LESEPROBE DER PROJEKTMANAGEMENT-BERATER. Effektive Projektabwicklung im Planungsbüro

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1 LESEPROBE DER PROJEKTMANAGEMENT-BERATER Effektive Projektabwicklung im Planungsbüro Kennen Sie das? Kräftig überzogene Termine und Kapazitätsplanungen, einen unzufriedenen Bauherren trotz höchstem Engagement, fehlende Pläne auf der Baustelle, Änderungen ohne Zusatzbudget oder lange Besprechungen ohne Ergebnis? Das alles sind Symptome einer Projektabwicklung, die nicht gut geplant und professionell durchgeführt wird. Der PROJEKTMANAGEMENT- BERATER unterstützt Sie dabei, zukünftig Ihre Projekte erfolgreich und wirtschaftlich zu managen. Der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER ist einschließlich aller seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Bei der Erstellung des PROJEKTMANAGEMENT-BERATERS sind wir mit großer Sorgfalt vorgegangen; trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. In keinem Fall haftet die Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen für irgendwelche direkten oder indirekten Schäden, die aus der Anwendung dieser Informationen folgen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind wir Ihnen dankbar. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 1 von 17

2 Was bietet Ihnen der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER? In Zeiten, wo die Bearbeitung der Projekte immer komplexer wird, gewinnt eine umfassende Planung und Steuerung immer mehr an Bedeutung. Projektmanagement ist nicht mehr nur eine Aufgabe externer Projektsteuerer, sondern wird zunehmend von den Projektleitern in Planungsbüros in professioneller Form gefordert. Der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER bietet Ihnen eine Anleitung, Projekte von Anfang bis Ende so zu planen und umzusetzen, dass Sie effektiv und wirtschaftlich sind. Sie werden durch alle Phasen des Projektes geführt: von der Akquisition über die konsequente Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss des Projektes. Darüber hinaus vermittelt der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER Know-how für die Durchführung, also persönliche Kompetenzen für das Projektmanagement. Damit die Inhalte bei Ihnen im Büro auch in die Praxis umgesetzt werden, ist der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER so aufgebaut, dass neben den Informationen, die Sie technisch, methodisch und persönlich für eine kompetente Projektabwicklung brauchen, konkrete Arbeitswerkzeuge, sogenannte Tools, zur Verfügung gestellt werden. Diese Formblätter (FB), Checklisten (CL), Muster und Verfahrensanweisungen (VA) bieten Ihnen Vorlagen für die Praxis und erleichtern die Einführung eines Projektmanagementsystems. Der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER unterstützt Sie selbstverständlich in der Projektabwicklung nach DIN EN ISO 9001: Wie arbeiten Sie mit dem PROJEKTMANAGEMENT-BERATER? Der PROJEKTMANAGEMENT-BERATER ist eine Anleitung in 18 Schritten, die thematisch in fünf Abschnitte aufgeteilt ist. Die Abschnitte behandeln jeweils eine Phase im Projektverlauf. 1. Projektakquisition Hier werden Sie angeleitet, wie Sie bereits in der Akquisitionsphase optimale Voraussetzungen für einen effektiven Projektverlauf schaffen. 2. Projektplanung In diesem Abschnitt geht es darum, Sie darin zu unterstützen, Ihr Projekt sorgfältig, umfassend und systematisch zu planen, damit Sie einen sicheren Rahmen für Ihr Projekt bekommen. 3. Projektcontrolling Die Wirtschaftlichkeit des Projektes steht hier im Mittelpunkt. Hier gibt es alle notwendigen Informationen, die Sie für die Einführung eines internen Projektcontrolling brauchen. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 2 von 17

