistungen und Projekte und bietet bei Bedarf konkrete Unterstützung. Sie erstellt das Controlling und Risikomanagement zuhanden des Planungsausschusses. Die Finanzierung des Schwerpunktplans erfolgt paritätisch durch Bund und Kantone. Durch geeignete Kommunikationsmassnahmen unterstützt die Geschäftsstelle E-Government Schweiz die Leistungs- und Projektverantwortlichen und stellt die notwendige Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit sicher. 3 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

23 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan 3 Einleitung 3.1 Ausgangslage Die öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz ist noch bis Ende 2015 gültig. Der Steuerungsausschuss E-Government Schweiz hat daher Ende 2013 die Geschäftsstelle E-Government Schweiz beauftragt, die Erarbeitung der nötigen rechtlichen und institutionellen Grundlagen für die E-Government-Zusammenarbeit ab 2016 zu koordinieren. Die Geschäftsstelle hat dabei alle Partnerinstitutionen und -verbände bei der Weiterentwicklung und Neugestaltung von E-Government Schweiz miteinbezogen. Entsprechend den Ergebnissen aus Workshops, Umfragen und der Anhörung bei E-Government-Fachstellen hat die Geschäftsstelle gemeinsam mit dem erweiterten Projektteam, einer interföderalen Arbeitsgruppe, die E-Government-Strategie weiterentwickelt und die Rahmenvereinbarung überarbeitet. Ein zentrales Element der weiterentwickelten Strategie ist die Fokussierung bei der Umsetzung von E-Government auf wenige strategische Projekte und den Betrieb der wichtigsten strategischen Leistungen. Ein Schwerpunktplan dient als neues Instrument für die Strategieumsetzung. Darin werden operative Ziele aufgeführt, die den Umsetzungsstand der strategischen Ziele messbar machen und im Rahmen der strategischen Projekte und Leistungen umgesetzt werden. 3.2 Grundsätze und Ziele des Schwerpunktplans Der Schwerpunktplan ist gezielt auf die Erfüllung der strategischen Ziele ausgerichtet. Es werden dafür auf vier Jahre hinaus operative Ziele definiert, die jährlich angepasst und ergänzt werden können. Die strategischen Leistungen und Projekte, welche im Schwerpunktplan geführt werden, verfolgen die operativen und damit die strategischen Zielen. Der Schwerpunktplan wird jährlich überprüft und kann bei Bedarf unterjährig angepasst werden. 3.3 Verantwortung und Entscheidungskompetenz Der jährliche Schwerpunktplan wird vom Planungsausschuss erarbeitet und vom Steuerungsausschuss verabschiedet. Da in diesen Steuerungsgremien Bund, Kantone und Gemeinden mit je drei Delegierten vertreten sind, ist die Wahrung der Interessen aller Partner in der Erstellung des Schwerpunktplans gewährleistet. 4 Aufbau des Schwerpunktplans Der Schwerpunktplan besteht aus folgenden, durchgängig aufeinander abgestimmten Elementen: Operative Ziele Strategische Leistungen Strategische Projekte Innovationen Budgetübersicht 1+4 Jahre 4 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

24 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan Die einzelnen Elemente werden nachfolgend im Detail beschrieben. Abbildung 1 Aufbau Schwerpunktplan 4.1 Operative Ziele Die operativen Ziele werden von den strategischen Zielen abgeleitet. Letztere sind in der Strategie festgehalten. Die operativen Ziele werden für 4 Jahre definiert, jedoch jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst oder ergänzt. Die operativen Ziele werden eindeutig, messbar, akzeptiert, umsetzbar und terminiert beschrieben. Die strategischen Leistungen und Projekte verfolgen immer operative (und strategische) Ziele. Der Planungsausschuss beurteilt die