Strategische Steuerung über ein Zielsystem im BMVEL

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1 ALLIANCE PARTNERS Strategische Steuerung über ein Zielsystem im BMVEL (Unterlagen zum Vortrag von Willi Pompe und Alois Bauer) Planung, Steuerung und Information im BMVEL Berlin, 3. September Ministerialkongress Workshop 3c Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM

2 Agenda 1 Das Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft 2 Hintergrund des Projekts 3 Das Projekt 4 Stand der Arbeiten - Leitbild - Zielesystem - Ziele-Management-System - Integration mit bestehenden Systemen = Vorhabenplanung und steuerung = Kosten- und Leistungsrechung 2004 BearingPoint, Inc. 2

3 Die Logik des Projektes Leitbild (Visionen, Anzustrebendes, Werte - organisationsweit, nachhaltig) Gesellschaftlicher Auftrag Strategische Ziele der Leitung (abgeleitet / angekoppelt an allgemeine LB-Aussagen, strategische Ausrichtung des Hauses) Politische Leitungsebene Abteilungs- und Referatsziele - strategisch und operativ Abteilungsebene und Referatsebene Referatsspezifische Zielvereinbarungen - Zielvereinbarungen mit Vorhaben/Maßnahmen und Indikatoren (Das Verfahren, in dem die Umsetzung der Ziele verabredet wird) Referatsleitung und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter 2004 BearingPoint, Inc. 3

4 So sollen Planung, Steuerung und Information künftig funktionieren. Strategischer Dialog (nicht formalisiert) Ministerin Stab Staatss. 1 Prioritäten Referatsbezogene Zielvereinbarungen (formalisiert) Ref AL UAL 2 Kommunikation 4 Umsetzung abstimmen Führung im Referat (nicht formalisiert) Ziele planen BearingPoint, Inc. 4

5 Jedes Referat liefert einen Beitrag zur Strategie in Form von operativen Zielen. Ministerin Stab Staatss. Prioritäten Strategische Ziele der Leitung Leitbild Richtungs-/ Steuerungsimpuls Kommunikation AL UAL Strategische Ziele der Abteilung Beitrag der Abteilung und Ref Operative Ziele der Referate Beitrag des Referats Change Management 2004 BearingPoint, Inc. 5

6 Ausblick: Die Informationen zur Zielerreichung setzen sich aus einem bewährten Mix zusammen. I. Rahmendaten VI. Schlussfolgerungen Informationen zur Zielerreichung II. Ausgangssituation Vorhabenplanung und steuerung V. Maßnahmen/ Vorhaben IV. Indikatoren/ Kennzahlen III. Bewertung Zielerreichung Kosten- und Leistungsrechnung 2004 BearingPoint, Inc. 6

7 Entwurf eines Zielplanungsprozesses (ZP) im BMVEL HHP ZP Leitung Zentrales Controlling AL RL 1 Bewertung Zielerreichung operative Ziele der Referate Dezentrales 3 Controlling Bewertung der Auf- Zielerreichung bereitung strategische Ziele Zielerrei- der Abteilung chung IST 2 Dezentrales Controlling 9 Zielverein- Aufbereitung barungen Ziele/ Zielvereinbarung 11 Referatsbericht Abteilungsbericht Überprüfung der Strategie, Initiierung von Steuerungsmaßnahmen Zielerreichung IST: (Zusammenfassung, Aufbereitung, Kommentierung) Planung der operativen Ziele des Referates Bewertung Bewertung der der Zielerreichung Zielerreichung Planung strategische Ziele der Leitung Zielplanung Zielplanung 8 Zielplanung Zielplanung Soll-Vorgaben Aufbereitung Soll-Vorgaben Planung der strategischen Ziele der Abteilung 7 Zielvereinbarung VHP Laufende Verfolgung 0 Meilensteine der Vorhaben 10 Laufende Vorhabenplanung der Referate (inkl. Meilensteinplanung) HHP = Aufgaben- und Finanzplanung / Haushaltsplanung ZP = Zielplanung 2004 BearingPoint, Inc. VHP = Vorhabenplanung 7 03

8 Die Einführung erfolgt in Schritten Leitbild Zieledefinition (Strategische + operative Ziele festlegen) (inhaltlich und organisatorisch) Aufbau eines Informationsund Steuerungssystems IT- Realisierung Change Management (Vorbereitung auf die veränderte Art der Steuerung) 2004 BearingPoint, Inc. 8

9 Wie ist das Leitbild im BMVEL entstanden? Überleitung zur nächsten Projektetappe Ausgangslage: Bestandsaufnahme der Externen, Abgleich im Haus und Ableitung von Veränderungsnotwendigkeiten des BMVEL. 1 6 Zweiter Workshop der Leitungsebene im Februar `04: Verabschiedung des Leitbildes und Ableitung strategischer Ziele. Die Leitbild-AG entwirft daraus einen ersten Leitbild- Rohling. Workshop im Dezember `03: 3 die Leitungsebene konkretisiert diesen Rohling und setzt damit den Rahmen für die Diskussionen in den folgenden Leitbild-Workshops. 2 5 Die Leitbild AG erstellt eine Synopse, würdigt die Argumente und destilliert einen Vorschlag für das endgültige Leitbild. 4 Alle Abteilungen äußern sich durch ausgewählte Vertreter in den Leitbild-Workshops und schleifen hoch engagiert das Leitbild. Über das Intranet haben alle die Möglichkeit, weitere Vorschläge zu machen BearingPoint, Inc. 9