3 4. Projektmanagementkompetenz Projektmanagement ohne persönliche Kompetenz ist zu wenig. Deshalb erhalten Sie hier die wichtigsten Instrumente für die kompetente Leitung eines Projektes. 5. Projektabschluss Am Ende schließt sich dann der Kreis. Mit der angeleiteten Bewertung des Projektes lassen sich die Managementinformationen für das nächste Projekt ermitteln. Grundsätzlich bauen die Schritte natürlich aufeinander auf, so dass Sie über die Abschnitte den PROJEKTMANAGEMENT-BERATER von Anfang bis Ende kennen lernen und anwenden können. Für die praktische Umsetzung erhalten Sie am Ende der Schritte dann direkt die Verweise zu den passenden Tools. Wenn Sie aber nicht sofort ein ganzes Projektmanagementsystem einführen, sondern erst mal nur etwas zu einem bestimmten Thema wissen wollen, kommen Sie dort über das Inhaltsverzeichnis hin. Hier sind alle Schritte einzeln aufgeführt. Sind Sie sofort konkret an den Arbeitswerkzeugen interessiert oder suchen Sie im Projektverlauf ein bestimmtes Formblatt, steht Ihnen eine Übersicht aller Tools in alphabetischer Reihenfolge zur Verfügung. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten und der Anwendung des PROJEKTMANAGEMENT-BERATERS. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 3 von 17

4 Inhalt Einleitung Wie arbeiten Sie mit dem Projektmanagement-Berater? Tools Übersicht Tool in alphabetischer Reihenfolge Projektakquisition: Die Vorarbeit 1 Schritt Kontaktphase: Bedarfsanalyse 2 Schritt Verhandlungsphase: Leistungsumfang 3 Schritt Vertragsphase: Zielvorgaben Projektplanung: Die Vorbereitung 4 Schritt Projektbeteiligte und Kapazitätsplanung 5 Schritt Terminplanung 6 Schritt Kostenplanung 7 Schritt Organisations- und Informationsmanagement 8 Schritt Prozessplanung Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 4 von 17

5 Projektcontrolling: Die Steuerung 9 Schritt Projektbudget 10 Schritt Plan-Stunden 11 Schritt Zeit- und Kostenerfassung 12 Schritt Projektfortschritt 13 Schritt Auswertungen und Berichtswesen Projektmanagementkompetenz: Die Ausführung 14 Schritt Projektleiter als Projektmanager 15 Schritt Besprechungen und Verhandlungen 16 Schritt Mitarbeiterführung 17 Schritt Projektpräsentation Projektabschluss: Das Ergebnis 18 Schritt Projektbewertung Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 5 von 17

6 Projektplanung: Die Vorbereitung Die Planung ist das Fundament des Projektes. Hier stellen Sie die Weichen für die Richtung, die das Projekt nehmen soll. Termine, Kosten, Personal und Ablauf des Projektes: Diese Punkte sind es, die den Rahmen eines Projektes bestimmen. Lassen Sie sich nicht von der Anfangseuphorie anstecken und beginnen Sie nicht sofort mit der Erstellung von inhaltlichen Projektbeiträgen. Geben Sie, bevor jeder nach seinen eigenen Vorstellungen mit der Projektbeschreibung anfängt, dem Projekt erst die nötige Struktur! Nehmen Sie sich jetzt die Zeit für eine präzise Planung des Projektes und die Vereinbarung gemeinsamer Regelungen. Spätestens beim ersten Abstimmungsproblem amortisiert sich die vorher investierte Zeit. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 6 von 17

7 Inhalt Projektplanung: Die Vorbereitung Schritt Projektbeteiligte und Kapazitätsplanung Schritt Terminplanung Schritt Kostenplanung Schritt Organisations- und Informationsmanagement Schritt Prozessplanung... 1 Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 7 von 17