operativen Ziele jährlich und passt sie nach Bedarf an. Beispiele für operative Ziele (OZ) und ihren Bezug zu den strategischen Zielen (SZ): SZ 1: Die elektronischen Behördenleistungen sind einfach nutzbar, transparent und sicher. E-Government-Angebote werden so bereitgestellt, dass sie ohne besondere Kenntnisse von behördlichen Zuständigkeiten und ohne technisches Spezialwissen genutzt werden können. Die Dienstleistung ist auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer ausgerichtet und wenn immer möglich geräteunabhängig und mobil nutzbar. Transparenz und Sicherheit bei der Abwicklung von Online-Transaktionen sichern das Vertrauen der Bevölkerung und der Wirtschaft in E Government. Operative Ziele zu SZ1 OZ1 Einfache Nutzung und Zugang Damit die Nutzerinnen und Nutzer möglichst einfach auf E-Government-Leistungen aller föderalen Ebenen zugreifen können, wird die Verknüpfung von Bürgerkontos per [Datum] gewährleistet. (IAM). OZ2 Mobilität Die Förderung von mobilen E-Government-Lösungen wird bis [Datum] durch die Erarbeitung entsprechender Standards vorangetrieben. OZ3 Transparenz Die Transparenz bei der Abwicklung von E-Government-Leistungen ( Tracking ) wird bis [Datum] durch die Erarbeitung entsprechender Standards vorangetrieben. 5 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

25 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan OZ4 Sicherheit Sichere elektronische Identitäts- Authentisierungs- und Signaturfunktionen ermöglichen die durchgängige elektronische Abwicklung von Behördenleistungen bis [Datum]. Tabelle 1: Beispiele zu operativen Zielen 4.2 Strategische Leistungen Für die Definition von strategischen Leistungen gelten folgende Grundsätze: Strategische Leistungen sind dauerhafte E-Government-Aufgaben von nationaler Bedeutung für Bevölkerung, Wirtschaft und Verwaltung. Strategische Leistungen entsprechen den operativen Zielen und werden wie folgt kategorisiert: Leistungen für die Bevölkerung: Auf der Basis von entsprechenden Analysen und Erhebungen werden die von der Bevölkerung am meisten nachgefragten E-Government Angebote als strategische Leistungen oder Projekte definiert, sofern sie eine national koordinierte Umsetzung oder Betrieb erfordern und deren Aufwand und Nutzenverhältnis positiv ist Leistungen für die Wirtschaft: Auf der Basis von entsprechenden Analysen und Erhebungen werden die von der Wirtschaft am meisten nachgefragten E-Government Angebote als strategische Leistungen oder Projekte definiert, sofern sie eine national koordinierte Umsetzung oder Betrieb erfordern und deren Aufwand und Nutzenverhältnis positiv ist. Leistungen für die Behörden / Organisation und Basisinfrastrukturen: Leistungen und Projekte, welche die Bereitstellung und den Betrieb von grundlegenden Basisinfrastrukturen gewährleisten. Strategische Leistungen werden über eine Leistungsvereinbarung definiert und geführt. Im in der Leistungsvereinbarung ist die Finanzierung zur Leistungserbringung verbindlich für 1+ 4 Jahre geregelt. Die Beschreibung der strategischen Leistungen im Schwerpunktplan enthält mindestens: Inhaltliche Beschreibung, die in der Leistungsvereinbarung definierten Aufgaben/Dienstleistungen, Leistungs- und Qualitätsmerkmale, Angaben zur Leistungsverantwortlichen Organisation, Budget für das laufende Jahr Bezug zu operativen, resp. strategischen Zielen Dauerhafte E-Government- Aufgabe Erfüllt operative Ziele Strategische Leistung Über Leistungsvereinbarung geführt Finanzierung auf vier Jahre geregelt Abbildung 2: strategische Leistungen 6 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

