INVENTORY360. Administratorhandbuch. EntekSystems GmbH VERSION

Transkript

1 INVENTORY360 Administratorhandbuch VERSION EntekSystems GmbH EntekSystems GmbH Großmannstraße Haibach Amtsgericht Aschaffenburg HRB 13797

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Administrierbarkeit Aufbau des Admin Bereichs Dashboard Backup Hardware Nummernkreise Gesellschaften Standorte Abteilungen Projekte Benutzer Customizing Gruppen und Rechte Verträge Protokolle Personal Migration Export Grundeinstellungen Einstellungen des Anwenders Aktueller Datenbestand Initialer Import Kein automatisierter Import von Assets & Software Export Datensicherung Anmeldung am System LDAP / Active Directory

3 6.2 Lokale Benutzer Aufbau Inventory Systemvoraussetzung & Empfehlungen Server On Premise Server SaaS Betriebssysteme Client Browser Responsive Design Scan- und Druckappliance Zugriff per Bildschirm / Tastatur Zugriff per Netzwerk (SSH) Updates Hotline und Support Webcasts Abbildungsverzeichnis

4 1 Allgemein Das Programm selbst bedarf keiner stetigen Administration und Pflege. Sie sollten am Anfang die Grundeinstellungen vornehmen. Danach benötigen Sie nur noch administrative Tätigkeiten bei der Erweiterung, bzw. Änderungen in Ihrer Struktur. 2 Administrierbarkeit Inventory360 überzeugt durch seine Übersicht und logische Führung im Programm. Ebenso ist der Admin-Bereich nach den Bereichen gegliedert. In jedem Bereich finden Sie alle nötigen Einstellungen in der aktuell eingestellten Sprache. 3 Aufbau des Admin Bereichs Hier finden Sie alle Einstellungen von Inventory360 unterteilt nach Ihrem Bereich. Eine Navigation ist über die linke Auswahl im grauen Bereich möglich. Einstellungen des Anwenders werden im Bereich 4 Anwendereinstellungen dieser Anleitung genauer erklärt. 3.1 Dashboard Das Dashboard ist eine Übersicht zur Inventory360 Systemnutzung: - Anzahl der Assets - Aktive Benutzer - Buchungen der letzten 30 Tage - Anzahl der Änderungen Abbildung 1 Dashboard Adminbereich 3

5 3.2 Backup Eine Wiederherstellung des Datenbestandes ist jederzeit möglich manuell möglich. Auch eine automatisierte Sicherung mit einstellbarem Intervall kann über den Backup Bereich eingerichtet werden. Abbildung 2 Dashboard Adminbereich / Backup Folgende Sicherungsintervalle stehen zur Verfügung: - Stündlich (24h) - Täglich mit Startuhrzeit - Wöchentlich mit Wochentag - Monatlich mit genauem Tag (1.) Unter Wiederherstellung finden Sie die vorhandenen Backups und können diesen Stand über einen Klick auf Wiederherstellen zurückspielen. 3.3 Hardware Mit dem Punkte Hardware haben Sie die Möglichkeit Ihre Standards für Hardware zu hinterlegen. Im Anwenderbereich werden immer nur die zur ausgewählten Kategorie (z.b. Notebook) passenden Standardmodelle angezeigt. 4

6 Über das Dropdown Feld Typ haben Sie hier die entsprechende Auswahlmöglichkeit. Abbildung 3 Standardmodelle erstellen Abbildung 4 Dashboard Adminbereich / Hinterlegte Standardmodelle 5

7 Abbildung 5 Dashboard Adminbereich / Hinterlegte Standardbetriebssysteme 3.4 Nummernkreise Hier können Sie die Vorgaben auf bereits vorhandene Nummernkreise Ihrer Assets in Inventory360 anpassen oder komplett neu definieren. Abbildung 6 Dashboard Adminbereich / Nummernkreise 6

8 Des Weiteren kann das Namensschema nach Ihren Vorgaben angepasst werden. Hierfür stehen einzelne Schlüsselwörter in geschweiften Klammern zur Verfügung. Diese werden vom System automatisch gefüllt. Abbildung 7 Nummernkreise 3.5 Gesellschaften Hier können Sie alle Gesellschaften Ihres Unternehmens hinterlegen. Eine Übersicht ist stets in jedem Bereich vorhanden. Es muss mindestens eine Gesellschaft im System hinterlegt werden. Abbildung 8 Gesellschaften 7