8 4 Schritt Projektbeteiligte und Kapazitätsplanung Worum geht`s? Im besten Fall ist der Auftrag erteilt und der Vertrag unterschrieben. Jetzt müssen das interne Projektteam und die Projektleitung bestimmt und die Personalkapazitäten für das Projekt geplant werden. Eine sorgfältige Auswahl und Planung ist unerlässlich, wenn Sie keine bösen Überraschungen erleben wollen. Viele Projekte sind schon fast daran gescheitert, dass der eigene Projektleiter das Projekt nicht im Griff hatte oder die Kapazitäten unterschätzt wurden. Verlassen Sie sich hier nicht auf die ungefähre Schätzung, die Sie in der Angebotsphase erstellt haben. Ein reibungsloser Projektablauf, mit einem Terminplan der eingehalten wird, erfordert eine detailliertere Planung der Kapazitäten. Grobe Fehleinschätzungen können Sie sich nicht erlauben, wenn das Projekt termin- und kostengerecht fertig werden soll. Und Sie müssen auch wissen, was Ihre Leute können. Sonst nützt die beste Stundenvorgabe nichts, wenn der Mitarbeiter mit der Aufgabe überfordert ist und doppelt solange braucht. Der Umgang mit den Fachplanern und Kooperationspartnern spielt natürlich auch eine wesentliche Rolle im reibungslosen Ablauf des Projektes. Fehleinschätzungen, unklare Vorgaben, Abstimmungsprobleme oder unzureichende Informationen führen immer wieder zu Konflikten. Beauftragte Subunternehmer sind unzuverlässig und unkooperativ, Leistungen werden doppelt, gar nicht oder zu spät erbracht, das Ergebnis entspricht nicht den Zielen des Projektes oder Verantwortlichkeiten werden nicht wahrgenommen. Hier hilft nur eine sorgfältige Auswahl und Bewertung der Partner und klare Verträge mit eindeutigen Zielvorgaben. Was ist zu tun? Projektteam Die Projektleitung und das Projektteam tragen entscheidend zum Erfolg eines Projektes bei. Wählen Sie nicht einfach die Personen aus, die gerade Zeit haben. Es ist notwendig, die Anforderungen des Projektes der Leistungsfähigkeit der in Frage kommenden Mitarbeiter gegenüberzustellen. Entscheidende Kriterien sind neben der Fachkompetenz u.a. Erfahrung mit ähnlichen Projekten, Engagement und Belastbarkeit sowie insbesondere bei der Projektleitung auch die Managementkompetenzen. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 8 von 17

9 Machen Sie sich ein genaues Bild von der Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter und prüfen Sie die notwendigen Kompetenzen. Gleichen Sie die Fähigkeiten mit den Anforderungen des Projektes ab und ordnen Sie im Projektteam eindeutige Verantwortlichkeiten zu. Besprechen Sie mit den ausgewählten Mitarbeitern die Anforderungen, die das Projekt an sie stellt, und erstellen Sie mit den Mitarbeitern gemeinsam individuelle Aufgabenprofile. Folgende Tools stehen Ihnen zur Verfügung: CL Projektleiter CL Projektmitarbeiter FB Aufgabenprofil Vergleichen Sie auch Schritt 14 Projektleiter als Projektmanager Kapazitätsplanung In einigen Büros wird keine Kapazitätsplanung gemacht, weil "jedes Projekt individuell ist und sich die Leistungsanforderungen sowieso immer wieder ändern". Gerade weil sich Projektvorlagen ändern, sollten Sie jedoch eine vernünftige Planung machen, um stets das Risiko für Ihr Büro im Blick zu haben. Für die Planung der Kapazitäten brauchen Sie erst eine detailliertere Gliederung des Projektes. Wenn Sie versuchen, die Kapazitäten nur grob nach den Leistungsphasen zu schätzen, werden die Zahlen wenig mit der Realität zu tun haben. Untergliedern Sie die Leistungsphasen nach Leistungsschritten oder Teilleistungen. Entscheiden Sie, welche der Leistungen Sie mit Ihren eigenen Mitarbeitern durchführen können, und welche Sie an Subunternehmer vergeben wollen. Formulieren Sie dann Arbeitspakete für die wichtigsten Teilleistungen, und schätzen Sie den zeitlichen Aufwand für die Abläufe der Arbeitspakete. Legen Sie Budgets für die zu vergebenen Leistungen fest. Schätzen Sie die Tage (Stunden), die für die einzelnen Teilleistungen voraussichtlich notwendig sind. Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden an dieser Teilleistung mitarbeiten soll. Seien Sie bei schwierigen Projekten lieber etwas großzügiger. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 9 von 17