26 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan 4.3 Strategische Projekte Für die Definition von strategischen Projekten gelten folgende Grundsätze: Strategische Projekte schaffen die Voraussetzungen für die flächendeckende Einführung von E-Government Schweiz. Sie entlasten die Behörden von Bund, Kantonen und Gemeinden von der individuellen Lösung gleichartiger Aufgaben. Sie sind Vorhaben mit nationalem Koordinationsbedarf und entsprechen den operativen Zielen. Es werden damit Leistungen für Bürger, Wirtschaft oder Behörden sowie Basisinfrastrukturen für die Verwaltung geschaffen. Die Priorisierung erfolgt vorbehältlich eines positiven Aufwand / Nutzenverhältnisses auf Basis von Bedürfniserhebungen bei den Anspruchsgruppen. Sie werden über einen Projektauftrag und / oder über eine Leistungsvereinbarung geführt. Darin sind konkrete Ziele, Lieferobjekte, deren Kosten und Termine definiert. Die Finanzierung der Lieferobjekte im Rahmen eines strategischen Projekts wird über das Budget von E-Government Schweiz erfolgen. Die Beschreibung der strategischen Projekte enthält mindestens: Inhaltliche Beschreibung, Ziele und Meilensteine, Massnahmen und Lieferobjekte, Angaben zur Projektverantwortlichen Organisation, Budget laufendes Jahr, Bezug zu operativen, resp. strategischen Zielen. Strategische Projekte werden nach Hermes geführt Nationale Bedeutung und hoher Koordinationsbedarf Hohe Nachfrage bei Anspruchsgruppen Strategisches Projekt Über Leistungsvereinbarung geführt Finanzierung auf vier Jahre geregelt Abbildung 3: strategische Projekte 4.4 Innovationen Entsprechend dem strategischen Ziel der Innovations- und Standortförderung wird ein kleiner Teil der Mittel im Budget des Schwerpunktplans für Projekte reserviert, die innovative Elemente erarbeiten. Diese können eine Signalwirkung entfalten und später von weiteren Projekten übernommen oder angewendet werden. Mittel für Innovationen können beim Planungsausschuss beantragt werden. Dieser kann Mittel aus dem Innovationsbudget auch direkt an Projekten zuweisen. Eine entsprechende Antragsvorlage beschreibt die Bewertungskriterien. Projekte mit Innovationscharakter werden ebenfalls über einen Projektauftrag und / oder über eine Leistungsvereinbarung geführt. Darin sind konkrete Ziele, Lieferobjekte, deren Kosten und Termine definiert. 7 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

27 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan 4.5 Budgetierung 1+ 4 Jahre Im vierten Teil des Schwerpunktplans werden die Budgets der einzelnen strategischen Leistungen und Projekte zusammengefasst dargestellt. Hierbei sind die Budgets für das laufende Jahr verbindlich, die Budgets für maximal vier Folgejahre sind möglichst genaue Daten zur Planung. Die budgetierten Mittel für die Folgejahre gelten als reserviert. Die Freigabe durch den Planungsausschuss im 3. Quartal des Vorjahres. Die Budgetierung wird wie die Leistungs- und Projektplanung auch, rollend geführt. Demnach wird für jede strategische Leistung und jedes Projekt ein detailliertes Budget für das Folgejahr erstellt und ein grobes für die darauffolgenden vier Jahre. Bei den Budgets der Leistungen werden Betriebs- und Projektkosten getrennt. Das Budget für die Betriebskosten wird maximal auf vier Jahre definiert. Der Planungsausschuss verabschiedet das Budget für das Folgejahr jeweils im dritten oder im vierten Quartal des Vorjahres. Ein Beispiel des Schwerpunktplans ist im Anhang ersichtlich. 5 Finanzierung In der Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit ab 2016 wird festgehalten wie der Schwerpunktplan finanziert wird. Die Finanzierungsanteile für die im Schwerpunktplan geführten strategischen Leistungen und Projekte werden durch den Bund und die Kantone gemeinschaftlich getragen. Der Bund und die Kantone übernehmen je die Hälfte der Ausgaben. Der auf die Kantone entfallende Anteil wird gemäss einem Kostenteiler der Konferenz der Kantonsregierungen aufgeteilt. Abbildung 4: Finanzierung Schwerpunktplan 8 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

