RECHNUNGS- VERARBEITUNG. Canon Business Services

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1 RECHNUNGS- VERARBEITUNG Canon Business Services

2 Marktkenntnisse PROZESS Elektronische Prozesse sind weit verbreitet. Weit über 15 Milliarden Rechnungen weltweit werden papierlos gesendet und archiviert. Quelle: LEITGEDANKE Unternehmen und Einzelpersonen verwenden zunehmend elektronische statt physische Kanäle, um ihre finanziellen Forderungen einzuholen. Die Entwicklung neuer Banking-Kanäle über Internet und mobile Geräte ist unaufhaltsam und Online-Business ist Teil unseres Alltags. Quelle: UNTERNEHMEN Unternehmen benötigen Kontrolle über die Verwaltung ihrer Finanzen. Die Herausforderungen der aktuellen Wirtschaftslage zwingen sie, ihr Betriebskapital so einzusetzen, dass es optimal genutzt wird um maximales Wachstum zu generieren. Quelle: E-Invoicing Report, MARKT Digitale Transformation: 100-Milliarden-Dollar-Markt bis 2020 mit Winnertakes-it-all -Effekt 17. März 2015, Autor: Michael Kroker In den USA sind durch die zu langsame Reaktion auf die Digitalisierung seit dem Jahr 2000 die Hälfte der Fortune-500-Firmen verschwunden. Quelle: Ray Wang ROI BETRACHTUNG Ein Unternehmen kann bis zu 62 % der Kosten für die Verarbeitung einer Rechnung einsparen. Quelle: WAS BEDEUTET DAS FÜR SIE? Senkung der Kosten für die Verbesserte Verwaltung des Geldflusses Vereinfachte, leichtere, schnellere und sicherere Genehmigung von Rechnungen Zugriff auf Dateien und Verarbeitungsgenehmigungen auch international WIE CANON BUSINESS SERVICES HELFEN KANN Einrichtung einer zuverlässigen Schnittstelle zwischen dem Erfassungsprozess für Rechnungen und den Finanzsystemen Spezifische Fachkenntnisse für die Integration der Kette zwischen Lieferanten und Kunden 1 CBS

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4 DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG Rechnungseingang Scannen der Dokumente Analyse, Extraktion und Validierung Automatischer Upload in die Finanz- Applikation AUTOMATISCHER, GLEICHZEITIGER GENEHMIGUNGS- WORKFLOW GESAMTER VERARBEITUNGSPROZESS ANALOGE RECHNUNGSVERARBEITUNG Rechnungseingang Sortierung Klassifizierung Öffnen des FiBu-Systems Manuelle Eingabe 3 CBS

5 Kundenrelevanz AKTUELLER PROZESS Erhalt von Rechnungen Klassifizierung der eingehenden Rechnungen Manuelle Genehmigung Dateneingabe in die Buchhaltungssysteme Senden der Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung zur Verarbeitung Archivierung von Rechnungen auf Papier CBS ANSATZ Erhalt und Bearbeitung von Rechnungen Scannen der Rechnungen und Übermittlung von digitalen Dokumenten an das DMS/ Transaktionssystem Erstellung lesbarer Dateien mit OCR Bereitstellung einer Datei mit allen überprüften Metadaten im vom Kunden festgelegten Format Archivierung physischer Rechnungen Optional bietet Canon Tools für die Genehmigung der Rechnungen im gesamten Unternehmen ERGEBNISSE UND VORTEILE Schnellere Verarbeitung Das Einsparpotenzial liegt für den Empfänger einer Rechnung bei rund 62 % Berichte zu Abweichungen bei Rechnungen, um ungenau arbeitende Lieferanten zu identifizieren Höhere Effizienz Unmittelbarer Zugriff auf Rechnungen Beschleunigung des Genehmigungs-Workflows Mehr Transparenz des Geldflusses Möglichkeit von Skonto bei pünktlich bezahlten Rechnungen Kontinuierliche Statusübersicht für alle laufenden Rechnungen Automatische Zahlungsbestätigung ZEITERSPARNIS IM VERARBEITUNGSPROZESS Interne Verteilung MANUELLER, SEQUENZIELLER GENEHMIGUNGSPROZESS Manuelle Bestätigung des Zahlungseingangs Zahlungsbestätigung 4

6 Zusammenfassung im Überblick ZUSAMMENFASSUNG Über unser Dienstleistungsangebot zur automatischen werden Ihre Rechnungen zuverlässig digitalisisert und direkt an Ihr FiBu-System übermittelt.. Dies reduziert Vorlaufzeiten für die Verarbeitung drastisch und senkt die Gesamtkosten des Prozesses. UNSER ANSATZ Rechnungen können auf unterschiedliche Weise empfangen werden: per Fax, Post, usw. Die Rechnungen werden digitalisiert und alle relevanten Daten werden extrahiert. Diese Daten werden dann überprüft und an Ihre Finanzsysteme zur Verarbeitung übergeben. Canon bietet auch Workflow- Tools, die elektronische Rechnungen direkt an den Budgetverantwortlichen weiterleiten. DAS ZEICHNET CANON BUSINESS SERVICES AUS Unsere Dienstlungen werden intern oder extern über eine zentrale Einrichtung in Prag bereitgestellt. CBS agiert als zentraler Kontakt und Gesamtanbieter für Dienste, Software und Hardware. Für die Implementierung des Worklflows verwendet CBS Prince als bevorzugte Methode. UNTERSCHEIDUNGSMERKMALE Die sdienste von Canon sind am Markt einmalig und für alle Unternehmen geeignet. Sie bieten folgende Vorteile: Bewährte Technologie und Erfahrung in der Unterstützung unserer Kunden und jahrelange Erfahrung Mit unserem Zugang zu allen aktuellen Technologien arbeiten wir an der Erstellung einer Lösung die auf Ihre individuellen Anforderungen und Ihre speziellen Unternehmensstrukturen zugeschnitten ist. Fortlaufende Prozessverbesserungen und Investitionen in neue Technologiebereiche 5 CBS

7 INTERNE UND EXTERNE DIENSTLEISTUNGEN Verarbeiten Sie Ihre Rechnungen in Ihrem Unternehmen oder gliedern Sie diese Aktivitäten an unsere spezialisierte Einrichtung in Prag aus. Unsere international ausgerichteten Experten im ScanReco Centre verfügen über alle Voraussetzungen, um Ihre Rechnungen rund um die Uhr sorgfältig und flexibel zu verarbeiten. BEREITSTELLUNG DES GENEHMIGUNGS-WORKFLOWS Sie müssen keine Rechnungen mehr in Papierform durch Ihr Unternehmen senden. Mit dem Genehmigungs-Workflow von Canon können Rechnungen jederzeit und überall genehmigt werden. Diese SaaS-Lösung entspricht allen anwendbaren Gesetzen und Compliance-Richtlinien aller Länder. WACHSTUM IN RICHTUNG VOLLSTÄNDIGER VERARBEITUNG DER KREDITORENBUCHHALTUNG Konzentrieren Sie sich stärker auf Ihr Kerngeschäft, indem Sie Ihren gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess an Canon ausgliedern vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung. 6

8 Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com German Edition Canon Europa N.V., 2013 Canon Deutschland GmbH Europark Fichtenhain A10 D Krefeld Tel.: Fax: canon.de Stand April 2017 Canon Austria GmbH Oberlaaer Straße 233 A-1100 Wien Canon Helpdesk Tel.: (zum Ortstarif) canon.at Canon (Schweiz) AG Richtistrasse Wallisellen Canon Helpdesk Tel.: canon.ch