10 Fassen Sie dann den Aufwand für die Teilleistungen zu einer Kapazitätsübersicht für das ganze Projekt zusammen. Übernehmen Sie die geplanten Stunden der Mitarbeiter in eine zentrale Zusammenstellung. So erhalten Sie einen Überblick über die Auslastung und können flexibel mit Änderungen umgehen. Die Daten aus der Kapazitätsermittlung können Sie auch als Grundlage für die Terminplanung und Ihr internes Projektcontrolling nehmen. Folgende Tools stehen Ihnen zur Verfügung: FB Arbeitspaket FB Kapazitätsplanung Übersicht FB Kapazitätsplanung Detail FB Mitarbeitereinsatz Projektbeteiligte Die Aufstellung verbindlicher Regelungen zu den Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Informationspflichten zwischen allen Projektbeteiligten ist eine absolute Voraussetzung, wenn Sie ein Projekt erfolgreich steuern wollen. Idealerweise sind die wichtigsten Regelungen im Projektvertrag bereits festgeschrieben und werden in den Fachplanerverträgen weitergegeben. Projektbeteiligte, insbesondere Subunternehmer, die Sie selbst auswählen und deren Arbeit Sie noch nicht kennen, sollten Sie auf Herz und Nieren prüfen. Bewerten Sie die potentiellen Partner anhand projektrelevanter Kriterien. Wenn Sie Verträge mit dem Projektpartner abschließen, achten Sie darauf, dass Sie die Ziele und die Aufgabenstellung des Projektes unmissverständlich weitergeben. Formulieren Sie Zielvorgaben für die wichtigsten Punkte. Folgende Tools stehen Ihnen zur Verfügung: CL Bewertung Projektpartner FB Zielvorgaben Planungspartner Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 10 von 17

11 5 Schritt Terminplanung Worum geht`s? Termine müssen sein. Wenn der Termindruck nicht wäre, dann würde das Planen und Bauen vielleicht mehr Spaß machen aber wahrscheinlich würden viele Dinge nie fertig, und keiner verdiente etwas. Die Termine sind der Orientierungsrahmen für alle Projektbeteiligten. Hier werden die Teilleistungen zusammengeführt, Ergebnisse sichtbar und die nächsten Schritte eingeleitet. Mit jedem Termin ist das Projekt wieder ein Stück gewachsen. Die Terminplanung ist also sozusagen die Hohe Schule des Projektmanagements. Sie setzt Weitsicht, Erfahrung und vor allem Sorgfalt voraus. Sie müssen sehr viele technische, methodische und menschliche Faktoren beachten, Zusammenhänge der einzelnen Vorgänge und Leistungen kennen und am besten auch noch ein Prophet sein, um sagen zu können, wie das Wetter wird. Und dieses ganze Wissen müssen Sie so koordinieren, dass die Abfolge der Vorgänge so eingeplant sind und es im Projektablauf keine Leerlaufzeiten gibt, Leistungen, die sich ergänzen, gleichzeitig fertig sind oder Entscheidungstermine immer an der richtigen Stelle stattfinden. Um die Planung der Termine möglichst optimal wie möglich zu gestalten, sollten Sie sich ausreichend und rechtzeitig über alle Risiken und Einflussfaktoren informieren sowie die Vorstellungen und Möglichkeiten der anderen Projektbeteiligten berücksichtigen. Planen Sie die Terminpläne sorgfältig, und machen Sie die Pläne transparent. Alle müssen zu jeder Zeit genau wissen, was Sie bis wann zu tun haben und das so detailliert wie nötig. Und wenn Sie die Vorstellungen und Möglichkeiten der anderen berücksichtigen, wird auch die Verantwortung für die Einhaltung der Termine steigen. Was ist zu tun? In der Regel haben Sie einen Terminrahmen, der Ihnen vom Bauherrn vorgegeben ist. Sie wissen, wann das Objekt fertig sein soll. Für die Differenzierung dieses Rahmens ist im ersten Schritt eine gründliche Analyse der Aufgaben und Vorstellungen der Beteiligten sowie der Risiken, Randbedingungen und weiteren Einflussfaktoren notwendig. Insbesondere die Forderungen des Bauherrn sollten Sie genau analysieren, damit Sie später keine Überraschungen erleben. Anhand folgender Fragestellungen lassen sich die wichtigsten Daten erfassen: Was muss erledigt werden? Bis wann muss es spätestens erledigt sein? Wie soll es erledigt werden? Wer soll welche Aufgabe übernehmen? Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 11 von 17