28 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan 6 Erstellung des Schwerpunktplans 6.1 Definition von strategischen Leistungen und Projekten Die Bedürfniserhebung bei den E-Government-Anspruchsgruppen Bevölkerung, Wirtschaft und Verwaltung gehört zu einem der Kriterien für die Aufnahme von Leistungen und Projekten in den Schwerpunktplan. Der Planungsausschuss bestimmt, welche Leistungen und Projekte als strategisch geführt werden und welche Pilotprojekte aufgrund ihrer innovativen Ansätze unterstützt werden. Die Gemeinwesen sowie Partnerorganisationen wie die SIK oder die Fachgruppe E-Government der Kantone können Empfehlungen für strategische Projekte zuhanden des Planungsausschusses E-Government Schweiz einreichen. Der Ablauf der Erstellung des Schwerpunktplans ist untenstehend dargestellt: Abbildung 5: Ablauf Schwerpunktplan Nachfolgend werden die einzelnen Prozess-Schritte näher beschrieben: Prozessschritt/Ablauf Wer Beschreibung 1. Grundlagen Schwerpunktplan erstellen 2. Definition Schwerpunktplan Geschäftsstelle E-Government Schweiz Empfehlungen aus: Fachgruppe E-Government der Kantone Schweizerische Informatikkonferenz SIK Planungsausschuss E-Government Schweiz Analyse des Fortschritts der Strategieumsetzung basierend auf der Erreichung der strategischen Ziele Empfehlung für strategischen Leistungen und Projekte zuhanden des Planungsausschusses Empfehlungen zur Aufnahme strategischer Leistungen und Projekte durch Bund und Kantone vorprüfen Beurteilung gemäss Kriterien und Priorisierung Bei Priorisierung werden geeignete leistungs- oder projektverantwortliche Organisationen bestimmt. 9 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

29 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan 3. Beschluss Schwerpunktplan 4. Erarbeitung und Genehmigung der Leistungs- und / oder Projektvereinbarungen 5. Leistungs- / Projektumsetzung gemäss Leistungsvereinbarung. 6. Projektbegleitung, Controlling und Koordination 7. Massnahmen und Risikomanagement Schwerpunktplan 8. Kenntnisnahme des Fortschritts Steuerungsausschuss E-Government Schweiz Geschäftsstelle E-Government Schweiz Leistungs- und Projektverantwortliche Planungsausschuss Leistungs- und Projektverantwortliche Geschäftsstelle E-Government Schweiz Planungsausschuss E- Government Schweiz Steuerungsausschuss E-Government Schweiz Tabelle 2: Prozess zur Definition von strategischen Leistungen und Projekten Der Steuerungsausschuss beschliesst an seiner Herbstsitzung über den vom Planungsausschuss definierten Schwerpunktplan für das Folgejahr. Er beschliesst über das Budget und gibt die Umsetzung frei. Die Massnahmen, die innerhalb der strategischen Leistungen und Projekte umgesetzt werden sollen, werden in Leistungsvereinbarungen beschrieben. Massnahmen und Budget werden definitiv in den Schwerpunktplan übernommen. Der Planungsausschuss prüft und genehmigt die Leistungsvereinbarungen. Die Massnahmen und Lieferobjekte gemäss Vereinbarung werden umgesetzt. Die Geschäftsstelle unterstützt die Leistungs- und Projektverantwortlichen gemäss Vereinbarung und koordiniert die Umsetzung. Sie stellt das Finanz- und Projektcontrolling bei strategischen Projekten sicher und agiert bei