10 Unser Leitbild 2004 BearingPoint, Inc. 10

11 Richtungs- und Steuerungsimpuls sind die strategischen Ziele der Leitung. Strategische Aufgabenfelder des BMVEL II I Verbraucherinnen und Verbraucher; Ernährung III Strategische Ziele I.1 I.2 I.3 I.4 Natürliche Ressourcen IV Internationale Agrar-, Verbraucher und Ernährungspolitik VI Zusammenarbeit und Führung V Forschung und Innovation Landwirtschaft und ländlicher Raum Wirtschaftlicher Verbraucherschutz Verbraucherinnen und Verbraucher sind vor Täuschungen und wirtschaftlichen Schäden geschützt BearingPoint, Inc. 11

12 Folgende Informationskategorien wurden festgelegt. Stammdaten Ausgangssituation Informationskategorien Abteilung(sleiter), Referat(sleiter), Zeitraum Voraussetzungen für Zieldefinition und -erreichung Zielvereinbarung Schließen die Vereinbarung ab Einigung auf die Voraussetzungen Bewertung der Zielerreichung Stimmen die Bewertung ab Reflektieren die Voraussetzungen Operatives Ziel Bezug zum Abteilungsziel, Formulierung, Koordinationsbedarf Festlegung der operativen Ziele Bewertung der Erreichung operatives Ziel Indikatoren/ Kennzahlen Bezeichnung, Datenquelle, Zielwert (sofern möglich), Verfügbarkeit Festlegung der Indikatoren, Kennzahlen (ggf. Zielwerte) Erhebung von Istwerten Vorhaben Herstellung des Bezuges der Vorhabenplanung und -steuerung zu den Zielen Eindeutige Zuordnung der Vorhaben zu operativen Zielen Feststellung der Planmäßigkeit der Vorhaben Maßnahmen Maßnahmen, die der Erreichung der Ziele dienen Festlegung der Maßnahmen Eignung der Maßnahmen, zusätzlich ergriffene Maßnahmen Ressourcen KLR, HHM, Personalkapazitäten Verfahren in Abstimmung Verfahren in Abstimmung 2004 BearingPoint, Inc. 12

13 Auch im Bereich Zusammenarbeit und Führung ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme mit dem Ziel der Weiterentwicklung geplant (Entwurf) % 50 % Beispiel Wir arbeiten mit Blick auf das Ganze. Auf Chancen und Risiken von Entwicklungen und Strategien machen wir zeitnah aufmerksam. Konsequenz Hier müssen wir gemeinsam etwas unternehmen! Konsequenz Weiter beobachten! Führung Zusammenarbeit 2004 BearingPoint, Inc. 13

14 Der Nutzen der strategischen Steuerung entsteht in der Verbindung von Zielen mit Vorhaben und Ressourcen. Ziele. Ressourcen PSI Vorhaben KLR Vorhabenplanung 2004 BearingPoint, Inc. 14

15 Die Informationen zu Zielen und Vorhaben werden ebenengerecht aufbereitet. Ministerin Stab Staatss. Jährlich: Überprüfung der strategischen Ausrichtung in Kenntnis der Zielerreichung Überblick über die Vorhaben entsprechend Statussetzung (monatlich) AL UAL Jährlich: Abstimmung Abteilungsstrategie mit Leitung Jährlich: Bewertung der Zielerreichung der Abteilung Überblick über die Vorhaben entsprechend Statussetzung (monatlich) Ref Jährlich: Zielvereinbarung mit Abteilungsleitung Jährlich: Bewertung der Zielerreichung Setzung des Status, laufende Kenntnis über alle Vorhaben Ziele Vorhaben 2004 BearingPoint, Inc. 15

16 Neue Produktstrukturen und Regeln für die Zeiterfassung aus Sicht des Referats Tätigkeitspektrum eines Referats Tätigkeiten, die der Erreichung der Ziele des Referates dienen Tätigkeiten, die der Erreichung der Ziele anderer Referate dienen Fachliche Tätigkeiten, die mit einen Ziel nicht eindeutig verknüpft sind Verwaltungtätigkeiten u. Abwesenheiten Bebuchung eines Kostenträgers pro operativem Ziel (OZ) OZ 1 OZ.. OZ.. OZ N 1. Fall in speziellen Fällen nach Vereinbarung mit den für die Ziele verantwortlichen Referaten: Buchung auf die Kostenträger dieser anderen Referate 2. Fall Ansonsten (z.b. Mitzeichnungspflichten) Buchung auf gesonderten (Sammel-) kostenträger Buchung auf gesonderten (Sammel)- kostenträger (z.b. allgem. Bürgeranfragen) Ggf. Aufteilung auf mehrere Kostenträger nach Erprobung Buchung auf bestehenden (Verwaltungs-) Produkten pro Kostenstelle 2004 BearingPoint, Inc. 16

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