12 An welchen Punkten müssen Kontrollen erfolgen? Wie soll die Kontrolle aussehen? Welche Einflussfaktoren spielen eine Rolle? Welche Spielräume (Puffermöglichkeiten) gibt es? Greifen Sie hier auch auf die Kapazitätsplanung und die Arbeitspakete zurück, die Sie bereits erstellt haben. Auf der Basis dieser Informationen können Sie jetzt die Abläufe strukturieren. Unterscheiden Sie bei der Aufstellung der Terminpläne den Detaillierungsgrad: Meilensteinplan: ergebnisorientierte Terminübersicht, aus der ersichtlich wird, wann bestimmte, für das Projekt wichtige Aufgaben, Vorgänge oder Aktivitäten zu erreichen sind. Terminplan Rahmen: zeigt einen Überblick, der die wichtigsten generalisierten Vorgänge des Projektes mit ihren geschätzten Dauern sowie Start- und Endterminen über alle Leistungsphasen hinweg verbindet. Terminplan Grob: strukturiert die grundlegenden Abläufe innerhalb einer Leistungsphase mit ihren geschätzten Dauern sowie Start- und Endterminen für die mittelfristige Planung. Terminplan Detail: plant kurzfristig die konkreten Abläufe mit ihren geschätzten Dauern sowie Start- und Endterminen. Achten Sie darauf, dass bei der Ablaufplanung möglichst wenig Reibungspunkte entstehen und die Vorgänge so transparent und berechenbar wie möglich sind. Für viele Teilbereiche gibt es vorstrukturierte Standardabläufe (z.b. sinnvolle Gewerkefolgen). In einem Balkenplan können Sie die Arbeitsschritte in ihrer Zeitfolge grafisch veranschaulichen. Balken als Zeitachsen bilden die Dauer von Projektphasen und Arbeitspaketen ab. Folgende Tools stehen Ihnen zur Verfügung: CL Risiken und Behinderungen FB Verantwortlichkeiten Gesamtprojekt FB Termin Detail FB Termin Rahmen FB Termin Übersicht CL Meilensteine Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 12 von 17

13 6 Schritt Kostenplanung Worum geht`s? Die Kosten eines Projektes sind immer der neuralgische Punkt. Der Bauherr hat im Rahmen seiner Ziele einen maximalen Kostenrahmen. Diesen gilt es, trotz aller Widrigkeiten und Umstände, einzuhalten. Damit Sie innerhalb dieses Rahmens sicher planen und bauen können, müssen Sie ein paar grundlegende Dinge beachten: Die Ausgangsdaten für die Kostenplanung also das Kostengerüst, dürfen während der Projektabwicklung nicht verändert werden. Sonst ist eine Kontrolle und Kostensteuerung unmöglich. Die aktuellen Tätigkeiten und Leistungserfüllung müssen dem jeweiligen Planungsund Realisierungsstand entsprechen. Alle Leistungen, die in den Budgets enthalten sind, müssen transparent und eindeutig definiert sein. Die Kostenkontrolle muss auch für den Bauherrn nachvollziehbar sein. Die Kostenermittlung ist das Grundgerüst, auf dem die gesamte Kostenplanung und natürlich auch die Kostenkontrolle aufbaut. Aus der Kostenermittlung ergeben sich die Planungssollkosten, die Ihnen die Basis für einen Soll-Ist-Vergleich ermöglichen. Die Kostenermittlung sollte nach sinnvoll gegliederten Elementen durchgeführt werden, um sie als Kostenkonten zu definieren. Planungsänderungen, Sonderwünsche oder auch Änderungen der Marksituation beeinflussen die Kosten und müssen deshalb in Ihren Auswirkungen genau erfasst werden. Ergeben sich Kostenänderungen, ist die Kostenplanung fortzuschreiben. Die Übersicht über die aktuelle Kostensituation erhalten Sie nur über eine sorgfältige Kostenerfassung, die Projektbuchhaltung. Nur wenn Sie wissen, wo das Projekt steht, können Sie alle betroffenen Projektbeteiligten informieren und sind Maßnahmen zur Kostensteuerung, wie beispielsweise über eine Optimierung der Planung oder Ausführungsalternativen, möglich. Was ist zu tun? Kostenermittlung Für die Ermittlung der Kosten können Sie sich unter anderem an der DIN 276 orientieren. Über hierarchische Kostengliederungsebenen und feinere Untergliederungen, entsprechend der Planungsstufen der HOAI - wenn Sie Leistungen anbieten, die in der HOAI geregelt sind - bis hin zu Leistungsverzeichnissen, bekommen Sie einen verlässlichen Überblick über die geplanten und zu dokumentierenden Kosten. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 13 von 17