9 Über Hinzufügen gelangen Sie zur Anlage des Standortes. Mit Bearbeiten kommen Sie zur Editierung und Löschen entfernt die Gesellschaft aus der Struktur. Diese Grundfunktionen bleiben jeweils überall gleich. Abbildung 9 Gesellschaft hinzufügen 3.6 Standorte Hier können Sie alle Standorte Ihres Unternehmens hinterlegen Abbildung 10 Standort hinzufügen 3.7 Abteilungen Hier können Sie alle Abteilungen Ihres Unternehmens hinterlegen. Abbildung 11 Abteilungen hinzufügen 8

10 3.8 Projekte Hier können Sie alle Projekte Ihres Unternehmens hinterlegen. Dieser Bereich kann auch als Zuordnung für einzelne Produkte oder Kundenzuordnungen verwendet werden. Abbildung 12 Dashboard Adminbereich / Projekte Abbildung 13 Projekte hinzufügen 3.9 Benutzer Dieser Bereich ermöglicht die Verwaltung aller Benutzer inkl. der Vergabe neuer Kennwörter (nur lokale Benutzer). Zusätzlich kann die LDAP Synchronisation, welche regulär 1x täglich ausgeführt wird, angestoßen werden. Zudem können Sie alle angelegten oder synchronisierten Benutzer einsehen (Anzeigen) und deren Gruppenzugehörigkeit ändern. 9

11 Abbildung 14 Dashboard Adminbereich / Benutzer Abbildung 15 Benutzer anzeigen Abbildung 16 Benutzer bearbeiten 10

12 3.10 Customizing Inventory360 bietet vielfältige Möglichkeiten zusätzliche Attribute (Custom Fields) in allen Bereichen zu definieren. Die Erweiterung erfolgt direkt im Datenmodell um die Konsistenz sicherzustellen. Zugleich bleibt Ihr System komplett updatefähig. Diese Erweiterung betrifft alle bestehenden und zukünftigen Assets aus dem gewählten Bereich. Abbildung 17 Dashboard Adminbereich / Customizing Die Reihenfolge der Felder kann über die Pfeile untereinander frei gewählt werden. Abbildung 18 Reihenfolge Customizingfields 11

13 3.11 Gruppen und Rechte Die Rechteverwaltung auf Gruppenebene erfolgt über den Menüpunkt Gruppen und Rechte Ein Benutzer kann immer nur einer primären Gruppe zugewiesen werden. In der Gruppe selbst sind die expliziten Rechte genau definiert. Diese untergliedern sich in weiteren Abstufungen: kein Zugriff nur lesen Ändern Löschen Sonderaktionen Abbildung 19 Dashboard Adminbereich / Gruppen und Rechte Sollte keine vordefinierte bzw. bestehende Gruppe die Anforderung erfüllen, so kann eine neue manuell erstellt werden. Folgende Berechtigungen müssen dem Benutzer mindestens zugewiesen werden Login Dashboard Mindestens 1 Bereich 12

14 Anbei ein Beispiel zu einer neuen Gruppe (für die Bereiche: Verträge, PKW & Admin) Abbildung 20 Berechtigungen ändern / erstellen 3.12 Verträge Der Bereich Verträge unterteilt sich in Leasinggeber und Telefonverträge. Hier können Sie jeweils die vordefinierten Anbieter der Dropdownfelder hinterlegen. Abbildung 21 Dashboard Adminbereich / Verträge Leasing 13

15 Abbildung 22 Dashboard Adminbereich / Verträge Telefonie 3.13 Protokolle Folgende Protokolle stellen wir zur Verfügung. Die einzelnen Textbausteine der Protokolle können für einzelne Sprachregionen angepasst werden. Arbeitsplatzprotokoll Leasingprotokoll Leihprotokoll Rückgabeprotokoll Übergabeprotokoll 3.14 Personal Im Personalbereich haben Sie die Möglichkeit die jeweiligen Personalkategorien und Betriebsmittel zu erstellen. Abbildung 23 Dashboard Adminbereich / Personal 14