strategischen Leistungen u. a. als Revisorin. Die Geschäftsstelle analysiert das Controlling und führt das Risikomanagement zuhanden des Planungsausschusses (siehe auch Kap. 5) Der Planungsausschuss beschliesst Massnahmen, sofern nötig. Der Planungsausschuss schliesst Projekte ab, wenn die beschlossenen Massnahmen umgesetzt oder die Lieferobjekte gemäss Vereinbarung erbracht worden sind. Der Steuerungsausschuss nimmt Kenntnis vom Umsetzungsstand und verabschiedet die Massnahmen im angepassten Schwerpunktplan 6.2 Kriterien für die Aufnahme in den Schwerpunktplan Damit strategische Leistungen und Projekte sowie Innovationen bezüglich ihrer Relevanz beurteilt und in den Schwerpunktplan aufgenommen werden können, wird mit der interföderalen Arbeitsgruppe ein Kriterienkatalog erarbeitet. Nachfolgend sind Beispiele für Kriterien zu strategische Leistungen, Projekte und Innovationen aufgeführt. Diese werden mit der interföderalen Arbeitsgruppe weiterentwickelt. Die definitive Festlegung des Kriterienkatalogs liegt in Verantwortung des Planungsausschusses. Das übergeordnete Kriterium für strategische Leistungen, Projekte und Innovationen ist immer die Unterstützung der Erfüllung von operativen Zielen. 10 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

30 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan Strategische Leistungen Nachfrage der Anspruchsgruppen Notwendigkeit gemeinsamer Bereitstellung Dauerhafte Aufgabe von nationaler Bedeutung Strategische Projekte Nachfrage der Anspruchsgruppen Kosten-/Nutzenverhältnis Nationale Bedeutung und Koordinationsbedarf Verbesserung Erfolgschancen (Wirkung durch Aufnahme in den Schwerpunktplan; Unterstützung nötig) Innovationen Pilotprojekte zum Einsatz neuer Technologien Pilotprojekte zur Prozessoptimierung organisationsübergreifend 7 Umsetzung des Schwerpunktplans 7.1 Unterstützung der strategischen Leistungen und Projekte Neu werden die strategischen Leistungen- und Projekte von der Geschäftsstelle E-Government Schweiz eng begleitet und bei Bedarf unterstützt. In diesem Rahmen werden zwei Projektunterstützer/-innen bei der Geschäftsstelle den Schwerpunktplan betreuen (Projektunterstützer/-innen). Zudem wird ein Finanz- und -Projektcontrolling gewährleistet (Controller/in). Die Begleitung der strategischen Leistungen und Projekte deckt folgende Punkte ab: Sicherstellung der Schnittstelle zwischen Leistungs- und Projektverantwortlichen und Geschäftsstelle E-Government Schweiz Abstimmung der in den strategischen Projekten und Leistungen umzusetzenden Massnahmen aus Sicht IT-Architektur Kommunikationskanal zwischen Leistungs- und Projektverantwortlichen und Geschäftsstelle E-Government Schweiz Sicherstellung der Einhaltung der Abmachungen gemäss Leistungs- oder Projektaufträgen. Unterstützung der Leistungs- und Projektverantwortlichen in Bereichen Methodik und nach Bedarf auch fachlich und/oder technisch. Verknüpfung von Wissen und Personen, welche die Leistungen und Projekte weiter bringen können. Koordination der Leistungen und Projekte untereinander, sowie mit Bund und Kantonen. Unterstützung der Abstimmung der Projekte untereinander Strategische Leistungen und Projekte können durch einen Fachausschuss gemäss Hermes oder Expertengremium begleitet werden. 11 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