14 Erfassen Sie alle zu diesem Zeitpunkt erkennbaren Kosten und schätzen deren Höhe möglichst realitätsnah. Richten Sie Kostenkonten ein, um einen Soll-und Ist-Vergleich zu ermöglichen. Hier können Sie auch gegebenenfalls ein Reservekonto für nicht vorhersehbare Kosteneinflüsse einrichten, das im Projektverlauf abgebaut wird, indem hier Unterdeckungen abgedeckt und Überdeckungen zugeführt werden. Kostenkontrolle Richten Sie ein Kostenüberwachungssystem ein. Nur durch eine regelmäßige Kontrolle der Kosten wissen Sie, ob der vereinbarte Kostenrahmen noch eingehalten wird, und Sie können gegebenenfalls steuernd eingreifen. Dokumentieren Sie sorgfältig alle Änderungen mit Kostenauswirkungen. Schreiben Sie die Kostenentwicklung entsprechend der Kostenkonten fort. Wenn Sie keine Software zur Kostenermittlung und -kontrolle verwenden, stehen Ihnen folgende Tools zur Verfügung: FB Änderung FB Kostenermittlung FB Kostenkontrolle FB Kostenüberwachung Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 14 von 17

15 7 Schritt Organisations- und Informationsmanagement Worum geht`s? Gut durchdachte Organisationsstrukturen und ein verbindliches Informationssystem machen das Leben im Projekt wesentlich leichter. Bei der Anzahl von Projektbeteiligten und der Koordination verschiedener Teilleistungen gibt es zu viele Schnittstellen, die Missverständnisse und Fehler geradezu heraufbeschwören. Notwendige Informationen werden nicht an die weitergegeben, die sie brauchen, Ergebnisse können nicht überprüft werden, da die getroffene Entscheidung nirgendwo dokumentiert ist oder Leistungen werden nicht rechtzeitig ausgeführt, weil die Verantwortung nicht klar war. Der Ablauf eines Projektes lässt sich durch geplante Ordnungs- und Dokumentationsregelungen sehr vereinfachen. Ein Berichts- und Protokollwesen, Regelungen zum Umgang mit Änderungen oder einheitliche Vorgaben für Plangestaltung sparen Zeit und vor allem Nerven. Mit gemeinsamen Regelungen geben Sie die Art der Ausführung vor und keiner muss das Rad ständig neu erfinden. Sinnvolle Standardvorlagen, auf die alle zurückgreifen können, entlasten und dienen der Arbeitsvereinfachung und einem systematischen Informationsfluss. Außerdem führen einheitliche Organisationsstrukturen auch zu einer Qualitätssicherung. Der verbindliche Standard orientiert sich an den Projektzielen und lässt Abweichungen im Projektverlauf nicht zu. Obwohl in Projekten viel geredet und besprochen wird, reicht das häufig nicht aus, um alle mit den notwendigen Angaben zu versorgen. Die Informationen und die Kommunikation müssen geplant werden. Sie müssen wissen, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt braucht und die Weitergabe muss einheitlich geregelt und sichergestellt werden. Als Grundlage eines umfassenden Organisations- und Informationssystems bietet sich die Erstellung eines Projekthandbuches an. Es ist für alle Beteiligten verbindlich und enthält neben den organisatorischen Regelungen auch die wichtigsten Informationen zum Projekt. Für eine gute Anwendbarkeit sollte es allerdings übersichtlich sein und nur die Punkte enthalten, die tatsächlich relevant sind. Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 15 von 17