16 Auch in diesem Bereich sind alle Vorgaben editier- und erweiterbar. Bsp. verschiedene weitere Schlüssel erstellen für unterschiedliche Standorte, Türen oder Berechtigungen. Abbildung 24 Betriebsmittel anfordern 3.15 Migration Im Migrationsassistent haben Sie die Möglichkeit über die von uns angepassten und kostenlos verfügbaren Vorlagen einen Massendatenimport problemlos durchzuführen. Abbildung 25 Dashboard Adminbereich / Migration Direkt oben im blauen Bereich stehen Ihnen die Vorlagen zum Download zur Verfügung. 15

17 Natürlich können Sie auch nur einzelne Bereiche importieren. Es empfiehlt sich jedoch einen kompletten Import bei der Migration durchzuführen. Für Hardware Assets kann auch die Historie mit importiert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Inventarnummer als primärer Schlüssel gilt. Bei 2 Geräten mit gleicher Inventarnummer wird der 2. Eintrag als Historie angelegt Export Der Exportbereich bietet Ihnen die Möglichkeit für individuelle Auswertungen oder Datenabzüge alle Assets in das CSV-Format zu exportieren. Diese Funktion kann auch als systemunabhängige Sicherung der Daten verwendet werden. Auch eine manuelle Massendatenanpassung kann hierüber vorgenommen werden. (Export und anschließender Import in das System) Grundeinstellungen In den Grundeinstellungen können Sie die Links zu Ihrem Ticketsystem hinterlegen sowie die Schwellwerte für ablaufende oder subventionierbare Verträge festlegen. Abbildung 26 Grundeinstellungen Vertragslaufzeiten 16

18 Sollte noch kein Ticketsystem vorhanden sein, sprechen Sie uns an. Wir arbeiten mit einem führenden Partnerunternehmen zusammen, welches zukunftssichere Ticketsysteme anbietet. 4 Einstellungen des Anwenders Dieser Bereich gehört bzw. befindet sich auch im Anwenderhandbuch. Er wird hier nur vollständigkeitshalber ebenfalls erwähnt. Abbildung 27 Grundeinstellungen Anwender Hier können Sie (jeweils der angemeldete User) nun bei Bedarf den Barcode Scanner (Scanstation, wenn nicht direkt an Ihrem Arbeitsplatz angeschlossen) mit Inventory360 verbinden. Ebenso erfolgt die Konfiguration des Etikettendruckers über den Printserver oder Ihre bevorzugte Sprache (aktuell sind Deutsch und Englisch verfügbar, jedoch auf Anfrage auch erweiterbar), Zeitzone und Kennwort. 5 Aktueller Datenbestand Gerne bieten wir Ihnen hier auch weitere Lösungen als die bereits im System integrierte sowie entsprechende Unterstützung zu den Themen an. 5.1 Initialer Import Auf Wunsch kann auch eine Inventarisierung mittels einer Soft- / Hardwareerkennung erfolgen, sowie im Anschluss der Import der bereinigten Daten. 17

19 5.2 Kein automatisierter Import von Assets & Software Wichtig war uns, dass Sie selbst entscheiden, welche Assets und Software zu hinterlegen sind und diese entsprechend mit den Lizenzen oder Verträgen zuweisen und pflegen können. Wie wir in der Praxis schon oft feststellen mussten, erhalten Sie gerade bei Softwarescannern wie bspw. OCSi anschließend 98% der Software nur von geringem Interesse oder gar nur Microsoft Updates. Dies erschwert das Handling mit den 2% der relevanten Daten ungemein und hinterlässt eine unübersichtliche Datenbasis. Des Weiteren werden CIs / Assets oft doppelt erfasst, selten bereinigt und auf Dauer werden Sie zu einer manuellen Bereinigung gezwungen. Somit sind Sie wieder genau bei der manuellen Erfassung, bzw. pflege nur in diesem Fall mit erhöhtem Zeitaufwand und deutlicher Mehrarbeit. 5.3 Export Eine Exportfunktion haben Sie über die Reports - welche stetig weiter ausgebaut werden - sowie über eine spezielle Funktion im Administrationsbereich. 5.4 Datensicherung Das System stellt eine automatisierte Datensicherung auf Basis eines Zeitintervalls und gewünschten Speicherortes zur Verfügung. Eine Sicherung über Drittanbietersoftware wie z.b. Veeam oder Symantec ist auch möglich. Ebenso eine Kombination unserer Produkte. Unsere Lösung: Storeshelter : 6 Anmeldung am System Die Anmeldung kann wahlweise über 2 verschiedene Methoden erfolgen: 1.) LDAP 2.) Lokale Benutzer (kombinierbar mit LDAP) 6.1 LDAP / Active Directory Hier sollten Sie Ihren Netzwerkbenutzer und Kennwort nutzen. Sollte es hier Anfangs zu Problemen bei der Anmeldung kommen, kann es evtl. sein, dass Ihr Account ggf. noch nicht im Inventory360 rechteseitig freigeschaltet ist. Bitte hierzu das Kapitel zu Gruppen und Rechte beachten. 6.2 Lokale Benutzer Sollten Sie über kein Netzwerk mit LDAP oder bewusst nur über lokale Benutzer verfügen, dann lassen Sie sich einen Benutzer über Ihren Systemverwalter oder - im Supportfall - über die Hotline im SaaS Betrieb auf Wunsch erstellen. 18