31 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan Projektunterstützer/-innen für strategische Leistungen und Projekte Die Projektunterstützer/-innen bilden den Verbindungspunkt zwischen der Geschäftsstelle und den strategischen Leistungen und Projekte und werden in die Projektorganisation der leistungs- oder projektverantwortlichen Organisationen integriert. Aufgrund der Datenauswertungen des Controllings, das im Rahmen des Schwerpunktplans geleistet wird, erarbeiten die Projektunterstützer/-innen zusammen mit den Leistungs- und Projektverantwortlichen notwendige Massnahmen sowie die Gesamt- und Detailplanung zuhanden des Planungsausschusses. Dabei werden die Abstimmung im Gesamtkontext sowie die Einhaltung von Rahmenbedingungen und die Orientierung an den operativen Zielen bestmöglich gewährleistet. Die Projektunterstützer/-innen dokumentieren das Risikomanagement der strategischen Leistungen und Projekte. Weitere Aufgaben können im Einzelfall mit der leistungs- oder projektverantwortlichen Organisation definiert und in der Leistungsvereinbarung festgehalten werden. 7.2 Überprüfung der Zielerreichung und Controlling Grundsätzliches Der Fortschritt der strategischen Projekte wird, basierend auf den in der Leistungsvereinbarung definierten Ziele und Meilensteine, mindestens vierteljährlich anhand eines Projektstatusberichts überprüft. Die Qualität der strategischen Leistungen sowie der Stand allfälliger Weiterentwicklungsmassnahmen werden auf der Grundlage der Leistungsvereinbarung und einem entsprechenden Monitoring geprüft. Die Zielerreichung und Leistungserfüllung der Leistungen und Projekte werden in einem umfassenden Controllingbericht beurteilt. Dieser bildet jeweils eine Grundlage zur Planung des Folgejahres. Die Planung ist rollend, hierbei wird jeweils für das Folgejahr detailliert budgetiert und für die 4 nachfolgenden Jahre ein Voranschlag erstellt. Damit wird der Schwerpunktplan mindestens jährlich aktualisiert und beinhaltet jeweils die Planung für die kommenden Jahre Controlling der strategischen Leistungen und Projekte Das Controlling im Rahmen des Schwerpunktplans und Umsetzung unterscheidet zwei Ebenen: Kontrollfunktion: beinhaltet den Vergleich von Soll- mit Ist-Daten und den Prognosewerten: Finanzcontrolling über die ausgegebenen, resp. noch vorhandenen Mittel: Welcher Anteil der zur Verfügung stehenden Mittel ist bereits ausgegeben? Wie viele Mittel stehen für die verschiedenen Vereinbarungen noch zur Verfügung? Wie ist die Prognose? Erfolgsmessung Welche Wirkung wurde erzielt? Werden die Zielvorgaben erfüllt? Entspricht die Qualität der Leistung der Vereinbarung? Monitoring und Controlling der einzelnen strategischen Projekte: 12 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

32 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan Werden die geplanten Ziele und Zwischenziele (Meilensteine) erreicht? Ist die Ergebniserarbeitung plangemäss? Gibt es Hindernisse, die dem Planungsausschuss und / oder dem Steuerungsausschuss kommuniziert werden müssen, damit diese die Zielerreichung steuern können? Risikoanalyse: welche Risiken stehen der Umsetzung gegenüber? Wie können diese Risiken frühzeitig erkannt und wie kann diesen mit entsprechenden Massnahmen entgegengewirkt werden? Wie ist die Risikoentwicklung der Projekte? Lenkungsfunktion: Auf der Grundlage der Vergleiche werden gegebenenfalls Massnahmen von den Leistungs- bzw. Projektverantwortlichen zusammen mit dem/der SP-Begleiter/in erarbeitet und vom Planungsausschuss beschlossen. Der Planungsausschuss kann Massnahmen aber auch von sich aus anordnen. Folgende Indikatoren werden für die Erfolgsmessung beigezogen. Diese Indikatoren werden noch durch den Planungsausschuss definitiv bestimmt: Planmässige Umsetzung Generelle Veränderungen im Vergleich zur letzten Berichtsperiode Inhaltliche Zielerreichung Aktivitäten Termine Kosten Risiken und Massnahmen Akzeptanz