16 Was ist zu tun? Für die Aufstellung einheitlicher Regelungen zum Umgang mit Informationen und Dokumenten müssen Sie als erstes die Schnittstellen im Projekt definieren. An welchen Punkten werden Informationen, Daten und Dokumente weitergegeben und von anderen weiterbearbeitet. Überlegen Sie dann, welche Informationswege und grundlegenden Regelungen für das Projekt sinnvoll sind. Beispielsweise Vorgaben für den Datenaustausch oder regelmäßige Besprechungen mit definierter Tagesordnung. Für diese Vorgaben des Organisations- und Informationsmanagements greifen Sie am einfachsten auf Ihr Qualitätsmanagementsystem zurück. Wenn Sie kein Qualitätsmanagementsystem haben, erstellen Sie einen Katalog mit den Punkten, die für das Projekt wichtig sind. Stimmen Sie Ihre Vorgaben mit den Projektbeteiligten ab, und legen Sie fest, welche Regelungen für das Projekt gelten, welche Informationswege genutzt und, welche Vorlagen und Formulare zur Verfügung gestellt werden sollen. Erstellen Sie ein Projekthandbuch mit allen verbindlichen Regelungen. Folgende Tools stehen Ihnen zur Verfügung: CL Organisations- und Dokumentationsmanagement FB Projekthandbuch Struktur FB Datenaustausch CAD FB Liste der Änderungen FB Liste Projektbeteiligte FB Maßnahmenplan FB Planverzeichnis FB Planverteilerliste FB Verantwortlichkeiten Projektvorbereitung FB Verantwortlichkeiten Planung FB Verantwortlichkeiten Gesamtprojekt FB Gesprächsnotiz Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 16 von 17

17 8 Schritt Prozessplanung Worum geht`s? Die Grundmauern für das Projekt stehen. Alle wichtigen Punkte sind geplant, und das Projekt kann seinen gesicherten Lauf nehmen. Die Aufgabe des Projektmanagements besteht darin, den Planungsprozess zu kontrollieren, zu überwachen und zu steuern. Terminpläne müssen fortgeschrieben, Meilensteine abgestimmt oder Kostensteuerungsmaßnahmen in die Wege geleitet werden. Außerdem gilt es, die Planungsabläufe, Teilleistungen und Projektbeteiligten zu koordinieren. Damit Sie den Überblick behalten, ist es sinnvoll, Verfahrensanweisungen für das interne und externe Projektmanagement aufzustellen. Hier planen Sie die richtigen Schritte, die Sie gehen müssen, damit Sie das Projekt jederzeit im Griff behalten. Der inhaltliche Ablauf der einzelnen Projektphasen sollte am besten auch in Verfahrensanweisungen geplant und strukturiert werden. Die Qualität der Kernprozesse ist dadurch gesichert, und Sie haben eine Orientierung, um die Anforderungen und die voraussichtliche Dauer der Projektabläufe für die Planung des Projektes realistisch einschätzen zu können. Was ist zu tun? Überlegen Sie sich, welche Schritte Sie gehen. Beschreiben Sie die Informationen oder Handlungen, die Sie für den jeweiligen Schritt brauchen. Formulieren Sie dann, wie das Ergebnis dieses Schrittes aussehen soll. Ergänzen Sie zusätzlich, wer an diesem Schritt außer Ihnen noch beteiligt ist. Überprüfen Sie die Abläufe noch einmal. Sind alle Vorgänge logisch? Sind sie in der richtigen Reihenfolge? Gibt es Verfahrensschritte, die den Ablauf noch optimieren könnten? Sind einige vielleicht überflüssig? Auf diese Weise erhalten Sie eine strukturierte Verfahrensanweisung, die Sie wie ein Leitfaden durch das Projekt begleitet. Zeichnen Sie die Schritte ab, die erledigt sind, und vermerken Sie, wenn Sie während des Projektes den Ablauf geändert und optimiert haben. Diese Informationen sind Gold wert für die Planung des nächsten Projektes. Folgende Tools stehen Ihnen zur Verfügung: VA Internes Projektmanagement VA Externes Projektmanagement VAs zu den wichtigsten Kernprozessen Projektmanagement-Berater Leseprobe Seite 17 von 17