20 7 Aufbau Inventory 360 Der Aufbau ist einfach, klar strukturiert und praxisorientiert gehalten, so dass eine effektive Navigation ohne unübersichtliche Untermenüs schnell möglich ist. Je nach Berechtigung werden einzelne Bereich gleich vorab ausgeblendet. Die Konzepte sind der Linie treu und wiederholen sich im ganzen System, somit ist eine schnelle Einarbeitung möglich. 8 Systemvoraussetzung & Empfehlungen In Punkto Systemvoraussetzungen sind die Anforderungen von Inventory 360 als gering und sehr universell zu betrachten. Es gibt hier nur sehr wenige Mindestanforderungen und auch im Betrieb selbst ist das Programm sehr unkompliziert zu betreiben. 8.1 Server On Premise Wir bieten für fast alle virtuellen Plattformen eine Appliance an. Die Mindestanforderungen an die virtuelle Maschine: - VMware ESXi / vsphere, Microsoft HyperV, KVM - 2 vcpus (min. 1,5 GHz) GB RAM - 30 GB Festplattenspeicher - Netzwerkanbindung >= 6 Mbit/s (bei Remotezugriff) Die Bemessung liegt hier bei Assets und 12 simultanen Zugriffen. 8.2 Server SaaS Hier stellen wir Ihnen die virtuelle Appliance zur Verfügung und skalieren diese je nach Anforderung dynamisch. Die Bemessung liegt hier bei Assets und 12 simultanen Zugriffen. 8.3 Betriebssysteme Client Unterstützt werden alle gängigen Betriebssysteme mit modernem Webbrowser: Windows, Linux und Mac OS X 8.4 Browser Soweit sind alle gängigen Browser funktionsfähig. Internet Explorer (> 10), Mozilla Firefox, Opera, Safari oder Chrome. Bei Letzterem ist die Backspace-Funktion browserbedingt mit ALT+ <- zu ersetzen. 19

21 8.5 Responsive Design Auch hier gibt es wenig bis keine Einschränkungen. Fairerweise sollte natürlich immer auch erwähnt werden: Es gibt auch Displaygrößen auf denen das Arbeiten zwar möglich, aber dem Anwender schlichtweg nicht mehr zumutbar ist. Unsere Empfehlung ist der Einsatz ab iphone 6s und 6s Plus, sowie normale Tablets oder ipads. Mit Android steht Ihnen eine Live Erkennung der Barcodes zur Verfügung. 9 Scan- und Druckappliance Mit der optional erhältlichen Scan- und Druckappliance kann ein zentraler Barcodescanner und Label Drucker für mehrere Agenten / Benutzer verwendet werden. In der Standardeinstellung wird dem Gerät eine IP Adresse per DHCP zugewiesen und das Kennwort des Systemadministrators ist auf den Standard gesetzt. Alle Komponenten (Barcode Scanner, Label Drucker, Netzwerkkabel) müssen vor dem Einstecken des Netzsteckers verbunden sein. 9.1 Zugriff per Bildschirm / Tastatur Für die Anpassung direkt am Gerät wird ein HDMI fähiger Bildschirm und eine USB Tastatur benötigt, welche vor dem Einstecken des Netzsteckers verbunden sein müssen. Nachdem das Gerät gestartet ist bitte die Tastenkombination STRG+ALT+F2 drücken. Inventory360 login: system Password: system Abbildung 28 SSH Zugriff Appliance (Druck & Scan) 20