Nachhaltigkeit organisatorische und technische Risiken Abbruchkriterien Auswertung und Aufzeigen Entscheidungs- bzw. Handlungsbedarf Projektplanung Nächste Aktivitäten und Ziele Ressourcen Kosten Ziele des Controllings Das Controlling im Rahmen der Schwerpunktplan verfolgt folgende Ziele: Formal: Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen Inhaltlich: Aufzeigen des Projektfortschritts Identifikation von Abweichungen im Vergleich zu den vereinbarten Zielen Rechtzeitige Erkennung von Risiken und Einleitung von entsprechenden Massnahmen Abstimmung der strategischen Leistungen und Projekte im übergeordneten Kontext Controller / Controllerin Schwerpunktplan Um die Umsetzung des Schwerpunktplans optimal zu überprüfen, wird eine Person in der Geschäftsstelle mit dem Finanz- und Projektcontrolling der strategischen Projekte beauftragt. Die mit dem Controlling betraute Person nimmt zudem die Rolle des Revisors, bzw. der Revisorin wahr. Sie fordert die nötigen Daten von den Leistungs- und Projektverantwortlichen ein, analysiert diese und wertet sie aus. 13 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

33 E-Government Schweiz ab 2016: Konzept Schwerpunktplan Weiter stellt sie den Projektunterstützer/-innen und dem Planungsausschuss die nötige Dokumentation zur Verfügung. Sie verfasst einen Controllingbericht zuhanden der Steuerungsgremien Erhebung und Instrumente Die strategischen Leistungen und Projekte werden in einem Portfoliomanagementtool erfasst. Die Indikatoren und das Reporting zu den Projekten werden direkt von den Projektleitenden in diesem Tool verwaltet. Das Controlling stellt sicher, dass die Daten geliefert werden und analysiert die Resultate laufend. So werden die Projektverantwortlichen und die Projektunterstützung auf mögliche Risiken und Probleme hingewiesen. 8 Kommunikation Gemäss der «Öffentlich-rechtlichen Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz» kommuniziert die Geschäftsstelle E-Government Schweiz den Fortschritt bei der Strategieumsetzung transparent. Der Schwerpunktplan ist hierbei ein wichtiges Thema. Eine transparente und aktuelle Kommunikation wird über den Stand der Umsetzung und über die Entscheide des Planungs- und Steuerungsausschusses sichergestellt. Die Geschäftsstelle E-Government Schweiz wird daher die Kommunikation zum Schwerpunktplan, bzw. zu den darin geführten strategischen Leistungen und Projekten, in ihr Kommunikationskonzept aufnehmen und entsprechende Massnahmen planen. Folgende Ziele sind hierbei zu verfolgen: Transparent über den Schwerpunktplan zu informieren, insbesondere über den Einsatz der Mittel und die erzielten Resultate Geeigneten Einbezug der Anspruchsgruppen sicherstellen Visibilität für strategische Leistungen und Projekte schaffen Bekanntheitsgrad der E-Government-Strategie steigern. 9 Anhang Im Anhang befindet sich als Beispiel ein Dokument, das die Struktur und die Beschreibung der Inhalte des zukünftigen Schwerpunktplans enthält. Damit soll einen Eindruck vermittelt werden, wie dieser ab 2016 aussehen könnte. Die definitiven operativen Ziele, strategischen Leistungen und Projekte für den ersten Schwerpunktplan ab 2016 werden in Zusammenarbeit mit der als erweitertes Projektteam eingesetzten interföderalen Arbeitsgruppe im Laufe des zweiten und dritten Quartals 2015 erarbeitet. Die im Beispiel enthaltenen Angaben und Ziele sind daher hypothetisch. Die möglichen Leistungs- und Projektverantwortlichen werden in diesen Prozess bereits einbezogen. 14 4a-e-gov-ch-ab-2016-konsultation-schwerpunktplan-umsetzungskonzept.docx

34 Schwerpunktplan [Beispiel: Angaben hypothetisch]