22 Über das Menü kann neben der IP Adresse auch das Passwort für den Systembenutzer geändert werden. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen dies auf jeden Fall vor Inbetriebnahme zu ändern. Im Anschluss sollte das System einmal neu gestartet werden. 9.2 Zugriff per Netzwerk (SSH) Sobald das System eine IP Adresse erhalten hat (z.b. per DHCP) oder statisch konfiguriert, kann das Setup auch per Netzwerk (SSH Secure Socket Shell) aufgerufen werden. Für Windows wird hierzu das Programm PuTTY (kostenfrei, kann ohne Installation verwendet werden) benötigt. Die Verbindung wird per Port 22 (TCP) aufgebaut. Abbildung 29 SSH Zugriff Appliance (Anmeldung) Abbildung 30 SSH Zugriff Appliance (via PuTTY) Abbildung 31 SSH Zugriff Appliance (Einstellungen) 21

23 Anschließend kann die Einbindung durch den Anwender erfolgen (siehe Anwenderhandbuch Abschnitt 7). 10 Updates Über Ihren Wartungsvertrag erhalten Sie neue Updates oder Programmerweiterungen. Diese werden je nach Betreibermodell automatisch (Info vorab per Mail) installiert oder bei On Premise abrufbar über eine sichere Verbindung bereitgestellt. 11 Hotline und Support Eine Mailadresse und / oder Hotline Nummer wird Ihnen je nach Support-Level direkt zur Verfügung gestellt. Generell erhalten Sie unter support@enteksystems.de in einem kurzen Zeitraum eine erste Reaktion. Bitte beachten Sie hier Ihre persönliche Software Assurance. 12 Webcasts Zukünftig möchten wir den Bereich Webcasts verstärkt ausbauen. Hier soll eine schnelle Hilfe- und Schulungsmöglichkeit angeboten werden. Alle weiteren Details zu der Software sowie eine Zusammenfassung finden Sie auf unserer Homepage: oder senden Sie uns direkt eine an support@enteksystems.de. 13 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Dashboard Adminbereich... 3 Abbildung 2 Dashboard Adminbereich / Backup... 4 Abbildung 3 Standardmodelle erstellen... 5 Abbildung 4 Dashboard Adminbereich / Hinterlegte Standardmodelle... 5 Abbildung 5 Dashboard Adminbereich / Hinterlegte Standardbetriebssysteme... 6 Abbildung 6 Dashboard Adminbereich / Nummernkreise... 6 Abbildung 7 Nummernkreise... 7 Abbildung 8 Gesellschaften... 7 Abbildung 9 Gesellschaft hinzufügen... 8 Abbildung 10 Standort hinzufügen... 8 Abbildung 11 Abteilungen hinzufügen... 8 Abbildung 12 Dashboard Adminbereich / Projekte... 9 Abbildung 13 Projekte hinzufügen... 9 Abbildung 14 Dashboard Adminbereich / Benutzer Abbildung 15 Benutzer anzeigen Abbildung 16 Benutzer bearbeiten

24 Abbildung 17 Dashboard Adminbereich / Customizing Abbildung 18 Reihenfolge Customizingfields Abbildung 19 Dashboard Adminbereich / Gruppen und Rechte Abbildung 20 Berechtigungen ändern / erstellen Abbildung 21 Dashboard Adminbereich / Verträge Leasing Abbildung 22 Dashboard Adminbereich / Verträge Telefonie Abbildung 23 Dashboard Adminbereich / Personal Abbildung 24 Betriebsmittel anfordern Abbildung 25 Dashboard Adminbereich / Migration Abbildung 26 Grundeinstellungen Vertragslaufzeiten Abbildung 27 Grundeinstellungen Anwender Abbildung 28 SSH Zugriff Appliance (Druck & Scan) Abbildung 29 SSH Zugriff Appliance (Anmeldung) Abbildung 30 SSH Zugriff Appliance (via PuTTY) Abbildung 31 SSH Zugriff Appliance (Einstellungen) Vielen Dank! Solutions made in Germany - empowering Innovation Tel: info@enteksystems.de EntekSystems GmbH Großmannstraße Haibach Amtsgericht Aschaffenburg HRB Geschäftsführer: Michael Kostka Copyright 2017 EntekSystems GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Alle anderen genannten Produkt- und Unternehmensnamen sind Marken oder eingetragene Marken ihres jeweiligen Inhabers. 23